Vaktmestertjenester

Stortinget skal inngå rammeavtale med én leverandør om vaktmestertjenester for Stortingets pendlerboliger og bygningsmasse, inkl. innvendige/utvendige vaktmesteroppgaver, enkle reparasjoner/vedlikehold, mindre tømrer-/snekkeroppgaver, hente-/bringe, garasjerenhold, bistand ved inn-/utflytting, inn-/utlåsing av håndverkere, bytte av hvitevarer, enkel snømåking/strøing/maskinell brøyting samt tilsyn. For Stortingets bygningsmasse gjelder også håndtering av mindre byggdriftsoppgaver som ikke faller inn under VVS, elektro og bygg, og bistand ved fravær/sykdom.

• Tilbyder må oppfylle samtlige kvalifikasjonskrav og erklære at det ikke foreligger avvisningsgrunner (i ESPD). Kvalifikasjonskravene er absolutte krav; manglende oppfyllelse medfører avvisning.

  Dokumentasjon: Dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav skal ikke leveres med tilbudet, kun på forespørsel. Oppfyllelse bekreftes i ESPD (nedtrekksmeny/tekstfelt).

  Kilde: Konkurransegrunnlag, kap. 8 (særlig 8.1 Egenerklæringsskjema (ESPD))
• Tilbyder erklærer (i ESPD) at nasjonale avvisningsgrunner ikke foreligger: ikke rettskraftig dom/forelegg for angitte straffbare forhold, og at det ikke foreligger alvorlige feil med tvil om yrkesmessig integritet.

  Dokumentasjon: Erklæring i ESPD-skjema.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, kap. 8.3 Nasjonal avvisningsgrunn
• Hvis tilbyder støtter seg på annen virksomhet for økonomisk/finansiell eller teknisk/faglig kapasitet: tilbudet må inneholde nødvendig dokumentasjon og signert forpliktelseserklæring/samarbeidsavtale som bekrefter at tilbyder vil ha rådighet over nødvendige ressurser; relevante virksomheter må fylle ut eget ESPD.

  Dokumentasjon: Signert forpliktelseserklæring/samarbeidsavtale + separate ESPD for støttende virksomhet(er).

  Kilde: Konkurransegrunnlag, kap. 8.4 Støtte fra andre virksomheter
• Tilbyder skal (hvis avvikles manuelt hvis ikke samtykke) gi samtykke til at oppdragsgiver kan hente eBevis-opplysninger elektronisk. Hvis ikke samtykkes, må etterspurt dokumentasjon sendes manuelt.

  Dokumentasjon: Samtykke i Altinn (for eBevis) eller manuell innsending av dokumentasjon etter forespørsel.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, kap. 8.2 E-Bevis

• Tilbudet skal leveres elektronisk via Mercell innen tilbudsfristen; for sent innkomne tilbud avvises.Kilde: Konkurransegrunnlag, kap. 7.2 Innlevering av tilbud (tilbudsfrist absolutt)
• Tilbudet kan kreve elektronisk signatur ved levering; tilbyder må skaffe elektronisk signatur (oppgis kommersielle leverandører).Kilde: Konkurransegrunnlag, kap. 7.2 Innlevering av tilbud
• ESPD-skjema: tilbyder må erklære i ESPD at alle kvalifikasjonskrav oppfylles og at det ikke foreligger avvisningsgrunner; også støttende virksomheter/underleverandører som brukes må fylle ut ESPD. (Hovedleverandør må legge til virksomhetene i Mercell).Kilde: Konkurransegrunnlag, kap. 8.1 Egenerklæringsskjema (ESPD)
• Ved levering av tilbud skal støttestruktur og/eller underleverandører beskrives i tilbudsbrevmalen (valg i avkrysningspunkter om støtte/underleverandører) samt opplysninger for støttende virksomhet (beskrivelse) og underleverandører (beskrivelse av del av leveransen).Kilde: Vedlegg 1 Tilbudsbrev (avsnitt: Støtte fra andre virksomheter / Bruk av underleverandører)
• Eventuelle forbehold til konkurransegrunnlaget skal spesifiseres i tilbudsbrevet (tabell med referanse, beskrivelse, årsak, konsekvenser).Kilde: Vedlegg 1 Tilbudsbrev (avsnitt: Forbehold til konkurransegrunnlaget)
• Oversikt over hvilke opplysninger som anses unntatt innsyn (taushetsbelagte opplysninger) skal leveres i tilbudsbrevet, med begrunnelse og ref.nr.Kilde: Vedlegg 1 Tilbudsbrev (avsnitt: Taushetsbelagte opplysninger)
• Tilbudsbrevet skal signeres elektronisk ved innsendelse av tilbudet.Kilde: Vedlegg 1 Tilbudsbrev (siste setning)
• Egenrapportering av lønns- og arbeidsvilkår: skal sendes til oppdragsgiver innen én måned etter kontraktsperioden har startet (kan kreves flere ganger); underleverandører skal fylle ut eget skjema.Kilde: Vedlegg 2 Egenrapportering lønns- og arbeidsvilkår (innledning)
• CV og CV-mal for tildelings-/evalueringsformål: det skal leveres CV for tilbudt ressurs (inneholder utdanning/arbeidserfaring/kurs og 3 relevante oppdrag; jf. Vedlegg 4 CV-mal).Kilde: SSA-R Bilag (Krav til personell 2.2.1, og evaluering kap. 9.1)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

