Møbler

Dokumentgrunnlag (1) standard avtalevilkår for kjøp av varer/tjenester (Innlandet fylkeskommune, 4.4.2025) og (2) kravspesifikasjon til rammeavtale på møbler (2026/6787), del III Bilag 1 Kravspesifikasjon. Kravspesifikasjonen omfatter krav til leverandørens sortiment (inkl. brukte møbler), kompetanse/kundeteam, support, tegne-/presentasjon, prosjektleveranser, reparasjon, e-handel/punchout, samt detaljerte funksjonelle/tekniske krav til møbler i prisskjema, og miljøkrav (miljømerke type I m.m.).

• Leverandøren må være en fullsortiments leverandør innen kategorier nevnt i kravspesifikasjonens omfang/kontraktsverdi (for rammeavtale på møbler).

  Dokumentasjon: Det skal beskrives sortimentsbredde og hvem av leverandører/brukte-møbelleverandører/produsenter/merker som gir tilgang til målet om minst 25 % (jfr. pkt. om min. 25 %).

  Kilde: Kravspesifikasjon, 1.3/«Sortiment» (avsnitt om fullsortiments leverandør, og dokumentasjon om min. 25 %)
• Leverandøren skal liste opp underleverandører/produsenter innen nevnte kategorier i vedlegget Prisskjema (fane «Produsenter»).

  Dokumentasjon: Utfylling/liste i «Prisskjema» fane «Produsenter – underleverandører» (omtalt i kravspesifikasjonen).

  Kilde: Kravspesifikasjon, «Sortiment»
• Leverandøren må ha avtaleansvarlig og et fast kundeteam dedikert denne avtalen (kontaktperson per lokasjon/område/region).

  Dokumentasjon: Bekrefte krav og beskrive tilbudt kundeteam/avtaleansvarlig; fylle ut kompetanse i fanen «Kompetanse» i Prisskjema; beskrive hvordan personer brukes i avtaleperioden og hvordan responstider ivaretas ved sykdom/ferie.

  Kilde: Kravspesifikasjon, «Rådgivning/kompetanse»

