Mobilt sykkelverksted for Buskerudby-samarbeidet - "Barnas sykkelservice" (ny kunngjøring)

Oppdraget gjelder etablering og gjennomføring av «Barnas sykkelservice» (mobilt sykkelverksted/-mekkestasjon) ute på skoler og ved enkelte arrangementer/festivaler i Buskerudbyområdet (Lier, Drammen, Øvre Eiker og Kongsberg). Tjenesten skal tilby kontroll og reparasjon av barnesykkeler, inkludert oppfølging av skolene, rapportering til Buskerudbysamarbeidet og et enkelt digitalt bookingsystem for foresatte. Tjenesten skal utføres av navngitte kvalifiserte reparatører (én reparatør eller team inntil fire).

• Leverandøren skal være registrert i foretaksregister eller enhetsregister i den staten leverandøren er etablert.

  Dokumentasjon: Norske selskaper: firmaattest eller registerutskrift. Utenlandske selskaper: godtgjørelse på at selskapet er registrert i foretaksregister/enhetsregister i etableringsstaten.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 4 (Kvalifikasjonskrav) – registrert i foretaks-/enhetsregister
• Norske leverandører skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift.

  Dokumentasjon: Opplysninger om skatt og avgift (RF-1507), ikke eldre enn 6 måneder.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 4 (Kvalifikasjonskrav) – opplysninger om skatt og avgift (RF-1507)

• Tilbudet skal fylle ut og innlevere Vedlegg 1 – Tilbudsskjema.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 6.1 (Tilbud generelt)
• Tilbudet skal leveres elektronisk via Mercell innen tilbudsfristen.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 6.3 (Innlevering av tilbud)
• Tilbudet skal leveres med elektronisk signatur (person med fullmakt) og sendes fra tilbyderens egen profil i KGV-systemet knyttet til juridisk enhet som leverer/forplikter tilbudet.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 6.3 (Innlevering av tilbud)
• Tilbudet skal inneholde RF-1507 vedlegg (for å kunne delta i konkurransen).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.3.2 (Krav til RF-1507 – opplysninger om skatt og avgift)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

