Renholdstjenester til DPS Stjørdal, Helse Nord-Trøndelag HF

Rammeavtale for tjenestene «Elkontroller og termografering» til Helse Nord-Trøndelag. Avtalen er en rammeavtale med delkontrakter for Sykehuset Levanger og Sykehuset Namsos, og omfatter rett til avrop av tjenestene innen avtalens omfang og varighet. Avtaleperiode: 02.01.2027–01.01.2030.

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

18.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Avtalens varighet: 02.01.2027–01.01.2030 (med mulighet for forlengelse inntil 2 år om gangen; maksimal samlet avtaleperiode 10 år).Kilde: Avtale_-_Tjenestekjøp.docx – Avtaleperiode, forlengelse og oppsigelse
• Rammeavtale med rett til kjøp av tjenester innenfor omfanget; ingen plikt til bestemt volum, men plikt til å kjøpe behov innen avtalen. Delkontrakter behandles som selvstendige avtaler.Kilde: Avtale_-_Tjenestekjøp.docx – Avtalens formål og omfang
• Avrop og bestilling: bestilling skal inneholde bestillingsnummer, bestillende enhet/kontaktperson, kundenummer og leveringssted. Leverandør skal elektronisk samhandle med virksomheter tilsluttet avtalen.Kilde: Avtale_-_Tjenestekjøp.docx – Bestilling; Avrop og bestilling
• Kvalitetssikring: Leverandøren skal sikre at tjenesten er godkjent etter relevante lover/forskrifter og at kontrollrutiner og kvalitetssikringssystem fanger avvik tidlig. Leverandøren er ansvarlig for nødvendig utstyr og materiell.Kilde: Avtale_-_Tjenestekjøp.docx – Leverandørens plikter (Kvalitetssikring)
• Personell: fagpersonell skal ha nødvendige kvalifikasjoner; kunden kan kontrollere opplysninger; leverandør skal bytte personell ved klanderverdig/u egnet opptreden; utskifting av nøkkelpersonell krever kundens godkjenning (ikke uten saklig grunn).Kilde: Avtale_-_Tjenestekjøp.docx – Leverandørens plikter (Leverandørens personell)
• Bruk av underleverandør: bruk/utskifting av underleverandør skal godkjennes skriftlig av Kunden (ikke uten saklig grunn); leverandørens kontraktsansvar endres ikke.Kilde: Avtale_-_Tjenestekjøp.docx – Leverandørens plikter (Bruk av underleverandør)
• Statistikk: leverandøren plikter å oversende salgsstatistikk på forespørsel, årlig senest 20.04; skal vise forbruk/omsetning eks. mva fordelt på kunder og inneholde referanser iht. prisskjema-mal. Leveres på forespurt til enhver tid gjeldende mal.Kilde: Avtale_-_Tjenestekjøp.docx – Leverandørens plikter (Statistikk)
• Forsikring: leverandøren skal tegne og opprettholde tilstrekkelige forsikringer i hele avtaleperioden og fremlegge attester ved forespørsel.Kilde: Avtale_-_Tjenestekjøp.docx – Leverandørens plikter (Forsikring)
• Bærekraft og menneskerettigheter/arbeidstakerrettigheter: leverandøren skal respektere grunnleggende krav, arbeide aktivt for å redusere helse- og miljøskadelige stoffer og jobbe forebyggende med miljø- og klimahensyn; ansvar for å videreføre krav også hos underleverandører.Kilde: Avtale_-_Tjenestekjøp.docx – Felles plikter (Bærekraft, Generelt)
• Lønns- og arbeidsvilkår: leverandøren ansvarlig for at ansatte hos seg/underleverandører som direkte medvirker har lønns- og arbeidsvilkår iht. aktuelle allmenngjørings-/tariffbestemmelser og krav om skriftlig arbeidsavtale; dokumentasjonsplikt på forespørsel. Dagbot ved brudd i dokumentasjonsplikten (min. 1 500 kr/dag).Kilde: Avtale_-_Tjenestekjøp.docx – Bærekraft (Lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter)
• Kundens kontroll/revisjon og stedlige kontroller: rett til annonserte/uannonserte kontroller; leverandøren plikter å følge rutiner for innregistrering/adgang (evt. HMSREG). Pålegg fra Arbeidstilsynet skal varsles og utbedres innen frister, ellers mislighold.Kilde: Avtale_-_Tjenestekjøp.docx – Bærekraft (Lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter)
