R02003 - Suge- og spyletjenester Harstad og omegn

Rammeavtale for suge- og spyletjenester for Harstad og omegn (RENO - Harstad og omegn), avtalenummer R02003, saksnr. 2026/1398. Avtalen gjelder avrop med direkteavrop (skriftlig bestilling/innkjøpsordre; hastetilfeller kan avrop skje over telefon og bekreftes skriftlig før faktura). Geografisk omfang: Harstad og omegn (angitte lokasjoner/kommuner).

• Leverandøren skal være et lovlig registrert firma. Utenlandske leverandører må fremlegge dokumentasjon for lovlig registrering i hjemlandet.

  Dokumentasjon: Skal dokumenteres gjennom fremleggelse av dokumentasjon vedlagt i tilbuds-/ESPD-prosessen (konkret dokumenttype ikke angitt i teksten). Norske leverandører trenger ikke dokumentere utover fremleggelse av skatte- og mva-attest.

  Kilde: Del I – Kvalifikasjonskrav / Generelle krav
• Ryddig forhold til innbetaling av skatter og avgifter.

  Dokumentasjon: Skatte- og mva-attest RF-1507 fra Altinn. Attest skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen.

  Kilde: Del I – Kvalifikasjonskrav / Generelle krav
• Økonomisk/finansiell stilling: god økonomi/kredittverdighet.

  Dokumentasjon: Kredittvurdering av leverandøren (ikke eldre enn 6 mnd. fra tilbudsfrist). Skal fremkomme som gradert verdi mot definert skala og inneholde vurdering av betalingshistorikk/pålitelighet. Hvis det støttes på garanti fra andre foretak: kredittvurdering + rettslig bindende bekreftelse om solidarisk heftelse. Nyetablerte: alternativ dokumentasjon (regnskap/balanse, nøkkeltall, betalingshistorikk og betalingsanmerkninger).

  Kilde: Del I – Kvalifikasjonskrav / Økonomisk/finansiell stilling
• Tekniske og faglige kvalifikasjoner: relevant erfaring og kompetanse innen suge- og spyletjenester.

  Dokumentasjon: Oversikt over de tre (3) viktigste leveransene siste fem år: kontraktens verdi, tidspunkt, samt navn og kontaktinformasjon på mottaker. Forsvarsbygg kan kontakte referanser.

  Kilde: Del I – Kvalifikasjonskrav / Tekniske og faglige kvalifikasjoner
• Kapasitet til å gjennomføre oppdraget under rammeavtalen.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av gjennomsnittlig årlig arbeidsstyrke og antall medarbeidere i ledelsen siste tre år.

  Kilde: Del I – Kvalifikasjonskrav / Tekniske og faglige kvalifikasjoner
• Plan for bruk av underleverandører: hvor stor del av kontrakten leverandøren vurderer å sette bort til.

  Dokumentasjon: Beskrivelse i tilbudet; vedlegg 9 «underleverandøroversikt» fylles ut for det geografiske delområdet det gis tilbud for. (Vedlegg 9 finnes i konkurransegrunnlaget.)

  Kilde: Del I – Kvalifikasjonskrav / Tekniske og faglige kvalifikasjoner
• Kvalitetssikring: tilfredsstillende styringssystemer for kvalitet som dekker avtaleaktivitetene.

  Dokumentasjon: Kopi av sertifikat for NS-EN ISO 9001:2015 eller tilsvarende (fra uavhengig organ). Hvis ikke sertifisert: dokumentasjon på godt/velfungerende system for kvalitetssikring.

  Kilde: Del I – Kvalifikasjonskrav / Kvalitet
• Miljøledelse: tilfredsstillende styringssystemer for miljø som dekker avtaleaktivitetene.

  Dokumentasjon: Gyldig sertifikat fra tredjepartsverifiserte systemer (f.eks. Miljøfyrtårn, ISO 14001, EMAS). Andre tilsvarende kan aksepteres etter konkret vurdering av innlevert dokumentasjon.

  Kilde: Del I – Kvalifikasjonskrav / Miljø
• Ved bruk av samarbeidende virksomheter/underleverandører for kvalifikasjonskrav: ESPD og forpliktelseserklæring ved støtte til tekniske/faglige og økonomiske/finansielle krav.

  Dokumentasjon: ESPD-skjema for underleverandør/støttende virksomhet og svar «Ja» i Mercell. Forpliktelseserklæring (vedlegg 3). For konsortium: ESPD-skjema fra samtlige deltakere og solidaransvarserklæring (vedlegg 4).

