Konkurranse Offentlig tjenestepensjon, Alver Kommune

Alver kommune skal anskaffe tjenestepensjon iht. SGS 2020 i KS’ tariffområde/fellesordningen for 2026. Det inngås avtale med én leverandør. Avtalen gjelder fra årsskiftet 2026/2027 i 4 år, med automatisk ettårig fornyelse, og oppdragsgiver har rett til å si opp årlig etter forsikringsvirksomhetsloven. (Konkurransegrunnlag pkt. 3.1–3.4)

• Leverandøren skal være registrert i foretaksregister, faglig register eller handelsregister i den staten leverandøren er etablert.

  Dokumentasjon: Norske tilbydere: firmaattest. Utenlandske tilbydere: stadfesting på registrering i bransje-/foretaksregister. (Konkurransegrunnlag pkt. 7.3)

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.3
• Leverandøren skal ha konsesjon som livsforsikringsselskap hos Finanstilsynet eller tilsvarende myndighet i annet EØS-land.

  Dokumentasjon: Konsesjon fra Finanstilsynet/tilsvarende myndighet. (Konkurransegrunnlag pkt. 7.3)

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.3
• Leverandøren skal ha meldt et produkt vedrørende offentlig tjenestepensjon uten ubesvarte innsigelser fra tilsynsmyndigheten.

  Dokumentasjon: Egenerklæring vedrørende produktmelding (vedlegg 4). (Konkurransegrunnlag pkt. 7.3)

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.3
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å kunne oppfylle kontrakten (herunder oppfylle krav til solvens på en betryggende måte).

  Dokumentasjon: Dokumentasjon kan være f.eks. kredittrating ikke eldre enn 6 måneder, årsregnskap siste 2 år med revisors beretning og noter, eller relevante garantier. (Konkurransegrunnlag pkt. 7.4)

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.4
• Leverandøren må ha god erfaring fra tilsvarende oppdrag.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av relevante oppdrag i løpet av siste fem år (omfang/verdi, leveringstid/varighet, mottaker kontaktinfo, beskrivelse av leveransen). Leverandøren har ansvar for å dokumentere relevans. (Konkurransegrunnlag pkt. 7.5)

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.5
• Leverandøren skal ha god gjennomføringsevne, inkludert tilstrekkelig kapasitet til å handtere kontraktens omfang og levere til lokasjoner i alle kommuner som inngår i avtalen.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av administrative og tekniske avdelinger relevant for oppfylling, herunder kompetanse og kapasitet vurdert opp imot kontraktens omfang. (Konkurransegrunnlag pkt. 7.5)

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.5
• Leverandøren skal ta ansvar for bærekraftig utvikling gjennom retningslinjer for investering av pensjonsmidler.

  Dokumentasjon: Retningslinjer eller tilsvarende informasjon vedlegges søknaden. (Konkurransegrunnlag pkt. 7.6)

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.6
• Leverandøren skal ha et oppdatert og fungerende kvalitetssikringssystem.

  Dokumentasjon: Enten beskrivelse av kvalitetssikringssystem (metoder/rutiner) eller kopi av sertifikat ved ISO 9001 eller tilsvarende. (Konkurransegrunnlag pkt. 7.7)

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.7
• ESPD som foreløpig dokumentasjon på at kvalifikasjonskrav er oppfylt og at det ikke finnes avvisingsgrunner.

  Dokumentasjon: Utfylt vedlagt ESPD-skjema leveres sammen med tilbudet. (Konkurransegrunnlag pkt. 7.2.1)

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.2
• ESPD for underleverandører/samarbeidspartnere dersom tilbyder støtter seg på dem for å oppfylle kvalifikasjonskrav.