• Behandling av personopplysninger: leverandøren skal være dataansvarlig/behandlingsansvarlig for personopplysninger behandlet i forbindelse med avtalen; tiltak for informasjonssikkerhet skal dokumenteres og kan kreves utlevert; manglende tiltak er vesentlig mislighold.Kilde: Avtale_-_Tjenestekjøp.docx – Behandling av personopplysninger
• Internasjonale sanksjoner: leverandøren skal sikre at leverandør/underleverandører mv. ikke omfattes; plikt til å informere ved forhold som kan innebære brudd og dokumentere rutiner; manglende etterlevelse kan være vesentlig mislighold.Kilde: Avtale_-_Tjenestekjøp.docx – Internasjonale sanksjoner
• Vederlag/priser: priser fremgår av prisskjema; timepriser skal dekke alle kostnader inkl. fortjeneste; betaling for overtid/kveld/natt/helligdag kun ved særskilt avtale. Reise/utlegg/diett dekkes kun hvis avtalt og dokumentert.Kilde: Avtale_-_Tjenestekjøp.docx – Vederlag (Vederlag) + Vederlag og prisjustering
• Prisjustering: mulig ekstraordinær regulering ved endringer i offentlige avgifter/lov/forskrift med økonomisk effekt >2% og krav må være dokumentert; ellers KPI-indeksregulering etter angitte beregningsmetoder og varselsfrister.Kilde: Avtale_-_Tjenestekjøp.docx – Prisjustering (4.2)
• Fakturering og betaling: fakturering månedlig med grunnlag i leverte tjenester; betalingsfrist 30 dager etter mottak av korrekt faktura. Faktura skal angi kundens innkjøps-/bestillingsreferanse (avtalenummer) og følge enhetspriser/benevnelser. Returrett ved krav som ikke oppfylles. Forsinkelsesrente ved for sen betaling.Kilde: Avtale_-_Tjenestekjøp.docx – Fakturerings- og betalingsbetingelser; Forsinkelsesrente
• Mislighold – mangler: mangel ved manglende oppfyllelse av avtalen/offentligrettslige krav; kundens reklamasjon «innen rimelig tid» (ingen frist ved forsett/grov uaktsomhet). Kunden kan kreve utbedring og evt. prisavslag, dekningskjøp og erstatning for direkte tap.Kilde: Avtale_-_Tjenestekjøp.docx – Leverandørens mislighold (Mangler) + Kundens mislighold
• Mislighold – forsinkelse: leverandørens varslingsplikt ved antatt forsinkelse og plikt til å begrense forsinkelsen; kunden kan kreve dagmulkt (0,25% av avtalt pris for del av avropet som ikke kan tas i bruk, eller min. 800 kr; maks 100 virkedager) og/eller heving ved vesentlig forsinkelse.Kilde: Avtale_-_Tjenestekjøp.docx – Forsinkelse (7.2) + Dagmulkt (7.2.6)
• Avbestilling: kunden kan avbestille kostnadsfritt med 30 dagers varsel før oppstart; ellers betales arbeid allerede utført, dokumenterte merkostnader for omdisponering og andre direkte kostnader, samt gebyr 4% av avtalt vederlag for hele oppdraget.Kilde: Avtale_-_Tjenestekjøp.docx – Avbestilling (5.4)
• Markedsføring/referanser: leverandør kan ikke bruke kundens navn/varenavn mv. uten skriftlig tillatelse; ikke benytte kunden som referanse uten samtykke; brudd kan gi bot (0,2% av kontraktens samlede verdi eller 10 000 kr).Kilde: Avtale_-_Tjenestekjøp.docx – Markedsføring
• Taushetsplikt, opphavs-/eiendomsrett og revisjonsrett: taushet om konfidensiell informasjon, revisjonsrett i avtaleperioden, og kundens eiendomsrett til materiell kunden overlater.Kilde: Avtale_-_Tjenestekjøp.docx – Taushetsplikt; Opphavs- og eiendomsrett; Revisjon
• Databehandlerforhold (dersom relevant): leverandøren opptrer som databehandler ved behandling på vegne av kunden; behandling kan ikke starte før databehandleravtale er inngått; kunden skal gjennomføre risikoanalyse før avtale inngås.Kilde: Avtale_-_Tjenestekjøp.docx – Databehandler

