Rammeavtale - Hvitevarer, brunevarer og småelektriske artikler

Åpen anbudskonkurranse om rammeavtale for kjøp og levering av hvitevarer, brunevarer og småelektriske artikler for Kristiansand kommune (inkl. tilsluttet part Kristiansandsregionen Brann og Redning IKS). Avtalen er ikke eksklusiv, tilbys uten deltilbud/alternative tilbud, med opsjon for forlengelse. Leverandørens ytelser omfatter levering (inkl. ferdig montering for de aktuelle produktene), kundeservice, miljø- og reservedelskrav, reklamasjons- og garantihåndtering samt krav til elektronisk samhandling/fakturering.

• Leverandøren skal fylle ut Det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD) som foreløpig dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav og at det ikke foreligger avvisningsgrunner. (Fylles ut i oppdragsgivers Mercell.)Kilde: Dokument: Rammeavtale «Hvitevarer, brunevarer og elektriske småartikler», pkt. 3 ESPD, kvalifikasjonskrav og krav / 3.1-3.3
• Dersom leverandør støtter seg på andre virksomheter for å oppfylle kvalifikasjonskrav: virksomhetene som det støttes på må levere separate og signerte ESPD-egenerklæringer.Kilde: Dokument: Rammeavtale «Hvitevarer, brunevarer og elektriske småartikler», pkt. 3 ESPD, kvalifikasjonskrav og krav
• Leverandør (valgt leverandør) skal levere skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt (dersom leverandør er norsk). Skatteattestene skal ikke være eldre enn 6 måneder fra tilbudsfrist, med unntak der fullmakt er gitt for eBevis/innhenting.Kilde: Dokument: Rammeavtale «Hvitevarer, brunevarer og elektriske småartikler», pkt. 3.3 Krav til skatteattest
• Ved manglende eller forsinket innlevering av dokumentasjon knyttet til kvalifikasjonskrav ved etterspørsel: dokumentasjonen skal leveres sammen med forespørselen (gjelder etter konkurransegrunnlag/ESPD-logikk).Kilde: Dokument: Rammeavtale «Hvitevarer, brunevarer og elektriske småartikler», pkt. 3 ESPD, kvalifikasjonskrav og krav
• Tilbudet skal signeres elektronisk av person med fullmakt til å binde tilbyder.Kilde: Dokument: Rammeavtale «Hvitevarer, brunevarer og elektriske småartikler», pkt. 5.1 Krav til tilbudets utforming
• Tilbudet skal leveres på norsk, dansk, svensk eller engelsk; elektronisk dokumentasjon lastes opp under arkfanen «Dokumenter» i Mercell, og som enkeltfiler (ikke zip).Kilde: Dokument: Rammeavtale «Hvitevarer, brunevarer og elektriske småartikler», pkt. 5.1
• Tilbudet må leveres elektronisk via Mercell-portalen innen tilbudsfristens utløp; leverandør kan levere flere ganger frem til fristen (siste versjon er gyldig).Kilde: Dokument: Rammeavtale «Hvitevarer, brunevarer og elektriske småartikler», pkt. 5.2
• Tilbyder bes om å legge ved en sladdet versjon av tilbudet ved innlevering av tilbud (sladdet versjon skal inneholde alle kvalifikasjons- og tilbudsdokumenter).Kilde: Dokument: Rammeavtale «Hvitevarer, brunevarer og elektriske småartikler», pkt. 6 Sladdet versjon av tilbudet
• Tilbyder må levere signert forpliktelseserklæring fra underleverandør hvis underleverandør forplikter seg til å bidra med ytelser til gjennomføring av eventuell avtale (inkludert opsjonsår).Kilde: Vedlegg 04 - Forpliktelseserklæring.pdf

