Konkurranse om anskaffelse av eksterne ressurser til samordningsprosjektet

DFØ innbyr til åpen anbudskonkurranse om ekstern faglig og metodisk konsulentbistand til Samordningsprosjektet i DFØ. Kjerneleveransen er fase 2 (Nåsituasjon, juni–november 2026) med leveranse av innsiktsrapport og anbefalt prioritert tiltaksliste. Det er opsjon på fase 3 (målbilde og konsepter, nov 2026–feb 2027) og fase 4 (gap-analyse og handlingsplan, mars–juni 2027). Kontrakten gjennomføres under SSA-B (Bistandsavtalen) og oppstart er planlagt 17. august 2026; opsjoner utløses skriftlig av oppdragsgiver. Oppdraget omfatter ikke implementering/linjearbeid i DFØ eller levering av IT-systemer.

• Leverandøren skal være registrert i et foretaksregister, faglig register eller handelsregister i den staten leverandøren er registrert. (FOA § 16-2)

  Dokumentasjon: Norske leverandører: firmaattest. Utenlandske leverandører: bekreftelse på registrering i tilsvarende register i etableringsstaten. Kilde: ESPD fylles ut i KGV.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.4.1 (ESPD/FOA § 16-2)
• Leverandøren skal ha økonomisk og finansiell soliditet som gir oppdragsgiver trygghet for finansiell kapasitet til å oppfylle kontraktsforpliktelser. (FOA § 16-3)

  Dokumentasjon: Kredittvurdering basert på siste kjente regnskapstall, ikke eldre enn 6 måneder fra tilbudsfrist, fra anerkjent kredittvurderingsselskap. Nyetablerte/ikke tilfredsstillende kredittvurdering: garantierklæring fra bank/finansinstitusjon eller morselskapsgaranti. Ved saklig grunn: annet egnet dokument. Kilde: dokumentasjon etterspørres/leveres ved innstilling.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.4.2 (ESPD/FOA § 16-3)
• Leverandøren skal ha erfaring fra sammenlignbare oppdrag knyttet til tverrgående organisasjonsutvikling, samordning eller endringsarbeid i offentlig sektor eller andre store kunnskapsorganisasjoner. Sammenlignbare oppdrag skal omfatte både analyse- og leveransefase (fortrinnsvis med implementering/målbilde/handlingsplan som sluttleveranse); rene utredningsoppdrag uten leveransefase regnes ikke som sammenlignbare. (FOA § 16-5)

  Dokumentasjon: Beskrivelse av 3 mest relevante selskapsreferanser de siste 3 årene (fra tilbudsfrist), inkl. oppdragsgiver (navn, telefon, e-post), oppdragets verdi, varighet, tidspunkt, kort beskrivelse av leveransen og leverandørens rolle. Maks 1 side per referanse. Leveres i besvarelsesmal for selskapsreferanser. Relevans skal dokumenteres i beskrivelsen.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.4.3 (ESPD/FOA § 16-5)

