PNR (Passenger Name Record)- og cargo registreringssystemer for flyoperasjon - Antarktis

Anskaffelsen gjelder utvikling av PNR-system for Norsk Polarinstitutt (fase 1) for passasjerhåndtering til/fra Troll, samt en opsjon (fase 2) for cargohåndtering med særlig fokus på farlig gods. Avtalen inkluderer også brukerstøtte/operatørstøtte og responstidsavtale i inntil 3 år etter at respektive faser er levert og implementert. Fase 2 er ikke obligatorisk; beslutning om realisering tas separat etter fase 1.

• Tildelingskriterier (navn, vekting og beskrivelse) er ikke angitt i tekstutdraget du har gitt; selv om konkurransegrunnlaget har en seksjon «1... 2.19 Tildelingskriterier», finnes ikke kriterietekst her.
• Kvalifikasjonskrav er ikke inkludert i utdraget (kun referanse til at det finnes seksjon 2.18 i konkurransegrunnlaget).
• Innleveringskrav er ikke fullstendig listet i utdraget; vi ser tilbudsbrev-bekreftelser og at tilbud utarbeides i henhold til vedlegg, men ingen komplett liste over dokumenter/ESPD m.v. utover det som står i tilbudsbrevet.
• Det fremgår at leveransene skal omfatte drift/vedlikehold og regelverksoppdateringer, men konkrete SLA/oppetid for drift er bare delvis angitt (oppetidskrav er i kravtabellen, men detaljer om varighet/omfang fremgår ikke i utdraget).

• Tilbyder skal levere tilbud som omfatter avtalens omfang/leveranser i forespørselsdokumentene, med pris spesifisert per fase (fase 1 og fase 2 opsjon)NP_konkurransegrunnlag1_PNR.docx, 'Beskrivelse av anskaffelsen' / 'Opsjonen på fase 2 ... Pris for hver fase'
• Tilbud skal bekreftes elektronisk i Mercell ved å trykke «Gi tilbud» og «Jeg ønsker å tilby» / «Jeg ønsker ikke å tilby».NP_konkurransegrunnlag1_PNR.docx, 'Bekreftelse'
• Tilbud må utarbeides i henhold til retningslinjene i konkurransegrunnlaget og vedlegg.NP_konkurransegrunnlag1_PNR.docx, 'Forespørselsdokumenter'
• Følgende bekreftelser/avkrysninger fremgår av tilbudsbrev: at tilbyder har lest konkurransedokumentene, at tilbudet er i overensstemmelse med konkurransegrunnlaget og aksepterer vilkår (med eventuelle forbehold/avvik som beskrives), samt vedståelse fram til vedståelsesfrist.Vedlegg 4 Tilbudsbrev.docx, 'Leverandør bekrefter...'
• Dersom leverandør støtter seg på andre virksomheter: hver støttende virksomhet må signere forpliktelseserklæring og levere eget ESPD-skjema.Vedlegg 4 Tilbudsbrev.docx, 'STØTTE FRA ANDRE VIRKSOMHETER'
• Dersom leverandør vil bruke underleverandører: skal underleverandører oppgis og det skal beskrives hvilken del av leveransen som forestås av underleverandør, samt ref. FOA §19-2.Vedlegg 4 Tilbudsbrev.docx, 'Bruk av underleverandører'
• Eventuelle forbehold/avvik til konkurransegrunnlaget skal oppgis i forbeholdsdel (med ref., beskrivelse, årsak og konsekvenser).Vedlegg 4 Tilbudsbrev.docx, 'Forbehold til konkurransegrunnlaget'
• Tilbyder skal krysse av om tilbudet inneholder taushetsbelagte opplysninger unntatt innsyn etter offentleglova §13 (evt. hvilke og begrunnelse).Vedlegg 4 Tilbudsbrev.docx, 'Taushetsbelagte opplysninger'

