Konkurranse om anskaffelse av eksterne ressurser til samordningsprosjektet

DFØ innbyr til åpen anbudskonkurranse om ekstern faglig og metodisk bistand til Samordningsprosjektet i DFØ. Fase 2 (kjerneleveranse) er i perioden juni–november 2026, med innsiktsrapport som kartlegger og analyserer samordningsmuligheter og gir en prioritert tiltaksliste. Kontrakten har opsjon på fase 3 (november 2026–februar 2027) og fase 4 (mars–juni 2027). Kontrakten gjennomføres som enkeltkontrakt etter Statens standardavtale SSA-B (Bistandsavtalen).

• Dokumentteksten inneholder hovedsakelig konkurransegrunnlagets kapitler og utdrag; detaljer i vedlegg (særlig Kravspesifikasjonen/ Bilag 1, bilag 2-5 og SSA-B bilag 3/4/5/6/7) er delvis eller ikke komplett gjengitt i utdraget, så konkrete krav til leveransemetoder, milepæler, timestruktur og pris-/fakturadetaljer utover det som fremgår her, kan ikke utledes fullt ut.
• Det fremgår en 'skal-krav/bør-krav' tabell i vedlegg 1, men hele listen og eventuelle øvrige kravspesifikke krav er ikke fullt gjengitt (avsnitt slutter midt i vedlegg 2: «Bilag 2: Konsulentens spesifikasjon av …»).

• Leverandøren skal være registrert i foretaksregister, faglig register eller handelsregister i den staten leverandøren er registrert.

  Norske leverandører: firmaattest. Utenlandske leverandører: bekreftelse på registrering i tilsvarende register i etableringslandet.

  Kvalifikasjonskrav 7.4.1 (jf. FOA § 16-2)
• Leverandøren skal ha økonomisk og finansiell soliditet som gir oppdragsgiver trygghet for oppfyllelse av kontraktsforpliktelser.

  Kredittvurdering basert på siste kjente regnskapstall (ikke eldre enn 6 måneder fra tilbudsfrist). Kredittvurdering fra anerkjent kredittvurderingsselskap. Kredittverdighet uten krav til sikkerhetstillelse. Nyetablerte/leverandører med utilfredsstillende kredittvurdering: garantierklæring fra bank eller lignende/morselskapsgaranti. Alternativ dokumentasjon hvis saklig grunn for ikke å fremlegge etterspurt dokumentasjon.

  Kvalifikasjonskrav 7.4.2 (jf. FOA § 16-3)
• Leverandøren skal ha erfaring fra sammenlignbare oppdrag knyttet til tverrgående organisasjonsutvikling, samordning eller endringsarbeid i offentlig sektor (eller andre store kunnskapsorganisasjoner). Sammenlignbare oppdrag skal omfatte både analyse- og leveransefase, fortrinnsvis med implementering, målbilde eller handlingsplan som sluttleveranse; rene utredningsoppdrag uten leveransefase regnes ikke som sammenlignbare.

  Beskrivelse av 3 mest relevante selskapsreferanser siste 3 år regnet fra tilbudsfrist. For hver referanse: oppdragsgiver (navn, telefon, e-post), oppdragets verdi, varighet, tidspunkt, kort beskrivelse av leveransen og leverandørens rolle. Maks 1 side per referanse. Leveres i besvarelsesmal for selskapsreferanser.

  Kvalifikasjonskrav 7.4.3 (jf. FOA § 16-5)

• Tilbud skal leveres elektronisk via oppdragsgivers KGV (Mercell CTM) / eu-supply.com innen tilbudsfristen; for sent innleverte tilbud avvises.Tilbudsutforming og krav til levering, pkt. 9.4 og Tilbudsfrist/leveringsmåte (avsnitt 9.2–9.4)
• ESPD: leverandøren skal fylle ut elektronisk egenerklæringsskjema (ESPD) i KGV og levere ESPD sammen med tilbudet (foreløpig dokumentasjon på kvalifikasjonskrav og at det ikke foreligger avvisningsgrunner).Kvalifisering 7.1 (ESPD)
• Signert tilbudsbrev: inneholde konkurransegrunnlagets navn/nummer, leverandørens kontaktopplysninger/organisasjonsnummer, kontaktperson med telefon/e-post, bekreftelse på vedståelsesfrist (jf. pkt. 3.2) og forpliktende underskrift fra person med myndighet.Tilbudsutforming og krav til levering, Signert tilbudsbrev (avsnitt 9.1)
• Leverandørens besvarelse av kravspesifikasjon samt eventuell annen etterspurt dokumentasjon til tildelingskriterier (herunder tilbudt nøkkelpersonell, metodisk tilnærming).Tilbudsutforming og krav til levering, Leverandørens besvarelse og priser
• Prisbilag: utfylt prisskjema, jf. Bilag 5.Tilbudsutforming og krav til levering, Prisbilag/Bilag 5
• Ved avvik: Besvarelsesmal for avvik skal fylles ut og sendes inn som del av tilbudet (dersom avvik fra konkurransegrunnlaget).Krav til tilbudet / Avvik (avsnitt 6.4 og Tilbudsutforming)
• Sladdet versjon av tilbudet: leveres sammen med tilbudet (inkludert sladdede vedlegg, også dokumenter uten sladding), for mulig innsyn.Tilbudsutforming og krav til levering, Sladdet versjon av tilbud
• Dokumentasjonsbevis for oppfyllelse av kvalifikasjonskrav: leverandøren skal levere dokumentasjon iht. kapittel 7.4 (dersom etterspurt/innstilt til kontrakt fremlegges endelig dokumentasjon før kontrakt).Tilbudsutforming og krav til levering, Dokumentasjonsbevis; Kvalifisering 7.1 (ESPD)

