Anskaffelse av 1 elektrisk pickup/varebil til enheten Infrastruktur

Sortland kommune skal anskaffe 1 elektrisk pickup/varebil (4x4) til enheten Infrastruktur. Bilen skal leveres innen angitte frister i konkurransedokumentene (i kravspesifikasjonen nevnes senest 31.08.2026; i konkurransebeskrivelsen oppgis levert innen 31.10.2026). Det skal inngå avtale for levering, samt opsjoner som kan inkluderes i kontraktsum (f.eks. serviceavtale 5 år, ekstranøkkel, lysplanke/ekstralys og profilering).

• Krav 1 – Skatter og avgifter: Leverandør skal ha ordnede forhold med hensyn til skatte- og avgiftsinnbetaling i etableringslandet.

  Dokumentasjon: Attest for skatt og merverdiavgift (hentes ut fra Altinn.no), ikke eldre enn 6 måneder fra tilbudsfristens utløp. (Konkurransebeskrivelsens krav 1)

  Kilde: Konkurransebeskrivelse – punkt 3.1 Skattekrav (Krav 1)
• Krav 2 – Registrert i foretaksregister/handelsregister: Leverandør skal være registrert i foretaksregister eller handelsregister i landet leverandøren er etablert i.

  Dokumentasjon: Norske selskaper: Firmaattest. Utenlandske selskaper: dokumentasjon på registrering i register/bransjeregister/foretaksregister som foreskrevet i hjemlandets lovgivning.

  Kilde: Konkurransebeskrivelse – punkt 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling (Krav 2)
• Krav 3 – Økonomi/finansiell soliditet: Leverandør skal ha økonomisk og finansiell soliditet som gir trygghet gjennom hele avtaleperioden.

  Dokumentasjon: Komplett kredittvurdering/rapport (ikke eldre enn 3 måneder) fra offentlig godkjent kredittvurderingsselskap med karakter A (kredittverdig) eller tilsvarende/bedre. Skal baseres på siste kjente regnskapstall og ha tydelig dato. Alternativt egnet dokumentasjon kan fremlegges dersom leverandøren ikke kan fremlegge etterspurt dokumentasjon.

  Kilde: Konkurransebeskrivelse – punkt 3.4 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling (Krav 3)
• Krav 4 – Leveringsevne: Krav til at bilen skal være levert innen 31.10.2026.

  Dokumentasjon: Skriftlig redegjørelse for estimert leveringstidspunkt.

  Kilde: Konkurransebeskrivelse – punkt 3.5 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner (Krav 4)
• Krav 5 – Service/verkstedkapasitet og tilgjengelighet: Service skal kunne utføres i Vesterålen; leverandør må ha kapasitet til å hente/levere kostnadsfritt ved service/vedlikehold/reparasjon hvis ikke service kan utføres lokalt, og oppdragsgiver skal ha prioritet ved akutt reparasjon.

  Dokumentasjon: Skriftlig redegjørelse (knyttet til tildelings-/kravgrunnlag for drift og vedlikehold), jf. oppgitt «Redegjørelse for Drift og vedlikehold» i tilbudets dokumentasjon.

  Kilde: Konkurransebeskrivelse – punkt 3.5 (Krav 5) og punkt 4. «Krav til tilbudet» (dokumentasjon)
• Krav 6 – Drift og vedlikehold: Skriftlig redegjørelse knyttet til tildelingskriteriet «Drift og vedlikehold». (Kvalifikasjons-/tilbudsrelatert krav i dokumentet.)

  Dokumentasjon: Skriftlig redegjørelse av tildelingskriteriet «Drift og vedlikehold» (maks 350 ord).

  Kilde: Konkurransebeskrivelse – punkt 3.5 (Krav 6)
• Krav 7 – Miljø: Drivlinje skal være 100% elektrisk.

  Dokumentasjon: Dokumentasjon av absolutte krav til ytelsen i tilbudet (angitt i tilbudsliste som «Dokumentasjon av absolutte krav til ytelsen, jf. punkt …»).