• Løsningen skal oppfylle absoluttkrav A for fase 1 PNR: differensiert tilgangsstyring og sporbar endring (1.1), hendelses-/funksjonstilgang (1.2), søk på brukerregistrert informasjon (1.3), kun administrator kan endre/slette viktige hendelser/data (1.4), loggføring av endring med dato/tid/bruker (1.5), sesongbasert konfigurasjon inkl. frister og preregistrering (1.6), differensiert passasjerkategori (1.7), stegvis registrering med trafikklysstatus og samlet status (1.8), administrator kan overstyre status manuelt (1.9), predefinerte hjelpetekster (1.10), passasjerinnlogging for registrering (1.11), opplasting av passkopi i lukket/sikker løsning (1.12), passasjer bekrefter info korrekt og NP godkjenner før videre steg (1.13), lagring for gjenbruk kommende sesonger og automatisk sletting etter 3 år (1.14), helseskjema nedlasting basert på oppholdets varighet (1.15), legeuttalelse lastes opp med status klarert/ikke klarert og påvirker trafikklysstatus (1.16), bekreftelser for diett/måltider (1.17), bagasjeregler (1.18), system for Passenger statement med bekreftelse før boarding og varsel til pax-ansvarlig (1.19), automatisk invitasjon til appgruppe for kommunikasjon (1.20), hovedsteg for rutiner/instrukser og undersider pr dokument (1.21), passasjer bekrefter at hvert dokument er lest og forstått før grønn status (1.22), test/kontrollspørsmål koblet til trafikklysstatus (1.23), automatisk varsling ved manglende info basert på tidsfrister (1.24), to-veis dialog NP–passasjer (1.25), integrasjon med Microsoft M365/SharePoint med varsel ved dokumentendringer (1.26), generering av passasjerlister tilpasset mottakere og eksport til excel/pdf (1.27), statistikk og rapportering etter sesong (1.28).Vedlegg 1 Kundens kravspesifikasjon, pkt 1.1-1.28 (A)
• Opsjon fase 2 Cargo (A-krav dersom opsjonen utløses): rollebasert tilgangsstyring og sikker autentisering (2.1), loggføring av registrering/endringer/godkjenninger (2.2), dokumentasjon og automatisk varsel ved regelverksendringer (2.3), registrering av flyinformasjon, avsender/mottaker, kolli/vekt/dimensjon og DG-avkryssing (2.4), manuell godkjenning av alle kolli (unntatt DG) av administrator (2.5), automatisk krav om DG-felt (UN-nummer, proper shipping name, fareklasse, packing group samt mengdefelt) (2.6), DG-dokumentasjon lastes opp/lagres/arkiveres (2.7), rapport med dokumentasjon pr flyvning for DG-godkjenning av flyselskap (2.8), registrering av DG-godkjenning pr kolli etter tilbakemelding (2.9), sperring av DG ikke godkjent med begrunnelse og varsel (2.10), kontroll mot mengdebegrensninger mot flytype og varsel når % terskel passeres (2.11), automatisk DG/etikett i PDF med strekkode og tekst ved godkjenning for lasting (2.12), skanneliste for mottakskontroll og logging av avvik (2.13), liste for lasting med loggføring pr lasterom og rapport oversendes flyselskap umiddelbart (2.14), sikre samling av alle data for statistikk/rapporter etter sesong (2.15).Vedlegg 1 Kundens kravspesifikasjon, pkt 2.1-2.15 (A)
• Generelle kontrakts-/sikkerhetskrav (A): språk norsk med engelsk undertekst (3.2), skille mellom meldingskanaler (3.3), registrere respons på utsendte meldinger med utformbare svaralternativer (3.4), søk og sortering av informasjon (3.7), låsing for brukere/passasjerer når tidsfrister passeres (3.8) og for redigering etter flyvning gjennomført (3.9), egne maler for rapportering (3.11), rapporter/lister nummereres fortløpende med tidsangivelse (3.12), offline uttak av ferdig genererte rapporter (3.13), fortløpende automatisk lagring (3.15), levere help-funksjon (3.17), enhetlig løsning med tydelig inkludert innhold (3.18), mulighet for sending av rapportering til eksterne mottakere (3.19), leverandør beskriver opplæringsopplegg (3.20), brukerstøtte-/responstidsavtale med kort responstid ved sikkerhetsbrudd/ kritiske feil/GDPR og sikkerhetsbrudd (3.21), GDPR-personvern (3.22), leverandørs oppdaterte ISMS og operasjonalisering iht ISO 27001 (3.23-3.24), samme sikkerhetskrav til underleverandører og kontroll over disse (3.25), akseptere kontraktsvilkår om eierskap (ref. konkurransegrunnlagets pkt 2.17) (3.26), to-faktor autentisering for eksterne brukere og logging/forhindring av uautorisert tilgang (3.27), rutiner for sikkerhetskopiering og gjenoppretting (3.28), logging av relevante drift-/vedlikeholdshandlinger med sikring/overvåkning mot manipulasjon/sletting (3.29), støtte for SSO og integrasjon med Microsoft Azure AD/Entra ID (3.30), garantert oppetid og dokumentert historisk oppetid (3.31).Vedlegg 1 Kundens kravspesifikasjon, pkt 3.2-3.4, 3.7-3.9, 3.11-3.13, 3.15, 3.17-3.21, 3.22-3.31 (A)
• Data/tilgangs- og GDPR-løfte i fase 1: passasjer skal logge inn for registrering (1.11), passasjerbekreftelser og NP-godkjenning før videre steg (1.13), og automatisk sletting av persondata etter 3 år (1.14).Vedlegg 1 Kundens kravspesifikasjon, pkt 1.11-1.14 (A)
• Databehandleravtale for personopplysninger (kontrakts-/rammekrav): databehandler behandler kun etter instruks og avtale, og ingen utlevering/overføring uten forhåndsavtale; krav til tekniske og organisatoriske tiltak inkl. innebygd personvern og standardinnstillinger (databehandleravtale).Vedlegg 6 Databehandleravtale for personopplysninger, 'Databehandlers plikter' og 'Tekniske, organisatoriske og sikkerhetsmessige tiltak'
• Databehandleravtale: krav om varsling ved avvik/brudd på personopplysningssikkerhet uten ugrunnet opphold, dokumentasjon/loggføring av tilgang, samt revisjon/tilgang for behandlingsansvarlig.Vedlegg 6 Databehandleravtale, 'Tekniske...' og 'Revisjon'