2026/3002 Rammeavtale for Kontroll, service og vedlikehold av porter Svalbard

Statsbygg ber om tilbud på rammeavtale for kontroll, service og vedlikehold av porter på Svalbard (kontroll, service, vedlikehold, reparasjoner og utrykning ved behov). Planlagt oppstart tidlig august 2026. Oppdrag honoreres etter medgått tid og materiell i henhold til priser i tilbudsskjema. Avtalen gjelder 1 år med ensidig rett for Statsbygg til forlengelse i inntil 3 år (maks 4 år total), og Statsbygg har ikke kjøpsplikt. [Tilbudsinvitasjon – pkt. 1.1, 2.1, 2.2]

• Organisatorisk og juridisk stilling: tilbyder skal ha lovlig etablert foretak.

  Dokumentasjon: Firmaattest (utenlandske firmaer: tilsvarende attest bestemt ved lovgivningen i landet, alternativt StartBANK ID).

  Kilde: Tilbudsinvitasjon – pkt. 4.2 (kvalifikasjonskrav-tabell)
• Økonomisk og finansiell kapasitet: tilfredsstillende økonomisk gjennomføringsevne (omsetning kan bli vektlagt).

  Dokumentasjon: Statsbygg vil gjennomføre kredittvurdering. Tilbyder kan ved behov bli bedt om revisorbekreftede årsregnskaper, alternativt oppgi StartBANK ID.

  Kilde: Tilbudsinvitasjon – pkt. 4.2
• Tekniske og faglige kvalifikasjoner: tilstrekkelig gjennomføringsevne (kapasitet) og egnet bemanning/servicepersonell til å gjennomføre oppdrag under kontrakten.

  Dokumentasjon: Oversikt over tilbyders arbeidsstyrke som viser servicepersonell benyttet for utførelse under kontrakten.

  Kilde: Tilbudsinvitasjon – pkt. 4.2
• Erfaring: tilstrekkelig erfaring fra oppdrag med overføringsverdi til denne kontrakten, herunder service, vedlikehold og reparasjoner av porter (siste 3 år).

  Dokumentasjon: Beskrivelse av inntil 3 referanseoppdrag med opplysninger om oppdrag/avtalens navn, beskrivelse, type bygg, verdi, oppstart og ferdigstillelse, samt om arbeidene er utført av underleverandør eller tilbyder selv. Hvis erfaring er fra underleverandør: forpliktelseserklæring og referanser fra underleverandør.

  Kilde: Tilbudsinvitasjon – pkt. 4.2
• Solidarisk ansvar ved støtte på annen virksomhets økonomiske og finansielle kapasitet; og dokumentasjon for reell disponering av ressurser.

  Dokumentasjon: Solidaransvarserklæring (ved støtte til økonomisk/finansiell kapasitet).

  Kilde: Tilbudsinvitasjon – pkt. 4.2
• Dokumentasjon ved støtte på annen virksomhets tekniske/faglige kapasitet.

  Dokumentasjon: Forside på signert avtale mellom partene eller egenerklæring fra underleverandør om at samarbeid er inngått; samt at foretaket må levere egen ESPD og fullmakt til Statsbygg for skatteopplysninger (jf. pkt. 4.3.1 nevnt i teksten).

  Kilde: Tilbudsinvitasjon – pkt. 4.2
• Attest for skatt og merverdiavgift (Skatteattest) for leverandør som innstilles til kontrakt.

  Dokumentasjon: Felles attest for skatt og merverdiavgift; bestilles i Altinn; ikke eldre enn 6 måneder fra tilbudsfrist. (Attestlevering er oppgitt som krav for norsk leverandør som får kontrakten).