11.06.2026

Språk

norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Oppstart og varighet: Oppdraget påbegynnes umiddelbart etter kontrakt er signert. Kontrakten har varighet 1 år med mulighet for forlengelse 1+1+1 (maks 4 år).Kilde: Vedlegg 3 – Bilag 3 (Prosjekt- og fremdriftsplan) og Konkurransegrunnlag pkt. 7.2
• Fremdriftsplan og leveringsdager: Konsulenten skal utføre oppdraget iht. fremdriftsplan i bilag 3; leveringsdager/delleveranser angis i bilaget.Kilde: SSA-O 2024 punkt 2.5 (Fremdriftsplan og leveringsdag)
• Endringer etter avtaleinngåelse: Skal avtales skriftlig; Konsulenten fører fortløpende endringskatalog i bilag 7 og sender oppdatert kopi. Kunden kan kreve reduksjon/økning inntil 20 % av vederlaget; Konsulenten kan kreve justeringer i vederlag/tidsplan ved endret behov.Kilde: SSA-O 2024 punkt 3 (Endringer etter avtaleinngåelse)
• Avbestilling og midlertidig stans: Kunden kan avbestille med 30 dagers skriftlig varsel (med betalingsplikt, dokumenterte merkostnader og 4 % gebyr av avtalt vederlag for hele oppdraget, med evt. annet gebyr i bilag 5). Kunden kan kreve stans med minst 5 dagers varsel; ved stans skal Kunden erstatte dokumenterte kostnader.Kilde: SSA-O 2024 punkt 4.2 (Avbestilling) og 4.3 (Midlertidig stans)
• Nøkkelpersonell: Nøkkelpersonell skal fremgå av bilag 4; skifte krever kundens godkjenning (kan ikke nektes uten saklig grunn). Ved bytte pga. konsulenten bærer konsulenten kostnadene til kompetanseoverføring.Kilde: SSA-O 2024 punkt 5.3
• Ansvar for gjennomføring/faglig forsvarlig: Konsulenten skal gjennomføre oppdraget faglig forsvarlig og profesjonelt, følge standarder/metoder angitt i bilag 1, samarbeide lojalt og svare uten ugrunnet opphold; varsle om forhold som kan gi betydning (inkl. forventede forsinkelser).Kilde: SSA-O 2024 punkt 5.1.1 (Konsulentens ansvar og kompetanse)
• Underleverandører: Konsulenten er fullt ut ansvarlig for underleverandørers oppgaver. Underleverandører som medvirker direkte fremgår av bilag 4. Skifte krever kundens skriftlige forhåndssamtykke (med mindre annet avtales i bilag 4).Kilde: SSA-O 2024 punkt 5.2.1
• Taushetsplikt: Konfidensialitet for informasjon kjent i forbindelse med avtalen; gjelder også ansatte/underleverandører; opphører 5 år etter avtalens opphør, med mulighet for annen varighet i bilag 4/lovkrav.Kilde: SSA-O 2024 punkt 5.4
• Lønns- og arbeidsvilkår: Konsulenten skal sikre at egne og underleverandørers ansatte som direkte medvirker har ikke dårligere vilkår enn allmenngjort tariff/lønn/arbeidsvilkår (eller landsomfattende tariff). Dokumentasjonsplikt på forespørsel; brudd kan gi dagbot (min. 1500 kr/dag) og tilbakeholdsrett/ytterligere sanksjoner omtalt i SSA-O.Kilde: SSA-O 2024 punkt 5.5.1–5.5.3
• Vederlag, fakturering og elektronisk faktura: Vederlag/utlegg fremgår av bilag 5. Betaling etter faktura per 30 dager. Krav om elektronisk faktura (EHF) for offentlig virksomhet; ved manglende EHF kan kunden holde tilbake betaling til korrekt EHF leveres.Kilde: SSA-O 2024 punkt 6.1–6.2 (Vederlag og fakturering)
• Informasjonssikkerhet og personvern: Konsulenten skal iverksette forholdsmessige tiltak for konfidensialitet/ikke-tilgjengelighet, mot utilsiktet endring/sletting og mot virus/skadelig programvare. Databehandleravtale (bilag 8) skal inngås før behandling av personopplysninger.Kilde: SSA-O 2024 punkt 7.1 og 7.2.1
• Dagbøter ved forsinkelse: Dagbot løper automatisk ved forsinket levering (forårsaket ikke av force majeure/kundens forhold), beregnet til 0,15 % av samlet vederlag (eks. mva) per dag, begrenset til maks 100 dager; annen løpetid kan avtales i bilag 6.Kilde: SSA-O 2024 punkt 9.5.3 (Dagbot)
• Opphavs- og eiendomsrett: Rettigheter/opphavsrett mv. til resultater tilfaller kunden når betaling er skjedd (med forbehold som nevnt i bilag 6), mens konsulenten beholder rettigheter til egne verktøy/metodegrunnlag; begge kan bruke ikke-tausholdig know-how.Kilde: SSA-O 2024 punkt 8 (Opphavs- og eiendomsrett)
• Forsikring: Konsulenten skal ha ansvarsforsikring tilpasset virksomheten (dekker krav etter avtalen) og levere dokumentasjon ved krav; manglende/utident forsikring anses som vesentlig mislighold (i kommunens standard avtalevilkår for tjenestekjøp).Kilde: Vedlegg 3 – Standard avtalevilkår Drammen kommune punkt 10.1–10.5
• Etiske krav (leverandørkjede): Leverandøren skal sikre etterlevelse av menneskerettigheter/ILO mv. og forby barnearbeid, tvangsarbeid og diskriminering, samt krav til organisasjonsfrihet. (Detaljerte punkter i standard avtalevilkår.)Kilde: Vedlegg 3 – Standard avtalevilkår Drammen kommune kap. 7–8 (Etikk/Etiske krav)
• Krav til RF-1507/skattekontroll: Leverandør skal legge inn RF-1507 i tilbudet; kommunen kan innhente RF-1507 ubegrenset i evalueringsperiode og kontraktsperiode. Dersom RF-1507 viser restanser kan leverandør bli avvist.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.3.2
• Elektronisk fakturering (egen kontraktstilknytning): EHF-faktura og kreditnota skal leveres kostnadsfritt til kommunens fakturamottak, merkes med bestillernummer/ordrenummer og kontraktsreferanse.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.3.1