• Tilbudet skal leveres elektronisk via oppdragsgivers KGV (Mercell CTM) (eu-supply.com). Tilbud på annen måte avvises.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 9.4/leveringsmåte (9.3-9.4/Leveringsmåte)
• Signert tilbudsbrev skal følge tilbudet. Innhold: referanse til konkurransegrunnlagets navn/nummer, leverandøradresse/telefon/org.nr., kontaktperson (telefon/e-post), bekreftelse av vedståelsesfrist og forpliktende underskrift fra person med myndighet.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 9.1 (Tilbudsutforming) / Vedlegg 2 Tilbudsbrev
• Leverandørens besvarelse og priser: svar på kravspesifikasjonen med etterspurt dokumentasjon, samt annen etterspurt dokumentasjon knyttet til tildelingskriterier.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 9.1 (Tilbudsutforming)
• Prisbilag skal inneholde utfylt prisskjema (Bilag 5).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 9.1 (Prisbilag/Bilag 5)
• Hvis tilbudet inneholder avvik/forbehold: Besvarelsesmal for avvik (Vedlegg 4) skal fylles ut og sendes inn som del av tilbudet. Vesentlige avvik kan medføre avvisning.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 6.4 Avvik / pkt. 9.1
• Sladdet versjon av tilbudet skal leveres (sladdede vedlegg inkludert), for innsynshåndtering etter offentleglova.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 4 (Offentlighet og taushetsplikt) / sladdet versjon
• ESPD: leverandøren skal fylle ut ESPD i KGV som foreløpig dokumentasjon på kvalifikasjonskrav. Kvalifikasjonskrav besvares i elektronisk egenerklæringsskjema.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.1-7.4 og pkt. 9.1 (ESPD i KGV)
• Dokumentasjonsbevis for oppfyllelse av kvalifikasjonskrav skal leveres i tråd med krav i kapittel 7 (ved forespørsel/ved innstilling).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 9.1 (Dokumentasjonsbevis for kvalifikasjonskrav)
• Forpliktelseserklæring: skal kun leveres dersom leverandøren støtter seg på kapasiteten til andre virksomheter for å oppfylle kvalifikasjonskrav (økonomisk og/eller teknisk/faglig). Støttevirksomheten skal fylle ut/undertegne og eventuelt beskrive relevante faglige tekniske bidrag; ved økonomisk støtte kan solidarsvar bli aktuelt.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 7.3 (Forpliktelseserklæring) / Vedlegg 3 Forpliktelseserklæring

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

30.06.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Bistanden skal leveres faglig forsvarlig og profesjonelt, i samsvar med avtalen og anerkjente metoder/standarder; konsulent skal bruke eventuelle standarder/metoder angitt av kunden (bilag 1).Kilde: SSA-B 2026 punkt 5.1.1 (Konsulentens ansvar og kompetanse)
• Konsulent skal varsle uten ugrunnet opphold om forhold som kan få betydning for bistandens gjennomføring (inkl. forventede forsinkelser).Kilde: SSA-B 2026 punkt 5.1.1
• Konsulentens nøkkelpersonell skal fremgå av bilag 4; skifte av nøkkelpersonell hos konsulenten skal godkjennes av kunden, og godkjennelse kan ikke nektes uten saklig grunn. Konsulenten bærer kostnadene ved kompetanseoverføring ved bytte.Kilde: SSA-B 2026 punkt 5.2 (Nøkkelpersonell)
• Taushetsplikt: Konfidensiell behandling av avtale-/gjennomføringsinformasjon; opphører 5 år etter avtalens opphør (med mindre annet i bilag 4 eller følger av lov).Kilde: SSA-B 2026 punkt 5.3 (Taushetsplikt)
• Lønns- og arbeidsvilkår: konsulenten skal sikre at ansatte som direkte medvirker ikke har dårligere vilkår enn kravene i allmenngjort tariffavtale/landsomfattende tariffavtale; dokumentasjonsplikt på skriftlig forespørsel; brudd kan gi dagbot (ikke mindre enn kr 1500/dag) og øvrige sanksjoner (tilbakeholdsrett m.m.).Kilde: SSA-B 2026 punkt 5.4.1-5.4.3 (Dokumentasjon, brudd, sanksjoner)
• Vederlag og fakturering: priser ekskl. mva (med mindre bilag 5 angir annet); fakturering etterskuddsvis per måned med mindre annet i bilag 5; betaling 30 dager fra forfall; krav til spesifisering/dokumentasjon av faktura (for løpende timer detaljert timerspesifikasjon).Kilde: SSA-B 2026 punkt 6.2-6.2 (Fakturering) og 6.1-6.5
• Elektronisk faktura (EHF) kreves for offentlige virksomheter; manglende etterlevelse kan medføre at kunden holder tilbake betaling inntil korrekt EHF leveres.Kilde: SSA-B 2026 punkt 6.2 (Fakturering)
• Avbestilling: kunden kan avbestille med 30 dagers skriftlig varsel; kunden skal betale utført arbeid og dokumenterte kostnader knyttet til omdisponering/personell samt andre direkte kostnader som følge av avbestillingen.Kilde: SSA-B 2026 punkt 4.2 (Avbestilling)
• Midlertidig stans: kunden kan kreve stans med minimum 5 dagers skriftlig varsel; kunden erstatter dokumenterte kostnader knyttet til omdisponering og andre direkte kostnader ved stans; ved stans >120 dager kan konsulenten si opp avtalen.Kilde: SSA-B 2026 punkt 4.3 (Midlertidig stans)
• Opsjoner/varighet: arbeid skal påbegynnes og avsluttes i henhold til fremdriftsplanen i bilag 3; avtalens varighet angitt som frem til avtalte leveranser er fullført eller øvre økonomisk ramme er nådd (jf. bilag 3).Kilde: SSA-B 2026 punkt 4.1 og konkurransegrunnlag Bilag 3
• Opphavs- og eiendomsrett: rettigheter til resultater av bistanden tilfaller kunden når betaling er skjedd (med forbehold for bilag 6/andre avtaler), konsulenten beholder rettigheter til egne verktøy/metodegrunnlag; kunden har rett til endring/videreoverdragelse. Kunden skal ikke miste tilgang til data.Kilde: SSA-B 2026 punkt 7 (Opphavs- og eiendomsrett)
• Mislighold: krav til skriftlig reklamasjon uten ugrunnet opphold; varslingsplikt ved manglende oppfyllelse; sanksjoner inkluderer prisavslag og tilbakeholdsrett samt hevingsregler ved vesentlig mislighold.Kilde: SSA-B 2026 punkt 8.1-8.3

