Konkurranse - Tjeneste for strømming av politiske møter

Lillehammer kommune inviterer til åpen tilbudskonkurranse etter FOA del I og II for kjøp av tjeneste for strømming av politiske møter for kommunene Lillehammer, Øyer og Gausdal (LØG). Det skal inngås fellesavtale vedtatt av Lillehammer kommune, og det skal benyttes én leverandør. Formålet er å øke tilgjengelighet og demokratisk deltakelse gjennom direktsending og senere tilgjengeliggjøring. Konkurransen omfatter ikke deltilbud.

• Leverandøren skal være registrert i foretaksregister, faglig register eller handelsregister i den staten leverandøren er etablert.

  Dokumentasjon: Norske selskaper: firmaattest. Utenlandske selskaper: godtgjørelse på registrering i tilsvarende register i etableringsstaten. (Kvalifikasjonskrav pkt. 3.1)

  Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 3.1 Leverandørens registrering, autorisasjon mv.
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å kunne oppfylle kontrakten. Rating skal være 4 eller bedre.

  Dokumentasjon: Oppdragsgiver innhenter selv kredittrating hos www.experian.no. Hvis bedriften er nystartet: økonomisk soliditet kan dokumenteres på annen måte. Eventuelt annet egnet dokument dersom leverandør har saklig grunn til ikke å fremlegge oppdragsgivers dokumentasjon. (Kvalifikasjonskrav pkt. 3.2)

  Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 3.2 Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet
• Leverandøren skal ha erfaring fra relevante oppdrag. Inntil 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Relevans knyttes til levering av ytelsen konkurransen omfatter.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av inntil 3 mest relevante oppdrag (siste 3 år) med oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post). Leverandøren skal dokumentere relevans gjennom beskrivelsen. Referanser skal kunne kontaktes av oppdragsgiver. (Kvalifikasjonskrav pkt. 3.3)

  Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 3.3 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner
• Tilbyder skal ha utarbeidet et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem (f.eks. ISO 9001 eller annen 3-parts kvalitetsstandard).

  Dokumentasjon: Dokumentere eller gi utfyllende beskrivelse av kvalitetssikringssystemet. Eventuelt vedlegges ISO 9001 eller annen 3-parts kvalitetsstandard. (Kvalifikasjonskrav pkt. 3.4)

  Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 3.4 Kvalitetssikringssystem

• Sladdet tilbud: Leverandørene skal levere elektronisk utgave av anbudet hvor forretningshemmeligheter er sladdet.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 2.4 Sladdet tilbud
• Elektronisk innsending av alle tilbud via Mercell-portalen innen tilbudsfrist. Forsinkede tilbud avvises.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 5.1 Innlevering av tilbud
• Elektronisk signatur kan bli etterspurt under innleveringsprosessen for å bekrefte at aktuell virksomhet har sendt inn tilbudet.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 5.1 Elektronisk signatur
• Tilbudet skal ved innlevering inneholde følgende dokumenter lagt ved under fanebladet «Dokumenter» i Mercell: Vedlegg 1, Vedlegg 2, Vedlegg 4, Vedlegg 5, Vedlegg 6, samt at krav oppgitt i Mercell besvares.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 5.2 Tilbudets utforming ved levering
• Utfylte Vedlegg 2 – Prisskjema – Strømming av politiske møter (prisfylling er eksplisitt nødvendig; avvik kan medføre avvisning).Kilde: Konkurransegrunnlag, TD1/4 Tildelingskriterier (beskrivelse av krav til prisskjema)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

