Vintervedlikehold 5-års avtale - Leirfjord kommune

Leirfjord kommune skal inngå tjenestekontrakt om vintervedlikehold av kommunale veier og plasser for perioden 15.11.2026–01.04.2031 (5 år). Arbeidet omfatter bl.a. oppsett/nedtaking av brøytestikker, snøbrøyting, sandstrøing ved behov og siktrydding i kryssområder. Tildeling skjer til laveste pris. (Del 1, kapittel 1 og 4)

• Leverandøren skal være registrert i foretaksregisteret i Norge (firmaattest) eller i utenlandske selskaper: godtgjørelse for registrering i foretaks-/handelsregister i etableringsstaten, samt faglig register ved behov.

  Dokumentasjon: Firmaattest (Norge). For utenlandske selskaper: godtgjørelse på registrering i foretaksregister/ faglig register/handelsregister i etableringsstaten.

  Kilde: Del 1, pkt. 3.4.2
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet for å kunne utføre kontrakten.

  Dokumentasjon: Kredittvurdering basert på siste kjente regnskapstall (rating ikke eldre enn 6 måneder) fra kredittopplysningsvirksomhet. I tillegg kan oppdragsgiver etterspørre ytterligere økonomisk informasjon (årsregnskap inkl. noter, styrets årsberetning, revisjonsberetning).

  Kilde: Del 1, pkt. 3.4.3
• Leverandøren skal ha nødvendig forsikring for utførelse av oppdraget.

  Dokumentasjon: Gyldig forsikringsbevis for ansvarsforsikring for alt utstyr benyttet i utførelsen, dekkende for skade på oppdragsgivers utstyr/eiendom og tredjeparts utstyr/eiendom. Forsikringen skal være gyldig på tilbudstidspunktet.

  Kilde: Del 1, pkt. 3.4.3
• Leverandøren skal ha nødvendig kompetanse og erfaring for å gjennomføre kontrakten tilfredsstillende.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av leverandørens tre mest relevante oppdrag i løpet av de siste tre årene, inkludert: hva arbeidet gikk ut på, oppdragets navn, oppdragsgiver, oppdragets verdi, tidsperiode, samt referanseperson hos oppdragsgiver med telefon og e-post.

  Kilde: Del 1, pkt. 3.4.4
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig kapasitet (bemanning/beredskap) til å gjennomføre oppdraget.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av hvor mange personer som skal engasjeres, og hvilken beredskapsplan entreprenøren har for mannskap og utstyr ifm. ferie, sykdom, maskinhavari mv.

  Kilde: Del 1, pkt. 3.4.4
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig og egnet utstyr til å gjennomføre oppdraget, basert på veienes bredde, dekke og bruksklasse.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av redskaper/materiell/utstyr, med spesifikasjon på antall og type kjøretøy, vekt og årsmodell.

  Kilde: Del 1, pkt. 3.4.4
• ESPD som foreløpig dokumentasjon på kvalifikasjonskrav og at det ikke foreligger avvisningsgrunner.

  Dokumentasjon: Utfylt ESPD-skjema(er) som del av tilbudet.

  Kilde: Del 1, pkt. 3.1
• Skatteattest (etterspørres for innstilt leverandør; gjelder også underleverandører som utfører arbeider for mer enn NOK 500 000 eks. mva).

  Dokumentasjon: Skatteattest innhentes via Altinn og skal ikke være eldre enn 6 måneder fra tilbudsfristens utløp. Tilsvarende attest for skatt og merverdiavgift for relevante underleverandører.

  Kilde: Del 1, pkt. 3.3

• Tilbud skal leveres elektronisk via Mercell innen tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud avvises.Kilde: Del 1, pkt. 5.1
• Tilbud skal utformes iht. disposisjonen: tilbudsbrev; evt. opplysninger om fellesskap/støttende virksomhet; utfylte ESPD-skjema(er); priset beskrivelse; dokumentasjon på tildelingskriterier (utfylt prisskjema i excel og PDF).Kilde: Del 1, pkt. 5.2
• Tilbudsbrev skal være datert og signert av bemyndiget representant (ved fellesskap: underskrift fra alle deltakere).Kilde: Del 1, pkt. 7.1
• Ved fellesskap: avtale om forpliktende samarbeid og solidarisk ansvar, undertegnet av alle deltakere, samt hvem som representerer gruppen.Kilde: Del 1, pkt. 3.5
• Ved fellesskap: hvert gruppemedlem må levere (skatteattest og registrering/autorisasjon) som del av kvalifikasjonsgrunnlaget (skatteattest nevnt som krav som må oppfylles).Kilde: Del 1, pkt. 3.5
• Ved støtte fra andre virksomheter: opplysning i tilbudsbrevet om støtte, samt forpliktelseserklæring fra støttende virksomhet (én per støttende virksomhet) i samsvar med mal.Kilde: Del 1, pkt. 3.6 og pkt. 7.2.2
• ESPD-skjema(er) skal leveres som del av tilbudet for leverandør og evt. deltakere/støttende virksomheter.Kilde: Del 1, pkt. 3.1 og pkt. 7.3

