Rammeavtale lås og beslag

Rammeavtale for kjøp av tjenester tilknytt lås og beslag samt sikkerhetssystem (tilgangskontroll, innbrotsalarm og video/kameraovervaking) til Vestland fylkeskommune. Avtalen er delt i 8 delområder (Nordfjord, Sunnfjord, Sogn, Voss, Hardanger, Sunnhordaland, Bergen nord/sentrum, Bergen sør/vest) og omfatter leveranse av produkter (med/uten montering) samt vedlikehold/utskifting, installasjon/montering/demontering, assistanse, opplæring og prosjektering.

• Leverandør må være sertifisert på minimum ett av de eksisterende tilgangssystemene: ARX, Lenel eller Salto.

  Dokumentasjon: Sertifisering/tilhørende dokumentasjon på ett av systemene (ARX/Lenel/Salto) – angitt som MÅ-krav.

  Kilde: Vedlegg A – Kravspesifikasjon, kravtabell (Kravtype A: «Leverandør må vere sertifisert…»)
• Leverandøren skal ha kompetanse på personvernregelverket (GDPR) knytt til montering, drift og service av kameraovervåkingsløsninger.

  Dokumentasjon: Dokumentasjon/opplysninger som viser GDPR-kompetanse (angitt som MÅ-krav).

  Kilde: Vedlegg A – Kravspesifikasjon, «Krav til GDPR» (Kravtype A)
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig bemanning/ressurser og tilby montører med fagbrev som låsesmed.

  Dokumentasjon: Vedlegg med oversikt over tilbød(e) ressurser, navn og kompetanse (erfaring og utdanning).

  Kilde: Vedlegg A – Kravspesifikasjon, «Krav til kapasitet og bemanning» (Kravtype A)

• Besvarelsen/tilbudet skal svare på alle oppstilte krav og dokumentere/stadfeste om krav er oppfylt, alternativt ikke oppfylt.Kilde: Vedlegg A – Kravspesifikasjon, innledende kravformulering («Heile konkurransen… svarast på…»)
• Legge ved oversikt over tilbød(e) ressurser, med navn og kompetanse (erfaring og utdanning) for dedikerte kontaktpersoner/ressurser.Kilde: Vedlegg A – Kravspesifikasjon, «Krav til kapasitet og bemanning» (Kravtype A)
• For tildelingskriterium knyttet til utslippsfrie kjøretøy: Beskrive andel av oppdraget som gjennomføres med kjøretøy på elektrisitet, hydrogen og biogass hvert år.Kilde: Vedlegg A – Kravspesifikasjon, «Utsleppsfrie køyretøy (tildelingskriterium 30 %)» (Kravtype B)
• Legge ved ferdig utfylt køyretøyskjema (Vedlegg D) med dokumentasjon på kjøretøy som er tilgjengelig for leverandøren og som skal brukes i kontrakten.Kilde: Vedlegg A – Kravspesifikasjon, «Utsleppsfrie køyretøy (tildelingskriterium 30 %)» (Dokumentasjon til krav)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