• Den innholdsmessige spesifikasjonen av tjenestens krav (tekniske/faglige minimumskrav), prisskjema og kravspesifikasjon er ikke inkludert i teksten du ga (kun referanser til bilag 1 og 2).
• Tekstutdraget inneholder forpliktelseserklæring og avtalevilkår, men ingen eksplisitte tildelingskriterier eller konkrete kvalifikasjonskrav utover henvisninger til forskrift (§16-3, §16-5, §16-10).
• Det fremgår ikke hvilke konkrete avrop-/leveringsrutiner eller frister som gjelder for «elkontroller og termografering» utover generelle avrops- og bestillingsregler.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I avtaleutkast/NS 8431-dokumentasjonen er det oppgitt at dette er en «løpende tjenesteavtale med minimumstid». Kan oppdragsgiver presisere minimumstiden (antall måneder/år) og hva minimumstid faktisk betyr for leverandørens forpliktelser ved oppsigelse i avtaleperioden?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå reell bindingstid og risiko knyttet til bemanning og kostnadsdekning før prising.

   Kilde: 1.3 Avtaletype / 1.4 Avtaleperiode / Vedlegg_18_-_Kontraktsformular renholdsavtale DPS Stjørdal (løpende avtale og oppsigelsesvarsel)

2. Hvilke renholdsfrekvenser (for «Regelmessig renhold» og «Periodisk renhold») skal legges til grunn i prisingen, og hvilke avvikssituasjoner håndteres som bestilt renhold (ikke omfattet av avtaleplikt) vs. avtalte ytelser? Vennligst angi hvilke konkrete oppgaver som inngår/ikke inngår slik det fremgår av vedleggene «Renholdsfrekvens» og «Periodisk renhold».

   Hvorfor det er verdt å spørre: Prismodellen og bemanningsoppsettet avhenger av eksakt innhold og avgrensning mot bestillingsrenhold; disse vedleggene er ikke gjengitt i utdraget.

   Kilde: 1.2 Anskaffelsens formål og omfang / Oppdragsgivers beskrivelse av renholdsfrekvens og periodisk renhold / Kontraktsformular (omfang og plikt)

3. I prisskjema/vedlegg for «Prisskjema» og «Renholdsfrekvens» bes det om priser, men i utdraget ser vi ikke selve prisskjemaet. Kan oppdragsgiver bekrefte hvilke pris-/kostnadselementer som evalueres (f.eks. timepris per renholdstype, faste priser per areal/leveranse, tilleggspriser for utløst/ekstra renhold), og om alle elementer må prises med ikke-null beløp for at evalueringsformelen for pris skal fungere?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne prise korrekt og sikre at pris ikke gir utilsiktet evaluering/risiko.

   Kilde: 6. Tildelingskriterier og evaluering (Pris 60% og forholdsmessig metode) / Vedlegg «Prisskjema» (ikke gjengitt)

4. Kvalitetskravene skal vurderes på «oppgaveforståelse» og «løsningsforslag» (hver 20%). Kan oppdragsgiver beskrive hvilke konkrete forhold i «oppgaveforståelse» og «tilstedeværende leder» som utløser høy karakter, og om det etterspørres konkrete dokumenterte løsninger/prosedyrer knyttet til avvikshåndtering og lukking?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelighet i hva som gir uttelling i poeng kan gi feil prioritering i tilbudets kvalitetssvar.