  Kilde: Konkurransebeskrivelse – punkt 3.5 (Krav 7)

• Signert tilbudsbrev (skal inneholde bl.a. konkurransens navn/spesifikasjon, firmanavn og adresse, org.nr., kontaktperson for tilbudsfasen, bekreftelse på at tilbyder har satt seg inn i konkurransegrunnlaget, og uttømmende liste over avvik/forbehold).Kilde: Konkurransebeskrivelse – punkt 4.1 Tilbudets utforming (Dokument nr. 1)
• Egenerklæring for kvalifikasjonskrav (ESPD).Kilde: Konkurransebeskrivelse – punkt 4.1 (Dokument nr. 2)
• Skatteattest skjema RF 1507.Kilde: Konkurransebeskrivelse – punkt 4.1 (Dokument nr. 3)
• Firmaattest.Kilde: Konkurransebeskrivelse – punkt 4.1 (Dokument nr. 4)
• Kredittvurdering.Kilde: Konkurransebeskrivelse – punkt 4.1 (Dokument nr. 5)
• Dokumentasjon av absolutte krav til ytelsen.Kilde: Konkurransebeskrivelse – punkt 4.1 (Dokument nr. 6)
• Redegjørelse for Drift og vedlikehold.Kilde: Konkurransebeskrivelse – punkt 4.1 (Dokument nr. 7)
• Fullstendig utfylt prisskjema (vedlegg 2).Kilde: Konkurransebeskrivelse – punkt 4.1 (Dokument nr. 8)
• Oppgaveforståelse krav 6.Kilde: Konkurransebeskrivelse – punkt 4.1 (Dokument nr. 9)
• Tilbudet skal leveres på norsk, elektronisk via Mercell innen tilbudsfristen.Kilde: Konkurransebeskrivelse – punkt 4.5 Innlevering
• Format: Fullstendig tilbud i én signert PDF-fil; prisskjema i Word-format.Kilde: Konkurransebeskrivelse – punkt 4.5 Innlevering