11.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Leverandøren skal utføre tjenesten med faglig dyktighet og i samsvar med avtalens krav; tjenesten skal være av god kvalitet og egnet formål.Kilde: Avtaledokument, «Alminnelege føresegner – Generelt»
• Leverandør skal innhente og opprettholde nødvendige tillatelser/løyver; fremlegge dokumentasjon på forespørsel.Kilde: Avtaledokument, «Alminnelege føresegner – Generelt»
• Leveransen skal skje i samsvar med avtalte vilkår (evt. konkret avrop) og til korrekt mottaker; leveranse anses godkjent når tjenesten er levert i samsvar med avtalen på korrekt mottakeradresse.Kilde: Avtaledokument, «Levering – Generelt»
• Ved avrop/bestilling: Bestilling skal være skriftlig; oppdragsgiver bekrefter skriftlig uten ugrunnet opphold; avrop gjort uten fullmakt kan annulleres.Kilde: Avtaledokument, «Avrop på rammeavtale – Generelt» og «Bestilling»
• Tilgjengelighet/responstid: Leverandør skal være tilgjengelig på telefon på virkedager kl. 08:00–15:00. Hasteoppdrag: responstid 4 timer (fra bestilling til leverandør stiller på arbeidssted og igangsetter arbeid).Kilde: Vedlegg A – Kravspesifikasjon, «Krav til tilgjengelegheit og responstid»
• Tilgjengelighet og håndtering av bestillinger: Ordinære forespørsler skal håndteres innen 2 virkedager, og leverandør skal gi skriftlig ordrebekreftelse med dato for oppstart og tentativ ferdigstillelse samt anslag over varekostnad og estimat for timeforbruk.Kilde: Vedlegg A – Kravspesifikasjon, «Krav til tilgjengelegheit og responstid»
• Fjernstyring/drift fra sentral server: Leverte system skal kunne driftes (fjernstyres) fra sentral server.Kilde: Vedlegg A – Kravspesifikasjon, kravtabell (Kravtype A: «Leverte system skal kunne driftast…»)
• Arbeidsorganisering: Det skal til enhver tid være norskspråklig ansvarlig til stede på arbeidsstedet; lærlinger skal arbeide under veiledning av fagarbeider.Kilde: Vedlegg A – Kravspesifikasjon, kravtabell (Kravtype A)
• Retningslinjer for FDVU-dokumentasjon: Leverandør skal levere nødvendig dokumentasjon for FDVU iht. Vedlegg A2; dokumentasjon skal bare inneholde informasjon om faktisk prosjektert og levert anlegg/installasjon; språkkrav og krav til filnavn, format, søkbarhet og periodiske rutiner.Kilde: Vedlegg A – Kravspesifikasjon, «Krav til FDVU – leveranse (Forvaltning, drift og vedlikehald)»
• Servicerapport etter utført oppdrag: På norsk, tabellform, med angitte opplysninger (bl.a. navn på utførende firma, ordrenummer, sted/dato, saksbehandler, servicemontør, kunde, bestillingsnummer, arbeidssted/rom, beskrivelse av oppdraget, beskrivelse av utført arbeid, bilder merket med romnummer, og relevante tegninger). Sendes e-post til bestiller og vedlikeholdstekniker innen 2 virkedager etter ferdigstillelse.Kilde: Vedlegg A – Kravspesifikasjon, «Krav til gjennomføring av oppdrag» (Servicerapport)
• Registrering i HMSREG-portal: Leverandør skal registrere ulykker/nestenulykker/farlige forhold så raskt som mulig og senest innen 24 timer etter at hendelsen skjedde (når portalen er på plass); ansatte skal registrere inn/ut arbeidssted.Kilde: Avtaledokument, «Møte og rapportering/registrering – Registrering i komande HMSREG-portal»
• Statistikk: Leverandør skal hver halvår (1. januar og 1. juli) levere statistikk uten kostnad innen avtalt tidsramme til avtaleeier (medgått tid på roller, medgått kostnad på materiell og lisenskostnader).Kilde: Avtaledokument, «Statistikk»
• Miljøkrav til kjøretøy/utslipp: Alle kjøretøy brukt i kontrakten skal minimum oppfylle euroklasse 6/VI. Tomgangskjøring skal reduseres til minimum og ikke forekomme på adressene til oppdragsgiver.Kilde: Vedlegg A – Kravspesifikasjon, «Miljø – Køyretøy» og «Tomgangskøyring»
• Miljøkrav: Rutiner som sikrer at leverte produkter ikke inneholder forbudte stoffer eller overstiger tillatte konsentrasjoner av farlige kjemikalier; relevante utslippstillatelser skal være innhentet der nødvendig.Kilde: Avtaledokument, «Miljøkrav – Krav til ivaretaking av ytre miljø»
• Kontroll/revisjon: Oppdragsgiver har rett til å gjennomføre revisjon inkl. kontroll av leverandør og leverandørkjede; leverandør plikter å bidra; avvik skal utbedres.Kilde: Avtaledokument, «Kontroll og revisjon»
• GDPR/personvern og informasjonstrygghet: Leverandør skal ha egnede tekniske og organisatoriske tiltak som oppfyller krav i GDPR og personopplysningsloven, inkl. art. 32; databehandlerrolle og databehandleravtale ved behandling på vegne av oppdragsgiver.Kilde: Avtaledokument, «Informasjonstryggleik og personvern»
• Konfidensialitet/taushetsplikt: Teieplikt etter forvaltningsloven §13; konfidensialitet gjelder også etter avtalens avslutning; ikke bruke oppdragsgiver som referanse uten skriftlig samtykke.Kilde: Avtaledokument, «Konfidensialitet»
• Dokumentasjon og rettigheter: Sertifikater/skildringer/teikninger/instruks mv. er en integrert del; leverandør garanterer rett til å bruke innsatsfaktorer/inkl. tredjeparts beskyttede løsninger uten å krenke tredjeparts rettigheter.Kilde: Avtaledokument, «Dokumentasjon, underlag og tredjepartsrettar»
• Fakturering: Månedlig fakturering. Send samsvarserklæring og faktura til bestiller før elektronisk innsending; elektronisk faktura i EHF-format via aksesspunkt. Betaling innen 30 kalenderdager etter mottak av korrekt faktura; sluttfaktura innen 60 kalenderdager etter avtale avsluttes (kun krav som da er tatt med kan senere gjøres gjeldende).Kilde: Avtaledokument, «Fakturering og betaling – Generelle føresegner» og «Fakturering – Generelt»