• Konkurransegrunnlagets egne tildelingskriterier forutsetter konkrete leveranser og mulig KI-bruk, men i mottatt tekst er det ikke vist detaljer om KI-krav utover invitasjon; vurderingsmetode for KI er ikke nærmere beskrevet.
• Flere sentrale opplysninger om kvalifikasjonskravenes fullstendige dokumentasjonsform (f.eks. eksakt hvordan kredittvurdering skal leveres i KGV) fremgår ikke i tekstutdraget.
• Konkrete kontraktsmessige krav om fremdriftsplan (bilag 3) er delvis beskrevet, men oppstart/varighet er ikke fullstendig gjengitt (valgalternativer ligger i bilag 3).
• Viktige kontraktselementer (prisstruktur, timepriser, timeforbruksvarsling, overskridelsesregime) henvises til bilag 5, men konkrete tall og regler for varsling/prisreduksjon er ikke gitt i mottatt tekst.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Bilag 1 (SSA-B bilag/kravspesifikasjon) står det at innsiktsrapporten i fase 2 skal inneholde en prioritert liste over anbefalte samordningstiltak, og for hvert tiltak en vurdering av kostnad og nytte med benchmark. Kan dere presisere forventet detaljeringsnivå og struktur per tiltak (f.eks. antall tiltak, fast mal/rapportkapitler, og hvordan kost/nytte skal dokumenteres/forankres)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite konkret omfang og format for å kunne prise riktig og sikre at rapporten leveres i riktig kvalitet.

   Kilde: Bilag 1 – Skar-krav nr. 8 (Innsiktsrapport fase 2) / Bilag 1 “Skal-krav” tabell

2. I Bilag 1 (Skal-krav nr. 9) fremgår det at leverandøren skal varsle oppdragsgiver skriftlig ved vesentlig avvik fra avtalt fremdrift eller timeforbruk, så snart avviket er kjent og senest 14 dager før det inntreffer. Hva er deres terskel/definisjon for «vesentlig avvik» (prosent/antall timer/konkret milepæl), og hvordan skal varselet formuleres (format, hvem som varsles, og hva dere forventer som tiltak/plan)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uavklarte avviksgrenser og varslingskrav kan skape risiko for avvik/avvisning eller sanksjoner ved kontraktsoppfølging.

   Kilde: Bilag 1 – Skal-krav nr. 9

3. Kontrakten gjennomføres etter SSA-B, og Bilag 5 (pris og prisbestemmelser) er ikke fullt gjengitt i utdraget. Kan dere bekrefte hvilke priselementer som faktisk gjelder (faste prosjektpriser vs timepriser, hvilke timekategorier), samt om prisskjemaet i Bilag 5 skal være basert på et estimat av antall timer per fase/leveranse, og i så fall gi time-/volumanslag per rolle/fase?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Pris må kunne knyttes til riktig prismodell og riktig time-/volumforutsetninger for hver fase (fase 2, opsjon fase 3 og opsjon fase 4).