19.06.2026

Språk

norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Kontrakt inngås med én leverandør (rammeavtale/fellesavtale) for strømmingstjenesten, basert på SSA-L/SSA-L 2018; omfang og krav følger bilag 1 og leverandørens beskrivelse i bilag 2.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 1.5 samt Vedlegg 3 (SSA-L generell avtaletekst), «Avtalens omfang»
• Varighet: Avtalen trer i kraft ved signering; gjelder normalt i 3 år fra leveringsdag, med automatisk fornyelse 1 år om gangen hvis den ikke sies opp (3 mnd frist før fornyelse; leverandør kan si opp med 12 mnd).Kilde: Vedlegg 3 SSA-L, pkt. 5.1 Varighet
• Godkjenningsprøve: Kunden kan undersøke tjenesten i 10 virkedager fra første virkedag etter leveransemelding, med regler for godkjenning/underkjenning.Kilde: Vedlegg 3 SSA-L, pkt. 3.3 godkjenningsprøve og leveringsdag
• Leverandøransvar: Leverandøren skal levere i henhold til bilag 1 og bilag 2 innen frister i bilag 3; drift er inkludert i vederlaget (med generelle SLA-/tjenestenivåkrav i bilag 4).Kilde: Vedlegg 3 SSA-L, «Leverandørens ansvar for tjenesten»
• Informasjonssikkerhet: Leverandøren skal iverksette forholdsmessige tiltak for konfidensialitet, integritet, tilgjengelighet, robusthet m.m., og sikre mot virus/angrep; i konkurransegrunnlaget omtalt krav til IKT-standarder og adgangskontroll (ref. vedlegg/kravspesifikasjon).Kilde: Vedlegg 3 SSA-L, «informasjonssikkerhets- og personopplysningsvern» (Informasjonssikkerhet) + Vedlegg 1 krav (pkt. 6.1-6.3)
• Personopplysninger/deling og databehandleravtale: Dersom tjenesten behandler personopplysninger skal databehandleravtale inngås; leverandøren kan ikke overlate personopplysninger til andre uten tillatelse, og databehandler skal dokumentere sikkerhetstiltak og bistå ved brudd.Kilde: Vedlegg 3 SSA-L, pkt. 6.2 Personopplysninger (hovedprinsipper) samt Vedlegg 5 (Databehandleravtale)
• Elektronisk faktura: Leverandøren skal bruke elektronisk faktura i godkjent standardformat; oppdragsgiver kan holde tilbake betaling ved manglende kravoppfyllelse.Kilde: Vedlegg 3 SSA-L, pkt. 4.2 Faktureringstidspunkt og betalingsbetingelser
• Tjenestenivå/mislighold: Ved brudd på tjenestenivå kan kunden kreve standardisert økonomisk kompensasjon iht. bilag 4; dagbøter kan løpe ved forsinkelse.Kilde: Vedlegg 3 SSA-L, pkt. 9.2.1 (prisavslag), 9.2.3 Dagbot, 9.2.4 økonomisk kompensasjon (henvist) + «bilag 4»
• Avslutning: Kunden kan få oppfølgende bistand i inntil 30 dager; leverandøren skal tilrettelegge for overføring av data/tilganger og kan ikke holde tilbake kundens data.Kilde: Vedlegg 3 SSA-L, pkt. 5.4 Avslutningsbestemmelser og «Kunden har ikke rett til tilbakehold…» (punkt 7.2/avslutningstekst)

• Datoer for tilbudsfrist, vedståelsesfrist og øvrige «Viktige datoer» er ikke gjengitt i teksten (vises i Mercell KGV).
• Nøyaktig SLA/tjenestenivå (bilag 4) er ikke inkludert i utdraget (kun omtale av at standard tjenestenivåavtale skal brukes).
• Konkrete kontraktskrav utover generelle SSA-L-prinsipper (tjenestenivåparametere, dagbotbeløp ved milepæler, oppstart/plan detaljer) fremgår i bilag som ikke er gitt som full tekst her (bl.a. bilag 3, bilag 4, bilag 5 utfylling).
• Krav om skatteattest gjelder valgt leverandør på forespørsel (norsk leverandør), men selve prosedyre/frister for forespørsel/innlevering er ikke angitt i utdraget (kun at attest ikke skal være eldre enn 6 måneder).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Vedlegg 3 (Plan for etableringsfasen) er leveransefrist angitt som 1. november 2026 for Øyer og 1. januar 2027 for Lillehammer og Gausdal. Kan dere bekrefte om dette er leveranse-/godkjenningsdato (“Leveringsdag”) som skal være oppfylt etter SSA-L punkt 3.3, og hvordan dere ønsker at vi skal prise eventuelle forskjeller i etablerings- og testperiode mellom kommunene (f.eks. om samme løsning leveres ulikt tidspunkt)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Vi må forstå hvilken kontraktsrettslig milepæl leveransefristen refererer til (Leveringsdag vs. intern klargjøring), og hvordan dette påvirker plan, bemanning og pris.

   Kilde: Vedlegg 3 – ssa-l_bilag_2018, punkt 3.1 og 3.2; SSA-L 2018, punkt 3.3 (godkjenningsprøve og leveringsdag).

2. I Bilag 4 (Tjenestenivå med standardiserte kompensasjoner) fremgår det at Leverandørens standard SLA skal benyttes som grunnlag, men dokumentutdraget viser ikke den faktiske SLA-en. Kan dere legge inn eller oversende hvilken SLA som skal være bindende (eventuelt om vi skal vedlegge vår standard SLA), og hvordan avtalens “standardiserte kompensasjoner” skal forstås ved avvik?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelig SLA kan gjøre det vanskelig å prise risiko og å utforme E-krav-besvarelsen riktig.

   Kilde: Vedlegg 4 – ssa-l_bilag_2018, punkt 2.1 og “Tjenestenivå …” (SLA/kompensasjoner).