30.06.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Rammeavtaleformål/omfang: leveranse av varer/tjenester som beskrevet i bilag (i denne anskaffelsen: vaktmestertjenester for pendlerboliger og bygningsmasse). Ingen kjøpsplikt av bestemt mengde.Kilde: SSA-R generisk tekst, kap. 1.1 Formål og omfang; Konkurransegrunnlag kap. 3.2 Kontraktsvilkår
• Varighet: 4 år (2 + 1 + 1). Ingen eksplisitt kjøpsplikt; rammeavtale gjelder fra angitt ikrafttredelsestidspunkt/avtaledato og har forlengelsesopsjon iht. tekst. (I SSA-R tekst: 2 år med rett til forlengelse 1 år av gangen inntil 2 ganger, og varsel senest 3 mnd før utløp; samt oppsigelse med 3 mnd varsel ved saklig grunn.)Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 3.2 Kontraktsvilkår; SSA-R generisk tekst, kap. 1.3 Varighet og oppsigelse
• Avrop/prosedyre: rammeavtale med én leverandør. Bestillinger gjøres i Lydia/e-handelsverktøy; Lydia bestillingen sendes pr. mail. Akutte tilfeller kan bestilles via telefon, men skal ettersendes på mail.Kilde: SSA-R Bilag 2, punkt Avtalens punkt 2.1 Tildeling av kontrakter (prosedyre for avrop)
• Tildelte kontrakter skal baseres på avtalevilkårene i bilag 3 (Forenklet standardkontrakt tjenestekjøp) og eventuelt suppleres med minikonkurranseresultater der relevant.Kilde: SSA-R generisk tekst, avsnitt Tildeling av kontrakt innenfor rammeavtalen (avtalevilkår i bilag 3)
• Leverandørens plikt til å svare på henvendelser så raskt som mulig; konkrete frister kan avtales i bilag 4.Kilde: SSA-R generisk tekst, kap. 3.1 Plikt til å svare på henvendelser
• Tilbudsplikt i rammeavtale med én leverandør/etter rangering: leverandøren plikter å levere i henhold til kundens tildelinger innenfor rammeavtalen (ved parallelle rammeavtaler: gi tilbud i minikonkurranse i den utstrekning det fremgår av bilag 2).Kilde: SSA-R generisk tekst, kap. 3.2 Tilbudsplikt
• Krav til kapasitet og responstider (pendlerboliger): bestillinger mottatt før kl. 12:00 igangsettes samme dag; mottatt etter kl. 12:00 igangsettes senest påfølgende virkedag.Kilde: SSA-R Bilag 1 (Krav til ytelsen – Pendlerboliger), krav 1.1.6
• Krav til leveranse i pendlerboliger (virkedager kl. 07:00–17:00) og gjennomføring etter standarder/forskrifter. Leverandør skal kunne levere bredt spekter inkl. bl.a. reparasjoner, vedlikehold, tømrer/snekker, hente/bring, utvendig vedlikehold, garasjerenhold, bistand ved inn/utflytting, inn/utlåsing, bytte hvitevarer, snømåking/strøing/brøyting.Kilde: SSA-R Bilag 1 (Krav til ytelsen – Pendlerboliger), krav 1.1.1–1.1.2 og 1.1.5
• Krav til bil/verktøy (pendlerboliger): personell må disponere mindre varebil og nødvendig verktøy for enkle håndverktjenester.Kilde: SSA-R Bilag 1 (Pendlerboliger), krav 1.1.3
• Krav til kapasitet ved økt aktivitet (f.eks. stortingsvalg) og fast team på tre personer i pendlerboliger; fast kontaktperson for mottak/koordinering.Kilde: SSA-R Bilag 1 (Pendlerboliger), krav 1.1.4, 1.2.1, 1.2.5
• Krav til personell (pendlerboliger): kommunikasjon på norsk eller annet skandinavisk språk; sikkerhetssamtale og signere taushetserklæring; dokumentert erfaring; samt A*-kvalitet knyttet til relevans/omfang/bredde/kompetanse/kurs og erfaring.Kilde: SSA-R Bilag 1 (Pendlerboliger), krav 1.2.2–1.2.4
• Krav til leveranse i Stortingets bygningsmasse: fast ressurs tilstede 1–3 dager/uke (arbeidstid 08:00–15:45) med månedlig varsling én måneds varsel; kunne håndtere løpende driftsoppgaver og øke bemanning ved behov; bekrefte ordinære bestillinger innen to virkedager; håndtere akutte henvendelser med fysisk oppmøte samme dag ved bestillinger før kl. 12:00, og senest påfølgende virkedag ved bestillinger etter kl. 12:00.Kilde: SSA-R Bilag 1 (Krav til ytelsen – Stortinget), krav 2.1.1–2.1.6
• Krav til personell (Stortinget): dokumentert erfaring; norsk språk; identifisere/følge opp enkle driftsavvik (belysning, dører, låser, AV-utstyr mv.); førstelinjetiltak ved mindre lekkasjer/smeltevann med midlertidig sikring; enkle reparasjoner/justeringer og bistand ved rydding/flytting; gode arbeidsvaner/servicegrad; etterleve Stortingets HMS-rutiner, sikkerhetskrav og adgangskontroll/ferdsel.Kilde: SSA-R Bilag 1 (Krav til personell), krav 2.2.1–2.2.7
• Miljø: ansvar for kildesortering etter Stortingets rutiner; benytte Stortingets miljøstasjoner for riktig sortering/overskudd; i pendlerboliger sorteres avfall i respektive fraksjoner på stedet, og avfall som ikke kan sorteres på stedet tas med og leveres på miljøstasjoner.Kilde: SSA-R Bilag 1 (Krav til miljø), krav 3.1
• Miljø: benytte kjøretøy med lavt/null utslipp (elbil eller ladbar hybrid); hvis ikke tilgjengelig, minst Euro 6; planlegging skal minimere antall transportetapper.Kilde: SSA-R Bilag 1 (Krav til miljø), krav 3.2
• Lønns- og arbeidsvilkår (kontraktskrav): krav om likeverdige lønns- og arbeidsvilkår for ansatte hos leverandør og eventuelle underleverandører som direkte medvirker, iht. forskrift 8. feb 2008 nr. 112 og allmenngjorte/lokale landsomfattende tariffavtaler (på områder dekket av hhv. allmenngjøring/laveste relevante tariff).Kilde: SSA-R Bilag 4 (Administrativt), avsnitt Lønns- og arbeidsvilkår
• Egenrapportering lønns- og arbeidsvilkår: egenrapportering skal sendes innen én måned etter kontraktsperioden har startet, og kan kreves flere ganger; også ved bruk av underleverandører skal underleverandør sende eget skjema.Kilde: Vedlegg 2 Egenrapportering lønns- og arbeidsvilkår (innledning)
• Pris- og faktureringskrav: timepriser (eks mva) og materialer; annet materiale kjøpes rimelig og faktureres uten påslag m/medgått tid; fakturering etterskuddsvis hver måned; betaling 30 kalenderdager; timelister/spesifikasjon vedlegges; elektronisk faktura EHF (EHF-tagging iht. oppgitte felter) og ved manglende EHF kan betaling holdes tilbake til korrekt faktura leveres.Kilde: SSA-R Bilag 5 (Pris og prisbestemmelser) og SSA-R Bilag 5 (Fakturering / EHF)
• Prisendring: årlig prisjustering ved årsskifte tilsvarende SSB konsumprisindeks, begrenset oppad; kun endring hvis regler/avgifter/skatter endres eller i tråd med indeksjustering (og varsel til oppdragsgiver før nye priser gjelder).Kilde: SSA-R Bilag 5 (Prisendringer)