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

03.07.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Obligatorisk

• Samsvar med bransjestandarder; produkter skal være CE-merket og produsert iht. nasjonale/internasjonale regelverk og relevante ISO-standarder eller tilsvarende.Kilde: Vedlegg 03 - Kravspesifikasjon.xlsx, ark «Generelle krav», pkt. 1.1
• Produktmerking: merking på norsk/svensk/dansk eller engelsk; dokumentasjon (tekniske spesifikasjoner og brukerveiledninger) skal følge med varen og være utformet på norsk (svensk/dansk/engelsk kan aksepteres hvis norsk ikke foreligger).Kilde: Vedlegg 03 - Kravspesifikasjon.xlsx, ark «Generelle krav», pkt. 1.2
• Reklamasjon/garanti: Bestiller skal ikke henvises videre til underleverandør/produsent for reklamasjon/avvik/garantisaker. Ved reklamasjon av produkter nødvendige for drift: service/reparasjon på stedet innen 10 virkedager; evt. låne-/erstatningsprodukt innen 10 virkedager etter at reklamasjon ble fremlagt (kostnadsfritt), med varsel ved manglende lager; tidsfrister kan utsettes etter avtale. Reparasjon/utskiftning vederlagsfritt under garantiperiode. Returfrakt ved avvik/reklamasjon dekkes av leverandør.Kilde: Vedlegg 03 - Kravspesifikasjon.xlsx, ark «Generelle krav», pkt. 1.8
• Kundeservice: tilgjengelig alle hverdager 09:00–15:00. Skriftlige henvendelser skal besvares innen 24 timer.Kilde: Vedlegg 03 - Kravspesifikasjon.xlsx, ark «Service og oppfølging», pkt. 2.1
• Montering: produkter leveres ferdig montert og montering skal være inkludert i tilbudsprisen per produkt; montør skal vederlagsfritt ta med emballasjen i retur; alt arbeid med god håndverksmessig standard.Kilde: Vedlegg 03 - Kravspesifikasjon.xlsx, ark «Service og oppfølging», pkt. 2.2
• Miljø-/stoffkrav: produkter skal minimum overholde Produktforskriften (EE-produkter/RoHS 2), tungmetallkrav, POPs og REACH-forskriften (angitte hjemler i punktet).Kilde: Vedlegg 03 - Kravspesifikasjon.xlsx, ark «Miljø», pkt. 3.1
• Reservedeler: for større hvitevarer (liste) og TV-er skal leverandør kunne skaffe nødvendige reservedeler i 5 år fra leveringsdato (så langt produsent tilbyr reservedeler). Unntak for småelektriske og øvrige lavprisprodukter hvor det ikke er vanlig at produsent tilbyr reservedeler.Kilde: Vedlegg 03 - Kravspesifikasjon.xlsx, ark «Miljø», pkt. 3.3
• Håndtering av brukte produkter: leverandør skal ta med brukte/utrangerte produkter i retur (og demontere) fra avtalt sted dersom oppdragsgiver ber om det.Kilde: Vedlegg 03 - Kravspesifikasjon.xlsx, ark «Miljø», pkt. 3.4
• Returselskap for EE-produkter: leverandør skal fremlegge dokumentasjon på avtale med returselskap godkjent av Miljødirektoratet; enten medlemsdokumentasjon eller dokumentasjon på at det ikke er behov for medlemskap. Forhandlere skal bekrefte plikt til mottak av EE-avfall og lovlig videregående til mottak/behandlingsanlegg.Kilde: Vedlegg 03 - Kravspesifikasjon.xlsx, ark «Miljø», pkt. 3.5
• Leveringstid og -sted (rammeavtale): levering innen maks 5 virkedager etter at bestilling er mottatt; levering i tidsrom 09:00–15:00 med mindre annet avtales. Levering anses skjedd når mottatt og overlevert på avtalt leveringssted/til avtalt tid; ved restordre varsling umiddelbart. Ved forsinkelse utover maksimal tid kan bestiller kansellere bestilling og kjøpe hos annen leverandør.Kilde: Vedlegg 01 - Avtaledokument…, «Leverandørens plikter (standardvilkårene punkt 4)», pkt. 10.1 (Leveringstid og -sted) og øvrig avsnitt under
• Leverandør skal utarbeide og oppdatere spesifikk varekatalog og nettoprisliste i elektronisk format; distribusjon på leverandørens regning. Oppdatert nettoprisliste ved hver prisendring og ved utskifting av sortiment.Kilde: Vedlegg 01 - Avtaledokument…, «Varekataloger og prislister»
• Erstatningsvarer/nye varer: erstatningsvarer/nye varer må tilfredsstille krav og godkjennes av oppdragsgiver før promotering/levering; erstatningsvarer skal dokumenteres å være til tilsvarende eller bedre kvalitet/funksjon/pris. Erstatningsvarer kan ikke gjøres tilgjengelig i bestillingsløsning før godkjenning.Kilde: Vedlegg 01 - Avtaledokument…, «Endring i varesortiment», avsnitt «Erstatningsvarer» og «Nye varer»
• Priskrav for nye varer: nye varer (ikke erstatningsvarer) skal følge samme priskalkyle som leverandørens tilbud til avtalen; oppdragsgiver kan ha innsyn i regnskap/annen relevant dokumentasjon.Kilde: Vedlegg 01 - Avtaledokument…, «Priskalkyle»
• Krav til transport i kontraktsperioden: kjøretøy minst euroklasse 6/VI; for kjøretøy under 3,5 tonn skal det benyttes nullutslippskjøretøy fra avtaleoppstart. Leverandør skal på forespørsel dokumentere hvilke kjøretøy som brukes (inkl. kopi av vognkort). Mislighold kan utløse dagmulkt (2 000 kr/kalenderdag) og bøter (inntil 10 000 kr første brudd, inntil 50 000 kr for etterfølgende brudd) iht. oppgitte betingelser.Kilde: Vedlegg 01 - Avtaledokument…, «Krav til transport i kontraktsperioden»
• Egenrapportering menneskerettigheter: leverandør skal fylle ut DFØs skjema for egenrapportering menneskerettigheter senest innen 1 måned etter kontrakten startet; kan kreves flere ganger. Manglende/forsinket kan gi dagmulkt (1 000 kr per kalenderdag, oppad begrenset til 60 dager).Kilde: Vedlegg 01 - Avtaledokument…, «Kontraktsvilkår for ivaretakelse…», «Egenrapportering»
• Kontraktsvilkår menneskerettigheter i leverandørkjeden: leverandør skal overholde punkt 1-4 i vedlegget; gjelder også i leverandørkjeden. Ved bruk av underleverandører skal leverandør videreføre og bidra til etterlevelse. (Kontraktsoppfølging og dokumentasjon kan kreves av oppdragsgiver.)Kilde: Vedlegg 06 - Kontraktsvilkår…, innledning + pkt. 1-3
• Elektronisk samhandling/fakturering: leverandør må sende EHF-faktura i godkjent standardformat og inngå avtale med aksesspunkt (levering ellers kan gi tilbakeholdsrett). Faktura skal inneholde obligatoriske EHF-felter (leverandør og oppdragsgiver identifikasjon, beløp, datoer, referanser m.m.) og merkes med kontraktsnummer (til Kristiansand kommune).Kilde: Vedlegg 05 - Standard kontraktsvilkår…, pkt. 6.5 og pkt. 6.6; Vedlegg 07 - Krav til innhold i EHF-faktura; Vedlegg 01 - Avtaledokument…, «Fakturering…»

