Utarbeidelse og gjennomføring av spørreundersøkelser

Innlandet fylkeskommune v/Innlandstrafikk ønsker å inngå rammeavtale for utarbeidelse og gjennomføring av spørreundersøkelser. Oppdraget omfatter planlegging/forberedelse, praktisk gjennomføring (f.eks. spørreskjema, programmering, datainnsamling), analyse samt rapportering/presentasjon. Antall undersøkelser per år kan variere. [Konkurransegrunnlag, punkt 1]

• Norske leverandører skal ha ordnede forhold for betaling av skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift. Dokumenteres med skatteattest (ikke eldre enn 6 mnd. fra tilbudsdato).

  Dokumentasjon: Skatteattest, ikke eldre enn 6 mnd. fra tilbudsdato (legges ved tilbudet).

  Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 8 (Kvalifikasjonskrav nr. 1)
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å kunne utføre kontrakten.

  Dokumentasjon: Oppdragsgiver innhenter opplysninger fra kredittvurderingsfirma. For foretak uten score i Bisnode-basen kan oppdragsgiver innhente regnskapstall. Vurdering også ved midlertidig redusert kredittverdighet (f.eks. fisjon/fusjon, nystartede firma).

  Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 8 (Kvalifikasjonskrav nr. 2)
• Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak.

  Dokumentasjon: Norske selskap: firmaattest. Utenlandske selskap: bekreftelse på registrering i bransjeregister/foretaksregister som foreskrevet i etableringslandet.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 8 (Kvalifikasjonskrav nr. 3)
• Leverandøren bør ha iverksatt miljøledelsestiltak (metoder for å arbeide aktivt og systematisk med å redusere negativ miljøpåvirkning fra virksomhet knyttet til produksjon og levering av betalingskort).

  Dokumentasjon: Beskrivelse av leverandørens miljøledelsestiltak. Attester (EMAS/Grønt punkt, ISO 14001 eller Miljøfyrtårn) kan fremlegges.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 8 (Kvalifikasjonskrav nr. 4)

• Tilbud skal leveres elektronisk via Mercell-portalen innen tilbudsfristen; sent innkomne tilbud avvises, og det kan ikke sendes inn elektronisk etter frist.Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 7 (Innlevering og utforming av tilbud)
• Skjemaer som er kunngjort i andre formater enn PDF skal leveres i kunngjort format (f.eks. MS Word/MS Excel). Prisskjema og svarskjema med priser og krav skal leveres inn i MS Excel-versjon.Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 7
• Alle dokumenter levert digitalt skal være tilpasset utskrift på standard papir (A4).Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 7
• Tilbudet skal bekreftes med elektronisk signatur ved innlevering (signatur kan skaffes via oppgitte tjenester).Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 7

