Anskaffelse av prosessleder

NGU skal flytte til nye lokaler og trenger en erfaren prosessleder/konsulent som skal lede og fasilitere avklaringsfasen i prosjektutvikling frem til ferdigstillelse av en OFP-rapport (oppstart forprosjekt-rapport). Oppdraget gjennomføres som rammeavtale (1 år med opsjon/forlengelse inntil 4 år) og avrop gjøres ved behov. (Kilde: Del I, punkt 3.1-3.3)

• Leverandøren skal være registrert i foretaksregister, faglig register eller registrert i handelsregister (norsk eller utenlandsk registreringsdokumentasjon).

  Dokumentasjon: Firmaattest (norske selskaper) / godtgjørelse på registrering i relevant register (utenlandske selskaper).

  Kilde: Del I, punkt 5.2.1
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å oppfylle kontrakten.

  Dokumentasjon: Kredittvurdering basert på siste kjente regnskapstall (kredittvurdering utført av kredittopplysningsvirksomhet med konsesjon). Kan også dokumenteres med annet egnet dokument ved saklig grunn.

  Kilde: Del I, punkt 5.2.2
• Leverandøren skal ha erfaring fra sammenlignbare oppdrag.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av inntil 3 mest relevante oppdrag i løpet av siste 3 år, inkl. oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post). Leverandøren skal dokumentere relevans. Kan dokumentere erfaring via kompetanse til personell som leverandøren rår over.

  Kilde: Del I, punkt 5.2.3
• Ved støtte til kvalifikasjonskrav fra andre virksomheter: leverandøren kan støtte seg på andres kapasitet og må ha ressursene til disposisjon.

  Dokumentasjon: Forpliktelseserklæring/dokumentasjon som viser at leverandøren råder over nødvendige ressurser (jf. FOA-referert krav). Egne ESPD-skjemaer for relevante underleverandører.

  Kilde: Del I, punkt 5.3
• ESPD som foreløpig dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav og fravær av avvisningsgrunner.

  Dokumentasjon: Utfylt ESPD skjema skal leveres sammen med tilbudet; innstilt leverandør må før kontrakt inngås dokumentere oppfyllelse av kvalifikasjonskrav.

  Kilde: Del I, punkt 5.1 og 5.1.1

• Tilbudet skal leveres elektronisk via oppdragsgivers KGV (eu-supply.com) og innen tilbudsfristen. Ikke e-post eller lignende.Kilde: Del I, punkt 6 (inkl. punkt 6)
• Tilbudet skal være bindende og følge KGVs utforming; leverandør har risiko for uklarheter.Kilde: Del I, punkt 6
• Tilbudet skal inneholde utfylt og signert Vedlegg 1 Tilbudsbrev.Kilde: Del I, punkt 6.1 (sjekkliste) / Vedlegg 1
• Tilbudet skal inneholde utfylt og signert Vedlegg 2 Forpliktelseserklæring (dersom aktuelt).Kilde: Del I, punkt 6.1 (sjekkliste) / Vedlegg 2
• Tilbudet skal inneholde utfylt Vedlegg 3 Referanseskjema.Kilde: Del I, punkt 6.1 (sjekkliste) / Vedlegg 3
• Øvrig dokumentasjon for kvalifikasjonskrav: firmaattest, kredittvurdering, og dokumentasjon/utfylte 3 referanser (jf. referanseskjema-mal).Kilde: Del I, punkt 6.1 (sjekkliste)
• Tilbudet skal inneholde utfylt Bilag 1A Leverandørens løsningsbeskrivelse.Kilde: Del I, punkt 6.1 (sjekkliste)
• CV for fagansvarlig prosessleder jf. krav 1.4.Kilde: Del I, punkt 6.1 (sjekkliste)
• Eventuelt CV for ekstra konsulent(er) jf. B-krav 1.2 (dersom aktuelt).Kilde: Del I, punkt 6.1 (sjekkliste)
• Tilbudet skal inneholde utfylt Bilag 5A Prisskjema (Excel).Kilde: Del I, punkt 6.1 (sjekkliste)
• Tilbudet skal inneholde utfylt ESPD i Mercell CTM.Kilde: Del I, punkt 6.1 (sjekkliste)
• Tilbud med avvik må oppgis presist og entydig (avvik/forbehold i tilbudsbrevet).Kilde: Del I, punkt 4.12 og Vedlegg 1 (tilbudsbrevavvikseksjon)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