• Leverandøren skal bekrefte/besvare alle spørsmål i kravspesifikasjonen og gi besvarelse i høyre kolonne samt legge ved vedlegg merket med samme punktnummer som i kravspesifikasjonen.Kilde: Kravspesifikasjon, «Om kravene» (avsnitt om besvarelse/vedlegg, rekkefølge pkt.nr.)
• Besvarelse skal gis i nummerrekkefølge og være referert til pkt.-nr. i kravspesifikasjonen.Kilde: Kravspesifikasjon, «Om kravene»
• Det er ikke tillatt å legge inn lenker til nettsider (med unntak: url til gyldig miljøsertifikat i prisskjema).Kilde: Kravspesifikasjon, «Om kravene»
• For sortiment/brukte møbler: Leverandøren må beskrive sortimentsbredde og gi detaljert beskrivelse av hvilke leverandører/ bruktmøbelleverandører/produsenter/merker tilbyder har tilgang til for å oppnå målet om min. 25 %, samt beskrive tilgang til nettbutikker og grad av oppfyllelse.Kilde: Kravspesifikasjon, «Brukte møbler» (Dokumentasjon)
• For rådgivning/kompetanse: Leverandøren skal fylle ut fanen «Kompetanse» i vedlegget Prisskjema.Kilde: Kravspesifikasjon, «Rådgivning/kompetanse» (Dokumentasjon)
• For support: Leverandøren skal bekrefte og dokumentere supporttjenesten (tilgjengelighet, kanaler, svar på henvendelser, bekreftelse på mottak og behandlingstid, samt at alle henvendelser håndteres uten å henvise).Kilde: Kravspesifikasjon, «Support»
• Presentasjon av tilbud/tegninger: Leverandøren skal vederlagsfritt levere forslag til 3D-tegning og mål med forklaringer samt pristilbud for oppgitte rom (møterom, kontor, åpent landskap, lærerarbeidsplass).Kilde: Kravspesifikasjon, «Presentasjon av tilbud» og tilhørende «Dokumentasjon»
• Samordning leveranser/prosjektleveranser: Leverandøren skal bekrefte og beskrive gjennomføring av prosjektleveranser og legge ved eksempel på prosjektplan/sjekklister/gjennomføringsplan.Kilde: Kravspesifikasjon, «Samordning leveranser»
• Reparasjon: Leverandøren må oppgi hvem som skal benyttes ved oppussing av møbler/eventuelt hvordan kravet oppfylles fra avtalestart.Kilde: Kravspesifikasjon, «Reparasjon» (Dokumentasjon)
• E-handel/Punch Out: Tilbyder skal legge ved demobruker for verifisering av krav.Kilde: Kravspesifikasjon, «E-handel/Punch Out løsning/nettløsning» (Dokumentasjon)
• Følgeseddel: Leverandøren skal bekrefte kravet og legge ved eksempel på følgeseddel.Kilde: Kravspesifikasjon, «Følgeseddel»
• Retur og reklamasjon: Leverandøren skal beskrive bedriftens rutiner og hvordan kort tid fra mottatt info til utsending av nytt produkt skal sikres; beskrive rutiner for reklamasjon.Kilde: Kravspesifikasjon, «Retur og reklamasjon»
• Oppfølgingsmøter: Leverandøren skal bekrefte kravet om å gjennomføre oppfølgingsmøter årlig og innholdet (omsetning, andel brukte møbler, leveringssituasjon/tilbakemelding).Kilde: Kravspesifikasjon, «Oppfølgingsmøter»
• Funksjonelle/tekniske krav til produkter: For hvert relevant produkt merket X skal det legges ved produktblad/produktdokumentasjon som minimum dokumenterer krav.Kilde: Kravspesifikasjon, «Funksjonelle og tekniske krav til produkter i prisskjema» (generelt om X og dokumentasjon)
• Miljømerke: I prisskjema skal leverandøren oppgi type merkeordning, lisensnummer, og url til gyldig sertifikat der det er mulig; vedlegg gyldig sertifikat der url ikke er mulig; alternativ dokumentasjon hvis sertifikat ikke er mottatt på tilbudstidspunktet. EPD godkjennes ikke som tilsvarende merkeordning.Kilde: Kravspesifikasjon, «standarder og miljø» (Miljømerke type I, Dokumentasjon)
• Produktmerking/informasjon: Leverandøren må dokumentere/oppgi at alle møbler merkes med minimum produsent, leverandør (forhandler), produksjonsdato (avvik på brukte møbler), leveringsdato, leverandørens ordrenummer; alternativt digital tilgjengeliggjøring der fysisk merking ikke lar seg gjøre.Kilde: Kravspesifikasjon, «Produktinformasjon» (Dokumentasjon)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