   Kilde: 6. Tildelingskriterier og evaluering / Kvalitet (Oppgaveforståelse 20% og Løsningsforslag 20%)

5. I kontrakten er det satt mål/oppfølging via INSTA 800 (kvalitetsprofiler). Kan oppdragsgiver presisere hvordan kvalitet måles og dokumenteres i praksis (frekvens for kontroller, kriterienivå pr sone/romkategori AQL-nivå, hvem som utfører kontroll, og hvilke konsekvenser som utløses ved avvik)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å prise riktig må leverandøren forstå kontrollregime, forventet responstid ved avvik og økonomiske konsekvenser.

   Kilde: Vedlegg_6_-_Kvalitetsprofiler INSTA 800 / Vedlegg_18_-_Kontraktsformular (henvisning til kvalitetsnivå og punkt 12.4 mangelfull leveranse med dagmulkt)

6. Kontraktsformularen sier at «avtalen gir Kunden rett til å kjøpe tjenester som er dekket av Avtalen» og at plikten ikke omfatter «bestillingsrenhold». Kan oppdragsgiver gi eksempler på hvilke renholdsarbeider som regnes som bestillingsrenhold, og hvilke bestillingsrenhold som likevel kan være avtaleforpliktet? (Gjerne knyttet til typiske scenarioer ved DPS Stjørdal.)

   Hvorfor det er verdt å spørre: Avgrensning mot bestillingsrenhold påvirker risiko og prising av kapasitet for uforutsette oppgaver.

   Kilde: Vedlegg_18_-_Kontraktsformular renholdsavtale DPS Stjørdal (Avtalen gir ikke plikt til å kjøpe bestemt volum/mengde; plikten omfatter ikke bestillingsrenhold)

7. Prisregulering: Det står at prisene er faste i 12 måneder og reguleres årlig 01. januar med KPI-JAE: «Tjenester hvor arbeidskraft dominerer», og at førstegang endring «med utgangsindeksen er indeks ved tilbudsfristens utløp». Kan oppdragsgiver bekrefte hvilken måned/indeks refereres til som «tilbudets frist utløp» (publiseringsmåned), og hvordan rundinger/avrunding praktiseres?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Manglende indeks-presisering kan skape uforutsigbarhet og avvik mellom leverandør og oppdragsgiver ved prisjustering.

   Kilde: Vedlegg_18_-_Kontraktsformular renholdsavtale DPS Stjørdal (Punkt 11.3 i NS 8431:2015 prisregulering)

8. Dagmulkt: Det fremgår at ved renholdskvalitet og/eller frekvens under avtalte nivåer, kan oppdragsgiver kreve forholdsmessig prisavslag og at dagmulkt kan kreves med kr 1000 pr dag (og at dagmulkt i så tilfelle erstatter forholdsmessig prisavslag). Kan oppdragsgiver presisere hvordan «under avtalte nivåer» vurderes (én eller flere målinger, dokumentasjonsgrunnlag, karantenetid/retting før dagmulkt) og når dagmulkt eventuelt starter å løpe?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vurdere økonomisk risiko ved avvik og hva som kreves for å unngå dagmulkt.

   Kilde: Vedlegg_18_-_Kontraktsformular renholdsavtale DPS Stjørdal (Punkt 12.4 i NS 8431:2015 mangelfull leveranse)

9. Tilstedeværelse/leder: Kvalitetskravet «tilstedeværende leder herunder informasjon om faglig bakgrunn eller erfaring… tilstedeværelse på lokasjon og fullmakt til å ta avgjørelser på stedet». Kan oppdragsgiver oppgi ønsket (minimum) tilstedeværelsesnivå eller forventet responstid/tilgjengelighet (f.eks. antall timer per uke eller ved avvik), slik at leverandøren kan prise riktig bemanning?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten konkrete minimumsforventninger blir tilbudsformulering og ressursprising svært usikkert.

   Kilde: 6. Tildelingskriterier og evaluering (Kvalitet – Løsningsforslag 20% / tilstedeværende leder)