Renholdstjenester for Valle View, Landinfo og regionkontor Øst

Anskaffelse av renholdstjenester for UDIs lokaler ved Valle View (Oslo), Landinfo (Oslo) og regionkontor Øst (Gjøvik). Kontrakten reguleres av NS 8431:2025 med spesifiserte krav/vedlegg, og består av bl.a. regelmessig renhold (inkl. faste tilleggstjenester), nullstilling ved oppstart og bestillingsrenhold (tilleggsfakturert). Delkontrakter er hver lokasjon, med separate og uavhengige tilbud.

• Leverandøren skal være registrert i foretaksregister/faglig register/handelsregister i etableringsstaten.

  Dokumentasjon: Norske selskaper: Firmaattest. Utenlandske selskaper: dokumentasjon på registrering i foretaks/faglig register eller handelsregister i etableringsstaten. (Regler for konkurransen, pkt. 4.1)

  Kilde: Regler for konkurransen pkt. 4.1
• Leverandøren skal ha økonomisk og finansiell kapasitet til å kunne oppfylle kontrakten.

  Dokumentasjon: Kredittvurdering basert på siste kjente regnskapstall/rating utført av kredittopplysningsvirksomhet i tråd med regelverk, inkl. kredittopplysningslov med forskrift. Oppdragsgiver kan kreve ytterligere økonomisk info. Alternativt annet egnet dokument dersom saklig grunn til ikke å fremlegge krevd dokumentasjon. (Regler for konkurransen, pkt. 4.2)

  Kilde: Regler for konkurransen pkt. 4.2
• Leverandøren skal ha erfaring fra lignende oppdrag.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av inntil 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Skal inkludere oppdrags verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post). Relevans må dokumenteres i beskrivelsen (evt. via personell/ressurskompetanse). Informasjonen fylles direkte inn i ESPD. (Regler for konkurransen, pkt. 4.3)

  Kilde: Regler for konkurransen pkt. 4.3
• Tilbyder skal ha rutiner og systemer som sikrer lav miljøbelastning ved utførelse av leveransen (kontinuerlig forbedring på bl.a. kompetanse på miljø og sikkerhet og ytelsens klimapåvirkning).

  Dokumentasjon: Relevante miljøsertifikater (f.eks. EMAS eller ISO 14001) eller beskrivelse av eget system og rutiner for miljøpolitikk/miljøstyringsordning/opplæring mv. (Regler for konkurransen, pkt. 4.3)

  Kilde: Regler for konkurransen pkt. 4.3
• Leverandøren skal ha kvalitetssikringssystem for ytelsene som leveres.

  Dokumentasjon: Relevante sertifikater (f.eks. ISO 9001 eller tilsvarende) eller beskrivelse av firmaets kvalitetssikringssystem. (Regler for konkurransen, pkt. 4.3)

  Kilde: Regler for konkurransen pkt. 4.3
• Leverandøren skal være godkjent i Arbeidstilsynets renholdsregister.

  Dokumentasjon: Kopi av godkjennelse utstedt av Arbeidstilsynet. For leverandører som ikke er godkjent: kopi av søknad/bekreftelse på søknad. Oppdragsgiver signerer kun kontrakt med leverandør som har gyldig godkjenning. (Regler for konkurransen, pkt. 4.3)

  Kilde: Regler for konkurransen pkt. 4.3
• Støtte fra andre foretak er tillatt for økonomisk/finansiell kapasitet og/eller tekniske/faglige kvalifikasjoner.