• Kvalifikasjonskrav er ikke trukket ut fordi de ikke fremgår i den gitte dokumentteksten (det henvises til faner «ESPD kvalifikasjonskrav» i Mercell).
• Innleverings-/tilbudsfrister (eksakte datoer) står i konkurransedokumentet, men de er ikke etterspurt spesifikt; samtidig er disse datoene til stede (spørsmålsfrist, tilbudsfrist, karens og planlagt avtaleoppstart).
• Det fremgår ikke i vedlegg 03 hvilke konkrete produkter som omfattes av «montering» utover at «produkter leveres ferdig montert» og skal inkluderes i tilbudsprisen; omfang per varelinje er ikke angitt.
• Kontraktsnummer for fakturering er markert som [KONTRAKTSNUMMER] og er dermed ikke identifisert i teksten du ga.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Vedlegg 08 (ordrebekreftelse) står «innen ___2 _ timer», men feltet i teksten er ikke fullt utfylt. Hva er korrekt frist for levering av ordrebekreftelse (antall timer), og gjelder fristen alle bestillingstyper/kategorier av varer?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uutfylt frist gjør det vanskelig å vurdere kapasitet og risiko for mislighold/dagmulkt knyttet til ordrebekreftelse.

   Kilde: Vedlegg 08: Frist for ordrebekreftelse

2. I Vedlegg 08 (prinsipper for «Akseptert med endring») er «XX måneders varsel» og «XX dager» ikke utfylt. Kan dere angi konkret hvilke varsel- og endringsdager som gjelder (inkl. om dette gjelder for pris, varesortiment eller andre endringer)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelige varslings-/endringsfrister påvirker planlegging av sortimentsendringer, prisoppsett og risiko ved avvik.

