Kvalifisering telefoniutstyr, prosjekttjenester og prosjektoppdraf for Helse Sør-Øst

Anskaffelsen gjelder telefoniløsninger til foretakene i Helse Sør-Øst. Sykehusinnkjøp HF gjennomfører konkurransen på vegne av Helse Sør-Øst RHF og Sykehuspartner; Sykehuspartner HF er kontraktspart og skal inngå regionale parallelle rammeavtaler for kjøp av telekom-relatert utstyr (maskinvare, programvare og lisenser), driftsstøttesystemer og terminaler, samt prosjektoppdrag (fastpris/målpris el.l.) og timebasert bistand. Vedlikeholdsavtaler er eksplisitt ikke del av konkurransen. Mobiltelefoni og fasttelefoni (trafikk/teletjenester) samt personsøkersystemer er ikke omfattet. Estimert verdi 50 MNOK, maksimal verdi 75 MNOK over fire år. (Kilde: Del 0, avsnitt 1.2 og 1.3-1.4)

• Krav til registreringer, autorisasjoner mv. (kvalifikasjonskrav omtalt).

  Dokumentasjon: Ikke oppgitt i utdraget.

  Kilde: Del 02 K, kap. 5.1 Registreringer, autorisasjoner mv.
• Krav til økonomisk og finansiell kapasitet (kvalifikasjonskrav omtalt).

  Dokumentasjon: Ikke oppgitt i utdraget.

  Kilde: Del 02 K, kap. 5.2 Økonomisk og finansiell kapasitet
• Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner (kvalifikasjonskrav omtalt).

  Dokumentasjon: Ikke oppgitt i utdraget.

  Kilde: Del 02 K, kap. 5.3 Tekniske og faglige kvalifikasjoner
• Eventuell støtte fra andre virksomheter (kvalifikasjonsgrunnlag).

  Dokumentasjon: Ikke oppgitt i utdraget.

  Kilde: Del 02 K, kap. 5.4 Støtte fra andre virksomheter

• Forespørsel om deltakelse/ESPD skal leveres i konkurransefasen (krav omtalt).Kilde: Del 02 K, kap. 3 Forespørsel om deltakelse; kap. 4 Det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

30.06.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Leverandøransvar for at utstyr og programvare oppfyller krav/beskrivelser i bilag 1.Kilde: SSA-K kap. 2.2.1 Utstyr og programvare
• Leverandøren leverer etter frister i bilag 4; Kunden kan fremme innvendinger innen 5 virkedager (med vilkår).Kilde: SSA-K kap. 2.2.5 Tid og sted for Leveransen
• Test og godkjenning (undersøkelsesplikt); særskilt godkjenningsprøve kan avtales i bilag 5.Kilde: SSA-K kap. 2.2.6 Undersøkelsesplikt/Godkjenningsprøve
• Garantiperioder: 1 år for programvare og 2 år for utstyr; feil/mangler utbedres/utbedres uten ekstra kostnad innen rimelig tid ved reklamert mangel innen garantiperioden.Kilde: SSA-K kap. 2.2.7 Garantiperiode og garantiytelser
• Standardvilkår for standardprogramvare: standard lisensvilkår skal være uttrykkelig angitt i bilag 2 og vedlagt som bilag 10; avvik i disposisjonsrett skal håndteres iht. rangordning/opplysning i bilag 2.Kilde: SSA-K kap. 2.2.3 Forholdet til standardvilkår (lisens- og avtalevilkår) samt punkt 2.2.3.1-2.2.3.4 (utdrag)
• Dokumentasjon og opplæring: dokumentasjon overlevert/elektronisk tilgang senest samtidig med programvare/utstyr; opplæring bistås i den grad avtalt i bilag 1 og priset i bilag 7.Kilde: SSA-K kap. 2.2.4 Dokumentasjon og opplæring
• Kundens/leverandørens plikt til skriftlighet for varsler/meddelelser iht. oppgitte adresser i bilag 6.Kilde: SSA-K kap. 2.1.2 Skriftlighet
• Lønns- og arbeidsvilkår: krav til like/ikke dårligere vilkår, dokumentasjonsplikt ved forespørsel, og mulighet for dagbot ved brudd.Kilde: SSA-K kap. 5.4 Lønns- og arbeidsvilkår (inkl. Dokumentasjon og dagbot)
• Betaling: fakturering ved levering (med mindre annet i bilag 7); betaling etter 30 dager; krav om elektronisk faktura for offentlige virksomheter.Kilde: SSA-K kap. 6.2 Fakturering
• Misligholdssanksjoner: prisavslag, tilbakeholdsrett, dagbot ved forsinkelse (0,15% av kontraktssum ekskl. mva pr. kalenderdag, maks 100 dager), samt heving ved vesentlig mislighold/vesentlig forsinkelse.Kilde: SSA-K kap. 9.4 Sanksjoner ved mislighold
• Rettssmangel/immaterielle rettigheter: håndtering av tredjepartskrav og rett til avhjelp; ved uløst rettsmangel kan stans/sletting og heving følge.Kilde: SSA-K kap. 10 Krenkelse av andres immaterielle rettigheter (rettsmangel)
• Forsikringer: leverandør skal ha forsikringer som dekker kundens krav innenfor rammer; kundens forsikringer avhenger av offentlig virksomhet/self-assurance.Kilde: SSA-K kap. 11.1 Forsikringer
• Overdragelse: leverandør kan kun overdra med skriftlig samtykke fra kunden; vilkår for kundens overdragelse for offentlig virksomhet og ellers konsern (solidaransvar m.m.).Kilde: SSA-K kap. 11.2 Overdragelse av rettigheter og plikter