14.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Obligatorisk

• Endringer i avtalen kan kun gjøres skriftlig, og får virkning bare ved godkjenning av oppdragsgivers avtaleansvarlig i kontraktsadministrasjonsverktøyet (KAV).Kilde: Standard avtalevilkår, punkt 1
• Meldinger/varsler/krav som avtaledokumentet krever skriftlig skal avgis til utpekt kontaktperson i KAV.Kilde: Standard avtalevilkår, punkt 1
• Leverandøren skal levere varer/tjenester som avtalen gjelder.Kilde: Standard avtalevilkår, punkt 3.1
• Underleverandører kan benyttes, men engasjement og utskifting skal skriftlig godkjennes av oppdragsgivers avtaleansvarlig; leverandøren er ansvarlig for underleverandørens utførelse.Kilde: Standard avtalevilkår, punkt 3.3
• Varer/tjenester skal produseres i produsentlandets lov- og forskriftskrav og leveres i overensstemmelse med norske lover og forskrifter.Kilde: Standard avtalevilkår, punkt 3.4
• Eventuelt nøkkelpersonell: utskifting krever skriftlig godkjenning; godkjenning kan ikke nektes uten saklig grunn; leverandør dekker kostnader ved utskifting.Kilde: Standard avtalevilkår, punkt 3.6
• Ved personellbytte etter oppdragsgivers vurdering av klanderverdig opptreden eller uegnethet: utskifting uten ugrunnet opphold; leverandør dekker kostnader.Kilde: Standard avtalevilkår, punkt 3.7
• Valuta: priser i norske kroner.Kilde: Standard avtalevilkår, punkt 4.1
• Pris reguleres som fast pris (prisen reguleres ikke), men det finnes mekanisme for endring ved endrede norske skatte- og avgiftsbestemmelser (dokumentasjon).Kilde: Standard avtalevilkår, punkt 4.3
• Forskuddsbetaling: ikke adgang (forskuddsbetaling betales ikke).Kilde: Standard avtalevilkår, punkt 5.1
• Betalingsfrist 30 dager fra oppdragsgiver mottar faktura som oppfyller kravene; hver ordre skal faktureres separat.Kilde: Standard avtalevilkår, punkt 5.2
• Fakturakrav: faktura utstedes iht. forskrift om bokføring, skal referere til virksomhet, leveringsadresse, avtalenummer og ansattnummer, og leveres i EHF-format via ELMA til oppgitt adresse.Kilde: Standard avtalevilkår, punkt 5.3
• Gebyrer: fakturagebyr/purregebyr/behandlingsgebyr m.m. skal ikke betales; forsinkelsesrenter ikke høyere enn det forsinkelsesrenteloven tillater.Kilde: Standard avtalevilkår, punkt 5.4
• Emballering og levering: leverandøren skal emballere forsendelser sikkert og forsvarlig; DDP Incoterms 2020 ferdig losset på anvist sted (i standardvilkår).Kilde: Standard avtalevilkår, punkt 7.1 og 7.2
• Leveringstid: ved manglende overholdelse av avtalt leveringstid skal oppdragsgiver varsles skriftlig uten opphold; ved forsinkelse uten force majeure kan oppdragsgiver kreve konvensjonalbot, erstatning og dekningskjøp.Kilde: Standard avtalevilkår, punkt 11 og 11.1
• Konvensjonalbot: 0,5 % av verdien av den del av leveransen som er forsinket per virkedag; minst 1 000 kr per virkedag; begrenset til 20 % av leveransens totale verdi.Kilde: Standard avtalevilkår, punkt 11.1
• Immaterielle rettigheter/resultat av arbeidet: oppdragsgiver får eiendomsrett/bruksrett/opphavsrett m.m. til resultatet; leverandør kan ikke benytte resultatene uten skriftlig samtykke.Kilde: Standard avtalevilkår, punkt 6
• Retur av ubrukte varer: rett til å returnere for full kredit (originalemballasje, i fullgod stand og salgbare); returvarsel innen 30 dager; oppdragsgiver betaler returkostnaden; ikke ved spesielt produserte varer.Kilde: Standard avtalevilkår, punkt 8
• Garanti: 24 måneder etter levering for feil; skal ikke være kortere enn vanlig garanti for produktet; omfatter feil ved riktig bruk/laging/ikke normal slitasje; retting/omlevering gir ny garantitid.Kilde: Standard avtalevilkår, punkt 9
• Mangler: varer/tjenester skal være i samsvar med avtalen; ved avvik kan oppdragsgiver kreve prisavslag, retting, omlevering, erstatning og dekningskjøp; oppdragsgiver kan heve ved vesentlig kontraktsbrudd eller forventet vesentlig kontraktsbrudd.Kilde: Standard avtalevilkår, punkt 10
• Taushetsplikt og konfidensialitet: leverandør skal behandle opplysninger som konfidensielle; taushetsplikt etter forvaltningsloven § 13 nevnes.Kilde: Standard avtalevilkår, punkt 13
• Etisk handel/lønn- og arbeidsvilkår: krav til lønns- og arbeidsvilkår i tråd med ILO 94, norske allmenngjorte tariffvilkår/andre relevante forskrifter; dokumentasjonsplikt og rett til kontroll; brudd kan gi dagbot og heving.Kilde: Standard avtalevilkår, punkt 17 (særlig 17.1, 17.3)
• Transport/overdragelse av avtalen: ingen av partene kan overføre rettigheter/plikter til tredjepart uten den andre parts skriftlige godkjenning.Kilde: Standard avtalevilkår, punkt 14
• Insolvens: oppdragsgiver kan si opp avtalen ved frivillig ordning/akkord, konkursbehandling eller avviklingsvedtak mv.Kilde: Standard avtalevilkår, punkt 15
• Markedsføring: forbud mot å bruke innholdet i avtalen til reklame uten særskilt avtale.Kilde: Standard avtalevilkår, punkt 16
• Tvist og verneting: tvister forsøkes løst ved forhandling; deretter avgjøres for ordinære domstoler (med avtalt verneting: Hedmarken og Østerdal tingrett) med mindre voldgift/annen avtale.Kilde: Standard avtalevilkår, punkt 19.2

