Renholdstjenester for Valle View, Landinfo og regionkontor Øst

UDI gjennomfører åpen anbudskonkurranse for kjøp av renholdstjenester, fordelt i tre delkontrakter: (1) Valle View (Oslo), (2) Landinfo (Oslo) og (3) regionkontor Øst (Gjøvik). Kontrakten(e) reguleres av NS 8431:2025 med tilhørende kontraktsdokumenter/kravspesifikasjon. Kontraktsperiode er 3 år med opsjon på forlengelse inntil 2 år (automatisk med oppdragsgivers varselkrav). Tildeling skjer etter laveste pris (100%).

• Dokumenttekst viser ikke selve innholdet i vedlegg som refereres til i kontrakten/kravspesifikasjonen (f.eks. kvalitetsprofiler, romliste og frekvens, samt kontraktens 'Kravspesifikasjon' for mer detaljerte krav utover utdraget).
• Det er ikke oppgitt konkrete krav til pris/innhold i '2.3 Prisskjema (Excel)' i teksten, utover at den skal fylles ut og brukes for evalueringspris.
• Opplysning om delkontrakter behandles som 'hver delkontrakt vil bli evaluert og tildelt som en egen konkurranse', men det fremgår ikke eksplisitt om tildelingskriteriet (pris 100%) gjelder likt per delkontrakt eller samlet (tekst antyder per delkontrakt).

• Leverandøren skal være registrert i foretaksregister, faglig register eller registrert i handelsregister i den staten leverandøren er etablert.

  Norske selskaper: firmaattest. Utenlandske selskaper: godtgjørelse på registrering i foretaksregister/faglig register/handelsregister i etableringsstaten.

  Pkt. 4.1 Leverandørens registrering, autorisasjon mv.
• Leverandøren skal ha økonomisk og finansiell kapasitet til å oppfylle kontrakten.

  Kredittvurdering basert på siste kjente regnskapstall (utført av kredittopplysningsvirksomhet i tråd med regelverk). Oppdragsgiver kan innhente ytterligere økonomisk informasjon. Alternativ dokumentasjon ved saklig grunn for ikke å fremlegge kravet.

  Pkt. 4.2 Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet
• Leverandøren skal ha erfaring fra lignende oppdrag.

  Beskrivelse av inntil 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene, med verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon, e-post). Relevans må dokumenteres (og kan vises via kompetanse/personell). Informasjon fylles inn i ESPD-skjema.

  Pkt. 4.3 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner
• Leverandøren skal ha rutiner/systemer som sikrer lav miljøbelastning ved utførelse av leveransen (miljø-/miljøstyringsordning, opplæring mv., inkl. kontinuerlig forbedring).

  Relevante miljøsertifikater (f.eks. EMAS eller ISO 14001 eller tilsvarende) eller beskrivelse av eget system og rutiner for miljøpolitikk/miljøstyring/opplæring mv. (kravet må fylles ut i ESPD).

  Pkt. 4.3 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner
• Leverandøren skal ha kvalitetssikringssystem for ytelsene som skal leveres.

  Relevante sertifikater (f.eks. ISO 9001 eller tilsvarende) eller beskrivelse av firmaets kvalitetssikringssystem (utfylling i ESPD).

  Pkt. 4.3 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner
• Leverandøren skal være godkjent i Arbeidstilsynets renholdsregister.

  Kopi av godkjennelse utstedt av Arbeidstilsynet (for leverandører ikke godkjent: kopi av søknad/bekreftelse på søknad). Oppdragsgiver vil kun signere kontrakt med leverandør som har gyldig godkjenning.

  Pkt. 4.3 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner
• Dersom leverandør støtter seg på andre foretak: ha rådighet over nødvendige midler (for økonomisk/finansiell kapasitet) og/eller forplikte seg til levering (for tekniske/faglige kvalifikasjoner).

  Forpliktelses-/forpliktelseserklæring med undertegning av person med fullmakt. Støttende foretak skal også levere separat ESPD, og bekrefte krav i pkt. 2.3 (skatteattest) og pkt. 4.1 (lovlig etablert foretak).