• Utdraget fra konkurransebestemmelsene viser kun at kvalifikasjonskrav finnes i kap. 5, men selve kravene og dokumentasjonskravene er ikke inkludert i teksten du ga.
• Tildelingskriterienes vekt/poengfordeling og pris-/kvalitetsmodeller er ikke oppgitt i utdraget.
• SSA-K utdraget er generell avtaletekst (SSA-K 2024) og inneholder ikke spesifikke bilagsinnhold (bilag 1, 2, 4, 5, 6, 7, 9, 10) som kan endre konkrete krav, frister og rammer (f.eks. dagbotssatser utover standard, godkjenningsprøve, pris og leveransetid).
• Innleveringskrav i konkurransefasen er ikke konkretisert for leverandør i utdraget; kun kapitteltitler/strukturer er synlige.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Del 0c «Tekniske og faglige kvalifikasjonskrav», pkt 2.1 «Kvalifikasjonskrav: Tilstrekkelig kapasitet for leveranser av telefoniløsninger»: Kan dere presisere hva som menes med «telefoniløsninger med store krav til driftsstabilitet og kritikalitet», og hvilke konkrete typer løsninger/leveranser (f.eks. kontakt-/sentralbord, kontaktsenter, døgnkritiske sikringsoppsett, back-to-back/operatør-roller) som vil gi uttelling i referansevurderingen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hvordan referansene skal tolkes og selekteres for å dokumentere oppfyllelse, siden kravteksten er generell og referansemal/krav for detaljnivå ikke er med i utdraget.

   Kilde: Del_0c_Tekniske_og_faglige_kvalifikasjonskrav.docx – pkt 2.1

2. I Del 0c pkt 2.1: Skal de «tre til fem relevante referanseleveranser» være fra samme type leveranse (kun utstyr/programvare, kun prosjektinstallasjon, eller også drift/managed services), eller kan leverandøren blande leveransetyper innen «telefoniløsninger» så lenge driftsstabilitet/kritikalitet er dokumentert?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklare avgrensninger mellom utstyr/prosjektleveranse/timebistand kan påvirke hvilke referanser som innsendes og dermed utvelgelsen.

   Kilde: Del_0c_Tekniske_og_faglige_kvalifikasjonskrav.docx – pkt 2.1

3. I Del 0c pkt 2.1 referansetabellen: Kan dere bekrefte om «Kontraktens verdi (NOK ekskl mva)» er et absolutt vurderingsgrunnlag (f.eks. minimumsgrenser), eller kun opplysning til vurdering? Hvis det er vurderingsgrunnlag: hvilke terskelverdier/vekting bruker dere?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren trenger å forstå om verdi må overstige et bestemt nivå for å aksepteres som relevant referanse.

   Kilde: Del_0c_Tekniske_og_faglige_kvalifikasjonskrav.docx – pkt 2.1

4. I Del 0c pkt 2.2 «Kvalifikasjonskrav: Utdanning og faglige kvalifikasjoner»: Kan dere angi hvilke konkrete roller/fagprofiler dere forventer beskrevet (f.eks. prosjektleder, løsningsarkitekt, installasjon/testleder/SAT, drift/overvåkingskompetanse, 24/7 hendelseshåndtering), og hvilket dokumentasjonsgrunnlag som aksepteres når «CVer vil ikke inngå» (skal vi beskrive personenes kompetanse i tekst uten CV-format, eller legges det ved CV ved siden av)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hvordan kompetansen skal presenteres, siden CV ikke inngår og malen ikke viser hvilke felter som kreves.