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

08.06.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Kontraktsperiode 2 år fra kontraktsignering. Oppdragsgiver har ensidig rett til forlengelse 1 + 1 år. Skift/ikke-utløsning av opsjon skal meldes skriftlig innen 3 måneder før avtaleperiodens utløp.Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 2 (Avtaleperiode og kontraktsvilkår)
• For anskaffelsen gjelder fylkeskommunens standard avtalevilkår (vedlegg 7).Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 2
• Ingen forhandlinger planlagt; dialog i form av avklaringer/korrigeringer kan gjennomføres ved behov.Kilde: Konkurransegrunnlag, punkt 5 og punkt 4
• Ved leveranse/oppdrag: konsulent skal levere og utføre i henhold til fremdriftsplan i bilag 3; endringer skal avtales skriftlig og føres katalog (bilag 7).Kilde: SSA-O generell avtaletekst (Vedlegg 3), punkt 2.5 og punkt 3/Endringer etter avtaleinngåelse
• Avbestilling: Kunden kan avbestille helt/delvis med 30 dagers skriftlig varsel; betaling omfatter arbeid utført, dokumenterte merkostnader mv., samt avbestillingsgebyr på 4 % av avtalt vederlag for hele oppdraget (med mulighet for annet i bilag 5).Kilde: SSA-O generell avtaletekst (Vedlegg 3), punkt 4.2
• Midlertidig stans: Kunden kan kreve stans med minimum 5 dagers skriftlig varsel, og skal erstatte dokumenterte kostnader knyttet til omdisponering/andre direkte kostnader. Ved stans >120 dager kan konsulenten si opp etter varsel; ved 14-dagers manglende gjenopptak meldes avbestillingsregler.Kilde: SSA-O generell avtaletekst (Vedlegg 3), punkt 4.3
• Informasjonssikkerhet: Konsulenten skal iverksette forholdsmessige tiltak for konfidensialitet/integritet/tilgjengelighet, hindre data på avveie, utilsiktet endring/sletting og angrep (virus mv.).Kilde: SSA-O generell avtaletekst (Vedlegg 3), punkt 7.1
• Personopplysninger: Databehandler må inngå databehandleravtale før behandling starter; videre krav om instruksstyrt behandling, begrensninger i bruk av underdatabehandlere og overføring utenfor EU/EØS.Kilde: SSA-O generell avtaletekst (Vedlegg 3), punkt 7.2 (særlig 7.2.1-7.2.3) og Databehandleravtale (Vedlegg 5), «Plikten til å inngå databehandleravtale»/relevante avsnitt
• Taushetsplikt: Informasjon kjent via avtalen skal behandles konfidensielt; taushet gjelder også ansatte/underleverandører; opphører 5 år etter avtalens opphør (med unntak som følger av bilag).Kilde: SSA-O generell avtaletekst (Vedlegg 3), punkt 5.4
• Betaling: Faktura forfaller til betaling etter 30 dager; ved manglende elektronisk faktura kan Kunden holde tilbake betaling.Kilde: SSA-O generell avtaletekst (Vedlegg 3), punkt 6.2
• Mislighold og avhjelp: Kunden/ konsulenten skal reklamere skriftlig uten ugrunnet opphold etter at mislighold er oppdaget/ burde vært oppdaget. Avhjelp skal skje uten ugrunnet opphold; sanksjoner bl.a. prisavslag/tilbakeholdsrett/dagbot (dagbot 0,15 % av samlet vederlag pr kalenderdag, maks 100 dager).Kilde: SSA-O generell avtaletekst (Vedlegg 3), punkt 9 (særlig 9.1-9.5.3)

• Tekst viser ikke selve vedlagte svarskjema/prisskjema-detaljer (kun at de skal fylles ut).
• Miljøledelsestiltak i kvalifikasjonskravet beskriver «produksjon og levering av betalingskort», som ikke nødvendigvis er direkte knyttet til spørreundersøkelser; dette kan være en mal-/referansefeil i materialet.
• Databehandleravtaleutdraget er ikke komplett; konkrete tidsfrister/ytterligere sikkerhetskrav ligger i bilag som ikke er inkludert i teksten du ga.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I konkurransegrunnlaget fremgår det at anskaffelsen gjelder utarbeidelse og gjennomføring av spørreundersøkelser, men vedlegg 1 (Prisskjema) og vedlegg 2 (Svarskjema) er ikke gjengitt i materialet jeg har mottatt. Kan dere bekrefte at dere i spørsmålsrunden kan legge ved/tilgjengeliggjøre siste versjon av «Vedlegg 1 Prisskjema» og «Vedlegg 2 Svarskjema» (inkl. eventuelle pris-/beskrivelsespunkter som påvirker utfylling og evaluering)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren kan ikke prise eller utforme løsnings-/erfaringsbeskrivelse korrekt uten å se eksakt hva som skal fylles ut i pris- og svarskjemaene.

   Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 9 «Tildelingskriterier» og kap. 12 «Vedlegg» (Vedlegg 1 og Vedlegg 2).

2. I kvalifikasjonskravet punkt 4 fremgår det at miljøledelsestiltak skal omfatte «produksjon og levering av betalingskort» og vises til «rammeavtale for kjøp av elektroniske reisekort (Innlandskortet)». Er dette riktig knyttet til denne konkurransen om spørreundersøkelser, eller ber det om miljøledelsestiltak som gjelder leverandørens egen virksomhet for gjennomføring av spørreundersøkelser (tjenesteyting/data/kommunikasjon)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Teksten fremstår som mulig mal-/referansefeil. Riktig forståelse av dokumentasjonskravet er nødvendig for å unngå feil innlevering i kvalifikasjonsfasen.

   Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 8 «Kvalifikasjonskrav» (miljøledelsestiltak).

3. Kan dere spesifisere hvilke konkrete typer miljøledelsestiltak dere forventer at tilbydere dokumenterer i denne konkurransen (f.eks. ISO 14001/Miljøfyrtårn/EMAS), og om dokumentasjonen må knyttes til en bestemt «produksjon og levering»-aktivitet, eller om generelle miljøledelsestiltak for konsulent-/tjenesteleveranse/digital databehandling er tilstrekkelig?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å vurdere om og hvordan kvalifikasjonskravet kan oppfylles, må leverandøren vite hvilket nivå og hvilken relevans som kreves for dokumentasjon.

   Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 8 «Kvalifikasjonskrav» (miljøledelsestiltak) inkl. dokumentasjonskrav ISO 14001/Miljøfyrtårn/EMAS.

4. Tildelingskriteriene «Kvalitet - løsningsforslag» (40 %) og «Kvalitet - erfaring» (30 %) sier at leverandøren skal beskrive kravene i vedlagt svarskjema. Kan dere forklare hvordan dere konkret evaluerer disse to kriteriene (kriterieskala/vekting innad, hva som typisk gir høy/middels/lav score), og hvordan dere skiller løsningsforslag vs. erfaring i poengsettingen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelig evaluering kan medføre at leverandøren ikke treffer riktig innhold/struktur i svarskjemaet og dermed gir et ikke-optimalt tilbud.

   Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 9 «Tildelingskriterier» (40 % og 30 %).

5. Når dere bruker GRIPs evalueringsverktøy (kap. 10), kan dere bekrefte hvilke opplysninger som vil bli vektet/poengsatt i praksis for «Pris» (30 %) og for «Kvalitet»-kriteriene, og hvilke deler av Pris- og svarskjemaet som inngår direkte i beregningen? Hvis det finnes en evalueringsmatrise/leseveiledning, kan dere gjøre den tilgjengelig?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå hvilke eksakte felt/tekster som utløser poeng for å kunne skrive og prise konkurransedyktig.

   Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 10 «Evaluering» samt kap. 9 «Tildelingskriterier».

6. Kontraktsperioden er oppgitt til 2 år fra kontraktsignering, med opsjon 1 + 1 år. Kan dere opplyse om rammen/volumanslag for antall og type spørreundersøkelser per år (f.eks. ca. antall prosjekter, forventet omfang i spørsmålslengde/antall respondenter eller datainnsamlingsmetode) slik at leverandøren kan prise riktig?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten et realistisk volum-/omfangsgrunnlag er det vanskelig å dimensjonere kapasitet, automatisering, bemanning og prisstruktur.

   Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 1 «Oppdragets art» (variasjon i antall) og kap. 2 «Avtaleperiode» (opsjoner).

7. Vedlegg 5 og Vedlegg 6 «Databehandleravtale» er nevnt, men teksten jeg har fått med er ikke komplett, og det står «bilag» som kan inneholde konkrete sikkerhetskrav/tidsfrister. Kan dere bekrefte og/eller oversende hvilke konkrete frister og krav som gjelder for: (1) igangsetting av tiltak, (2) eventuelle avvikshåndterings- og varslingsfrister, og (3) konkrete sikkerhetskontroller for databehandling i denne anskaffelsen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Informasjonssikkerhet/personvernregimer og frister påvirker leverandørens ressursbruk og compliancekostnader, og må være kjent før tilbud.

   Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 12 «Vedlegg» (Vedlegg 5 og Vedlegg 6) og SSA-O kap. 7 «Informasjonssikkerhet og personvern».

8. Konkurransegrunnlaget har en tilsynelatende feil i «Viktige datoer»: «Tilbudsfrist ... start kvalifisering/evaluering 08.06.2025» står oppgitt, mens konkurransen kunngjøres 06.05.2026 og tildeling 20.06.2026. Kan dere bekrefte korrekt dato for tilbudsfrist og tidspunkt for kvalifisering/evaluering?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Feil dato kan påvirke leverandørens planlegging og innleveringsstrategi; leverandøren må ha riktig frist for å unngå avvisning.

   Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 6 «Viktige datoer».

9. Standard avtalevilkår (vedlegg 7) og SSA-O legger opp til endringer/avbestilling og sanksjonsregimer. Kan dere opplyse hvordan dette slår ut for denne rammeavtalen for spørreundersøkelser, særlig: (1) hvilke avbestillings-/stansscenarioer dere realistisk ser for dere (f.eks. i forkant av datainnsamling), og (2) om det finnes egne regler i bilag 1/4/5/6 som begrenser eller presiserer dagbot, konvensjonalbot, hevingsrett eller tilbakeholdsrett?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå faktisk risiko ved uforutsette endringer/stans, og om SSA-O/standardvilkår er skjerpet eller myket i denne konkrete konkurransen.

   Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 2 «Kontraktsvilkår» (vedlegg 7 og SSA-O bilag) og Vedlegg 7 punkter om konvensjonalbot/ansvar samt SSA-O kap. 4 (avbestilling/stans) og kap. 9 (mislighold/dagbot/erstatningsbegrensning).