  Kilde: Del I – Krav ved samarbeidende leverandører (punkt 5.1/5.2 og vedlegg 3-4)

• Tilbud skal leveres elektronisk i Mercell (www.mercell.no) innen tilbudsfristen.Kilde: Del I – Krav til tilbudet / Innlevering av tilbud
• Egenerklæring om etiske og straffbare forhold: «Etisk egenerklæring» skal leveres inn som del av tilbudet, undertegnet (mal vedlagt).Kilde: Del I – Egenerklæring om etiske og straffbare forhold / «Andre opplysninger til leverandørene»
• Avvik og forbehold skal oppgis i tilbudsbrevet (Tilbudsbrev: tabell for forbehold/avvik med henvisning til sidetall/punkt).Kilde: Del II Mal tilbudsbrev – Avvik og forbehold til konkurransegrunnlaget
• Tilbudsbrev skal være signert.Kilde: Del II Mal tilbudsbrev – Signatur
• Dokumentasjon på kvalifikasjonskrav: ESPD (integrert i Mercell, fylles ut ved tilbudsinnlevering). Det kan også være aktuelt å levere ESPD for underleverandører/støttende virksomheter.Kilde: Del I – Kvalifikasjonskrav / «Leverandøren trenger ikke dokumentere ... kun fylle ut ESPD»; Del II – Tilbudets innhold
• Dokumentasjon på tildelingskriterier: Pris – komplett utfylt «vedlegg 10 prisskjema».Kilde: Del I – Tildelingskriterier / Pris
• Dokumentasjon på tildelingskriterier: Miljø kjøretøy – komplett utfylt «Vedlegg 11 svarskjema miljø transport».Kilde: Del I – Tildelingskriterier / Miljø kjøretøy
• Russisk involvering: Egenerklæring om russisk involvering i offentlige anskaffelser (vedlagt del I) skal underskrives (dato/signatur eller bekreftelse ved elektronisk signatur).Kilde: Del I – Vedlegg 2 – Egenerklæring om russisk involvering
• Forpliktelseserklæring fra støttende virksomheter (vedlegg 3) dersom leverandøren støtter seg på andre virksomheters kapasitet for å oppfylle kvalifikasjonskrav.Kilde: Del I – Forpliktelseserklæring, vedlegg 3
• Erklæring om solidaransvar (vedlegg 4) dersom leverandørgruppe/konsortium (samarbeidende leverandører) skal gjennomføre kontrakten i fellesskap.Kilde: Del I – Tilbuds fra leverandørgruppe/konsortium – solidaransvar (vedlegg 4)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

