Takt, tempo og gjennomføring: En kartlegging av utbredelse av IKT-samarbeid i kommunal sektor. Omfang, oppgaver og beste praksis.

KS skal inngå FoU-kontrakt om et prosjekt som skal etablere et samlet og oppdatert kunnskapsgrunnlag om kommunale og fylkeskommunale IKT-samarbeid, med kartlegging, analyse av praksis og fremoverrettede vurderinger/anbefalinger. Oppdraget skal levere hovedrapport og flere frittstående veilednings-/formidlingsressurser, samt bidra til dialog med KS og ev. referansegruppe. Prosjektstart er september 2026 og ferdigstillelse 01.03.2027, med milepæler 15.02.2027 (rapportutkast/utkast sammendrag) og 01.03.2027 (endelig rapport og leveranser).

• Hovedrapport/dokumentasjonsrapport i elektronisk format (pdf og krav til innhold/form og KS-logo/FoU-nummer), leveres innen avtalt milepæl (ref. pkt. 1.3).Kilde: Pkt. 1.3 Milepæler og Pkt. 3.1 Leveranser/dokumentasjon
• Sammendrag av hovedrapporten(e) (inntil 4 sider), både som del av hovedrapport og som separate dokumenter, leveres innen avtalt milepæl (ref. pkt. 1.3).Kilde: Pkt. 1.3 Milepæler og Pkt. 3.1 Leveranser/dokumentasjon
• 6–8 lysark/foiler (Word eller PowerPoint) med viktigste resultater/høydepunkter, med KS FoU-logo strategisk plassert, leveres innen avtalt milepæl (ref. pkt. 1.3).Kilde: Pkt. 1.3 Milepæler og Pkt. 3.1 Leveranser/dokumentasjon
• Notater/delrapporter og/eller artikler «så snart det foreligger nyttige erfaringer» fra prosjektet som kan presenteres.Kilde: Pkt. 3.1 Leveranser/dokumentasjon
• Bildefil i jpg/png av illustrasjonsfoto til forsiden av hovedrapport (med krediteringsinformasjon).Kilde: Pkt. 3.1 Leveranser/dokumentasjon
• Rapportutkast og utkast til sammendrag leveres innen 15.02.2027.Kilde: Pkt. 1.3 Milepæler
• Endelig rapport og øvrige leveranser leveres innen 01.03.2027.Kilde: Pkt. 1.3 Milepæler