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

29.06.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Kontraktsperiode: 5 år fra og med 2026 til og med 2031. Tjenesteleveranse i hver vinterperiode fra 15.11 til 01.04.Kilde: Del 1, pkt. 1.4 og pkt. 1.2/1.1
• Kjøretøy/drivstoff (klima-/miljøkrav som kontraktskrav): samtlige leverandører må benytte maskiner og kjøretøy som går fullstendig på elektrisitet, hydrogen, biogass, HVO diesel eller kombinasjon av disse.Kilde: Del 1, pkt. 4.1
• Rapportering i Autoreg/mLogg/Betelo/Smartdoc el.: dokumentasjon på utført brøyting/strøing skal registreres LIVE og kunne publiseres fortløpende på kommunens hjemmeside.Kilde: Vedlegg 2 Standardkrav, pkt. 11
• Faktureringsrutiner: faktura sendes elektronisk til EHF og skal inneholde angitte opplysninger (kontraktsnavn, prosjektnummer, fakturanummer, forfallsdato, A-kontonummer/endringsnummer, spesifikasjon av mva. m.m.). Betalingsfrist min. 45 dager.Kilde: Del 2, pkt. 3.1
• Forsikring: entreprenør skal ha ansvarsforsikring som dekker skader kommunen/ tredjepart kan påføres, forsikringssum minimum 10 mill. kr.Kilde: Vedlegg 1 Kontraktsvilkår, pkt. 4.1
• Ansvar/merking: entreprenør har ikke ansvar for egen skade, men skal sørge for at kritiske punkter er tilstrekkelig merket/staket før brøyting, og varsle kommunen ved mangler.Kilde: Vedlegg 1 Kontraktsvilkår, pkt. 4.1
• Ved mangler: oppdragsgiver kan kreve retting/prisavslag og evt. erstatning. Varslingsfrist for oppretting: 2 timer til å starte oppretting etter varsel.Kilde: Vedlegg 1 Kontraktsvilkår, pkt. 3.1.1 og 3.1.2
• Dagmulkt ved forsinkelse: 2 promille av årlig kontraktssum; samlet dagmulktsansvar begrenset til 10 % av årlig kontraktssum (med unntak ved forsett/grov uaktsomhet).Kilde: Vedlegg 1 Kontraktsvilkår, pkt. 3.1.3
• Dagmulkt ved brudd på miljøbestemmelser/leveranse i henhold til tilbud: 2 promille av årlig kontraktssum for tid misligholdet pågår; ved gjentatte/grove brudd kan oppdragsgiver heve.Kilde: Vedlegg 1 Kontraktsvilkår, pkt. 2.1
• Brøytestikker: minimumskrav til type og plassering; utplassering innen 1. oktober og fjernet innen 1. mai; avstander mellom stikk gitt i standardkrav; stikk settes minimum 15 cm ned i bakken.Kilde: Vedlegg 2 Standardkrav, pkt. 2
• Snøbrøyting (oppstart/ferdig): krav basert på snødybde for tørr/våt snø, samt frekvens under vedvarende snøvær; gang- og sykkelveier/fortau gjennombrøytet innen kl. 06.00 og brøyting igangsettes ved snøfall mellom 06.00 og 22.00 når snødybde er 3 cm (med mindre krav fravikes ved ekstreme forhold).Kilde: Vedlegg 2 Standardkrav, pkt. 3
• Siktrydding i kryss: siktsone skal opprettholdes kontinuerlig for angitte kryss-/trafikkområder; maksimal snøhøyde i siktsoner 50 cm.Kilde: Vedlegg 2 Standardkrav, pkt. 4
• Strøing: friksjons-/tiltaksgrenser (bl.a. helstrøsning i Leland sentrum/gangveier ved µ<0,20) og tidskrav for is på gang-/sykkelveier/fortau (innen kl. 06.30 eller innen 2 timer når friksjonen er <0,2).Kilde: Vedlegg 2 Standardkrav, pkt. 5
• Utstyr: entreprenør skal til enhver tid stille med tilstrekkelig og egnet utstyr; brøyteutstyr skal ha labber/hjul som forhindrer at grus skrapes av veien.Kilde: Vedlegg 2 Standardkrav, pkt. 6
• Vakttelefon: entreprenør må stille med vakttelefon som kommunen kan kontakte.Kilde: Vedlegg 2 Standardkrav, pkt. 8
• Lærlinger: det er krav at lærlinger skal delta. Arbeidstimer fra lærlinger i utførende fag skal utgjøre minimum 10 % av arbeidede timer frem til overtakelse; krav til bemanningsplan/oversikter og timelister ved anmodning; sanksjoner ved mislighold (tilbakehold/ bot).Kilde: Del 2, pkt. 2.2.2
• Krav om faglært bemanning: mannskap skal ha gyldig førerkort/maskinførerbevis for tilbudte kjøretøyer.Kilde: Del 2, pkt. 2.2.3

