Rammeavtale - Rådgivende ingeniørtjenester byggteknikk (RIB)

Åpen anbudskonkurranse for rammeavtale om rådgivende ingeniørtjenester innen byggeteknikk (RIB) for Eigersund kommune, til bruk i drift og investeringsprosjekter (og eventuelle avrop/bestillinger i avtaleperioden).

• Tilbyder skal være registrert i foretaksregister, faglig register eller registrert i handelsregister i den staten leverandøren er etablert.

  Dokumentasjon: Fremlegge kopi av firmaattest. Utenlandske selskaper: godtgjørelse for registrering i bransjeregister/foretaksregister etter lovgivningen i etableringslandet.

  Kilde: Krav til tilbyderens registrering mv. (kap. 2.2)
• Leverandøren må ha en finansiell stilling som gjør at den kan gjennomføre leveransen i hele avtaleperioden.

  Dokumentasjon: Oppdragsgiver innhenter kredittvurdering (Dun & Bradstreet) basert på siste kjente regnskapstall. Ratingkrav: A. Nyetablerte: ikke dårligere enn AN.

  Kilde: Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet (kap. 2.2)
• Leverandøren må ha solid erfaring fra tilsvarende arbeid som rammeavtalen omfatter (de siste 3 år).

  Dokumentasjon: Liste over de viktigste leveransene/utførte tjenester de siste 3 år, med opplysninger om verdi/omsetning, tidspunkt og mottaker.

  Kilde: Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner (kap. 2.2)
• Leverandøren må ha tilstrekkelig stor organisasjon til å betjene rammeavtalen i hele perioden; kunne tilby både ingeniører og sivilingeniører.

  Dokumentasjon: Oversikt/beskrivelse av personell leverandøren råder over til å utføre kontrakten/rammeavtalen. Ingen krav om vedlegg av CV knyttet til dette kvalifikasjonskravet (fra teksten).

  Kilde: Bemanning/organisasjon (kap. 2.2)
• Leverandøren må ha tilfredsstillende kvalitetssystem for å sikre at tjenesten leveres i tråd med gjeldende lov- og regelverk.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av leverandørens kvalitetssystem (maks 2 sider) eller kopi av systemsertifikat utstedt av akkrediterte sertifiseringsorgan eller tilsvarende dokumentasjon.

  Kilde: Kvalitetssystem (kap. 2.2)
• Oppfylle avvisnings-/ESPD-krav: levere elektronisk egenerklæringsskjema (ESPD) som bekreftelse og foreløpig dokumentasjon på at kvalifikasjonskrav er oppfylt og at det ikke foreligger grunner til avvisning.

  Dokumentasjon: ESPD-skjema i Mercell (elektronisk egenerklæring). Dersom det støttes på annen part: forpliktelseserklæring signert av signaturmyndig, og ressurser må disponeres i hele avtaleperioden; organisasjonsnr oppgis.

  Kilde: ESPD-skjema mv. (kap. 2.1)
• Skatteattest (nasjonalt krav) for valgt leverandør (kun norske) ved anskaffelser som overstiger terskel.

  Dokumentasjon: Skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt. Ikke eldre enn 6 måneder fra frist for å levere forespørsel om å delta i konkurransen/tilbud.

  Kilde: Skatteattester (kap. 1.13)

• Skriftlig tilbud i riktig rekkefølge: Vedlegg 1 – Tilbudsbrev, Vedlegg 2 – Prisskjema, Vedlegg 3 – Tilbudt rådgiver og referanseprosjekt.Kilde: Krav til tilbud / innleveringstruktur (kap. 1.3)
• Benytte vedleggene i Mercell for utfylling av informasjon.Kilde: Krav til tilbud / Mercell-utfylling (kap. 1.3)
• Vedlegge oversiktlig CV for tilbudte person.Kilde: Krav til tilbud (kap. 1.3)
• Fylle ut ESPD-skjema (elektronisk egenerklæring) for å kunne få tilbudet evaluert.Kilde: ESPD-skjema (kap. 2.1)
• Dersom underleverandører støtter kvalifikasjonskrav: disse må også fylle ut ESPD, og tilbyder må invitere underleverandør i Mercell.Kilde: ESPD-skjema / underleverandør (kap. 2.1)
• Til tilbudet (tildelingskriterier) skal dokumentasjon vedlegges: CV for tilbudt kontaktperson og Vedlegg 3 fylles ut og vedlegges.Kilde: Tildelingskriteriet «Erfaring og kompetanse» (kap. 4.2)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