• Dokumentutdragene inneholder ikke fullstendig liste over konkrete kvalifikasjonskrav (kun beskrivelse av at de finnes i ESPD under arkfanen Kvalifikasjonskrav).
• Konkurransens øvrige tildelings-/evalueringsdetaljer for kvalitet utover henvisning til krav 1.2.4 og 2.2.1 (A*-krav) og CV-krav fremgår ikke i teksten (f.eks. eksakt metode for kvalitetsberegning utover skjønn og vekting).
• Avtaledato/ikrafttredelsestidspunkt er ikke fylt ut i SSA-R generisk tekst (felt [skriv her]).
• Eventuelle spesifikke kontrakts-/utførelseskrav i bilag 4 (administrative bestemmelser) er ikke gjengitt fullt ut, utover deler om representanter, henvisninger til responstider og lønns-/arbeidsvilkår.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I konkurransen (2026/1415) ber vi om at oppdragsgiver presiserer hvilke konkrete kvalifikasjonskrav som skal oppfylles av leverandøren innen «økonomisk og finansiell kapasitet» og «tekniske og faglige kvalifikasjoner», samt hvilke dokumentasjonskrav som gjelder for hvert krav. I tilbudsbrevet fremgår det bare at det kan være opsjon for støtte til slike kvalifikasjonskrav, men selve kravlisten er ikke vedlagt her.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Slik konkurransegrunnlaget ligger vedlagt nå, er det uklart hva som faktisk må dokumenteres for å anses kvalifisert. Leverandøren trenger dette for å prise og forberede korrekt tilbudsdokumentasjon, inkl. evt. bruk av støttende virksomheter.