   Kilde: Vedlegg 08: Prinsipper for «Akseptert med endring»

3. I Vedlegg 01 (rammeavtalen) står kontraktsnummer for merking av faktura som «[KONTRAKTSNUMMER]» (ikke oppgitt). Hva er riktig kontraktsnummer som skal påføres alle fakturaer til Kristiansand kommune for denne avtalen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne fylle riktig kontraktsnummer i EHF-faktura for å unngå forsinket/avvist betaling («Kun korrekt utfylte fakturaer utløser betalingsplikt»).

   Kilde: Vedlegg 01 - Avtaledokument for rammeavtale vare Kristiansand kommune; punkt om fakturam erking / Kontraktsdokumentreference

4. I Vedlegg 07 (EHF-faktura) kreves at feltet «Ordrenummer» skal være 8 siffer og begynner med 130 (evt. 700) «generert fra eHandel». Hvordan skal vi fakturere dersom bestillingen ikke er utført via eHandel (og dermed ikke genererer ordrenummer i dette formatet)? Skal feltet «OrderReference/ID» da utelates, eller brukes alternativ referanse?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å levere korrekt EHF må vi vite hva som skal stå i obligatoriske/standardiserte felter ved bestillinger utenfor eHandel.

   Kilde: Vedlegg 07 - Krav til innhold i EHF-faktura (Ordrenummer / OrderReference / ID)

5. Rammeavtalen punkt om leveringstid sier «maksimum 5 – fem – virkedager etter at bestilling er mottatt», og standardvilkårene punkt 4.3.1 sier Leverandøren skal oppgi leveringstid i ordrebekreftelsen dersom den ikke er avtalt. Bekreft: Skal vi alltid angi en konkret dato/leveringsvindue i ordrebekreftelsen, og er det ikke adgang til å svare «innen 5 virkedager» uten konkretisering?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker hvordan vi kan prise/planlegge og hvordan ordrebekreftelser skal utformes for å unngå avvik (mislighold).

   Kilde: Vedlegg 01 - Leveringstid og -sted (Leverandørens plikter punkt 4.2) og standardvilkårene punkt 4.3 (Ordrebekreftelse)

6. Dere oppgir at «Ved forsinkelse utover maksimal leveringstid står Bestiller fritt til å kansellere bestillingen og kjøpe hos en annen Leverandør, uavhengig av rammeavtalen». Samtidig reguleres dagmulkt i avtaledokumentet (1 % av avrop ekskl. mva, min. 300 per hverdag). Kan dere bekrefte hvordan dere praktiserer dette ved kansellering: stopper dagmulkten ved kansellering, og skal vi kun dekke bestillers merutgifter (i tillegg til allerede påløpte dagmulkter), eller også ytterligere tap/erstatning automatisk?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå økonomisk konsekvens ved forsinkelse og kansellering for å prise riktig og håndtere kontraktsrisiko.

   Kilde: Vedlegg 01 - Leveringstid og -sted (siste avsnitt) og Dagmulkter / dagmulkt-avsnitt i Vedlegg 01

7. Rammeavtalen pålegger «nullutslippskjøretøy fra og med avtaleoppstart for kjøretøy som veier under 3,5 tonn», og at leverandør skal oversende kopi av vognkort på forespørsel. Hva regnes som dokumentasjon som «tilfredsstiller krav» i praksis (f.eks. registreringsbevis/vognkort, teknisk vognkort, CO2/energikilde-merking), og har dere et definert kontrollpunkt/frist for når dette må være oppfylt?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklart dokumentasjonsgrunnlag og kontrollfrist gjør det vanskelig å vurdere oppfyllelsesgrad og risiko for dagmulkt/bot ved manglende dokumentasjon.

   Kilde: Vedlegg 01 - Krav til transport i kontraktsperioden

8. I Vedlegg 01 står det at leverandør skal «uoppfordret levere statistikker/rapporter til Oppdragsgiver tertialvis innen 15. januar, 15. mai og 15. september». Dersom leveranseperioden starter midt i et kvartal eller rapporteringsperioden overlapper avtaleoppstart: Skal vi levere første rapport allerede ved nærmeste frist, eller beregnes rapporten forholdsmessig fra avtaleoppstart?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker praktisk planlegging og omfang av kostnadsberegning for rapportering i kontraktsstart.

   Kilde: Vedlegg 01 - Statistikk og informasjon (tertialvis og frister)