30.06.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Rammeavtalen gjelder 2 år, med mulighet for forlengelse i 1 + 1 år.Kilde: Avtalens varighet (kap. 1.4)
• Avrop/bestilling bekreftes av oppdragsgiver; leverandør skal utarbeide honorarbudsjett for hvert oppdrag ved bestilling. Bestilling skal inneholde bl.a. referanse til kontrakt, arbeidsbeskrivelse, rådgivers navn/prosjektdeltakere, startdato/fremdriftsplan/varighet, kontaktperson.Kilde: Bruk av rammeavtalen / bestilling (kap. 3.5)
• Tilgjengelighet og responstid: bekreftelse på mottatt bestilling innen 2 virkedager; responstid for ordinære oppdrag innen 10 virkedager (innenfor man-fre) samt tilbakemelding om anslått omfang og fremdriftsplan innen disse 10 dagene; oppmøte i Eigersund kommune kl. 09.00–15.00.Kilde: Tilgjengelighet og responstid (kap. 3.6)
• HMS: leverandørens internkontrollsystem skal ivareta HMS; prosjektansvarlig hos oppdragsgiver skal ha innsyn/kommentarrett til alt HMS-arbeid knyttet til oppdrag utført under rammeavtalen.Kilde: Helse, miljø og sikkerhet (kap. 3.7)
• Leverandørens ansvar for nødvendige godkjenninger for ansvarsrett etter plan- og bygningsloven før arbeid påbegynnes (tillegg til NS 8402 kap. 6.4).Kilde: Alminnelige kontraktsbestemmelser / NS 8402-tillegg (kap. 5.1)
• Reiser refunderes med tilbudt pris pr. oppmøte iht. konkurransegrunnlaget (tillegg til NS 8402 kap. 12.2).Kilde: Alminnelige kontraktsbestemmelser / honoreringspunkt (kap. 5.1)
• Timepriser og pris pr. møte er bindende, med mindre helt spesielle forhold; faste i to år fra avtaleinngåelse; deretter årlig indeksjustering (KPI-Totalindeks) etter varsel minst 1 måned.Kilde: Prisjusteringer (kap. 5.2.5)
• Faktura: betalingsbetingelser 30 dager etter mottatt korrekt faktura; elektronisk faktura EHF; faktura skal være oversiktlig og henvise til avtale og ha forklarende tekst til påløpte timer.Kilde: Fakturerings- og betalingsbetingelser (kap. 5.2.4)
• Kvalitetssikring/kvalitetskontroll: leverandør skal ha kvalitetssikringssystem; oppdragsgiver har rett til å kontrollere forhold uavhengig av hvor leveransen utføres.Kilde: Kvalitetssikring og kvalitetskontroll (kap. 5.2.12)
• Teknisk leveranse-/leveranseformatkrav (for tegninger/modeller): redigerbare tegninger/prosjektdokumenter elektronisk; BIM/3D-modell med åpne BIM-standarder, støtte import/eksport til IFC; etter endt prosjekt sendes dokumenter samt as built-tegninger; anbudsbeskrivelser som gab-/XML-filer og følge NS 3420; også krav til filformat for tegninger/skisser (DWG m.fl.) samt leveranse i globale koordinater og lokalt nullpunkt for nybygg.Kilde: Tegninger og prosjekteringsmateriell (kap. 3.8)
• Utskifting av personell: tilbudt kontaktperson kan byttes kun etter oppdragsgivers godkjenning; skal ha tilsvarende (eller bedre) kompetanse. Oppsigelsesgrunn kan vurderes dersom tjenestekvaliteten endres vesentlig.Kilde: Utskifting av personell (kap. 5.2.10)
• Personell-/språk: tilbudt personell skal kommunisere godt på norsk muntlig og skriftlig; det er krav om navngitt kontaktperson som skal være ansvarlig for alle leveranser.Kilde: Bemanning av oppdrag / språkkrav (kap. 3.4 og kap. 3.6)
• Arbeids- og lønns- og arbeidsvilkår: leverandør skal sikre at ansatte/underleverandører ikke har dårligere vilkår enn lov/avtale; leverandør skal kunne legge frem dokumentasjon på forespørsel; oppdragsgiver kan gjennomføre kontroller; ved brudd kan oppdragsgiver kreve retting, holde tilbake beløp og i vesentlige tilfeller kreve heving/bytte av underleverandør.Kilde: Lønns- og arbeidsforhold (kap. 5.2.9)