2. Kan oppdragsgiver bekrefte at det ikke foreligger eksplisitte vekter for evaluering av krav i konkurransen (f.eks. for «A*» relativ vurdering knyttet til erfaring/kompetanse i kravpunkt 1.2.4 og/eller 2.2.1), og i så fall beskrive hvordan evalueringen skal skje (rangering og hvilken dokumentasjon som gir utslag) uten vekter? Dersom vekter finnes i konkurransegrunnlaget, bes de oppgitt.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten tydelig evaluering/vekting er det vanskelig å optimalisere ressursbeskrivelsen og dokumentasjonen som gir uttelling på tildelingskriteriene.

   Kilde: Bilag 1: Krav til ytelsen – Pendlerboliger (punkt 1.2.4, type krav A*) og Krav til personell (punkt 2.2.1, type krav A*)

3. I SSA-R (rammeavtale) står «Ikrafttredelsestidspunkt: [Skriv her]». Kan oppdragsgiver opplyse om forventet dato for ikrafttredelse/avtaledato som rammeavtalen skal gjelde fra, og om oppstart av leveransen/tilgjengelighet til den faste ressursen er knyttet til samme dato eller til en egen oppstartsdato?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må planlegge bemanning, oppstartskostnader og prisegrunnlag. Avklart ikrafttredelse/oppstart reduserer risiko for feil kalkyle og kontraktsbrudd.

   Kilde: SSA-R Generell avtaletekst.docx: Rammeavtalen (Ikrafttredelsestidspunkt) + Bilag 1: Formål og omfang (krav til fast ressurspresens)

4. Kravpunkt 1.2.1 sier at leverandøren skal tilby et fast team på tre personer, mens kravpunkt 1.1.5 og 1.1.6 beskriver betjeningstid og responstider. Kan oppdragsgiver avklare hvordan «fast team på tre personer» skal fungere i praksis for å oppfylle responstider (samme dag/kommende virkedag) og arbeidstid (07:00–17:00) ved fravær, ferie og ved hendelser? Hvilke oppgaver forventes de tre personene å dekke innbyrdes?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå bemanningslogikken for å sikre tilgjengelighet og riktig dimensjonering av teamet uten å overprise.

   Kilde: Bilag 1: Krav til ytelsen – Pendlerboliger (punkt 1.2.1, 1.1.5 og 1.1.6)

5. For pendlerboliger (kravpunkt 1.1.6) oppdragsgiver krever responstid basert på mottak før/etter kl. 12:00. Kan oppdragsgiver presisere hva som skal regnes som «mottatt» (f.eks. mottak i e-handelsverktøyet Lydia, e-post sendt fra Lydia, eller manuell registrering hos leverandør), og hvordan dokumenteres tidspunkt for start av «igangsettes»?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tidspunkt for mottak påvirker leverandørens oppfyllelse av responstider og dermed risiko for mislighold/sanksjoner. Dette må være operasjonelt avklart.