  Kilde: Tilbudsinvitasjon – pkt. 4.3

• Elektronisk egenerklæringsskjema (ESPD) i Mercellportalen: bekrefte oppfyllelse av samtlige kvalifikasjonskrav og at det ikke foreligger angitte avvisningsgrunner (skal fylles ut av leverandøren).Kilde: Tilbudsinvitasjon – pkt. 4.1, 4.2
• Egenerklæring om forholdet til gjeldende sanksjonslovgivning (Statsbyggs mal) skal leveres av tilbyder som innstilles til kontrakt.Kilde: Tilbudsinvitasjon – pkt. 4.1
• Utfylt tilbudsskjema (Tilbudsskjema i utfylt stand) skal inngå i tilbudet.Kilde: Tilbudsinvitasjon – pkt. 4.4 (tildelingskriterium: Pris 100%) og pkt. 6.4
• Tilbudsbrev: utfylt dokument (mal for tilbudsbrev).Kilde: Tilbudsinvitasjon – pkt. 6.4 (filstruktur nr. 1)
• Statsbyggs egenerklæringsskjema vedrørende kvalifikasjonskrav og avvisningsgrunner (utfylt dokument) skal leveres i tilbudet.Kilde: Tilbudsinvitasjon – pkt. 6.4 (filstruktur nr. 3)
• Ved støtte på annen kapasitet (teknisk/faglig): Forpliktelseserklæring for underleverandør (utfylt dokument 7) og evt. solidaransvarserklæring ved støtte på økonomisk/finansiell kapasitet (utfylt dokument 8).Kilde: Tilbudsinvitasjon – pkt. 6.4 (EVENTUELT pkt. 4-5) og pkt. 4.2
• Tilbudet må leveres elektronisk i Mercellportalen innen fristen; for sent innkomne tilbud avvises.Kilde: Tilbudsinvitasjon – pkt. 6.5

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

06.07.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Avtalen omfang: kontroll, service og vedlikehold av porter ved Statsbyggs eiendommer på Svalbard.Kilde: Avtaledokument med kontraktsvilkår – punkt 1.1 (Avtalens omfang)
• Rammeavtalens varighet: 1 år, med rett for Statsbygg til forlengelse i ytterligere 3 år (ett år av gangen); maksimal varighet 4 år.Kilde: Avtaledokument med kontraktsvilkår – punkt 2 (Varighet); Tilbudsinvitasjon – pkt. 2.2
• Oppstart: planlagt tidlig august 2026 (i invitasjonen).Kilde: Tilbudsinvitasjon – pkt. 1.1
• Honorar/prismodell: honoreres i henhold til leverandørens tilbudsskjema; arbeid etter medgått tid og materiell; regulering årlig med KPI (tjenester, arbeidskraft dominerer) og gjelder fra 01.01.Kilde: Tilbudsinvitasjon – pkt. 2.1; Avtaledokument med kontraktsvilkår – punkt 3 (Honorar) og 3.1 (Prisregulering)
• Underleverandører: bruk skal godkjennes av Statsbygg; leverandøren har ansvar for underleveranser.Kilde: Tilbudsinvitasjon – pkt. 2.4; Avtaledokument med kontraktsvilkår – punkt 5 (Underleverandører) og Generelle kjøpsvilkår – underleverandører
• Kapasitet og oppstart: ordinære arbeider bestilt skal påbegynnes snarest og senest innen 5 virkedager (med forutsetning om annet ikke avtalt); ved behov kreves iverksettelse innen 24 timer for pålagte reiser/oppdrag som må holde drift i gang.Kilde: Avtaledokument med kontraktsvilkår – punkt 6 (Frister)
• StartBANK: leverandøren skal være registrert ved kontraktsinngåelse; underleverandører/bemanningsforetak som medvirker må være registrert før tilgang til eiendom/byggeplass; medlemskap skal inkludere SKAV-fullmakt.Kilde: Avtaledokument med kontraktsvilkår – punkt 7 (StartBANK)
• Utførelseskrav: arbeid skal utføres i henhold til lover/forskrifter/standarder; leverandør ansvarlig for kvalitet. Varsel ved behov for reparasjoner/ekstraordinært vedlikehold.Kilde: Avtaledokument med kontraktsvilkår – punkt 8 (Krav til utførelsen av arbeidet)
• FDVU-dokumentasjon: skal leveres senest 14 dager etter at oppdraget er fullført; skal være levert og akseptert før sluttfaktura godkjennes.Kilde: Avtaledokument med kontraktsvilkår – punkt 8
• Avtale om regningsarbeider/installsjon av reservedeler på forhånd; ved fjerning av utstyr skal Statsbygg varsles om tidspunkt for remontering.Kilde: Avtaledokument med kontraktsvilkår – punkt 8
• Ved bytte av deler: nye merkes med dato for utskiftning; skiftede deler skal forevises Statsbygg.Kilde: Avtaledokument med kontraktsvilkår – punkt 8
• Sanksjonsloven: leverandør plikter å etterleve sanksjonsloven; brudd anses alltid som vesentlig kontraktsbrudd.Kilde: Generelle kjøpsvilkår for tjenester – Sanksjonsloven med tilhørende forskrifter
• HMS: leverandør skal oppfylle lovpålagte HMS-krav og Kundens særlige HMS-krav; informere personell og sikre etterlevelse.Kilde: Generelle kjøpsvilkår for tjenester – Helse, miljø og sikkerhet
• Håndtering og krav til trevirke: tropisk trevirke/trevirke fra regnskog eller fredet skog skal ikke benyttes; manglende etterlevelse kan medføre mangel og retting på leverandørens regning.Kilde: Generelle kjøpsvilkår for tjenester – Tropisk tømmer og tømmer fra fredet skog
• Avfall: krav til 90 % sortering av avfall (i miljøkravsdelen).Kilde: Tilbudsinvitasjon – pkt. 2.3; MOP – Avfallshåndtering