• Dokumentteksten mangler kapittel 4 (tildelingskriterier) deler utover overskrifter/vekting, og komplette konkrete evalueringsmomenter utover angitt CV/Vedlegg 3 og utdanning/erfaring prosent.
• Konkurransegrunnlaget-teksten viser ikke tilbudsfrist og øvrige praktiske innleveringsdetaljer (kun at innlevering skal skje via Mercell innen frist angitt der).
• Detaljene i kravspesifikasjonen (kap. 3) dekker mange utførelseskrav, men teksten viser ikke alle eventuelle krav utover de avsnittene som er gjengitt.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I kapittel 1.10 viser konkurransegrunnlaget til «kap. 1.10» for vilkår/rammer for unntak fra offentlighet, men teksten vi har mottatt inneholder ikke selve innholdet i kapittel 1.10. Kan dere oversende/henvise til korrekt del/avsnitt som beskriver hvilke opplysninger som kan unntas offentlighet, fremgangsmåte for merking av unntak og hvilke frister som gjelder?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å levere et korrekt og robust tilbud må vi forstå nøyaktig hva som kan unntas og hvordan det skal merkes/begrunnes.

   Kilde: 1.10 Rettelser og spørsmål / manglende innhold om unntak offentlighet (henviser til kap. 1.10)

2. Vedlegg 2 (Prisskjema) og Vedlegg 3 (Tilbudt rådgiver og referanseprosjekt) er ikke vedlagt/ikke spesifisert i utdraget vi har. Kan dere bekrefte at gjeldende maler ligger i Mercell, og samtidig oppgi: (1) hvilke konkrete felter vi må fylle ut i Vedlegg 2 for at prisen skal bli «evalueringssum», og (2) hvilke nøyaktige felter/opplysninger som kreves i Vedlegg 3 for de «3 viktigste og mest relevante oppdragene»?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Pris- og evalueringsgrunnlaget avhenger av korrekt utfylling av vedleggene; manglende/ukjente felter kan gi feil pris eller avvisningsrisiko.

3. I kapittel 1.8 og 1.9 omtales «tilbudsfrist angitt i Mercell» og at karensperiode/opplysninger om karensperiode fremgår av «meddelelse om valg», men utdraget vårt angir ikke konkret hvilken tilbudsfrist og karensperiode/vedståelseslengde dere legger til grunn i konkurransen. Kan dere opplyse om: (1) eksakt dato og klokkeslett for tilbudsfrist, (2) om karensperiode vil følge FOA standard (10/15 dager avhengig av type meddelelse), og (3) om vedståelsesfristen på 3 måneder regnes fra tilbudsfrist (bekreft)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker tilbudsprising, bemanningsplan og intern planlegging hos leverandøren.

   Kilde: 1.8 Innlevering av tilbud / 1.9 Vedståelsesfrist / 1.14 Meddelelse om valg av leverandør (karensperioden)

4. Tildelingskriteriet «Erfaring og kompetanse» beskriver at utdanning vektes 15 % og relevant erfaring 45 % (totalt 60 %), men metode for skjønn utover dette er ikke konkretisert. Kan dere beskrive hvordan dere rangerer/normaliserer mellom tilbyderne når det gjelder «utdanning utover minstekravet» og «relevant erfaring», herunder hvilke forhold som typisk gir uttelling (f.eks. lengde utover 5 år, relevans for RIB-oppgaver, prosjektstørrelse/kompleksitet) og hvordan dere sammenligner de 3 oppdragene i vedlegg 3?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelig evalueringsmetode kan gjøre det vanskelig å levere riktig dokumentasjon og optimalisere tilbudet.