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

23.06.2026

Språk

norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Levering/leveransesvarsel: Levering av bilen skal gjennomføres etter spesifikasjonene i konkurransegrunnlaget. Levering av bilen må skje før fastsatt dato (i utkast står «før xx.xx.xxxx på Sortland»), og bil skal leveres iht. avtalt punkt 2.2.2 og frister i bilag 4.Kilde: Utkast til kontrakt SSA-K tilpasset – punkt 2.2.5 Tid og sted for Leveransen
• Organisering: Partene skal oppnevne bemyndiget representant ved avtaleinngåelsen; prosedyrer/varslingsfrister for utskiftning spesifiseres i bilag 6.Kilde: Utkast til kontrakt – punkt 2.1.1 Partenes representanter
• Skriftlighet: Varsler/krav/meddelelser skal gis skriftlig til adresser/epost angitt i bilag 6.Kilde: Utkast til kontrakt – punkt 2.1.2 Skriftlighet
• Endringer etter avtaleinngåelse: Endringer/tillegg skal avtales skriftlig; leverandør skal i bilag 9 føre fortløpende endringskatalog og oppdatere kopi uten ugrunnet opphold.Kilde: Utkast til kontrakt – punkt 3 Endringer etter avtaleinngåelse og bilag 9
• Leverandørens ansvar: Leveransen skal gjennomføres faglig forsvarlig og profesjonelt; leverandør skal svare henvendelser uten ugrunnet opphold og varsle om forhold som kan få betydning for gjennomføringen.Kilde: Utkast til kontrakt – punkt 5.1.1 Leverandørs ansvar og kompetanse
• Kundes medvirkning: Kunden skal medvirke lojalt; leverandørens henvendelser skal besvares uten ugrunnet opphold og kunden skal varsle om forhold som kan få betydning.Kilde: Utkast til kontrakt – punkt 5.1.2 Kundens ansvar for tilrettelegging og medvirkning
• Underleverandører: Part som engasjerer underleverandør/tredjepart for arbeidsoppgaver ansvarer fullt ut som om parten selv stod for utførelsen.Kilde: Utkast til kontrakt – punkt 5.2 Bruk av underleverandører og tredjeparter
• Taushetsplikt: Konfidensiell behandling; opphør etter 5 år etter avtalens opphør med mindre annet i bilag 6 eller følger av lov/forskrift. Ikke begrenset av taushetsplikt for offentlig innsyn etter forvaltningsloven.Kilde: Utkast til kontrakt – punkt 5.3 Taushetsplikt
• Lønns- og arbeidsvilkår: Krav til at leverandør og eventuelle underleverandører ikke gir dårligere vilkår enn allmenngjort/landsomfattende tariff; dokumentasjonsplikt på forespørsel. Dagbot ved brudd på dokumentasjonsplikt (min. kr 1500/dag, høyere i bilag 6).Kilde: Utkast til kontrakt – punkt 5.4 Lønns- og arbeidsvilkår
• Vederlag og priser: Alle priser fremgår av bilag 7. Utlegg (reise/diett) dekkes bare hvis avtalt; priser i NOK ekskl. mva. og inkl. toll/avgifter med mindre annet. Levering av utstyr/programvare skal være DDP (Incoterms) til adressen angitt på avtalens forside, med mindre annet fremgår av bilag 7.Kilde: Utkast til kontrakt – punkt 6.1 Vederlag
• Fakturering/betaling: Fakturering for programvare/utstyr ved levering iht. punkt 2.2.5 (med mindre annet i bilag 7). Betaling innen 30 dager. Ved krav om elektronisk faktura for offentlige virksomheter: Kunden kan holde tilbake betaling ved manglende elektronisk faktura (med frist).Kilde: Utkast til kontrakt – punkt 6.2 Fakturering
• Forsinkelsesrente og heving ved betalingsmislighold: Forsinkelsesrente etter forsinkelsesrenteloven. Ved manglende betaling kan leverandør sende varsel og heve dersom ikke betalt innen 60 dager etter varselet.Kilde: Utkast til kontrakt – punkt 6.3 Forsinkelsesrente og punkt 6.4 Betalingsmislighold
• Prisendring: Pris kan endres kun ved endringer i offentlige avgifter som påvirker leverandørens vederlag/kostnader; krav må fremmes og dokumenteres skriftlig. Andre prisendringsbestemmelser i bilag 7.Kilde: Utkast til kontrakt – punkt 6.5 Prisendring
• Eiendomsrett: Utstyr blir kundens eiendom ved levering som avtalt og når kjøpesum er betalt. Eventuell salgspant avtales i bilag 7.Kilde: Utkast til kontrakt – punkt 8.1 Eiendomsrett til utstyr
• Garantiperiode: «Se konkurransegrunnlaget». Det forutsettes også garantibetingelser i bilagene (bilag 5).Kilde: Utkast til kontrakt – punkt Garantiperiode og garantiytelser
• Undersøkelsesplikt/godkjenningsprøve: Det er et punkt i kontrakten om undersøkelsesplikt/godkjenningsprøve (detaljer ikke gjengitt i utdrag). Godkjenningsprøve omtales i innholdsfortegnelse og bilag 5.Kilde: Utkast til kontrakt – kapittel 2.2.6 Undersøkelsesplikt/Godkjenningsprøve og Bilag 5
• Dagbot ved forsinket levering: Dagbot påløper automatisk ved forsinkelse ved levering/frist fra bilag 4; begrenset til maks 100 dager. Beregningsgrunnlag: 0,15% av kontraktssum ekskl. mva. pr. kalenderdag (med mulighet for andre satser i bilag 4). Kunden kan ikke heve så lenge dagbot løper (med unntak ved forsett/grov uaktsomhet).Kilde: Utkast til kontrakt – punkt 9.4.3 Dagbot
• Mislighold: Kunden kan kreve prisavslag ved mangler etter mislykkede avhjelpsforsøk; kan holde tilbake betaling (begrenset). Ved vesentlig mislighold kan heving skje etter varsel og frist (og for vesentlig forsinkelse ved maksimal dagbot nådd).Kilde: Utkast til kontrakt – punkt 9.4 Sanksjoner ved mislighold og punkt 9.4.1–9.4.6
• Forsikringer: Leverandør plikter å ha forsikringer tilstrekkelig til å dekke Kundens krav iht. leverandørens ansvar; anses oppfylt ved ordinær ansvars- og risikoforsikring.Kilde: Utkast til kontrakt – punkt 11.1.2 Leverandørs forsikringer
• Force majeure: Varsling og suspensjon av forpliktelser. Avslutning kun med samtykke eller ved varighet > 90 dager, med 15 dagers varsel.Kilde: Utkast til kontrakt – punkt 11.4 Force majeure
• Tvister: Først forhandling, deretter mekling; lovvalg og verneting ved norske domstoler, verneting ved Kundens forretningsadresse (mulighet for voldgift avtalt).Kilde: Utkast til kontrakt – punkt 12 Tvister