• Oppgaveforståelse og metodisk tilnærming

  Beskrivelse av forståelse av oppdraget, forslag til metodisk tilnærming for fase 2 og hovedlinjer for fase 3 og 4, samt hvordan leverandøren sikrer kvalitet, fremdrift og forankring gjennom prosjektperioden. Leverandøren skal også beskrive konkret hvordan kunstig intelligens planlegges brukt for å styrke kvalitet og effektivitet (inkl. verktøy, formål og kvalitetssikring av KI-generert innhold). Maksimalt 7 sider.

  Tildelingskriterier (kapittel 8)
• Tilbudt nøkkelpersonell

  CV for tilbudt prosjektleder/fagansvarlig (senior), analytiker og partner. Prosjektleder/fagansvarlig vektlegges mest. CV skal vise relevant utdanning, dimensjonering av deltakelse og inntil 5 referanseprosjekter per person siste 5 år. Referanser må inneholde både analyse- og leveransefase og være gjennomført i rolle som prosjektleder/dedikert prosjektmedlem. Maks 1 side per referanseprosjekt og 1 side for utdanning/rolle/dimensjonering, totalt maks 6 sider per CV.

  Tildelingskriterier (kapittel 8)
• Pris

  Ferdig utfylt prisskjema (Bilag 5). Pris vektes lavere pga. behov for metodisk skjønn, fasiliteringskompetanse og personavhengighet.

  Tildelingskriterier (kapittel 8)

• Kontrakten gjelder fase 2 (juni–november 2026) som kjerneleveranse, med opsjoner på fase 3 (nov 2026–feb 2027) og fase 4 (mars–juni 2027). Opsjoner utløses skriftlig av oppdragsgiver; oppdragsgiver har ingen plikt til å utløse opsjonene. Utløsning forutsetter at innsiktsrapporten er ferdigstilt, ledergruppen har vedtatt retning og at det foreligger budsjettmessig dekning.Kontrakt / Opsjoner (avsnitt «Kontrakt» under OM ANSKAFFELSEN)
• Bistanden skal ledes av leverandøren ved å lede kjerneteamet i det daglige innenfor rammer satt av programdirektør og styringsgruppe; DFØ v/programdirektør har formelt prosjektlederansvaret.Anskaffelsens gjenstand (OM ANSKAFFELSEN)
• Oppdraget omfatter ikke linjearbeid/drift i DFØ, implementering av tiltak i handlingsplan, eller levering av tekniske løsninger/programvare/IT-systemer; implementering ivaretas av DFØ.Anskaffelsens gjenstand (OM ANSKAFFELSEN)
• Konsulenten skal levere bistand faglig forsvarlig og profesjonelt, og i samsvar med anerkjente metoder/standarder samt eventuelle standarder/metoder angitt av kunden i bilag 1 (SSA-B).SSA-B 2026, punkt 5.1.1 (Konsulentens ansvar og kompetanse)
• Nøkkelpersonell: nøkkelpersonell fremgår av bilag 4; skifte krever kundens godkjenning (ikke uten saklig grunn). Ved bytte som skyldes konsulenten bærer konsulenten kostnader ved kompetanseoverføring.SSA-B 2026, punkt 5.2 (Nøkkelpersonell)
• Skriftlighet/varsler og meddelelser: alle varsler/krav/meddelelser skal gis skriftlig til adresser/elektroniske adresser i bilag 4.SSA-B 2026, punkt 2.4 (Skriftlighet)
• Avbestilling: Kunden kan avbestille med 30 dagers skriftlig varsel; kunden betaler bl.a. beløp til gode for utført arbeid og dokumenterte omdisponerings-/direkte kostnader.SSA-B 2026, punkt 4.2 (Avbestilling)
• Midlertidig stans: Kunden kan kreve stans med min. 5 dagers skriftlig varsel; kunden erstatter bl.a. dokumenterte omdisponeringskostnader og andre direkte kostnader som følger av stansen. Ved stans >120 dager kan konsulenten si opp; forholdene håndteres via avbestillings-/oppsigelsesmekanismer.SSA-B 2026, punkt 4.3 (Midlertidig stans av bistanden)