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

19.06.2026

Språk

norsk

Elektronisk katalog

Tillatt

• Prosjektet skal gjennomføres i henhold til prosjektbeskrivelse og kontraktsdokumenter; prosjektleder/rolle skal være som angitt i kontrakten.Kilde: Pkt. 1.1 Innhold
• Oppdragstaker skal bidra i samarbeid med KS’ ev. referansegruppe; KS oppnevner referansegruppe dersom ikke annet er avtalt.Kilde: Pkt. 1.3 Gjennomføring
• Oppdragstaker skal sørge for distribusjon av prosjektmateriale til referansegruppe og deltakerkommuner der nødvendig, samt orientere/holde kontakt med KS om faglige spørsmål og funn.Kilde: Pkt. 1.3 Gjennomføring
• Rett til innsyn i rådata for Oppdragsgiver underveis, på en måte som ikke kompromitterer anonymitet/forskningsetikk.Kilde: Pkt. 1.3 Gjennomføring
• Kontrakten beskriver kontraktsdokumentenes rekkefølge ved motstrid.Kilde: Pkt. 1.2 Kontraktens dokumenter
• Forsknings-/prosjektdokumentasjon skal leveres elektronisk (pdf med kopierbar tekst og Word-format); Word/kopierbart brukes internt.Kilde: Pkt. 3.1 Dokumentasjon
• KS FoU-logo skal brukes godt synlig på all utadrettet informasjon (rapporter, notater, seminarinvitasjoner, presentasjoner mv.), og rapporter skal ha KS FoU-logo og FoU-nummer plassert godt synlig.Kilde: Pkt. 3.1 Dokumentasjon
• Oppdragsgiver skal godkjenne rapportutkast før ferdigstillelse.Kilde: Pkt. 3.1 Dokumentasjon
• Oppdragstaker skal oppgi i sluttrapport og utadrettet informasjon at Oppdragsgiver har finansiert oppdraget.Kilde: Pkt. 3.2 Krav til dokumentasjonen
• Offentliggjøring av resultatene/elektronisk dokumentasjon på ks.no som utgangspunkt; offentliggjøring i kontraktsperioden ellers krever avtale med Oppdragsgiver.Kilde: Pkt. 4.1 Offentliggjøring/plikttavlevering
• Oppdragstaker skal sende utkast til rapport til Oppdragsgiver for vurdering før den ferdigstilles.Kilde: Pkt. 4.1 Offentliggjøring/plikttavlevering
• Oppdragsgiver har førsterett til kommersiell utnyttelse; annen kommersiell utnyttelse krever særskilt avtale.Kilde: Pkt. 4.2 Oppdragsgivers bruk
• Oppdragstaker har rett til vitenskapelig bruk etter prosjektperioden; rett til å utnytte rådata til forskningsformål etter avslutning, og plikt til å stille rådata/egengenererte data til disposisjon for Oppdragsgiver (ev. NSD) etter forskningsskikk.Kilde: Pkt. 4.3 Oppdragstakers bruk
• Oppdragstaker er bundet av taushetsplikt og ansvar for anonymitet/kildevern; konfidensielle opplysninger kan anonymiseres/inn i rapport/bilag; evt. register som faller under personregistre krever søknad om konsesjon av Oppdragstaker.Kilde: Pkt. 6 Taushetsplikt
• Utskifting av medarbeidere krever Oppdragsgivers skriftlige forhåndssamtykke (samtykke kan ikke nektes uten saklig grunn).Kilde: Pkt. 1.5 Utskifting av medarbeidere
• Bruk av underleverandører: parten er fullt ut ansvarlig; underleverandører skal ha tilgang til samme konfidensialitetsregler (evt. taushetserklæring).Kilde: Pkt. 1.5 Utskifting av medarbeidere
• Mislighold: Oppdragstaker skal varsle skriftlig ved risiko for forsinkelse; Oppdragsgiver kan heve ved vesentlig forsinkelse.Kilde: Pkt. 7.1 Forsinkelse
• Mangel: mangel foreligger hvis kravene i prosjektbeskrivelsen ikke overholdes (med unntak force majeure/Oppdragsgivers forhold); kan gi prisavslag; Oppdragstaker kan rette på egen regning når det kan skje uten kostnad/ulempe.Kilde: Pkt. 7.2 Mangler
• Erstatningsregler: Oppdragsgiver kan kreve direkte tap; indirekte tap kan ikke kreves; samlet erstatning begrenses til kontraktsum (med unntak ved grov uaktsomhet/forse).Kilde: Pkt. 7.3 Erstatning
• Force majeure: fritar forpliktelser ved forhold utenfor kontroll; plikt til å informere umiddelbart; oppsigelse mulig ved varighet > 90 dager.Kilde: Pkt. 7.4 Force majeure
• Opphør: vesentlige endringer kan gi krav om stans med 14 dagers varsel; ved vesentlig mislighold kan kontrakten heves; ved stans må Oppdragsgiver betale for utført arbeid + direkte kostnader.Kilde: Pkt. 7.5 Opphør
• Tvisteløsning: forhandlinger; hvis ikke løst innen 60 dager etter krav, kan bringes inn for ordinære domstoler (Oslo tingrett).Kilde: Pkt. 7.6 Tvister

• Flere felter er ikke konkretisert i teksten: kvalifikasjonskrav/tildelingskriterier er ikke oppgitt i dokumentutdraget (kun kontraktsutkast).
• I pkt. 1.3 står «Prosjektet utføres av xx i samarbeid med xx. Prosjektleder er xx» uten identifiserbare navn/rollekrav i teksten.
• Teksten viser også referanse til punkt 6.1 i tilbudsinnbydelsen vedr. utskifting av medarbeidere, men innholdet i 6.1 er ikke vedlagt/inkludert her.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. Kan dere i tilbudsinnbydelsen gi den fullstendige listen over kvalifikasjonskrav og tilhørende dokumentasjonskrav (slik at vi vet hva som må dokumenteres i tilbudet), siden disse ikke fremgår av kontraktsutkastet vi har mottatt?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hvilke krav som gjelder for å kunne levere et korrekt og komplett tilbud, og for å prise riktig ressursinnsats knyttet til dokumentasjon.