   Kilde: 4.2 Erfaring og kompetanse

5. Kapittel 3.6 angir både responstid og tilgjengelighet (bekreftelse innen 2 virkedager, oppstart innen 10 virkedager for ordinære oppdrag og oppmøte i Eigersund kl. 09-15). Kan dere presisere hva som ligger i «oppdraget er påbegynt» (f.eks. første leveranse/leverandørens interne igangsetting, første møte, eller mottak av bestilling + tildeling av ressurs), og hvordan responstid håndteres ved avrop som krever avklaring av omfang/valg av oppdragstype?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Definisjonen av «påbegynt» påvirker kapasitet/risiko for brudd på responstid.

   Kilde: 3.6 Tilgjengelighet og responstid

6. Kapittel 3.4 sier: «Det er ikke tillatt for leverandøren å sette flere personer på et oppdrag uten at dette på forhånd er avklart med og godkjent av oppdragsgiver». Samtidig beskriver dere at kontaktperson er ansvarlig, og at dere kan etterspørre både ingeniører og sivilingeniører. Kan dere avklare om kontaktpersonen i evalueringsgrunnlaget (vedlegg 3) forventes å være primær ressurs alene, eller om vi kan forhåndsavklare et fast støtteapparat (f.eks. navngitt reserve/medarbeidere) som alltid kan benyttes uten ny forhåndsgodkjenning per avrop?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Vi må vite hvordan bemanning kan skaleres uten å bryte «forbud mot flere uten godkjenning».

   Kilde: 3.4 Bemanning av oppdrag

7. Kapittel 4.1 Pris presiserer at totalprisen (evalueringssum) fremgår av prisskjemaet og at oppdragsgiver ikke faktureres for noe annet enn timer og pris pr. oppmøte. Kan dere bekrefte hvilke kostnadstyper som uansett inngår i timeprisen (f.eks. intern administrasjon, kvalitetssikring, digitale verktøy/BIM-leveranser, reise internt), og hvordan dere håndterer tilfeller der oppdraget krever reise utover oppmøte i Eigersund (dersom det skulle bli aktuelt): faktureres det kun som «pris pr. oppmøte» og reisetid måles som vanlig timepris, eller finnes det andre elementer i vedlegg 2?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å prise riktig må vi forstå avgrensningen mellom fakturerbare elementer og kostnader som er inkludert.

   Kilde: 4.1 Pris / 5.1 og 5.2.12 (knyttet til honorar/reiser) samt 3.6 oppmøte

8. Kapittel 5.2.5 sier prisene er faste i to år fra avtaleinngåelse, og deretter justering etter KPI-Totalindeks. Kan dere opplyse: (1) hva dere legger til grunn som «avtaleinngåelse» (dato for signering via Mercell), og (2) om prisjustering skjer automatisk eller etter skriftlig varsel, og (3) hvilke dokumentasjonskrav dere stiller for indeksgrunnlaget (SSB-kode/serienavn)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker leverandørens kalkyle for avtaleperioden og prosedyrer for prisendringshåndtering.

   Kilde: 5.2.5 Prisjusteringer

9. Kapittel 5.1 viser til NS 8402 med tillegg: «Rådgiveren er ansvarlig for at nødvendige godkjenninger for ansvarsrett… foreligger før arbeidene påbegynnes» og «Utgifter i forbindelse med reiser refunderes med tilbudt pris pr. oppmøte». Kan dere konkretisere: (1) hvem som etter deres praksis normalt innhenter/har ansvar for ansvarsrett/godkjenninger i denne type RIB-oppdrag (og hva som anses som «nødvendige godkjenninger»), og (2) om «reiser» i praksis kun gjelder dekning gjennom pris pr. oppmøte, eller om det også finnes situasjoner der andre reisekostnader refunderes (og i så fall hvordan dette skal håndteres i faktura)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uvanlige eller uklare ansvars-/honorarbestemmelser gir høy risiko hvis vi tolker dem feil.

   Kilde: 5.1 Alminnelige kontraktsbestemmelser (NS 8402 – endringer/tillegg)