  Dokumentasjon: Utfylt ESPD-skjema for hver underleverandør/samarbeidspartner. (Konkurransegrunnlag pkt. 7.2.2)

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.2.2

• Søknad/forespørsel om deltakelse: levere dokumentasjon i Mercell som bekrefter og dokumenterer oppfyllelse av kvalifikasjonskrav; oppdragsgiver kan be om ettersending/avklaring/supplering ved behov.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.1
• ESPD: utfylt ESPD-skjema skal leveres sammen med tilbudet (alternativt i kvalifiserings-/tilbudsfasen slik konkurransen beskriver).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.2.1
• Dersom støtte fra underleverandører/samarbeidspartnere: ESPD-skjema for hver av disse.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.2.2
• Egenerklæring taushetsplikt: tilbydere skal levere oversikt over hvilke opplysninger de mener er unntatt innsyn og signere egenerklæring om at oppdragsgiver er fritatt fra taushetsplikt for opplysninger som ikke er særskilt identifisert.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 6.2 (vedlegg 3)
• Egenerklæring produktmelding: leverandør skal bekrefte at produktmelding er levert til Finanstilsynet og at det ikke er ubesvarte innsigelser; tilbud som leveres skal være i samsvar med produktmeldingen.Kilde: Vedlegg 4 Egenerklæring produktmelding
• Forespørsel om deltakelse i konkurransen: skal leveres innen frist (se pkt. 4.5 i konkurransegrunnlaget).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 9.1; pkt. 4.5
• Forespørsel/forespørselens utforming: benytt vedlegg 2, 3 og 4; tilbyderen er ansvarlig for at alle kvalifikasjonskrav er besvart og dokumentert.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 9.2
• Tilbud: leveres via Mercell (KGV). Vedlegg med persondata leveres etter instruksjoner fra Aon/Aon-kontaktperson.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 10.2
• Tilbud: alle tildelingskriterier og andre krav skal være besvart/dokumentert; alle punkt i kravspesifikasjonen som er etterspurt må besvares gjennom tilbudet.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 10.3.1–10.3.2
• Tilbudets kvalitet/avvisning: tilbudet skal inneholde utfylt elektronisk egenerklæringsskjema (ESPD) (se pkt. 7.2).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 11.2
• Krevd dokumentasjon for pristilbudets fullstendighet: medlemslister i Excel/avtalt format, med egenerklæring om samsvar med forsikringsavtalen. Tilbud uten medlemslister/med vesentlig mangelfulle medlemslister avvises.Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 2.7.1