  Dokumentasjon: Forpliktelseserklæring (vedlegg 1.2) ved støtte til økonomisk/finansiell kapasitet; støttende foretak hefter solidarisk. For støtte til tekniske/faglige kvalifikasjoner: dokumentasjon på at støttende foretak forplikter seg til å levere de tjeneste-/område som støttes, under hele kontraktsperioden. Støttende foretak skal også levere ESPD og dokumentasjon om skatteattest og lovlig etablert foretak. (Regler for konkurransen pkt. 4.4 og vedlegg 1.2)

  Kilde: Regler for konkurransen pkt. 4.4

• Utfylt og signert tilbudsskjema (1.1 Tilbudsskjema).Kilde: Regler for konkurransen pkt. 6.1; dokument 1.1 Tilbudsskjema
• ESPD-skjema i KGV (for leverandør; separate ESPD ved felles deltakelse).Kilde: Regler for konkurransen pkt. 3.1-3.2 og pkt. 6.1
• Dokumentasjon på kvalifikasjonskravene (jf. pkt. 4) vedlagt/innlevert.Kilde: Regler for konkurransen pkt. 6.1
• Hvis aktuelt: utfylt vedlegg 1.2 Forpliktelseserklæring og ESPD fra støttende foretak.Kilde: Regler for konkurransen pkt. 6.1; vedlegg 1.2 Forpliktelseserklæring
• Dokumentasjon oppfyllelse obligatoriske krav: utfylt 2.2 Leverandørens beskrivelse.Kilde: Regler for konkurransen pkt. 6.1; vedlegg 2.2
• Dokumentasjon på tildelingskriteriene: utfylt 2.3 Prisskjema.Kilde: Regler for konkurransen pkt. 6.1; vedlegg 2.3
• Tilbud skal leveres elektronisk via oppdragsgivers KGV innen tilbudsfristen; innlevering via e-post e.l. medfører avvisning.Kilde: Regler for konkurransen pkt. 6 og pkt. 6.1
• Offentlig tilbudsskjema-elementer/opplysninger i tilbudsskjema: kontaktperson og signaturopplysninger/fullmakt samt avvik/forbehold og økonomiske konsekvenser (hvis avvik/forbehold).Kilde: Dokument 1.1 Tilbudsskjema – Felter (Kontaktperson, signering, avvik/forbehold, egenerklæring)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

06.07.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Kontraktsregelverk: NS 8431:2025 med endringer/suppleringer i kontraktsdokumentet; dokumenthierarki ved motstrid (kontraktsdokumentet, NS 8431, kravspesifikasjon, kvalitetsprofiler, romliste/frekvens, leverandørens tilbud, taushetserklæring, egenrapportering lønns- og arbeidsvilkår).Kilde: Kontrakt pkt. 1 og side 1-2
• Kontraktsperiode: 02.09.2026 til 01.09.2029, opsjon(er) på forlengelse inntil 2 år; opsjon utløses automatisk med mindre oppdragsgiver varsler innen 90 dager før utløp.Kilde: Kontrakt pkt. 4
• Oppsigelse ved saklig grunn: 60 dagers skriftlig varsel fra oppdragsgiver.Kilde: Kontrakt pkt. 5
• Underleverandører: maks to ledd i kjede. Alle underleverandøravtaler skal inneholde tilsvarende bestemmelser.Kilde: Kontrakt pkt. 6
• KPI/måleindikatorer for oppfølging: 1) kundetilfredshet (75%, årlig brukerundersøkelse), 2) avvik rettes innen 1 dag (90/10% månedsvis), 3) servicerapport annenhver måned, 4) NS-INSTA 800 rapporter kvartalsvis.Kilde: Kontrakt pkt. 9
• Seriøsitetsbestemmelser – lønns- og arbeidsvilkår: leverandøren ansvarlig for egne ansatte og underleverandører som direkte medvirker; skal ha lønns- og arbeidsvilkår i henhold til allmenngjøring/avtalegrunnlag; dokumentasjonsplikt og dagbot ved brudd (minst 1500 kr/dag); mulighet for tilbakehold av beløp.Kilde: Kontrakt pkt. 10.1 og side 4-5
• Obligatorisk tjenestepensjon (OTP): krav om innmelding for arbeidstakere som direkte medvirker; dokumentasjonsplikt, dagbot ved brudd og retting/tilbakehold/heving/krav om skifte av underleverandør ved vesentlig mislighold.Kilde: Kontrakt pkt. 10.2
• HMS-kort: alle arbeidstakere som direkte medvirker skal bære gyldig HMS-kort utstedt av Arbeidstilsynet; søknadsskjema aksepteres ikke; manglende HMS-kort medfører bortvisning.Kilde: Kontrakt pkt. 10.3
• Renholdsregister: leverandøren skal være godkjent i Arbeidstilsynets renholdsregister gjennom hele kontraktsperioden.Kilde: Kontrakt pkt. 10.4
• Bemanningsforetak: hvis leverandør er bemanningsforetak skal det ha offentlig godkjenning fra 1.1.2024 gjennom hele kontraktsperioden.Kilde: Kontrakt pkt. 10.5
• Egenrapportering lønns- og arbeidsvilkår: egenrapporteringen skal sendes innen én måned etter kontraktsperioden har startet (kan kreves flere ganger).Kilde: Dokument 2.4 Egenrapportering lønns- og arbeidsvilkår
• Lojalitets-/taushetsplikt: taushetserklæring inngår i kontraktsdokumentene; leverandør skal sikre konfidensialitet (tilsvarende dokumentets krav).Kilde: Kontrakt pkt. 1 (taushetserklæring som del av kontrakten) og dokument 2.5 Taushetserklæring