• Dokumentasjon for tildelingskriterier er beskrevet som utfylt prisskjema (vedlegg 3) i excel og PDF, men selve evaluerings-/tildelingsoppsett utover 'laveste pris' (f.eks. hvordan totalpris beregnes ved ev. manglende priser) er ikke detaljert i teksten utover føringer om mangelfull prisutfylling.
• Flere kontraktsbestemmelser er henvist til uten at detaljer fremgår i utdraget (f.eks. 'kontraktsvilkår (vedlegg 2)' i Del 2 kap. 2.1 viser også til 'vedlegg 2' som antakelig er Standardkrav, mens Lønns-/HMS-/SHA-detaljer kan være mer omfattende i kontraktvilkår som ikke er gjengitt).
• I Del 1 presiseres at dokumentasjon på kvalifikasjonskrav ikke skal innleveres med tilbudet (foreløpig via ESPD), men eksakt liste over hvilke dokumenter som vil etterspørres før tildeling er ikke fullstendig detaljert utover punktene 3.3–3.4 (kredittvurdering, forsikring, referanser mv.).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I konkurransegrunnlaget (Del 1) og prisskjemaet (Vedlegg 3) vises det til roder/veistrekninger, men i utdraget vårt er ikke krone- og mengdegrunnlaget tydeliggjort: Kan oppdragsgiver bekrefte hvilke roder/objekter som inngår i kontrakten, og hvilket volumanslag (f.eks. antall km/areal og forventet brøyte-/strøomfang) som ligger til grunn for prissettingen i Vedlegg 3 Prisskjema og rodekartene (Vedlegg 4 og 5)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne prise riktig (særlig ved snø/strø og sesongvariasjoner). Manglende volumanslag gjør det vanskelig å kalkulere risiko og enhetssatser.

   Kilde: Del 1 pkt. 2.2 og pkt. 4.2; Vedlegg 3 Prisskjema samt Vedlegg 4–5 (roder/kart)

2. Kontraktens varighet er oppgitt som «15.11.2026 – 01.04.2031» i Del 1, mens Vedlegg 1 Kontraktsvilkår har avvikende tekst «15.11.2026 – 01.04.2026» (og i pkt. 1.5 også avtale/ikrafttredelse). Kan oppdragsgiver bekrefte korrekt kontraktsperiode (start og sluttdato) og rette/avklare motstrid i Vedlegg 1?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Et datoavvik kan påvirke hele pris, bemanning, avskrivninger og risikobildet for leverandøren. Dette må være entydig før tilbud.

   Kilde: Vedlegg 1 Kontraktsvilkår pkt. 1.5 (og tittel); Del 1 pkt. 1.4/2.1

3. Vedlegg 1 pkt. 1.4 slår fast at «Endring av roder/veistrekninger/plasser må skje mellom to brøytesesonger» og at ny pris fastsettes basert på «inngitt pris for tilsvarende oppgave i den berørte roden». Kan oppdragsgiver beskrive nærmere hvordan prisfastsettelse skal gjøres i praksis ved (a) nye roder/objekter uten «nærmeste geografiske rode», og (b) endrede arealer/bredder innen eksisterende rode? Henvis gjerne til hvilke prispunkter i Vedlegg 3 som brukes.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå mekanikken for å prise endringer/opsjoner og hvilken priskatalog som er styrende ved usikkerhet.

   Kilde: Vedlegg 1 Kontraktsvilkår pkt. 1.4; Vedlegg 3 Prisskjema

4. Kontraktens miljøkrav (Vedlegg 1 pkt. 2.1) krever at kjøretøy går fullstendig på elektrisitet/hydrogen/biogass/HVO eller kombinasjon. Kan oppdragsgiver presisere kontroll- og dokumentasjonskravet utover «kopi av vognkort» og rapportering i Autoreg: Hvilke konkrete kriterier legges til grunn for at kjøretøyet anses «fullstendig» (f.eks. dokumentasjonskrav til rekkevidde/forbruksdata, teknisk typegodkjenning, drivstoff-/energibehov), og hvordan håndteres overgangsperioder/feil på kjøretøy?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten tydelig kontrollmetode og hva som aksepteres ved avvik/feil kan leverandøren få dagmulkt (2 promille) eller heving. Dette må avklares for å prise risiko og sikre etterlevelse.