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

28.07.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Lønns- og arbeidsvilkår, dokumentasjon og sanksjoner i samsvar med forskrift om lønns- og arbeidsvilkår av 8. februar 2008 nr. 112.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 4.3
• Skatteattest: valgt leverandør skal levere skatteattest for merverdiavgift og skatt, ikke eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for å levere forespørsel om å delta/tilbud (jf. pkt. 4.5).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 4.4
• Krav til servicenivå (SLA) med nedfelte vesentlige moment i pkt. 3.4.1–3.4.11; egen serviceavtale (SLA) ønskes og skal ikke kunne endres uten enighet; første 12 måneder ikke uten tilslutning fra Aon ved Vidar Pedersen.Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 3.4 (innledning)
• Pensjonsstatistikk: alle registrerte pensjonssaker skal rapporteres til kommunen.Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 3.4.1.1
• Søknader om pensjon skal som hovedregel kunne utføres elektronisk direkte av den som søker.Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 3.4.1.2
• Behandlingstider: uførepensjon avgjøres innen 30 dager fra alle opplysninger er mottatt (mangler varsles senest 15 dager etter mottatt søknad). Alderspensjon ferdigbehandles innen 30 dager. Etterlattepensjon gjennomføres innen 30 dager etter mottatt dokumenter; tilbyder skal aktivt sikre dokumenter raskt etter dødsfall.Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 3.4.2.1–3.4.2.3
• Kvalitet i oppgjørssaker: 95% korrekt beregnet innen frist. Minst 15% saker revideres internt jevnlig; rapport sendes årlig. Feil rapporteres innen 30 dager etter at de er oppdaget. Hvis andel korrekte faller under 95% på årsbasis: møte med redegjørelse for årsak og tiltak.Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 3.4.3
• Pensjonsutbetaling: disponibel på konto 20. hver måned (siste virkedag ved helligdag); desember innen 15. korrekt skattetrekk; lønns- og trekkoppgaver; regulering i henhold til tariffavtale; informasjon til medlemmer om regulering/endrede forhold; tilgjengeliggjøre månedlig utbetaling inkl. skattetrekk; utbetale tilleggspensjoner etter avtale med Alver og evt. øvrige etter ønske.Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 3.4.4
• Økonomisk rapportering: tilgjengelig elektronisk nedlasting hverdager 08–18; kvartalsoversikt senest 30 dager etter kvartal; inkluderer spesifiserte premie-/fondskomponenter. Lovpliktig kontoføring innen 1. juni påfølgende år.Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 3.4.5
• Medlemsuttrekk: levere medlemsuttrekk etter bransjestandard (Finans Norge) senest 15 virkedager etter forespørsel (25 virkedager ved ferieavvikling). Standardisert rapport dersom kommunen ikke godtgjør at alle persondata i bransjestandard er nødvendige, med samme tidsfrister.Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 3.4.7
• GKRS-beregninger: leveres 2 ganger årlig (1. september for budsjettformål; 15. januar for regnskapsformål), i Excel og pdf, fullstendig utfylt; prognose for fire år; eksempel for 2025 skal leveres i tilbudet (kvalitetsvurdering).Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 3.4.8
• Kurs/veiledning i økonomi: kurs/veiledning om påvirkning på kommuneøkonomien; budsjettmøte hos kunden i september med fokus kostnadsprognoser for inneværende år og 4-årsperiode.Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 3.4.9
• Årsprognose og varsling: komplett årsprognose for neste års premieutgifter innen 1. september; vesentlige endringer må grunngis; prisøkende endringer tilbyderen kan påvirke og ikke varslet 1. september kan ikke gjøres gjeldende; premieøkninger utover 0,1% av pensjonsgrunnlaget pr element ledsages av forklaring.Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 3.4.10
• Service til medlemmer: 2 ganger per år tilby kurs og individuelle samtaler i Alver sine lokaler (inkludert i tilbudet uten ekstra kostnad), plan for minimum 80 stedlige samtaler per år; beskrive plan/bestillingsrutiner. Besvare henvendelser innen rimelig tid, gi særskilt telefonnummer; telefon tilgjengelig minst 6 timer (med kø-løsning for alternative kontaktmetoder/tilbakeringing). Tilgjengelighet på digitale flater beskrevet. Etablere/vedlikeholde medlemsregister (lesbart 08–18 virkedager, nedlastingsmulighet, logg over nedlastinger).Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 3.4.11
• Krav til klima, miljø og sosialt ansvar: tilbyderen skal redegjøre for hvordan selskapet arbeider for best klima/miljøeffekt og sosialt bærekraftig måte; rating «Advanced» fra Aon eller annet uavhengig fagmiljø innen siste 24 måneder før tilbudsfrist; ressurser/strategi ikke vesentlig forringet siste 24 måneder. (Oppfølging gjennom dokumentasjon ved tilbudsinnlevering og årlig rapportering.)Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 4.1

• Utdraget inneholder ikke eksakte tekstpunkter for enkelte innleveringskrav knyttet til selve «tilbudsutforming» i Mercell utover generelle føringer (pkt. 10.3, samt at maler legges ut i Mercell).
• Kravspesifikasjonen beskriver flere minstekrav/leveranser (medlemslister, forsikrede ytelser, regneark for reservekrav/premie mv.), men dokumentutdraget viser ikke alle detaljer i avsnitt 2.8.1–2.8.8 utover overskriftene og noen konkrete krav; eventuelle resterende minstekrav kan ligge lenger ned i vedlegget som ikke er med i utdraget.
• Konkurransegrunnlaget viser at skatteattest skal leveres av valgt leverandør, men ingen informasjon om når i prosessen den skal innleveres utover kobling til frister i pkt. 4.5.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I vedlegg/kravspesifikasjon under 2.7.1 «Medlemslister»: Kan oppdragsgiver bekrefte nøyaktig hvilke kolonner som skal leveres (og hvilke verdier som skal være med for hvert medlem), og om medlemslistene skal beskrive aktive/fratrådte/opp­satte samt pensjonister hver for seg eller samlet? Hvis dette er vedlagt som separat fil/Excel-mal i Mercell, kan dere peke på riktig fil/mal og gi den versjonen dere forventer at vi bruker?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uavklarte krav til medlemslister (format og kolonnedefinisjoner) kan gjøre pristilbudet ikke sammenlignbart og/eller føre til avvik som må rettes før evaluering.