• SSA-O vilkårsteksten viser strukturen, men selve oppdrags-/delleveranseinnholdet (f.eks. eksakte tider/leveringsdager og prisoppsett som dagspris og evt. tak/måleenhet) ser ut til å være utfylt i bilag 3/5, som ikke er komplett i dokumentutdraget.
• Ingen eksplisitt kvalifikasjonskrav om språk/sertifisering/kapasitet utover registrering og RF-1507 er trukket ut av teksten du delte.
• Kommunens standard avtalevilkår inneholder flere sanksjons- og dagbotbestemmelser (bl.a. ved arbeidstid/lønns- og arbeidsvilkår), men eksakte satser/varigheter kan være avhengig av kontraktens utfylling (ikke fullt synlig her).
• Konkrete krav til antall dager/delleveranser i avtaleperioden og eventuelle minimumsvolum per skole/arrangement fremgår ikke i SSA-O-tekstutdraget; dette ligger trolig i konkurransegrunnlaget/andre vedlegg.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I konkurransegrunnlaget fremgår det at dere skal vektlegge «hvordan aktiviteter planlegges å bli gjennomført gjennom vinterhalvåret». Kan dere spesifisere forventet leveranse-/aktivitet i vinterhalvåret (periode, antall verksted-dager/stopppunkter, varighet per stopp, og om det er krav til bemanning eller frekvens per skole) slik at vi kan prise dagsprisen riktig?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Pris skal inkludere alle faste og variable kostnader, og vinterplanlegging påvirker bemanning, reise og drift. Uten konkrete parametere blir det vanskelig å prise riktig og gi korrekt tilbud.

   Kilde: Vedlegg 1 – Tildelingskriterier (Oppdragsforståelse og erfaring, vekt 30 %)

2. «Tilbyders plan for å drive oppfølging av skolene» nevnes i tildelingskriteriet, men uten nærmere krav i tekstutdraget. Hva forventes konkret fra leverandøren i oppfølgingsløpet (f.eks. antall sjekk/servicer per skole, hvordan dere ønsker at oppfølging registreres/rapporteres, og om det er krav til oppmøte, tverrfaglig oppfølging eller ekstraordinære runder)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Oppfølgingsinnhold og omfang avgjør ressursbruk og kostnadsgrunnlag, og dermed hva som må inkluderes i dagsprisen og hvordan tilbudet skal beskrives.

   Kilde: Vedlegg 1 – Tildelingskriterier (Oppdragsforståelse og erfaring, vekt 30 %) / «tilbyders plan for å drive oppfølging av skolene»

3. Pris: Dere skriver at tilbyder skal inngi «en dagspris» som gjelder uavhengig av antall reparatører og at prisen skal omfatte bl.a. reisekostnader, oppmøte, rigging, kontroll/service, verktøy/olje, avfallshåndtering og rapportering, samt «enkle slitedeler». Kan dere bekrefte hvilke slitedeler som menes med «enkle slitedeler» (eksempler/typeliste) og om det finnes en pris-/mengdebegrensning per dag eller per sykkel?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklarhet om hvilke deler som er inkludert er en direkte kostnadsdriver og kan gi risiko for feilprising og avvik.

   Kilde: Vedlegg 1 – Pris (Vekt 70 %)

4. Dagspris gjelder «uavhengig av antall reparatører», men tilbudsskjemaet sier ikke hva som er forventet bemanning. Hva er forventet min-/maks bemanning per verksteddag (antall reparatører) og hva er forventet produksjonskapasitet (f.eks. antall sykkelreparasjoner/servicer per dag i normaltilfellet)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Hvis forventet bemanning og kapasitet er kjent, kan leverandøren dimensjonere kompetanse og plan, og vurdere om dagsprisen dekker reell arbeidsbelastning.