• Dokumentteksten inneholder ikke konkret angivelse av tilbudsfrist i selve tilbudsinvitasjonsteksten bortsett fra dato/klokkeslett (06.07.2026 kl. 12:00) og dermed ingen andre frister (f.eks. vedståelsesfristens konkrete regnedato) utover «3 måneder fra tilbudsfristens utløp» [pkt. 6.2].
• Detaljer for hvilke konkrete porter/serviceruter i Svalbard-listen er ikke spesifisert i utdraget utover eiendomsliste og at oppdrag inkluderer utrykning/reparasjoner [pkt. 2.1].
• MOP-dokumentet har enkelte deloverskrifter/kategorier med uklart nummergrunnlag (f.eks. «3.9 Vinduer», «3.10 Rengjøringsmidler») og enkelte kravgrenser kan kreve full kontekst for å forstå anvendelse på denne kontrakten; teksten er kun delvis gjengitt.
• Kontraktsbestemmelser for mislighold (dagmulkt-satser mv.) er angitt i avtaledokumentet, men eksakt mekanisme for «bestillings-/rekvisisjonsnummer» og praktisk rapportering utover timelister/FDVU er ikke fullstendig spesifisert i utdraget.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Tilbudsskjemaet står at «Disse summer vil dog ikke inngå i kontraktssummen». Kan Statsbygg presisere hva som faktisk inngår i kontraktssummen ved evaluering basert på (A) timesats × timer og (B)-(D) påslagsprosenter på henholdsvis materialer og innleie, og hvordan disse prosentene/anslagene brukes ved fakturering i konkrete oppdrag?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dokumentet beskriver evalueringssum og at enkelte anslagskomponenter ikke inngår i kontraktssummen, men det er uklart hvordan leverandørens tilbudspris gjøres om til fakturerbar kontraktsverdi.

   Kilde: Tilbudsskjema – punkt «Tilbudsevalueringen»

2. Tilbudsskjemaet oppgir timepris for servicetekniker/montør, og at «timer» for øvrig faktureres kun for medgått tid på eiendommen, og at kjøretid og spisepause ikke kan faktureres. Hvordan skal dette håndteres når oppdrag krever arbeid både på eiendom (Longyearbyen/Ny-Ålesund/Bjørnøya/Hopen) og eventuelle aktiviteter før/etter pålagte reiser (f.eks. klargjøring på base, tid til tilgang/rigg, transport i regi av Statsbygg, eller tekniske forberedelser)? Er slik tid alltid ikke-fakturerbar, og eventuelt hvilke typer tid er eksplisitt fakturerbare?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne prise riktig tidsbruk, spesielt siden det er særlige reise/overnattingsforutsetninger på Svalbard og begrensninger i hva som kan faktureres.

   Kilde: Tilbudsskjema – «Timepriser» og avsnitt om «Reisetid» samt «Det skal ikke oppgis beløp for overtid…»

3. Tilbudsskjemaet beskriver reisekostnader «på rimeligst mulig måte iht. statens regulativ» og at reise skal avtales med Statsbygg. Kan Statsbygg angi hvilken praktisk reiseavtaleprosess som gjelder (hvem bestiller, godkjenningstid, hvilke reisemåter som normalt er akseptert), samt hvilke satser/regelverk som skal benyttes i denne konkurransen for refusjon av konkrete reisekostnader?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det er nødvendig å avklare hvilke kostnadstyper som omfattes av statens regulativ og hvordan godkjenning gjennomføres, for å unngå uforutsett økonomisk risiko.

   Kilde: Tilbudsskjema – «Reisetid godtgjøres…» og «reisekostnader skal… iht. statens regulativ»

4. Overtid: Tilbudsskjemaet sier at det ikke skal oppgis beløp for overtid i tilbudsskjemaet, men at overtid i avtaleperioden beregnes med prosentpåslag på timesats. Kan Statsbygg bekrefte at beregningsgrunnlaget kun er «timesats for aktuell fagkategori» og at det ikke påløper ekstra påslag for materialer/innleie eller reisekompensasjon ved overtid? Videre: hvordan skal overtidssatser beregnes ved tilfeller der oppdrag ligger delvis innenfor og delvis utenfor ordinær arbeidstid?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Beregning av overtid kan gi store utslag på total lønns-/kostnadsnivå. Uklare avgrensninger mot andre prisledd (materialer/innleie/reise) gir prissatt risiko.