3. Prisskjema (Vedlegg 2 – Prisskjema) skal fylles ut, og Avvik kan medføre avvisning. Kan dere bekrefte at Vedlegg 2 inneholder alle pris-/enhetsledd som skal evalueres under TD1, og at øvrige timesatser/videreutvikling skal prises kun i Bilag 6 (Timesatser for videreutvikling)? Dersom det finnes flere priskomponenter (f.eks. oppstart, etablering, opplæring, integrasjoner eller “per møte”-prising), ber vi om en oversikt over hvilke linjer som inngår i evalueringsgrunnlaget.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hvilke konkrete prisløvninger som er evalueringspliktige og hvilke som ikke skal fylles på samme måte for å unngå avvisningsgrunn.

   Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 4.1 (TD1 pris) og punkt 5.2 (vedlegg som skal lastes inn); Vedlegg 4/ssa-l_bilag_2018, bilag 6 omtale av timesatser.

4. SSA-L/ssa-l_bilag_2018 legger opp til 10 virkedager godkjenningsprøve fra første virkedag etter leveransemelding (dersom ikke annet er avtalt i Bilag 3). Kan dere bekrefte om Bilag 3 (for denne konkurransen) har noen avvik fra 10-virkedagersregelen (godkjenningsperiode, A/B/C-feil, eller tidsfrister for underkjenning), og i så fall angi de konkrete avvikene per kommune?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Godkjennings- og feilrettingsvindu påvirker leveranseplan, bemanning og risiko (særlig i oppstart mot flere kommuner).

   Kilde: SSA-L 2018, punkt 3.3 (godkjenningsprøve og leveringsdag); Vedlegg 3 – ssa-l_bilag_2018 (leveransefrist/leveransemelding).

5. Kravspesifikasjonen (Vedlegg 1 – Kravspesifikasjon) er ikke med i teksten her. Kan dere klargjøre hvilke E-krav som inngår i evalueringen under TD2 (“Funksjonalitet og brukervennlighet”), og hvor i Vedlegg 1 dere har de konkrete evalueringssporene/vektingene (dersom det finnes interne delpoeng eller måleskala)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Vi må sikre at E-krav-besvarelsen treffer akkurat det som rangeres i evalueringen, og unngå at vi svarer på “alt” uten å oppfylle evalueringskriteriene.

   Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 4 (TD2: Funksjonalitet og brukervennlighet) og punkt 4.1 (evalueringsmetode); Vedlegg 1 – Kravspesifikasjon.

6. Administrasjon av tredjepartsleveranser: SSA-L punkt 2.2/ bilag 9 (vilkår for kundens tilgang og bruk av tredjepartsleveranser) kan gjøre tredjeparts SLA/feil til leverandørens begrensede ansvar. Kan dere avklare hvilke tredjepartsleveranser som er forutsatt (plattform/streaming-DRM/CDN/tredjepartssupport mv.), og om dere forventer at vi legger ved konkrete tredjepartsavtaler/vilkår i Bilag 9? Hvis tredjepartsvilkår ikke kan legges ved fullt ut før tilbud, kan dere angi hva som minimum må beskrives i tilbudet (funksjonell beskrivelse vs. faktiske vilkår/lenker)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Vi må kunne dokumentere kundens bindende vilkår og pris/ansvar riktig, og vite hva som er akseptabelt på tilbudstidspunktet.

   Kilde: SSA-L 2018, punkt 2.2 (leverandørens ansvar for tredjepartsleveranser) og bilag 9; Vedlegg 4 (bilag 9 beskrives i ssa-l_bilag_2018 utdrag).

7. I konkurransegrunnlaget punkt 1.4 oppgis estimert årlig kostnad og makstak 2.000.000,- eks. mva. Kan dere bekrefte hvordan dette makstaket skal forstås i forbindelse med rammeavtalen/innkjøpet (f.eks. maks samlet kontraktsverdi per kontraktsperiode, og om det omfatter etableringskostnader, drift og videreutviklingstimer)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Riktig forståelse av makstak påvirker prising og kommersiell risikohåndtering (særlig for “videreutvikling” og eventuelle tilleggsbestillinger).

   Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 1.4 (Anskaffelsens volum/verdi).

8. Kommunenes eksisterende utstyr er opplistet (kamera, mikrofoner og streaming-PC-er). Kan dere spesifisere hvilke deler vi skal levere/anskaffe som del av “tjenesten” (inkl. installasjon/konfigurering), og hva som forventes gjenbrukt hos hver kommune? Hvis vi skal integrere med eksisterende streaming-PC-er/kildeoppsett, ber vi om grensesnittkrav (f.eks. SDI/USB/lydformat, tilgang til lokalt nettverk, plassering av sendingsenheter).

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklart omfang mot eksisterende utstyr kan gi feilprising og manglende teknisk tilbudsgrunnlag i Vedlegg 1/2.

   Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 1.2 (eksisterende utstyr) og Vedlegg 1 – Kravspesifikasjon (må avklare omfang/grensesnitt).