   Kilde: Vedlegg 1 – Pris (Vekt 70 %) / «dagspris uavhengig av antall reparatører»

5. Rapportering: I prisbeskrivelsen står det at dagsprisen skal omfatte «rapportering». I dokumentutdraget ser vi kun at rapportering nevnes punktvis. Kan dere angi konkrete rapporteringskrav (format, detaljeringsnivå, hyppighet, og om rapporteringen skal inn i et bestemt system/Excelmal)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Rapporteringsformat og hyppighet påvirker tidsbruk og kost, og må være tydelig for at leverandøren skal kunne prissette dagsprisen og levere i riktig format.

   Kilde: Vedlegg 1 – Pris (Vekt 70 %) («… rapportering …»); samt omtale i bilag 3 (punktvis liste i konkurransegrunnlaget)

6. Endringer og opsjoner: I den medsendte teksten fremgår bilag 7 «Endringskatalog» og bilag 5 «Pris/prismodell» ikke innholdet av. Kan dere dele/fastsette de relevante punktene i bilag 5 og bilag 7 som påvirker hvordan prisen kan reguleres eller hvordan endringer i omfang håndteres (f.eks. hvilke kostnadselementer kan re-prises, og hvilke ikke)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten bilag 5/7 er det ikke mulig å forstå prisingens «låsing», reguleringsmekanismer og risiko ved endringer.

   Kilde: Vedlegg 2 – SSA-O (rammeverk) og Vedlegg 1 – henvisning til bilag 4/5/7 (innhold ikke vedlagt i utdraget) / «Bilag 5: Pris og prisbestemmelser» og «Bilag 7: Endringer…»

7. SSA-O og standard avtalevilkår: Standard avtalevilkår (vedlegg 3) og SSA-O (vedlegg 2) beskriver mislighold/dagbøter og sanksjoner, men for denne anskaffelsen er leveranseomfanget uklart. Kan dere avklare hva som anses som «ikke rettidig levert»/«vesentlig mislighold» i praksis for et mobilt sykkelverksted (f.eks. hvis et verkstedbesøk uteblir eller leveres med kort varsel) og om det finnes terskler/dagbot-satser knyttet til oppdragets faktiske leveranser?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Sanksjonsrisiko må forstås opp mot faktisk leveransetakt. Uten terskler kan leverandør ikke vurdere risiko og sikre korrekt tilbudsstruktur.

   Kilde: Vedlegg 3 – Standard avtalevilkår (kap. 18 MISLIGHOLD og dagbøter/dagmulkt); Vedlegg 2 – SSA-O (kap. 9 Mislighold og sanksjoner)

8. Databehandleravtale og personvern: Bilag 8 «Databehandleravtale» er ikke inkludert i utdraget. Hvis dere behandler personopplysninger i forbindelse med bestilling/registrering av sykler (f.eks. elev-/foresattdata), hvilke personopplysninger gjelder dette, og hvilke system/registre skal leverandøren benytte? Gi oss også tilgang til relevante krav fra bilag 8.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Personvernkrav kan påvirke drift, dokumentasjon og juridisk risiko. Leverandøren må vite hva som omfattes for å kunne prise og organisere leveransen.

   Kilde: Vedlegg 2 – SSA-O (kap. 7 Informasjonssikkerhet og personvern, særlig 7.2.1) og Vedlegg 1 (henvisning til bilag 8)

9. Underskift/avvik: I tilbudsskjemaet ber dere om å oppgi avvik «klart og entydig» og at avvik som ikke lar seg kostnadsberegne kan gi avvisning. Finnes det særvilkår/bestanddeler i bilag 4 (administrative bestemmelser) eller bilag 1/3 for dette oppdraget som avviker fra standardvilkårene i vedlegg 3 og SSA-O, og som vi bør være spesielt oppmerksomme på å avviksbehandle?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å unngå avvisning må leverandøren forstå hvor standardvilkår faktisk avviker eller hvor det er risikoområder som eventuelt krever avvik.

   Kilde: Vedlegg 1 – Avvik– og taushetsbelagte opplysninger; Vedlegg 4 nevnes (administrative bestemmelser) men innhold ikke vedlagt i utdraget