• Konkrete verdier for tid og sted for leveransen i kontraktutkastet er ikke utfylt (står «før xx.xx.xxxx på Sortland»).
• Det fremgår to ulike leverings-/fristdatoer i materialet: kravspesifikasjonen sier «innen 31.08.2026», mens konkurransebeskrivelsen angir «levering innen 31.10.2026» og at det «legges til grunn at bilene ... innen 31.10.2026».
• Garantiperiode og garantiytelser i kontraktutkastet vises til «Se konkurransegrunnlaget», men konkrete garantivilkår er ikke gjengitt i utdraget.
• Punkter i kontraktutkastet om undersøkelsesplikt/godkjenningsprøve og eventuelle konkrete krav til godkjenningsprøve er ikke detaljert gjengitt; det henvises til bilag 5.
• Forbehold/opsjoner: Konkrete kontraktsmessige krav knyttet til opsjoner (ut over at de listes) er ikke fullt ut spesifisert i utdraget; «Pris og opsjoner» finnes i prisskjemaet, men kontraktsmekanikk (valg/aktivering) er ikke beskrevet her.
• I kontraktutkastet brukes begreper om programvare/utstyr/disposisjonsrett og fri programvare, som delvis kan være malrelatert og ikke entydig tilpasset selve bilanskaffelsen i utdraget.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I konkurransegrunnlaget fremgår det to ulike leverings-/fristdatoer: kravspesifikasjonen oppgir «leveres innen 31.08.2026», mens konkurransebeskrivelsen legger til grunn «levering innen 31.10.2026» (og at bilene forventes innen 31.10.2026). Hvilken dato er korrekt og som skal legges til grunn for levering i tilbudet, og hvilken dato vil dere bruke som grunnlag for eventuelle dagbøter?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Ulik frist påvirker leveranseplan og kostnadsberegning (bemanning, logistikk, innkjøp/produksjon). Feil dato kan gi avvik og risiko ved dagbøter.

   Kilde: Konkurransebeskrivelse og kravspesifikasjon – «Krav 4 – Leveringsevne» / «Fremdriftsplan» og Kravspesifikasjon – «skal leveres innen 31.08.2026»

2. Kontraktutkastet (punkt 2.2.5 / «Tid og sted for Leveransen») har teksten «Levering av bilen må skje før xx.xx.xxxx på Sortland». Kan dere fylle inn eksakt leveringsdato/ytterfrist (dag/måned/år) i avtalen, og bekrefte at dette stemmer med fristen dere oppgir i konkurransebeskrivelsen/kravspesifikasjonen (jf. spørsmål om 31.08.2026 vs 31.10.2026)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uutfylt frist i kontrakten skaper uklarhet om kontraktsmessig leveringsforpliktelse og grunnlag for mislighold/dagbøter.

   Kilde: Utkast kontrakt pick up-varebil.docx – «2.2.5 Tid og sted for Leveransen»

3. I kravspesifikasjonen står det at «Det skal oppgis garanti tid på bil og batteri, samt forventet levetid på batterier», og at erstatningsbil skal stilles ved driftsstans som skyldes reklamasjonsberettiget forhold. Kan dere presisere konkrete minstekrav til garantiperiode/garantiytelser for (1) bil og (2) batteri, samt hva som menes med «driftsstans» og krav til erstatningsbil (type, kjøretid/varighet, leveringssted og eventuelle unntak)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten minstekrav er det vanskelig å prise riktig og levere i tråd med «absolutte krav» som kan medføre avvisning/avvik.

   Kilde: Kravspesifikasjon – «Garanti» og Utkast kontrakt – «2.2.7 Garantiperiode og garantiytelser» (henviser til konkurransegrunnlaget)

4. Dere viser til «Undersøkelsesplikt/Godkjenningsprøve» og at «Garantiperiode og garantiytelser» vurderes etter krav i konkurransegrunnlaget og leverandørens tilbud. Kan dere beskrive konkrete rammer for godkjenningsprøven i bilag 5: (a) hva skal testes/krav som skal dokumenteres, (b) varighet og tidspunkt for prøving, (c) hvem som utfører testen, (d) kriterier for «godkjent/ikke godkjent», og (e) konsekvens ved manglende godkjenning (forsinkelse, omlevering, prisavslag, dagbøter)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Godkjenningsprøvens mekanikk påvirker risiko, leveringsaksept og tidsplan (potensielt dagbotgrunnlag).