• Kravspesifikasjonen er ikke komplett i utdraget: pkt. «1.3 Omfang og kontraktsverdi i konkurransegrunnlaget» og flere delkapitler (1.3–1.5) vises kun som sidereferanser, ikke fullt innhold. For flere produkt- og dokumentasjonskrav mangler detaljert tekst utover eksemplene som er gjengitt.
• Krav om «mål om min. 25 %» knytter seg til sortiment/tilgang, men definisjon (hva som inngår i 25 %) er ikke fullt gjengitt i utdraget.
• Standard avtalevilkår-filen er ikke inkludert i sin helhet med alle punkter, men hovedpunkter fra innholdsliste og tekstblokker er med.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I konkurransen fremgår det at oppdragsgiver ønsker en min. andel på 25 % brukte møbler, men definisjonen av hva som inngår i «25 %» er ikke komplett i utdraget. Kan oppdragsgiver presisere hva som er tellende grunnlag (f.eks. omsetning i NOK eks. mva., antall varelinjer, andel av konkrete prisskjema-kategorier) og hvordan «brukte møbler» skal dokumenteres ved avrop og/eller verifisering?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne prise riktig og dokumentere at den løpende leveransen faktisk oppfyller minstekravet til 25 % brukte møbler uten å risikere avvisning eller avvik ved verifisering.

   Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 1.2–1.3 (mål min. 25 %) og kravspesifikasjon (sortiment/brukte møbler, mål om min. 25 %)

2. Kravspesifikasjonen sier at leverandøren skal være en «fullsortiments leverandør innen kategorier nevnt i 1.3». Kan oppdragsgiver avklare hva som menes med fullsortiment i praksis: er det krav om å tilby minst én varelinje i hver kategori, eller et nærmere angitt utvalg/antall varetyper per kategori i prisskjema? Hvis det ikke er 1:1, hvordan evalueres eller avvikshåndteres manglende bredde i enkelte kategorier?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelig definisjon av «fullsortiment» kan gi tilbudsavvik og feil prising av sortimentskost/leverandøravtaler.

   Kilde: Kravspesifikasjon pkt. «Sortiment» (sortiment/fullsortimentsleverandør)

3. For brukte møbler stilles det krav om at «Leverandører av brukte møbler skal ha nettbutikk med ønskede funksjoner» (bl.a. veiledende/nettopris, leveringstid, fargevalg, tilbehør, god info, og at «renhold» inngår). Kan oppdragsgiver bekrefte hvilke av funksjonene som er absolutte minimumskrav (avkrysset med X) og hvilke som er vurderingspunkter? Videre: er det tilstrekkelig at f.eks. «fargevalg» og «tilbehør» finnes der det er relevant for den enkelte produktserie (dvs. ikke alle produkter har alle varianter)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hvilke nettbutikk-funksjoner som må være på plass for å oppfylle minimumskrav og unngå avvisning.

   Kilde: Kravspesifikasjon under «Brukte møbler» (nettbutikkfunksjoner og X-markering)

4. I kravspesifikasjonen står det at leverandøren skal oppgi/ beskrive «tilgang» til nettbutikk og «grad av oppfyllelse» av krav, samt at leverandøren må liste opp underleverandører/produsenter i prisskjema-fanen «Produsenter». Kan oppdragsgiver presisere om tilgangen må være direkte tilgjengelig i nettbutikk (punchout/meny/søk), eller om det er tilstrekkelig at leverandøren kan skaffe/tilby brukte møbler via forespørsel og underleverandør, selv om hele sortimentet ikke vises i nettbutikken?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker investeringsomfang (nettbutikk/punchout/integrasjoner) og tilbudspris/risiko ved manglende synlig sortimentbredde.