24.07.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Rammeavtalens varighet/forlengelse: 2 år, med mulighet for forlengelse inntil +1 +1 +1 (maks 5 år fra faktisk oppstart).Kilde: Del II Rammeavtale / Vedlegg 2.1 Rammeavtalens spesielle bestemmelser / Varighet og forlengelse
• Avrop: direkteavrop med skriftlig henvendelse; må inneholde detaljert oppdragsbeskrivelse. I hastetilfeller kan avrop skje over telefon, men bekreftelse skriftlig før faktura.Kilde: Del II Vedlegg 2.1 – Avropsmekanisme og vilkår for avrop
• Pris og avregning: prisene i rammeavtalen er maksimale (leverandør kan tilby lavere). Ved direkteavrop legges rammeavtalens priser og betalingsvilkår til grunn; for øvrige prismekanismer/indeksregulering se Vedlegg 2.1.Kilde: Del II Rammeavtale / PRISBESTEMMELSER OG BETALINGSVILKÅR og Vedlegg 2.1 – Prisendringer
• Krav til rapportering: leverandøren skal redegjøre årlig for klima- og miljøtiltak (innen utgangen av februar) og rapportere kjøretøy/maskin halvårlig eller ved forespørsel (innen februar og september).Kilde: Del II Vedlegg 2.1 – Klima og miljø / Rapportering og kontroll
• Krav til klima/miljø kjøretøy i kontraktsgjennomføring: leverandør forplikter seg til å benytte kjøretøyteknologier/drivstofftyper angitt i tilbudet; nye/endrede skal være minst like klima- og miljøvennlige og forhåndsgodkjennes skriftlig av oppdragsgiver. Kan ikke gi lavere poeng. Euro VI-minstekrav til kjøretøy fra oppstart.Kilde: Del III Vedlegg 7 – Miljøkrav for kjøretøy
• Sanksjoner for brudd på klima/miljø: dagmulkt og mulkt som beskrevet i Vedlegg 2.1 (beløp per avvik/regelbrudd, tiltaksplan ved avvik, og mulighet for heving ved grove/gjentatte brudd).Kilde: Del II Vedlegg 2.1 – Sanksjoner ved mislighold (klima og miljø)
• Sikkerhet i gjennomføring: anskaffelsen er ikke underlagt sikkerhetsloven i konkurransefasen, men avrop kan gi tilgang til skjermingsverdig informasjon/objekt/infrastruktur. Ved tilgang gjelder krav etter sikkerhetsloven og vedlegg 8; priser skal inkludere tid/kostnader til sikkerhetskrav ved behov.Kilde: Del I – Sikkerhetsrestriksjoner (konkurransefasen vs gjennomføringsfasen) og Del II Rammeavtale / SIKKERHET
• Skatte- og avgiftsforhold: før kontraktsinngåelse skal innstilt tilbyder sende signert fullmakt (OSA) (vedlegg 5). Tilsvarende gjelder underleverandører som støtter seg på dem for å oppfylle kvalifikasjonskrav. Fullmakten gjelder i 4 år fra signering og gir oppdragsgiver rett til ubegrenset innhenting antall ganger.Kilde: Del I – Samarbeid med Skatteetaten – fullmakt til Forsvarsbygg; Del II Rammeavtale / Oppdragivers rett til å innhente opplysninger fra skattemyndighetene
• Tilgang og registrering: leverandør må registrere personell og være godkjent i oppdragsgivers system før adgang til bygge-/anleggsplass (bot ved oppstart uten godkjenning).Kilde: Del II Rammeavtale / Pålegg om bruk av oppdragsgiverens system for registrering og oppfølging av leverandører
• Samarbeid med Skatteetaten: oppfølging med månedlige oversiktslister over ansatte (fødsels-/D-nummer).Kilde: Del I – Kontraktsinngåelse oppfølging gjennom hele kontraktsperioden (månedlige oversiktslister)
• Ved utrykning/akutte oppdrag: oppmøtefrister og krav til beredskapsordning (hastetilfeller: 4 timer; mindre akutt: påfølgende dag).Kilde: Del III Vedlegg 7 – Tilgjengelighet og tidsfrister (utrykning/hasteoppdrag)
• Personell og sikkerhetsklarering: operatører må følge krav i vedlegg 8; ansvarlig kontaktperson må beherske norsk muntlig og skriftlig; personalet skal ha nødvendig opplæring og relevant kompetanse, samt reservepersonell.Kilde: Del III Vedlegg 7 – Krav til leverandørens personell / kompetanse
• Kjøretøy-/driftskrav: kjøretøy må ha Euro VI minimum; piggdekk-forbud på flyoperative flater (Evenes).Kilde: Del III Vedlegg 7 – Miljøkrav for kjøretøy og Bruk av piggdekk på Evenes flystasjon

• Tekstutdraget inneholder ikke eksakt detaljer om alle avrops-/tjenestekrav i prisskjema-delene (del 4/5 osv.), siden disse delene er nevnt men ikke fullt gjengitt i utdraget.
• Noen konkrete dokumentasjonsdetaljer for ESPD (utfyllingsspørsmål utover at ESPD fylles ut) og eventuelle øvrige avvisnings-/kvalifikasjonskrav knyttet til vedlegg 8 (sikkerhet) er ikke inkludert i utdraget.
• Tildelingskriteriene beskriver evaluering og poeng, men den konkrete matematiske sammenstilling/formelen for miljøkriteriet (utover år/poenglogikk) er ikke helt detaljert i teksten.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. Kan dere presisere hvilke konkrete tildelingskriterier som brukes i konkurransen for «Rammeavtale suge- og spyletjenester Harstad og omegn» (inkl. vekting) og hvilke dokumentasjonskrav vi må legge ved for hvert kriterium?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utdraget jeg har viser ikke tildelings-/evalueringsmodell eller hva som må dokumenteres, som er avgjørende for riktig prising og tilbudsinnhold.

2. I Vedlegg 7 «Faglig oppdragsbeskrivelse»: hvilke tekniske ytelseskrav gjelder for suge- og spyletjenesten (f.eks. dimensjoner/trykk, kapasitet, frekvens/regularitet, krav til metoder, akseptkriterier for tilstand/restavfall og eventuelle responstider)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det fremgår at Vedlegg 7 styrer faglige krav, men de konkrete kravene mangler i utdraget. Vi må forstå ytelsesnivået for å kunne prise riktig.

   Kilde: Vedlegg 7 Faglig oppdragsbeskrivelse (henvisning i Vedlegg 2.1)

3. Kan dere oversende/oppgi de konkrete sanksjonsbestemmelsene og beløpene knyttet til (a) forsinkelse og (b) mangler/tjenestekvalitet i Vedlegg 3 A (pkt. 5–8), samt hvilke «delfrister» som kan utløse dagmulkt?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utdraget viser at det finnes dagmulkt og sanksjoner, men ikke hele praktiske terskler (delfrister og hvordan dagmulkten/hevingen utløses) for suge- og spyteoppdrag. Dette påvirker risikobildet og prising.