• Tildelingskriterienes praktiske innhold er begrenset i utdraget: det fremgår at tildeling skjer på laveste pris, men det er ikke vist hvordan eventuelle delkontrakter evalueres opp mot hverandre utover at det ikke er adgang til samlet tilbud for flere delkontrakter.
• I dokumentutdragene er det ikke synlig hvilke konkrete kontraktsvilkår utover seriøsitetsbestemmelsene og KPI som kan være «vesentlige»/avvisningsrelevante ved avvik (avviksregime omtales, men detaljer om hva som er avvisningsutløsende mangler).
• Forpliktelseserklæring og ESPD-skjemadetaljer har maltekst; konkrete utfyllingskrav/dokumenttyper for alle kvalifikasjonskrav er delvis oppsummert, men eksakt liste over «nødvendig dokumentasjon» ved hvert kvalifikasjonskrav er ikke fullt ut gjengitt utover tabellens oversikt.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I kravspesifikasjonen vises det til vedlegg som «Kvalitetsprofiler», «Romliste og frekvens» og at nullstilling til NS-INSTA 800:2018 skjer ved oppstart. Kan dere dele/legge ved fullstendige vedlegg som inneholder konkrete kvalitetsprofiler (inkl. kvalitetsfrekvens), romliste og frekvenser for hver delkontrakt, slik at vi kan prise og besvare krav korrekt?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten selve vedleggene (kvalitetsprofiler/romliste og frekvens) er det ikke mulig å dokumentere og prise oppfyllelse av obligatoriske kvalitets- og frekvenskrav.

   Kilde: 2.1 Kravtabell / kravene 1.1 og 1.5 samt referanser til «Kvalitetsprofiler» og «Romliste og frekvens»

2. I «2.3 Prisskjema (Excel)» er det angitt at alle timepriser skal fylles ut og brukes for evalueringspris, men i konkurransegrunnlaget er det ikke oppgitt hvilke konkrete pris-/kostnadselementer som skal inn i prisskjemaet (timepriser, faste timer, enhetspriser for bestillingsrenhold mv.). Kan dere bekrefte at prisskjemaet i KGV inneholder full og endelig oppstillings-/evalueringsmodell, og gi kort beskrivelse av hvilke felter som inngår i evalueringsprisen (summeringscellen) per delkontrakt?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hvilke prisarter som faktisk skal evalueres for å kunne utforme et konkurransedyktig og korrekt tilbud.

