Mandal – Innleie av boliger for Sjøforsvaret

Forsvarsbygg inviterer til åpen anbudskonkurranse om innleie av møblerte boliger i Mandal (Agder) til personell i Sjøforsvaret med midlertidig tjeneste. Anskaffelsen omfatter to separate leiekontrakter (E og F) i perioden 01.08.26–31.12.27, med ulikt antall ansatte/vernepliktige per kontrakt. Tilbud kan gis på én eller begge kontraktene. Samtlige tilbudte boliger må ligge innen 10 min kjøreavstand fra UMOE Mandal. Boliger innen hver leiekontrakt skal ligge på samme adresse eller i samme boligkompleks. Krav til boligene beskrives i «Del III – Kravdokument – Mandal» og kontraktsvilkår i «Del II – Leiekontrakt bolig – Mandal».

• Leverandøren skal være et lovlig registrert firma. (Gjelder også utenlandske leverandører med dokumentasjon i hjemlandet.)

  Dokumentasjon: Utenlandske leverandører: dokumentasjon for lovlig registrering i hjemland. Norske leverandører: ikke krav utover fremleggelse av skatte- og mva-attest (RF-1507).

  Kilde: Konkurransegrunnlag del I, punkt 4.2 (Generelle krav) / avsnitt om lovlig registrert firma
• Ryddig forhold til innbetaling av skatter og avgifter.

  Dokumentasjon: Attest for skatt og merverdiavgift (RF-1507), bestilles via Altinn. Skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfrist.

  Kilde: Konkurransegrunnlag del I, punkt 4.2 (Generelle krav) / «Attest for skatt og merverdiavgift (RF-1507)»
• Økonomisk kapasitet til å gjennomføre kontrakten.

  Dokumentasjon: Fremleggelse av regnskapstall fra siste tilgjengelige årsregnskap som viser leverandørens omsetning. Ikke nødvendig dersom regnskapets nøkkeltall fremgår av kredittvurderingen.

  Kilde: Konkurransegrunnlag del I, punkt 4.2 (Krav til økonomisk/finansiell stilling)

• Leverandøren skal kun fylle ut elektronisk egenerklæringsskjema (ESPD) i Mercell ved tilbudsinnlevering. (I visse tilfeller kan det måtte leveres ESPD fra underleverandører/støttende virksomheter.)Kilde: Konkurransegrunnlag del I, punkt 4 (innledning om kvalifikasjonskrav) og punkt 5.1–5.2
• Tilbudsdokumenter: Tilbudsbrev skal være signert. Avvik/forbehold skal fremgå klart, utvetydig og uttømmende, med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet fremkommer.Kilde: Konkurransegrunnlag del I, punkt 10 «Tilbudets innhold og organisering» / «Tilbudsbrev»
• Dokumentasjon på kvalifikasjonskrav: ESPD-skjema (integrert i Mercell, fylles ut ved tilbudsinnlevering). Eventuelt ESPD fra samarbeidende leverandører/underleverandører.Kilde: Konkurransegrunnlag del I, punkt 10 / «Dokumentasjon på kvalifikasjonskravene (punkt 4)»
• Dokumentasjon på tildelingskriterier: Utfylt prisskjema (Vedlegg 1.1 Prisskjema).Kilde: Konkurransegrunnlag del I, punkt 10 / «Dokumentasjon på tildelingskriteriene (punkt 6)»
• Etisk egenerklæring (vedlagt Del I) skal leveres, og ligger vedlagt konkurransegrunnlaget; erklæringen skal være undertegnet. Dersom punkt 3 (bekreftende) besvares, skal det gis redegjørelse i tilbudsbrevet.Kilde: Konkurransegrunnlag del I, punkt 8.1 «Egenerklæring om etiske og straffbare forhold» og Vedlegg 1 «Etisk egenerklæring»
• Egenerklæring om russisk involvering i offentlige anskaffelser (vedlagt Del I) skal leveres (erklæring om at det ikke er russisk involvering utover fastsatte grenser).Kilde: Konkurransegrunnlag del I, punkt 10 / «Egnerklæring om russisk involvering…» og Vedlegg 2
• Forpliktelseserklæring fra støttende virksomheter (hvis aktuelt).Kilde: Konkurransegrunnlag del I, punkt 5.1 (krav ved støtte) og punkt 10 («Forpliktelseserklæring… hvis aktuelt»), samt Vedlegg 3
• Erklæring om solidaransvar (hvis aktuelt).Kilde: Konkurransegrunnlag del I, punkt 5.2 (krav ved leverandørgruppe) og punkt 10 («Erklæring om solidaransvar (hvis aktuelt)») samt Vedlegg 4
• Språkkrav for tilbud: fortrinnsvis norsk; skandinavisk språk aksepteres; produktdatablad o.l. kan leveres på engelsk.Kilde: Konkurransegrunnlag del I, punkt 7.1
• Innlevering: tilbudet skal leveres elektronisk i Mercell innen tilbudsfristen, med elektronisk signatur (BankID/Commfides/Buypass).Kilde: Konkurransegrunnlag del I, punkt 7.2