17.07.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Krav til lønns- og arbeidsvilkår skal inntas i kontrakten, med dokumentasjon og sanksjoner i samsvar med forskrift.Kilde: Del I, punkt 4.13 / Del II_Bilag 4
• Leverandøren skal kunne pålegges dokumentasjon for lønns- og arbeidsvilkår; ved brudd kan oppdragsgiver ilegge dagbot (min. kr 1500 per dag) og gjennomføre kontroller.Kilde: Del II_Bilag 4
• Skatteattest kan kreves av valgt leverandør (for norsk leverandør) og skal ikke være eldre enn 6 måneder fra forespørselfrist. Underleverandører for bygge- og anlegg må også levere skatteattest ved kontrakter over kr 500 000 ekskl. mva (dersom relevant for kontrakten).Kilde: Del I, punkt 4.14
• E- fakturering: Leverandøren må bruke elektronisk faktura i godkjent standardformat (EHF). Ved ikke etterlevelse kan betaling holdes tilbake.Kilde: Del II_Bilag 5
• Betalingsbetingelser: vederlag etterskuddsvis, 30 dagers betalingsfrist fra fakturadato.Kilde: Del II_Bilag 5
• Statistikkmateriale: Leverandøren skal kostnadsfritt oversende statistikk på forespørsel (Excel, spesifisert timeforbruk og omsetning per stillingskategori og type oppdrag), per oppdrag/enhet og samlet.Kilde: Del II_Bilag 4
• Fakturering: A-konto godtas ikke; faktura skal spesifisere hvilket avrop det gjelder og legge ved detaljert timeliste/spesifikasjon for løpende timer. Fakturering forutsetter at timer belastet samme måned (manglende fakturering kan ikke tas med neste avregning uten dokumenterte særlige grunner).Kilde: Del II_Bilag 5
• Avropsprosedyre: Kunden tar kontakt; Leverandør skal opprette skriftlig oppdragsbekreftelse signert av begge parter.Kilde: Del II_Bilag 2 og 3

• Krav til CV/kvalifikasjoner for ekstra konsulent(er) omtales som «Eventuelt CV ... jf. B-krav 1.2», men selve B-krav 1.2 er ikke beskrevet i tilgjengelig tekst (kun at det kan være aktuelt).
• Detaljer om hva som inngår i «B-krav 1.2» og eventuell vurderingslogikk for dette fremgår ikke fullt ut av utdraget (kriteriematrise refererer B-kravnummer 1.2, men teksten finnes ikke i de tilgjengelige avsnittene).
• Avtalebestemmelser for avrop (SSA-B/SSA-O/NS 8402) er omtalt, men konkrete avvik/krav for det enkelte avrop er ikke vedlagt i teksten (kun at hvilket regelsett som brukes avgjøres ved bestilling).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I kravspesifikasjonen punkt 3 og 4 beskrives avklaringsfasen (levere steg 1 og eventuelt bistand i steg 2), men det er ikke angitt et konkret omfang i timer/ressurser per steg. Kan dere spesifisere forventet arbeidsomfang (antall timer eller min/max ressursbehov) for steg 1 og eventuelt bistand i steg 2, samt forventet varighet per steg?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne prise riktige time-/ressursrammer; dagens tekst gir bare funksjonelle punkter og ikke kvantifisering.

   Kilde: Bilag 1 – Oppdragsgivers kravspesifikasjon, punkt 3 og 4 (leveranse for steg 1/2 og arbeidsoppgaver).

2. Krav A-punkt 2.2 sier at fagansvarlig skal være tett på NGU på Lade og at det forventes fysisk tilstedeværelse i aktivitetene. Kan dere avklare hva som menes med «tett på» (f.eks. minimum antall dager/uker på stedet, og om det gjelder hele rammeavtaleperioden eller kun spesifikke aktiviteter/workshops)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelig tilstedeværelseskrav gir risiko ved prising og bemanningsplanlegging, og kan også skape avviksgrunnlag.

   Kilde: Bilag 1 – Oppdragsgivers kravspesifikasjon, krav 2.2.

3. I Bilag 1 punkt 3 nevnes en «tentativ oversikt» over leveranser for steg 1 og 2, men denne er ikke vedlagt som tabell med milepæler/leveranser. Kan dere oversende/konkretisere den «tentative oversikt» dere viser til, inkludert forventede milepæler, leveransegater og når resultatene skal foreligge i lys av Statsbyggs OFP-rapportløp?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tildelings- og leveransevurdering kan påvirkes av rekkefølge og forventet tidspunkt; leverandøren trenger dette for metode og ressursplan.

   Kilde: Bilag 1 – Oppdragsgivers kravspesifikasjon, punkt 3 ("Vedlagt ligger tentativ oversikt...").

4. Krav A-punkt 4.2 sier «forarbeidet fra oppdragsgivers side før utarbeidelse av OFP-rapport» i tråd med statens veileder, men dokumentet viser ikke hvilken konkret veileder/krav dette gjelder. Hvilken(e) statlig(e) veileder(e) eller styringsdokument(er) viser dere til (tittel/dato), og kan dere peke på hvilke konkrete leveranser/delomfattelser prosesslederen forventes å støtte opp mot?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten identifisert veileder og konkret forventning er det vanskelig å beskrive metode og sikre oppfyllelse.