   Kilde: Tilbudsskjema – «Om overtid»

5. Materialer: Tilbudsskjemaet krever påslagsprosent på netto inntakskost, samt dokumentasjon (faktura fra materialleverandør) vedlagt faktura. Statsbygg kan kreve innsyn i rabattavtaler og bekrefte erklæringer fra leverandør. Kan Statsbygg presisere (1) om faktura fra leverandør alltid må legges ved for hver leveranse, eller om det kan gjøres periodisert/etterfølgende vedlegg, og (2) om påslaget kan beregnes ut fra verifiserte prislister når faktura ikke kan fremskaffes (og i hvilke situasjoner)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Praktisk dokumentasjonskrav påvirker administrasjonskost og kontant-/arbeidskapital, og må være mulig å gjennomføre på Svalbard.

   Kilde: Tilbudsskjema – «Materialer» og avsnitt om dokumentasjon/innsyn

6. Innleie av spesialutstyr/spesialtjenester: Statsbygg skal godkjenne nødvendigheten før innleie. Kan Statsbygg beskrive krav til bestilling/godkjenning (tidsfrister, hvem godkjenner, hvordan skriftlighet dokumenteres) og om leverandøren kan starte bestilling for å overholde fristene (24 timer / 5 virkedager), uten forhåndsgodkjenning, dersom det haster?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Godkjenningskrav før innleie kan ellers medføre risiko for ikke-betalte kostnader ved akutte feil eller forsinkelsesfare.

   Kilde: Tilbudsskjema – «Innleie av spesialutstyr» / «Innleie av tilhørende spesialtjenester»

7. Kvalifikasjonskrav/referanser: I punkt 4.2 beskrives at referanse skal ha «opplysninger om blant annet…» og at det må oppgis om arbeidene er utført av underleverandør. Teksten er avbrutt mot slutten («… vil ikke referansen dokumentere at kvalifikasjonskravet er oppfylt.»). Kan Statsbygg gjengi hele kravet/konsekvensen for tilfeller der tilbyder ikke selv har utført arbeidene, og presisere hva slags forpliktelseserklæring og dokumentasjon som forventes i slike tilfeller?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Ufullstendig gjengivelse av referanse-/underleverandørkrav gjør det uklart hva som kreves for å bli kvalifisert, og kan føre til feil oppsett av tilbudet.

   Kilde: Tilbudsinvitasjon – punkt 4.2 «Kvalifikasjonskrav i denne konkurransen»

8. Kontraktsvilkår/mislighold: I Avtaledokumentet er dagmulktsatsen «som er angitt i kontrakten» og det er et standardalternativ («Dersom annet ikke er avtalt, er dagmulkten 1,5 ‰ av total kontraktssum…»). Kan Statsbygg bekrefte hvilken dagmulktsats som gjelder konkret i denne rammeavtalen (1,5 ‰ eller en annen sats), og hvordan «total kontraktssum eller antatt totalt honorar for det enkelte oppdrag» fastsettes i praksis ved rammeavtale?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandørens økonomiske risiko ved forsinkelse avhenger av eksakt dagmulkt og av hvordan grunnlaget beregnes per oppdrag under rammeavtalen.

   Kilde: Avtaledokument med kontraktsvilkår – punkt 9.2.1 «Dagmulkt og erstatning»

9. Frister/oppstart og servicegrad: Av Avtaledokumentet følger at ordinære arbeider bestilles skal påbegynnes «snarest og senest innen 5 virkedager», og at man ved behov kan iverksette nødvendige arbeider i løpet av 24 timer etter bestilling. Kan Statsbygg presisere hva som regnes som «ordinære arbeider» vs «ved behov» (utløserkriterier), og hvordan dette spiller mot krav om utrykning «ved behov» samt ved bestilling som gjelder politi-tilknyttet eiendom (uttømmende politiattest)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Krav til oppstartstid kan være vesentlig for bemanningsplan og kostnadsberegning. Uklare kategorier gir risiko for brudd og dagmulkt.

   Kilde: Avtaledokument med kontraktsvilkår – «FRISTER» samt Tilbudsinvitasjon – punkt 2.1/2.2 om utrykning og politiattestkrav