   Kilde: Kravspesifikasjon 2.7.1 Medlemslister

2. I kravspesifikasjonen punkt 2.2.4 ber dere om reservekrav «gruppert» i fem/seks ulike kategorier (1a/1b/2a/2b/2c/3/4/5) og at dette «detaljér[es] … i egen fane i eget regneark». Kan oppdragsgiver bekrefte: (1) at vi skal levere nettoreserve og administrasjonsreserve per kategori slik tabellen indikerer, (2) hvilke underposter som konkret skal inngå i hver kategori (spesielt 2b vs 2c og 4 løpende AFP), og (3) om det finnes en Excel-mal/struktur (faner/kolonner) for dette regnearket i Mercell?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten presise definisjoner for hvordan reservekravet skal brytes ned i regnearket, kan vi få feil grunnlag for premie/totaløkonomi og risiko for avvik ved evaluering.

   Kilde: Kravspesifikasjon 2.2.4 Reservekravet beregnes i henhold til angitt oppsett

3. I kravspesifikasjonen punkt 2.3 «Premie» og 2.4/2.5 ber dere om beregninger per 1.1.2026 med grunnbeløp gjeldende per denne dato, men med satser som gjelder «for de årene premien tilbys». Kan oppdragsgiver angi hvilke konkrete tariff-/premiesatser vi skal bruke for årene 2027–2030 (og 2031 hvis avtaleperioden/et evalueringsår medregnes), herunder om satser skal baseres på allerede fastsatte/annonserte SGS 2020/HTA 2024–2026, eller om vi skal estimere vedlagt/kommunisert forutsetning?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Riktig prising av årene i beregningsperioden krever at vi vet hvilke satser som skal legges til grunn; ellers blir totaløkonomien uforutsigbar og kan utløse skjønnsfastsettelse fra oppdragsgiver.

   Kilde: Kravspesifikasjon 2.3 Premie og 2.4 Premie beregnet ut fra Alver kommunes egen bestand for 2027

4. I punkt 2.4 og 2.5 ber dere om at vi beregner «Forventet risikoresultat» og «Forventet Administrasjonsresultat», samt at elementer som «Forventet flyttebalanse» og «kontantstrøm» hensyntas i evalueringen (jf. konkurransegrunnlag 8.2). Kan oppdragsgiver presisere hvilke inputser vi skal gi i tilbudet for disse størrelsene: forventet flyttebalanse per år (og metode), forventet innbetaling/premie per år, samt om «flyttebalanse» og kontantstrøm skal beskrives i et eget regneark eller inngå i premieoppsettet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Slik kravene er formulert kan det være uklart hvordan disse forventningsstørrelsene skal rapporteres i tilbudet; vi trenger dette for å kunne levere komplett dokumentasjon.

   Kilde: Kravspesifikasjon 2.4 og 2.5, og Konkurransegrunnlag 8.2 Pris (om totaløkonomi og justeringer)

5. I kravspesifikasjonen punkt 2.6.3 «Spesifikasjon av buffer» ber dere om porteføljeforslag med bufferfond mellom 19% og 23% og at vi redegjør for at oppdragsgiver kan bruke opsjon én gang til midlertidig reduksjon mellom 14% og 18%. Kan oppdragsgiver avklare: (1) hvordan evalueringen vil modellere opsjonen (hvilket år i perioden, varighet/prosent-satser), (2) hvilke konkrete konsekvenser opsjonen får for hvilke premie-/avkastningselementer i totaløkonomiberegningen, og (3) om buffer-spranget skal forutsettes som «tilsvarende vilkår» for alle tilbud eller om leverandør kan foreslå varianter?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Opsjonsmodellering påvirker både premieberegning og evaluering; uten dette blir vår totaløkonomi vanskelig å prise og kan gi avvik mot oppdragsgivers skjønnsmodell.