   Kilde: 5.1 Evalueringsmodell og pkt. «Utfylt 2.3. Prisskjema» i 6.1 samt 5. (Tildelingskriterier)

3. Tildelingen skal skje på bakgrunn av laveste pris, og det fremgår at hver delkontrakt evalueres og tildeles som egen konkurranse. Kan dere bekrefte om «Pris 100 %» og laveste totalpris/evalueringspris vurderes separat for hver delkontrakt (Valle View, Landinfo og RKØ), og at det ikke finnes noen sammenkobling/korreksjon mellom delkontraktene i evalueringen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelighet rundt om evalueringsprisen beregnes per delkontrakt eller samlet kan gi feil prisstrategi og risiko for avvik/feil beregning.

   Kilde: 1.4 Deltilbud og 5 Tildelingskriterier (5/5.1)

4. I kravspesifikasjonen pkt. 4.1-4.2 er det angitt at leverandør har ansvar for bestilling og forsyning av sanitærartikler fra statens fellesavtale, og at rutiner avtales for den enkelte delkontrakt. Kan dere beskrive nærmere forventet avregnings-/kostnadsmodell for sanitærartikler (f.eks. skal leverandør prise inn håndtering i timepriser, eller faktureres sanitærartikler separat til kostpris med/uten administrasjonsledd)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å prise riktig må leverandøren vite hvordan sanitærartikler faktisk skal økonomisk håndteres (innbakt i fast renhold eller etterfakturert/kompensert).

   Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 4.1 og 4.2

5. Kravspesifikasjonen fastsetter at «Arealet kontrollmåles på befaring» for Landinfo og regionkontor Øst (376* og «590*»). Kan dere angi hvordan et eventuelt avvik i kontrollmålt areal påvirker kontrakt/volum og pris (f.eks. vil antall timer/fastpris justeres ved arealavvik, eller er prising forutsatt uendret areal uansett)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Usikkerhet om arealgrunnlag kan gi feil time-/kapasitetsberegning og risiko i kontraktsoppstart.

   Kilde: Kravspesifikasjon «Om ytelsen» (arealarealangivelse med «*»)

6. Kvalitetskontroll etter NS-INSTA 800:2018 er beskrevet som «en kontroll hvert kvartal» der leverandør bærer alle kostnader og skal varsle oppdragsgivers representant i god tid. Kan dere spesifisere omfang/rammer for kontrollen (antall inspeksjonsenheter, forventet stikkprøvestørrelse/partinndeling N og hvordan enkel stikkprøveplan skal dokumenteres), samt om rapporteringsformat mal/krav finnes i KGV?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå arbeidsomfang, dokumentasjonsbyrde og kostnader for kvartalsvis kontroll for å prise og gjennomføre korrekt.

   Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 7.3 «Kontroll av kvalitet» (og referanse til NS-INSTA 800)

7. I kontrakten pkt. 6 «Bruk av underleverandører» fremgår det at leverandøren ikke kan ha flere enn to ledd i kjede, og at det «Følgende underleverandører er avtalt benyttet:» men liste er tom i utdraget. Kan dere bekrefte hvilke underleverandører som eventuelt allerede er avtalefestet/krevd for denne kontrakten, og om det i realiteten er forventet at leverandøren kan foreslå egne underleverandører fritt innenfor rammene?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Manglende avklaring av underleverandørkrav/forventninger kan skape avvik mot kontraktens forutsetninger og øke risiko for uakseptable endringer.

   Kilde: Kontrakt pkt. 6 «Bruk av underleverandører»

8. I kravspesifikasjonen pkt. 6.2 kreves norsk på A2 for renholdere og B1 for stedlig arbeidsleder/avdelingsleder, og det er angitt at opplæring skal bekostes av leverandør og dokumenteres. Kan dere bekrefte om tilbyder kan levere et oppstartsteam som i dag ikke oppfyller språkkravene, så lenge opplæring igangsettes og dokumenteres før kontraktsoppstart (02.09.2026), og hvordan dere vil vurdere «innen kontraktsoppstart» i praksis?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Språkkrav kan medføre enten bemanningsbytte eller kostnader til opplæring; leverandøren trenger klarhet i tidskrav og akseptabel oppstartsmåte.

   Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 6.2 «Renholdere, stedlig arbeidsleder og annet nøkkelpersonell…»