   Kilde: Konkurransegrunnlag – Tildelingskriterier (Pris 20 %) / Vedlegg/Bilag 5 (Pris og prisbestemmelser)

4. Opsjonene for fase 3 og fase 4: Dere skriver at opsjoner kan utløses senest innen 1 uke etter at innsiktsrapporten er levert (og tilsvarende etter avsluttet fase 3). Kan dere presisere hva som utløses konkret per opsjon (leveranseomfang, hvilke hovedaktiviteter som inngår, og eventuelle tilleggskrav til metode/dokumentasjon) slik at vi kan gi en korrekt fremdrifts- og prisplan?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Opsjonsutløsning alene er ikke nok; leverandøren må forstå hva som faktisk leveres ved utløsning for å prise og planlegge bemanning.

   Kilde: Konkurransegrunnlag – Omfang/opsjoner (fase 3 og fase 4) + Vedlegg 1/Bilag 1 “Utløsning av opsjon”

5. Nøkkelpersonell og utskiftning: Skal-krav nr. 3 sier at utskiftning kun kan skje ved saklig grunn og at nytt personell skal ha minimum tilsvarende kompetanse og erfaring. Kan dere spesifisere hva dere anser som «minimum tilsvarende» (f.eks. krav til antall års erfaring, relevante referanser og/eller tittel/rolle), og hvordan dette dokumenteres i praksis?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette er et sentralt leveranserisiko-spørsmål; tersklene påvirker leverandørens evne til å håndtere sykdom/kapasitetsendringer uten å bryte krav.

   Kilde: Bilag 1 – Skal-krav nr. 3 + SSA-B (nøkkelpersonell, godkjenning/skifte)

6. I Tildelingskriterium «Oppgaveforståelse og metodisk tilnærming» (45 %) ber dere om hvordan kunstig intelligens planlegges brukt, inkl. verktøy, formål og kvalitetssikring av KI-generert innhold. Hvilke retningslinjer/krav stiller dere til personvern, opphavsrett/brukslisens og sikkerhet ved bruk av KI i DFØ-prosessen (f.eks. restriksjoner mot innlegging av sensitiv informasjon i åpne KI-verktøy)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: KI-bruk kan medføre juridisk og sikkerhetsmessig risiko. Leverandøren trenger konkrete føringer for å beskrive en akseptabel KI-praksis og unngå mislighold.

   Kilde: Konkurransegrunnlag – Tildelingskriterier (Oppgaveforståelse og metodisk tilnærming, 45 %)

7. Fremdrift og milepæler: Det fremgår at arbeidet skal påbegynnes 17. august 2026, og at fase 2 varer juni–november 2026. Kan dere dele en konkret milepæl-/leveranseplan (datoer for workshops/intervjuer, og forventet dato for innsiktsrapportens levering) samt hvilke leveranser som inngår mellom «start» og rapportlevering?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten konkrete milepæler og leveransepunkter er det vanskelig å planlegge kapasitet, bemanning og timeforbruk, og å oppfylle varslingskrav ved avvik.

   Kilde: Konkurransegrunnlag – Viktige datoer og tidsfrister (Oppstart 17. august 2026) + Bilag 3 (Prosjekt- og fremdriftsplan)

8. Utlegg/reise og diett: SSA-B sier at utlegg kun dekkes dersom avtalt, og at reisetid kun faktureres hvis avtalt i Bilag 5. Kan dere bekrefte om det er forventet reise fysisk (f.eks. til DFØ-kontor/workshops), om og hvilke satser som gjelder, og om det er lagt inn et tak/ramme for utgifter per måned eller per fase?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kostnadsgrunnlaget for eventuelle utgifter påvirker totalpris og korrekt prising.

   Kilde: SSA-B (generell tekst om utlegg) + Konkurransegrunnlag/Pkt 6.1 “Vederlag” samt Bilag 5 (Utlegg og reisekostnader)