   Kilde: Kravspesifikasjon 2.6.3 Spesifikasjon av buffer

6. I konkurransegrunnlagets punkt 8.3 «Evaluering av tildelingskriteriet kvalitet» står at det skal leveres «en testbruker slik at oppdragsgiver kan teste digital rådgivingsløsning», og at det også vil være «presentasjon og gjennomgang» samt «stedlig gjennomgang» av digitale flater. Kan oppdragsgiver konkretisere: (1) hva som forventes i testen (scenarioer/oppgaver), (2) hvilke digitale flater som omfattes (medlemsservice, oppgjørssaker, økonomirapportering, kurs/veiledning i økonomi, mv.), (3) tekniske krav til testmiljø (tilgangsvarighet, pålogging, datagrunnlag), og (4) om det er planlagt tidspunkt(er) innenfor forhandlingsløpet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Testoppsettet påvirker leverandørens ressursbruk og kvalitet i dokumentasjonen; vi må vite omfang og tekniske rammer for å unngå mangelfull testing som kan gi lavere score.

   Kilde: Konkurransegrunnlag 8.3 Evaluering av tildelingskriteriet kvalitet

7. I kravspesifikasjonen punkt 3.4 «Service» ber dere om konkrete krav til leveringsstandard og behandlingstider, samt kvalitet i oppgjørssaker (3.4.1–3.4.4). Kan oppdragsgiver oversende/peke på nøyaktig hvilke minimumskrav (tidsfrister/antall dager/SLAs) som gjelder for hver av oppgjørskategoriene, og om kravene gjelder både nye henvendelser og endringer (f.eks. «virkningsdato før siste årsskifte» nevnt i totaløkonomi-forutsetninger)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Forhandling og evaluering av kvalitet forutsetter at minstekrav forstås korrekt; uklare eller manglende tallverdier kan føre til avvisning eller feil prioritering i tilbudet.

   Kilde: Kravspesifikasjon 3.4 Service (3.4.1–3.4.4)

8. I kravspesifikasjonen punkt 4 «Miljø og klima» ber dere om tilbyders strategi for klima, miljø og sosialt ansvarlig investeringer. Kan oppdragsgiver angi hvilke minimumskrav som må være oppfylt for at tilbudet ikke skal anses å avvike (f.eks. forankring i retningslinjer for investering av pensjonsmidler, relevante dokumentasjonskrav), og om det finnes en «bærekraft-/investeringspolicy»-mal dere forventer at vi følger?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Siden minstekrav for klima/miljø er omtalt, men ikke fullt ut gjengitt i utdraget, trenger vi hva som faktisk må leveres for å unngå avvisning.

   Kilde: Kravspesifikasjon 4 Miljø og klima og Konkurransegrunnlag 8.1.2 Til klima og miljø

9. I konkurransegrunnlaget punkt 4.9/8.2 er det beskrevet at oppdragsgiver kan fastsette størrelser ved forbehold (premiestørrelser tillates ikke bindende, m.m.). For å unngå skjønnsfastsettelse: Kan oppdragsgiver presisere hvilke premiefaktorer/forutsetninger vi kan måtte ta forbehold om (f.eks. satser for senere år, avsetnings-/tariffendringer, rente-/markedsforutsetninger), og hva dere anser som «akseptert forbehold» versus «ikke-akseptert»?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Vi må vite hva som kan prises med forbehold uten at oppdragsgiver overprøver/justerer ved faglig skjønn, og hva som kan medføre lavere score/avvisning.

   Kilde: Konkurransegrunnlag 8.2 Pris (forbehold og skjønnsfastsettelse)