   Kilde: Bilag 1: Krav til ytelsen – Pendlerboliger (punkt 1.1.6)

6. Tilstedeværelse for Stortinget (kravpunkt 2.1.1) er «1–3 dager per uke» og arbeidstid «08:00–15:45». Kan oppdragsgiver opplyse (i) hvor mange av disse dagene som er normalbehov (baseline), (ii) hvordan kunden beslutter økning innenfor «1–3 dager», og (iii) hvordan avvikles det ved ferie/sykdom hos den faste ressursen (skal leverandør alltid stille ny ressurs umiddelbart, eller kan det håndteres med tilleggsressurser iht. 2.1.4)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Konkrete dimensjoner (baseline og økning) trengs for å prise riktig ressursbehov, og for å forstå pliktsituasjonen ved fravær.

   Kilde: Bilag 1: Krav til ytelsen – Stortinget (punkt 2.1.1 og 2.1.4) + Krav til personell (punkt 2.2.1)

7. Kravpunkt 2.1.4 sier at leverandøren «i tillegg» skal kunne tilby 2–3 personer som kan bistå den faste ressursen og på forespørsel levere liste/oversikt over tilleggsressurser. Kan oppdragsgiver avklare om disse 2–3 personene må ha (a) samme nivå for språk (2.2.2), (b) samme type dokumentert erfaring/krav (2.2.1), (c) samme HMS/adgangskontroll-forutsetninger (2.2.7) før de kan settes inn? Eller gjelder kravene kun for den faste ressursen (2.1.1) og dokumentasjon for tilleggsressurser kan være lettere?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det avgjør hvor mye personellkostnad og dokumentasjonsarbeid leverandøren må legge inn, og hvilke kvalifikasjons-/opplæringsforberedelser som kreves for at tilleggsressurser kan settes inn.

   Kilde: Bilag 1: Krav til ytelsen – Stortinget (punkt 2.1.4) + Krav til personell (punkt 2.2.1, 2.2.2, 2.2.7)

8. I Bilag 5 (pris og prisbestemmelser) står at estimert antall timer per år brukes kun til evaluering, og «ganges med 4» for tilbudets totalpris. Kan oppdragsgiver bekrefte at tilbudets totalpris baseres på 4 år (ikke 3 eller 5) og at rammeavtalens evaluerings-/prisberegningsgrunnlag samsvarer med opsjonsstrukturen (2 år + inntil 2 år forlengelse)? Hvis ikke, bes det spesifisert hvilke år leverandøren skal prise for.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Forståelse av prisberegningslogikk er avgjørende for korrekt kalkyle. Uoverensstemmelser kan føre til feil tilbudspris.

   Kilde: Bilag 5: Pris og prisbestemmelser (timepriser + «Estimert antall timer ganges med 4»), samt SSA-R Bilag: Varighet og oppsigelse – opsjon på forlengelse

9. SSA-R sier at Kunden ikke er forpliktet til å kjøpe noen bestemt mengde, men at leverandøren har «tilbudsplikt» ved tildeling innenfor rammeavtalen. Kan oppdragsgiver avklare hva som utgjør «tilbudsplikt» i praksis når Stortinget/pendlerboliger gjør avrop (f.eks. om leverandør må levere innen avtalte responstider uansett faktisk volum, og om timesatser/maksimumspriser er tilstrekkelig til å dekke alle typer oppdrag som er listet i Bilag 1)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vurdere risiko ved volumusikkerhet og hvilke forpliktelser som aktiveres per avrop.

   Kilde: SSA-R Generell avtaletekst.docx: Leverandørens plikter (Tilbudsplikt) + Bilag 1: Formål og omfang

10. I SSA-R og Bilag 4 er det oppgitt at «Concretes frister kan være avtalt i bilag 4» for leverandørens plikt til å svare på henvendelser, og det er responstider for bekreftelse/iverksettelse (1.1.5, 1.1.6, 2.1.5, 2.1.6). Kan oppdragsgiver beskrive hvilke ytterligere konkrete tidsfrister som gjelder for (a) bekreftelse av bestilling for pendlerboliger og (b) bekreftelse/tilbakemelding for akutte saker for Stortinget, utover det som allerede står i kravtabellen? Hvis ingen, bes oppdragsgiver bekrefte at kravtabellen er uttømmende.

    Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren trenger full oversikt over tidsfrister for å sette opp prosesser og bemanning, og for å unngå avvik som kan gi mislighold.

    Kilde: Bilag 1: Krav til ytelsen – Pendlerboliger (1.1.5, 1.1.6) og Stortinget (2.1.5, 2.1.6) + SSA-R (3.1 Plikt til å svare på henvendelser)