• Dokumentteksten mangler eksplisitt angivelse av leverandørens kvalifikasjonskrav utover sertifisering på ARX/Lenel/Salto, GDPR-kompetanse og bemannings/ressursdokumentasjon; resten av kvalifikasjonsdelen kan ligge i deler av konkurransegrunnlaget som ikke er inkludert.
• Tildelingskriterier fremgår kun delvis; kun ‘Utsleppsfrie køyretøy (30 %)‘ er identifisert i innsendt tekst.
• Avtaleperiode er oppgitt som 'XXX' (datoer er ikke spesifisert i teksten), og dermed er kontraktsstart/slutt usikkert.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. Rammeavtalen sin lengd er oppgitt som 1 år med rett til forlenging 1+1+1, men i konkurransegrunnlaget i utdraget framgår det ikkje konkrete datoar. Kan oppdragsgjevar bekrefte estimert kontraktsstart og kontraktsluttdato (eller nøyaktig tidspunkt for 1-årsperiode og eventuelle opsjonar), og om forlenging skjer automatisk eller må avtalast uttrykkeleg?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Usikre datoar påverkar bemanningsplan, planlegging av ressurs og eventuelle oppstarts- og beredskapskostnader. Leverandøren må vite når kontraktsforpliktingane faktisk tek til og slutt.

   Kilde: Føremålet med anskaffinga (Rammeavtalen si lengd)

2. Det blir sagt at det skal inngåast rammeavtale med ein leverandør per delområde. Kan oppdragsgjevar bekrefte om tildeling skjer separat per delområde basert på same prisskjema (Vedlegg C) og same køyretøyskjema (Vedlegg D), og om leverandør kan velje å levere tilbod på eitt eller fleire delområde utan at det påverkar prissetting eller avgrensing i leveransen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å prise riktig må leverandøren forstå om økonomi- og tildelingsgrunnlaget handterast per delområde, og kva som er tillate ved multi-delområde-tilbod.

   Kilde: Føremålet med anskaffinga / Krav til tilbod (Tilbod på eitt eller fleire delområde)

3. Tildelingskriteriet Miljø – Klimavennlege køyretøy (30 %) viser til Vedlegg D Køyretøyskjema og at det retter seg mot dei køyretøya og drivstofftypane leverandørane skal bruka i kontraktsperioden. Kan oppdragsgjevar utdype korleis poeng blir gitt for ulike køyretyper/drivstoff (t.d. tersklar, avgrensingar og kva som blir rekna som «bruk i kontraktsperioden»)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Delvis beskrivne tildelingskriterier gir risiko for feilprising og/eller mangelfull dokumentasjon i køyretøyskjemaet.

   Kilde: TILDELINGSKRITERIUM (Miljø - Klimavennlege køyretøy)

4. Kravspesifikasjonen (Vedlegg A – Kap. 5 Tele og automatisering Del 1 og Vedlegg A2 Spesifikke krav FDVU-leveranse) er ikkje vist i utdraget. Kan oppdragsgjevar gi ei kort presisering av kva del av leveransen som blir vektlagt når det blir vist til tenester innan lås og beslag, tilgangskontroll, innbrotsalarm og kameraovervaking, herunder kva som inngår i «montering/ installering/ demontering» og kva som typisk er FDVU-omfanget (leveransar, format, hyppigheit/omfang per oppdrag)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må prise korrekt omfang og ressurs (inkl. FDVU) og sikre at referanseerfaring og løysingsbeskriving faktisk treffer det som blir etterspurt.