   Kilde: Bilag 1 – Oppdragsgivers kravspesifikasjon, krav 2.4 ("Prosessleder skal bidra til forarbeidet...").

5. Tildelingskriteriene viser at dere evaluerer A*-krav 1.4, 1.6 og 2.1, samt eventuelt B-krav 1.2, gjennom «tilbyders løsningsbeskrivelse» i Bilag 2. Kan dere beskrive hvordan dere vil score disse kravene (hvilke elementer i svarene som gir uttelling, og hva som typisk utløser trekk)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren trenger konkret evalueringslogikk for å prioritere hva som skal beskrives i Bilag 1A og for å maksimere poeng.

   Kilde: Del I_Konkurranseregler, punkt 7 Tildelingskriterier og punkt 8.3 Evaluering – kvalitet; samt Bilag 1A/Bilag 1A-dokumentasjonskrav.

6. For A*-krav 1.6 («erfaring med prosjekter innen samlokalisering av samarbeidende etater og virksomheter») og A*-krav 1.4 («planlegging og gjennomføring av prosesser/møter/workshops som ekstern prosessleder/fasilitator»): Kan dere bekrefte hvilke typer prosjekter/aktiviteter som kan regnes som relevant erfaring, og hvorvidt prosesslederrolle i offentlige anskaffelser, planleggings- eller beslutningsprosesser for lokaler/bygg kan dokumenteres som eksempler?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kravene er erfaringsbaserte, men «relevans» er ikke definert; leverandøren må vite hvilke erfaringer som aksepteres.

   Kilde: Bilag 1 – Oppdragsgivers kravspesifikasjon, krav 1.4 og 1.6.

7. Bilag 1A (leverandørens løsningsbeskrivelse) skal besvare A*-krav med maks 3 A4 sider, font Calibri. Kan dere avklare om siden 3 A4 er absolutt maks (inkludert evt. figurer/tabeller), og om dere ønsker strukturert besvarelse per kravnummer (f.eks. 1.4/1.6/2.1) eller om vi kan skrive samlet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelig format-/disponeringskrav kan påvirke konkurransemessig utfall og risiko for avvik.

   Kilde: Bilag 1 – Oppdragsgivers kravspesifikasjon, krav 2.1 ("Maks 3 A4 sider...").

8. Rammeavtalens avropstyper bruker SSA-B, SSA-O eller NS 8402 «avhengig av bestillingen», men avrop-betingelsene er ikke vedlagt. Kan dere opplyse hvilke avtalebestemmelser dere forventer å bruke i praksis for denne prosessleder-ytelsen (SSA-B vs SSA-O vs NS 8402), og om dere kan gi en oversikt over de viktigste avvik/risko-punktene i avrop (f.eks. leveransetidskrav, dagmulkt, ansvar/oppdragsledelse)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Manglende avropdetaljer gjør det vanskelig å vurdere kontraktsrisiko og riktig prising.

   Kilde: Del I_Konkurranseregler, punkt 3.2 ("Avtalevilkårene for avrop er ikke vedlagt"); Del II_Bilag 2 og 3 (SSA-B/SSA-O/NS 8402).

9. Bilag 4 beskriver krav om kostnadsfritt å levere statistikk (Excel) per oppdrag/enhet/bestiller/ samlet, men det er ikke angitt hvor ofte eller fra hvilket starttidspunkt. Kan dere avklare frekvens (f.eks. kvartalsvis/månedlig/ved forespørsel) og hvilke data dere forventer for denne anskaffelsen (timeforbruk, omsetning, stillingskategori, osv.) i praksis?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Operasjonelle rapporteringskrav påvirker administrasjonskost og arbeidsflyt; leverandøren må kunne legge inn kost og systemstøtte.

   Kilde: Bilag 4 – Administrative bestemmelser, «Krav til statistikkmateriale».

10. Krav til lønns- og arbeidsvilkår omfatter dagbot ved brudd på dokumentasjonsplikt, samt rett til stedlige kontroller og mulig tilbakeholdsrett («ca. to ganger innsparingen»). Kan dere avklare hvordan tilbakeholdsretten og dagboten praktiseres (eksempel på terskel, hvilke dokumentasjonsbrudd som typisk utløser dagbot, og prosess for retting/tilbakebetaling)?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Dette er uvanlig risikoelement som påvirker kommersiell risikoprofil og intern compliance; leverandøren bør forstå praktisk anvendelse før tilbud.

    Kilde: Bilag 4 – Administrative bestemmelser, avsnitt om dokumentasjonsplikt/dagbot og «Oppdragsgiver har rett til å holde tilbake...».