  Pkt. 4.4 Støtte fra andre foretak for oppfyllelse av kvalifikasjonskrav

• Tilbudet skal leveres elektronisk via oppdragsgivers KGV innen tilbudsfristen. Innlevering pr. e-post eller lignende medfører avvisning.Pkt. 6 Innlevering av tilbud
• Tilbudet i sin helhet skal leveres etter KGVs utforming innen tilbudsfristen, inkludert utfylling av alle gule felter og besvare alle punkter i konkurransedokumentene.Pkt. 6.1 Tilbudets utforming
• Komplett tilbud skal bestå av: (i) utfylt og signert 1.1 Tilbudsskjema, (ii) utfylt ESPD-skjema i KGV, (iii) dokumentasjon på kvalifikasjonskrav (jf. pkt. 4), (iv) ved behov: utfylt vedlegg 1.2 Forpliktelseserklæring og ESPD fra støttende foretak, (v) dokumentasjon oppfyllelse obligatoriske krav: utfylt 2.2 Leverandørens beskrivelse, (vi) dokumentasjon på tildelingskriterier: utfylt 2.3 Prisskjema.Pkt. 6.1 Tilbudets utforming
• Valgte leverandør skal på forespørsel kunne levere skatteattest for merverdiavgift og skatt (kun hvis norsk), og oppdragsgiver kan innhente via eBevis; skatteattest ikke eldre enn 6 måneder fra forespørselsfrist.Pkt. 2.3 Skatteattest (i regeldelen)

• Pris

  Tildeling skjer på grunnlag av laveste totalpris/evalueringspris. Evalueringspris beregnes fra priser i utfylt 2.3 Prisskjema (Excel) og multipliseres/summeres.

  Pkt. 5 Tildelingskriterier + 5.1 Evalueringsmodell

• Kontrakten reguleres av NS 8431:2025 (med endringer/suppleringer i kontrakten).Pkt. 1.3 Kontraktsvilkår og kontraktsperiode (regler) / Kontrakten pkt. 1
• Kontraktsperiode: fra 02.09.2026 til 01.09.2029, opsjon på forlengelse inntil 2 år (automatisk med mindre oppdragsgiver gir skriftlig varsel innen 90 dager før utløp).Pkt. 1.3 Kontraktsperiode (regler) / Kontrakten pkt. 4
• Oppsigelse ved saklig grunn: oppdragsgiver kan si opp med 60 dagers skriftlig varsel.Kontrakten pkt. 5
• Underleverandører: leverandøren kan ikke ha flere enn to ledd underleverandører i kjede under seg (oppdragsgiver kan godta flere ledd ved uforutsette omstendigheter). Avtaler skal inneholde tilsvarende bestemmelser.Kontrakten pkt. 6
• e-fakturering/EDI: fakturering etter NS 8431, og avtalenummer/bestillerkode skal fylles i EHF-faktura (konkrete identifikatorer angitt i kontrakten).Kontrakten pkt. 7
• Elektroniske bestillinger/avrop: leverandør skal gjøre varer/tjenester tilgjengelige i oppdragsgivers bestillingssystem ved forespørsel, og leverandøren kan ikke fakturere for oppsett av elektroniske bestillinger.Kontrakten pkt. 8
• KPI/måleindikatorer: kundetilfredshet (75% årlig), avvik (90% innen 1 dag / 10% innen neste arbeidsdag, månedsvis), servicerapport annenhver måned, samt NS-INSTA 800 rapporter kvartalsvis.Kontrakten pkt. 9
• Seriøsitet/lønns- og arbeidsvilkår: leverandøren ansvarlig for at ansatte hos leverandør/underleverandører/innleide som medvirker direkte har lønns- og arbeidsvilkår etter relevante forskrifter/landslønns-tariff. Egenrapportering innen 1 måned etter kontraktsignering (med mulighet for flere forespørsler). Opplysningsdokumentasjon på personnivå. Brudd kan gi dagbøter og tilbakeholdsrett (ca. to ganger innsparingen).Kontrakten pkt. 10.1