2. I hvilken grad gjelder «utskifting av medarbeidere» etter deres visning til punkt 6.1 i tilbudsinnbydelsen, og kan dere oversende selve punkt 6.1 (eller beskrive innholdet), herunder terskler/krav for når dere ikke kan nekte samtykke uten saklig grunn?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kontrakten viser til et punkt i tilbudsinnbydelsen som ikke er vedlagt; dette kan påvirke leverandørens bemanningsfleksibilitet under prosjektet.

   Kilde: 1.5 Utskifting av medarbeidere og bruk av underleverandører

3. I punkt 1.3 står det at prosjektet utføres av «xx i samarbeid med xx» og at prosjektleder er «xx», men disse navnene/rollene er ikke identifisert i kontraktsutkastet vi har. Hvilke(n) juridisk(e) enhet(er) og hvilken rolle/funksjon skal stå oppført, og skal disse stå som faste i kontrakten (eventuelle konsortiedeltakere/underleverandører)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklare identiteter/roller kan gi feil tilbudsdisponering (hvem som forplikter seg) og juridisk uklarhet om ansvar og leveranse.

   Kilde: 1.3 Gjennomføring

4. Kan dere presisere og eventuelt utdype hva som menes med at «Oppdragsgiver har rett til innsyn i rådata underveis» i anonymisert/forskningsetisk forsvarlig form: Hvilken type rådata omfattes (f.eks. transkripsjoner, spørreskjema, intervjuguider, koblingsnøkler), i hvilken format/omfang, og hvilke sikkerhets- og behandlingskrav gjelder for å unngå brudd på personvern/kildevern?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Innsynsrett påvirker arbeidsflyt, kostnader og krav til datahåndtering og sikring av informanters anonymitet.

   Kilde: 1.3 Gjennomføring

5. I punkt 2.1 fremgår kontraktens økonomiske ramme på kr 1 000 000 ekskl. mva., og at beløpet dekker reiser og fremskaffelse av data samt reiser til referansegruppemøter. Kan dere angi estimert antall møter med referansegruppen (og om de er fysiske), forventet reisehyppighet samt omfang/typer «fremskaffelse av data» som det er rimelig å budsjettere for?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne kalkulere reise- og datakostnader for å prise korrekt innenfor fast ramme.

   Kilde: 2.1 Økonomisk ramme for prosjektet

6. Leveransefristene er: rapportutkast 15.02.2027 og endelig leveranse 01.03.2027, med «Oppdragsgiver skal godkjenne rapportutkastet før det ferdigstilles». Hva er deres forventede godkjennings-/tilbakemeldingsfrist(er) og antall iterasjoner/utkast vi kan legge til grunn i prisen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklare prosess- og responstider kan skape risiko for forsinkelser og påvirker bemanningsbehov og kost.

   Kilde: 3.1 Dokumentasjon

7. Kan dere utdype hvilke datakilder og metoder dere forventer for «bred og systematisk» kartlegging (del 1) og «kvalitativ innsikt» (del 2): Er det forventet (i) register-/dokumentgjennomgang, (ii) intervjuer, (iii) spørreundersøkelse, (iv) workshops, og i så fall omtrent antall caser/intervjuer og deltakerkommuner i hvert spor?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Prosjektbeskrivelsen lister spørsmål, men konkret omfang for metode/casevalg er ikke spesifisert; dette er nødvendig for å gi riktig ressurs- og kostnadsnivå.

   Kilde: 1.1 Innhold / Leveranser

8. Hvilke krav stilles til «praksisnære, frittstående veiledningsressurser» (omfang, språk/format, hvilke målgrupper, og forventet ferdighetsnivå): Skal det f.eks. leveres som sjekklister, beslutningsstøtte og veiledere med bestemte maler/struktur, eller utvikler leverandøren disse fritt innenfor leveransebeskrivelsen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklart leveranseinnhold kan gi risiko for at tilbudt løsning ikke samsvarer med forventningene og dermed mangel/omarbeid.

   Kilde: 1.1 Innhold / Leveranser

9. Formidling er avtalt «inntil 3 ganger», og kontrakten sier deltakelse honoreres etter kap. 2. Kan dere spesifisere hva slags formidling dette typisk omfatter (f.eks. konferanse/KS-arrangement/webinar), forventet lengde per gang og om alle 3 ganger forutsettes gjennomført i prosjektperioden eller også etter prosjektslutt (innenfor to år)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tidspunkt og type formidling påvirker planlegging, ressursbruk og kostnadsberegning.

   Kilde: 5.1 Konferanser, seminarer og temadager