   Kilde: Del_0c_Tekniske_og_faglige_kvalifikasjonskrav.docx – pkt 2.2

5. I Del 0c pkt 2.2: Forventes det dokumentert at personellet faktisk vil være dedikert til leveransen (navngitte ressurser), eller kan leverandøren beskrive «typiske» roller og kompetanse uten navngivning? Hvis navngivning ikke kreves, hvordan vurderer dere «tilstrekkelig kompetanse og kapasitet»?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tydeliggjøring av navngivning/dedikering påvirker ressursdisponering og risiko for at tilbud/utvelgelse feiler.

   Kilde: Del_0c_Tekniske_og_faglige_kvalifikasjonskrav.docx – pkt 2.2

6. Konkurransebestemmelser del 0 (viktige datoer) og «Møte med forhandlinger»: Er den videre prosessen (invitasjon, forhandling, frist for endelig tilbud) forventet å følge samme varighet/kalender for alle inviterte leverandører, og er det planlagt eventuelle begrensninger i antall avklarings-/forhandlingsrunder?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må planlegge internt arbeid, ressursbruk og revidering av prising/teknisk besvarelse mot frister som ikke er absolutte.

   Kilde: Del_0_Konkurransebestemmelser_konkurranse_med_forhandling.docx – «Viktige datoer» samt «Anskaffelsesprosedyre»

7. I konkurransebestemmelsene pkt «Forbehold» og «Ethvert avvik… kan medføre avvisning»: Kan dere presisere hvilke typer pris-/valuta-/prisoppsett-forbehold som dere regner som «vesentlige avvik» i praksis, og om forbehold knyttet til lisensvilkår fra tredjepart kan medføre avvisning hvis de er fullt priset inn i prisskjemaet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne vurdere avviksrisiko før endelig innlevering av tilbud, særlig for lisens-/produsentbetingelser som ofte varierer.

   Kilde: Del_0_Konkurransebestemmelser_konkurranse_med_forhandling.docx – pkt 7.6 «Forbehold»

8. I konkurransebestemmelsene pkt «Forhandlinger»: Er det tillatt å forbedre/endre besvarelsen av kravoppfyllelse og dokumentasjon i det endelige tilbudet (f.eks. oppdatere bilag/vedlegg for kvalitet), eller er det i utgangspunktet kun pris som kan endres frem mot «Endelig tilbud»?

   Hvorfor det er verdt å spørre: I en konkurranse med forhandling er det kritisk å forstå om og hvordan kvalitet/kravoppfyllelse kan revideres i endelig tilbud, særlig når dokumenter er strukturert i spesifikke bilag.

   Kilde: Del_0_Konkurransebestemmelser_konkurranse_med_forhandling.docx – «Anskaffelsesprosedyre» og «Innlevering av tilbud»

9. Tildelingskriterier: Det står at «Pris 60» og «Kvalitet 40», og at pris evalueres over 4 år samt at utstyr evalueres basert på «case for evaluering» i pkt 4.3.1 og prisskjema. Kan dere oversende/klargjøre hvilke konkrete utstyrstyper og hvilke volumer i caset som faktisk inngår i pris-evalueringen, og hvilken priskomponent det gis poeng på (f.eks. rabattsatser, enhetspriser, opp-/nedgraderingsoppsett, leveransetid)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Prismodellen er ikke synlig i utdraget, og leverandøren kan ikke prise case/volum korrekt eller vite hva som gir utslag på 60% uten konkret casegrunnlag.

   Kilde: Del_0_Konkurransebestemmelser_konkurranse_med_forhandling.docx – «Tildelingskriterier og evaluering» (Pris) og henvisning til pkt 4.3.1

10. Kvalitetsevaluering: Det fremgår at kvalitet vurderes per «gruppe krav» i SSA-K/SSA-O og gis poeng 1–10 per gruppe, men tabellen (pkt 4.2.1) og kriteriemetode/vekting innen kvalitet er ikke med i utdraget. Kan dere utdype hvordan dere beregner total kvalitetsscore (skal beste tilbud alltid få 10 og andre skaleres lineært/etter skjønn), og om noen kvalitetsgrupper vektes mer enn andre innenfor 40%?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Når metode for poengberegning/vekting innen kvalitet ikke er tydelig, blir det vanskelig å målrette besvarelsen og prioritering av ressursene.

    Kilde: Del_0_Konkurransebestemmelser_konkurranse_med_forhandling.docx – «Kvalitet» og «Kvalitetskriterier» (henvisning til pkt 4.2.1)