   Kilde: Føremålet med anskaffinga / KVALIFIKASJONSKRAV (relevant erfaring) / Vedlegg A (Kravspesifikasjon)

5. Erfaringkravet seier at leverandøren skal ha erfaring frå relevante oppdrag i løpet av dei siste 3 åra, og at det skal skildrast minimum 3 oppdrag med verdi, tidspunkt og mottakar. Kan oppdragsgjevar bekrefte om oppdrag som er utført som underleverandør (heilt eller delvis) kan dokumenterast som «relevante oppdrag», og i så fall kva nivå av leveranseleveranse som må framgå i referanseskjemaet (Vedlegg 5) for at oppdraget skal telje?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklarhet rundt omfanget av «relevante oppdrag» ved underleveranse påverkar om leverandøren kan kvalifisere og hvordan referansane må beskrives.

   Kilde: 3.4 Leverandøren sine tekniske og faglege kvalifikasjonar

6. Kvalifikasjonskravet omtalar at «Det er tilstrekkeleg at dei 3 referanseoppdraga samla sett oppfyller kvalifikasjonskravet.» Kan oppdragsgjevar presisere om de ulike delområda (lås og beslag, tilgangskontroll, innbrotsalarm, kameraovervaking) må dekke kvar si mengde, eller om det er tilstrekkeleg at samlet portefølje viser alle delområda – og eventuelt om det er krav til at minst eitt av delområda må vere dekt i minst eitt av de tre referanseoppdraga?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite evalueringslogikken for å velje riktige referanser og strukturere beskrivelsene i Vedlegg 5.

   Kilde: 3.4 Leverandøren sine tekniske og faglege kvalifikasjonar (relevant erfaring)

7. Seriøsitetskrava (Vedlegg F) inneheld fleire krav som i praksis kan trigge rapportering/overvaking (HMS-kort, mannskapslister, lærling/faglært-andeler, fast tilsette, underleverandørledd m.m.). Kan oppdragsgjevar avklare kva av desse krava som er «kontraktskrav» som gjeld ved tildeling og oppstart for alle delområde/oppdrag, versus krav som først blir aktivert ved bestemte oppdragstypar/verdigrenser (t.d. over 500 000, over 3 månader, eller konkrete arbeid som bygg/anlegg vs elektro vs reinhald)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå hvilke krav som gjelder umiddelbart og hvilke som først slår inn avhengig av oppdragskarakter, for å unngå feil kostnadsberegning og leveringsrisiko.

   Kilde: Vedlegg F Seriøsitetskrav og etiske føresegner (pkt. 1–8 og rammevilkår)

8. Ved seriøsitetskrav om bruk av fast tilsette står det at arbeidet «i all hovudsak» skal utførast av fast tilsette (minst 80% stilling), men teksten inneheld parentes/placeholder («[det konkrete kravet må vurderast for kvar enkelt kontrakt]»). Kan oppdragsgjevar bekrefte kva konkret terskel/krav som vil gjelde i denne konkurransen per kontrakt (og om det blir lagt inn som mer utfyllande krav i tildelte rammeavtaler eller i deloppdrag/avrop)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Manglande konkretisering kan gi stor kommersiell risiko for leverandøren (bemanning, kost og kapasitet).

   Kilde: Vedlegg F (pkt. 5 Krav om bruk av fast tilsette)

9. Under punkt 7 i seriøsitetskrav står det at leverandør ikkje kan ha fleire enn to ledd med underleverandørar i kjede under seg, og at bruk skal forhåndsgodkjennast. Kan oppdragsgjevar opplyse korleis dette blir praktisert for denne rammeavtalen: er det tillete at underleverandørar nyttes per avrop (t.d. lokale montører), og i så fall kva informasjon/dokumentasjon må leverandøren levere i forkant for å få forhåndsgodkjenning?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite prosesskrav og dokumentasjonsnivå for å unngå avvising/nekt ved avrop og for å planlegge arbeidsflyt i hele kontraktperioden.

   Kilde: Vedlegg F (pkt. 7 Bruk av underleverandørar, inkludert innleigd arbeidskraft)