   Kilde: Vedlegg 3 A – pkt. 5 Forsinkelse, pkt. 6 Sanksjoner ved forsinkelse, pkt. 7 Mangler ved tjenesten, pkt. 8 Sanksjoner ved mangel

4. Hvordan beregnes og dokumenteres «opprette avvik» og grunnlaget for klimamulkter ved brudd på utslippsteknologi/drivstoff (egenrapportering vs. Forsvarsbyggs kontroll)? Hvilken kontrollmetode bruker dere (f.eks. vognkort, samsvarserklæring, turtelling), og hvilke tidsrom/hendelser registreres per «avvik»?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Klima- og miljøsanksjonene er beløpssatt, men definisjon av «avvik» og praktisk bevisbyrde/telling er ikke tydelig nok til å prise korrekt risiko.

   Kilde: Vedlegg 2.1 – Klima og miljø (Sanksjoner ved mislighold) + rapporteringskrav kjøretøy/maskin

5. Dere skriver at prisene kan indeksreguleres etter KPI/indekser. Kan dere presisere hvilke konkrete satser/komponenter som indeksreguleres, og om reguleringen gjelder for alle deler i prisskjema (del 1 oppmøtepris, del 2 tonnpris, del 3 timepriser/rapporter/elektronisk avfallsdeklarering, samt utrykningskostnad)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å gi korrekt pris og riktig betalings-/kostnadsprognose må vi vite hvilke priskomponenter som faktisk er omfattet av reguleringen.

   Kilde: Vedlegg 2.1 – Prisendringer (KPI/indeks)

6. Vi ser at oppdragsgiver kan kreve «fremdriftsplan» og at frister/datoer er bindende. I avrop: kan dere beskrive hvordan dere normalt fastsetter frister (påbegynnelse, delfrister, avslutning) for suge-/spyteoppdrag, og hvordan oppdragets virketid (07:30–15:30) håndteres i praksis ved hastesaker/hardt vær?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Bindende frister og tidsvinduer påvirker bemanningsplan, overtid og beredskapskost. Vi trenger praksis for å prise riktig kapasitet.

   Kilde: Vedlegg 3 A – pkt. 3.5 Tidsfrister og pkt. 3.6 Om ytelsene (virkedager/tid) + avropsmekanisme (telefon ved hastetilfeller) i Vedlegg 2.1

7. I Vedlegg 2.1 står det at «Få av eiendommene/lokasjonene har ladestasjoner med betalingsløsning» og at vi ikke kan påregne å lade lokalt. Kan dere opplyse om forventet andel/el-krav for kjøretøy og om ladeplanlegging skal innkalkuleres i time- og oppmøtepris (samt hvilke ladekostnader som kan dokumenteres/justeres)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker om vi bør prise inn lading/charging-baserte kostnader, og hvordan vi skal håndtere drivstoff/teknologi når lokasjonene ikke har ladeløsning.

   Kilde: Vedlegg 2.1 – Tilgang til ladestasjoner + krav til utslippsteknologi/drivstoff

8. Rapporteringskravene omfatter månedlig MDB-rapport (til Forsvarsbygg og FFI innen 10. hver måned) og spesifikke rapporter for tømming/vannanalyse av fettutskillere. Kan dere bekrefte (a) hvilke opplysninger som alltid leveres av dere før vi rapporterer (f.eks. avfallspunktliste, fettutskiller-oversikt, eksisterende grenseverdier/regelverk), og (b) om det finnes standardmal/eksempler utover Vedlegg 2.2?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Hvis nøkkeldata må etterinnhentes fra oss, påvirker det ressursbruk og intern kost. Vi må avklare datatilgang og prosess før tilbud.

   Kilde: Vedlegg 2.1 – Rapportering og kontroll (MDB-månedlig rapport, fettutskiller/vannanalyse) + henvisning til Vedlegg 2.2 Mal

9. Prisskjemaet for del 3 inneholder «timepriser, rapporter samt elektronisk avfallsdeklarering». For å unngå feilprising: hvilke konkrete rapporttyper og hvilke avfallsdeklareringer forventer dere at leverandøren skal levere per avrop, og hvor i prisskjemaet prises disse (faste vs. timebaserte satser)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten presis avgrensning av rapport-/deklareringstyper kan vi prise feil (enten for lavt eller for høyt), spesielt siden rapporter også kan være faktureringsbetinget («kan ikke sendes faktura før oppdragsgiver har mottatt rapport»).

   Kilde: Vedlegg 2.1 – Rapport på tømming og vannanalyse + «Prisskjemaets del 3» (indeksering og priselementer)