   Kilde: Utkast kontrakt pick up-varebil.docx – «2.2.6 Undersøkelsesplikt/Godkjenningsprøve» og Bilag 5 – «Godkjenningsprøve» (ikke detaljert i utdraget)

5. Opsjoner er listet (bl.a. «Serviceavtale 5 år», «Prøvekjøring» og «Ekstranøkkel»), men det er ikke tydelig hvordan opsjonene aktiveres/velges eller hvordan prisingen slår ut kontraktsmessig. Kan dere bekrefte: (a) om oppdragsgiver vil velge alle opsjoner eller kun enkelte, (b) når valg/aktivering vil skje (før/etter levering eller etter godkjenningsprøve), (c) om opsjonene skal leveres som del av samme leveranse eller separat, og (d) om opsjonspriser inngår i grunnlag for evaluering/prissammenlikning?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten opsjonsmekanikk kan leverandør feil prise og feil risikostille; det påvirker også tilbudets «pris per bil» som vektlegges 70%.

   Kilde: Kravspesifikasjon – «Opsjoner» og Konkurransebeskrivelse – «Tildelingskriterier / pris per bil oppgitt i utfylt prisskjema»

6. I konkurransebeskrivelsen står det at service må kunne utføres «i Vesterålen», og at leverandøren ved behov må ha kapasitet til å hente/levere bilen kostnadsfritt på oppdragsgivers adresse ved service/vedlikehold/reparasjon, samt «prioritet» ved akutt reparasjon. Kan dere presisere operasjonelle krav: Hvilke avstander/kommuner regnes som «i Vesterålen» i praksis, hva er responstid for akutt reparasjon (f.eks. antall timer/dager), og hva regnes som «akutt reparasjon av betydning for tjenesteleveransen»?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tydelig responstid/definisjoner trengs for å vurdere drift- og vedlikeholdsrisiko og for å kunne gi en kostnadsriktig redegjørelse under tildelingskriteriet 30%.

   Kilde: Konkurransebeskrivelse og kravspesifikasjon – «Krav 5 – Service» og «Drift og vedlikehold»

7. Tildelingskriteriet «Drift og vedlikehold (30%)» sier «absolutt evalueringsmodell» og at beste score krever svært tilfredsstillende løsninger, men det fremgår ikke hvilke konkrete elementer dere ser etter utover «hvordan leverandøren beskriver hvordan bilene blir mottatt på verksted» og «prioritering». Kan dere oppgi hvilke delmomenter som evalueres (f.eks. mottak/booking, svartid, responstid, dekningsgrad verksted, transport/hente-levere, rutine for sikkerhets-/serviceettersyn, reklamasjons-/garantihåndtering) og hvilken form/struktur dere ønsker for redegjørelsen (maks 350 ord)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hva som gir uttelling for å skrive en redegjørelse som møter oppdragsgivers vurderingspraksis.

   Kilde: Konkurransebeskrivelse – «7.1.2 Evaluering av tildelingskriteriet Drift og vedlikehold (30%)»

8. I kravspesifikasjonen står det: «Det skal bekreftes særskilt på tilbudsskjema at alle minimumskrav er oppfylt» og «Prøvekjøring av bilene skal gjennomføres». Kan dere avklare: (a) om prøvekjøring er en obligatorisk del av evalueringen for alle tilbydere eller kun for vinner, (b) praktisk gjennomføring (hvor, når, antall deltakere, varighet), (c) om prøvekjøring kan påvirke tilbudets leverings-/godkjenningsplan, og (d) hvordan eventuelle avvik håndteres.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Prøvekjøring kan utløse kostnader og tidsrisiko, og det må avklares om dette kan føre til avvisning eller mislighold.

   Kilde: Kravspesifikasjon – «Minimumskrav» (særskilt bekreftelse og «Prøvekjøring»)

9. Det er krav til drivlinje 100% elektrisk, min. rekkevidde 350 km WLTP, 4x4 og hurtiglading minst 100 kW, samt referanseobjekt Ford F150 Lightning. Kan dere presisere hvor «referanseobjekt» brukes: Skal tilbudet være funksjonelt likt referansen (f.eks. batterikapasitet/ladekurve/4x4-system), eller er det kun de målbare spesifikasjonskravene (som min. rekkevidde, hurtiglading, nyttelast/hengervekt) som er absolutte krav?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å unngå avviksavvisning må leverandør forstå om referansen er bindende utover oppgitte minimumskrav.

   Kilde: Kravspesifikasjon – «Referanseobjekt: Ford F150 Lightning» og «Minimumskrav»