   Kilde: Kravspesifikasjon «Brukte møbler» (tilgang til nettbutikk/grad av oppfyllelse) og «Sortiment» (liste underleverandører/produsenter i prisskjema)

5. Det fremgår at «Tilbyder bes bekrefte og dokumentere» krav til support, inkl. at leverandøren skal håndtere alle henvendelser og ikke henvise oppdragsgiver til produsent/andre leverandører. Kan oppdragsgiver avklare hva som ligger i «håndtere alle henvendelser» i praksis, særlig for: (1) tekniske spørsmål om produkter, (2) reklamasjons-/returprosesser, og (3) bestillinger som gjelder miljø-/sertifikatspørsmål? Er det tilstrekkelig at leverandøren koordinerer svar og innhenter info fra produsent internt, men leverer svaret til oppdragsgiver?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Klart omfang av supporttjenesten reduserer risiko for urealistiske driftsforventninger og tvister om ansvarsdeling.

   Kilde: Kravspesifikasjon «Support»

6. Kravspesifikasjonen sier at levering skal være «maks 8 uker» og at «Med leveringstid menes den tid det tar fra bestilling er sendt fra oppdragsgiver til varen er levert og montert», samt at alle bestillinger over 30 000,- skal leveres fraktfritt DDP (Incoterms 2020). Kan oppdragsgiver presisere hvordan leveringstid skal håndteres når det finnes (a) tilbehør som har lengre levering enn hovedprodukt, (b) prosjekter/mini-konkurranser hvor leveringstid avtales særskilt, og (c) når delleveranser godkjennes? Skal leveringstiden måles per komplett levering eller per delleveranse (og hvordan påvirker det beregning/ansvar ved forsinkelse)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leveringstid definert som levert og montert kan bli vanskelig å overholde ved sammensatte varelinjer. Presisering trengs for å prise risiko og planlegge kapasitet.

   Kilde: Kravspesifikasjon «Leveringsbetingelser» (fraktfritt DDP, max 8 uker, definisjon av leveringstid) og «Samordning leveranser»

7. I kravspesifikasjonen står det at leverandøren er pliktig til å avklare forhold knyttet til demontering/montering i forkant av tilbudet, og at «Montering på vegg skal faktureres som en tjeneste» med estimert tidsbruk som ikke kan overskride med mer enn 20 %, og fakturering pr. påbegynte halvtime. Kan oppdragsgiver avklare hva som regnes som «montering på vegg» (f.eks. gjelder det også skap/innredning som festes delvis, tavler, reoler, akustikkelementer), og hvordan skal leverandøren gi estimat når konkrete forhold varierer mellom lokasjoner?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelig definisjon av monteringskategorier kan gi feil estimater, prisavvik og tvister om timesatser ved endringsbehov.

   Kilde: Kravspesifikasjon «Montering/demontering»

8. Kravspesifikasjonen krever følgeseddel ved hver forsendelse med bl.a. «Signatur for ansvarlig ekspeditør». Kan oppdragsgiver avklare hvilken type signatur/kvittering som aksepteres (papir signatur, digital signering, e-postbekreftelse), og om kvittering må innhentes for alle del-leveranser ved godkjent delleveranse?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Administrative krav til dokumentasjon må være praktisk gjennomførbare og påvirker leveransens rutiner/cost.

   Kilde: Kravspesifikasjon «Følgeseddel»

9. Det fremgår at leverandøren skal bistå med rådgivning og tilbud på reparasjon/oppussing fremfor avhending, og at leverandøren skal legge frem skriftlig vurdering av levetid og kostnader. Kan oppdragsgiver presisere forventet format og frist for slik vurdering (f.eks. innen X arbeidsdager etter forespørsel), og om det gjelder for alle typer møbler/leveranseverdier eller kun for møbler som omfattes av avtalen og/eller bestemte produktkategorier?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Pris og kapasitet til reparasjonsvurderinger avhenger av definert prosess, tidsfrister og omfang.

   Kilde: Kravspesifikasjon «Reparasjon»