   Kilde: Vedlegg 1 Kontraktsvilkår pkt. 2.1

5. I Vedlegg 1 pkt. 2.1 står det at «Statistikken skal leveres» ved bestemte tidspunkt (6, 1, 2, 3 og 4 år etter kontraktsignering) og at oppdragsgiver kan be om hyppigere rapportering. Kan oppdragsgiver bekrefte: (a) dato for «kontraktsignering» brukt som startpunkt, (b) hvilket detaljnivå som forventes i statistikken (antall kjøretøy, brukstid/registrert aktivitet, km/arbeidstimer, drivstofftype), og (c) om hyppigere rapportering kan medføre ekstra kostnader som i så fall vil bli hensyntatt i kontraktssummen/ved endringsordre?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Rapporteringsforpliktelser påvirker administrative kostnader og operativ planlegging. Leverandøren må vite omfanget og om det er kostnadsbærende endringer.

   Kilde: Vedlegg 1 Kontraktsvilkår pkt. 2.1; Del 2/kontraktsgrunnlaget pkt. 3.1 (Autoreg omtale i Vedlegg 2 pkt. 11 viser til rapportering)

6. Vedlegg 1 pkt. 3.1.3 fastsetter dagmulkt ved forsinkelse (2 promille av årlig kontraktssum) og at samlet dagmulktsansvar er begrenset til 10 % av årlig kontraktssum. Kan oppdragsgiver utdype hva som utløser «forsinkelse» i denne kontrakten (f.eks. manglende brøyting innen angitte tider pr. sone/rode, eller annen leveranseforsinkelse)? Finnes det konkrete responstider/utførelsesfrister i Vedlegg 2 Standardkrav som må ligge til grunn, og kan oppdragsgiver peke på nøyaktig hvilke punkter?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dagmulktens størrelse gjør dette til kjernepremiss. Leverandøren må forstå hvilke tidskrav som faktisk er avtalefrister og dermed pris-/risikopåvirkende.

   Kilde: Vedlegg 1 Kontraktsvilkår pkt. 3.1.3; Vedlegg 2 Standardkrav (referert til som styrende for utførelse/fristkrav)

7. I Vedlegg 1 pkt. 3.1.2 gis leverandøren 2 timer til å starte oppretting ved varsel om mangel. Kan oppdragsgiver presisere hva som menes med «starte oppretting» (f.eks. første innsats på stedet, påbegynt varsling til personell, igangsetting av maskinutrykning) og hvilken tids-/prioriteringsmodell som gjelder mellom ulike typer mangler i vintervedlikehold (siktsoner, kryss, strøing, etc.)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tidskravet er kort og kan være krevende i praksis. Tydelig definisjon reduserer risiko for dagmulkt/konflikter og muliggjør korrekt beredskapsplanlegging.

   Kilde: Vedlegg 1 Kontraktsvilkår pkt. 3.1.2

8. Vedlegg 1 pkt. 1.7 sier prisregulering etter SSB kostnadsindeks for drift og vedlikehold av veger «pr. 3. kvartal hvert år» og første justering «3. kvartal 2027». Kan oppdragsgiver bekrefte: (a) om indeksen slår inn årlig automatisk uten behov for endringsordre, (b) om prisregulering gjelder alle prissatte poster i Vedlegg 3 eller bare enkelte, og (c) hvilken dato/prinsipp som brukes ved beregning (formel/bruk av indeksnivå)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Prisregulering påvirker tilbudets fremtidige kontantstrøm og kan påvirke om leverandøren skal bygge inn usikkerhet i enhetspriser.

   Kilde: Vedlegg 1 Kontraktsvilkår pkt. 1.7; Del 2/kontraktsgrunnlag pkt. 4.2 (indeksregulering)

9. Kontraktgrunnlaget (Del 2) viser at «byggherren lager en SHA-plan som fremlegges ved kontraktsinngåelse» (pkt. 3.2). Kan oppdragsgiver opplyse om SHA-planen allerede er utarbeidet, og hvis ikke: når forventes den utlevert, og hvilke minimumskrav vil den inneholde som påvirker leverandørens metode/beredskap (f.eks. trafikkavvikling, merking/stakking av kritiske punkter, rutiner for oppstart)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: SHA kan påvirke kostnader og oppstartsfremdrift. Leverandøren må vite omfang og tidspunkt for å prise korrekt og planlegge oppstart.

   Kilde: Del 2 Kontraktsgrunnlaget pkt. 3.2; Vedlegg 1 Kontraktsvilkår pkt. 4.1 (kritiske punkter merkes/stakes før brøyting)