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

03.07.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Leieforholdet er tidsbestemt og løper fra avtalt start til avtalt slutt; kan ikke sies opp av Utleier i leieperioden. Leietaker kan si opp i leieperioden med 12 måneders frist ved utløpet av fristløpende kalendermåned, og kan forlenge i inntil 6 måneder (skriftlig minst 3 måneder før utløp).Kilde: Del II – Leiekontrakt bolig – Mandal, punkt 7 «Leieperioden»
• Leieobjektet overtas ryddet og rengjort og i avtalt stand; overtakelsesbefaring med protokoll. Leietaker skal gi skriftlig melding om skader og mangler innen rimelig tid etter oppdagelse.Kilde: Del II – Leiekontrakt bolig – Mandal, punkt 6 «Overtakelse/melding om mangler»
• Leien: Utleier stiller/fastsetter månedlig leie (ekskl. mva/hotell er 12% mva som angitt), og fakturerer; betaling skjer ved mottak på Utleiers konto. Forsinkelsesrente og evt. purringsgebyr ved forsinkelse.Kilde: Del II – Leiekontrakt bolig – Mandal, punkt 8 «Leien»
• Utleiers plikter: stille leieobjektet til disposisjon i hele leieperioden, bekoste og besørge utvendig og innvendig vedlikehold og utskiftninger, holde i avtalt stand; renhold som beskrevet i bilag x.Kilde: Del II – Leiekontrakt bolig – Mandal, punkt 9 «Utleiers plikter»
• Leietakers plikter: melde fra om vedlikeholdsbehov; bare bruke til beboelse; behandle med tilbørlig aktsomhet; følge ordensregler; holde oppvarmet ved fare for frost; melde skade/mangler; gi adgang for tilsyn/vedlikehold.Kilde: Del II – Leiekontrakt bolig – Mandal, punkt 10 «Leietakers plikter»
• Sikkerhetsstillelse: Leietaker er selvassurandør og skal ikke stille sikkerhet.Kilde: Del II – Leiekontrakt bolig – Mandal, punkt 12 «Sikkerhetsstillelse»
• Forsikring: Utleier forsikrer egne interesser (inkl. leieobjekt). Leietaker er selvassurandør og bærer risiko for skade/ødeleggelse av egen innredning, løsøre og eget ansvar; Leietaker kan kreve innsyn i Utleiers forsikringsavtale.Kilde: Del II – Leiekontrakt bolig – Mandal, punkt 13 «Forsikring»
• Fremleie: leieobjektet skal fremleies til personer tilknyttet forsvarsektoren; ellers kreves Utleiers skriftlige forhåndssamtykke (kan ikke nektes uten saklig grunn).Kilde: Del II – Leiekontrakt bolig – Mandal, punkt 16 «Fremleie»
• Tilbakelevering: Leietaker skal tilbakelevere (nøkler og uhindret adgang) på opphørsdato; skal være ryddet og rengjort i samme stand som ved overtakelse, med unntak for alminnelig slit/elde og mangler Utleier selv skal utbedre. Utleier kan kreve vederlag dersom leieobjektet ikke stilles til disposisjon.Kilde: Del II – Leiekontrakt bolig – Mandal, punkt 15 «Leieforholdets opphør – tilbakelevering»
• Kontrakten kan følges opp gjennom hele kontraktsperioden med månedlige oversiktslister over ansatte (fødsels- eller D-nummer) til Forsvarsbygg/Skatteetaten.Kilde: Konkurransegrunnlag del I, punkt 9 «Samarbeid med Skatteetaten – fullmakt…»

• Kravdokument («Del III – Kravdokument – Mandal») og deler av «Del II – Leiekontrakt bolig – Mandal» er ikke inkludert fullt ut i teksten; derfor er konkrete boligkrav utover geografiske/organisatoriske føringer ikke trukket ut.
• Tildelingsmodell er beskrevet som laveste pris, men det eksakte innholdet i prisskjemaenes evalueringsformel og hvilke avvik som kan justeres/ikke avvises er ikke fullstendig gjengitt utover generelle beskrivelser.
• Det fremgår at leiekontraktene er «E» og «F» med varighet 01.08.26–31.12.27, men detaljer om kontraktsoppsett (f.eks. spesifikke kontrakts-/ytelsesdetaljer per kontrakt) ligger i Del III/øvrige dokumenter som ikke er med.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Del III – Kravdokument – Mandal punkt 1.1 står det at «Samtlige boliger skal ligge innenfor 20 min i kjøretid fra UMOE Mandal». I Del I – Innbydelse står det samtidig «innenfor 10 min kjøreavstand fra UMOE Mandal». Hvilken tids-/avstandsgrense gjelder som bindende krav (10 eller 20 minutter)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det foreligger motstrid mellom 10 og 20 minutter, og dette kan påvirke hvor mange/ hvilke boliger som er kvalifiserte og dermed prising og tilbudets gjennomførbarhet.

   Kilde: Del I – Innbydelse (1 Kort om anskaffelsen) og Del III – Kravdokument – Mandal punkt 1.1

2. Del III – Kravdokument – Mandal punkt 1.2 krever at «Samtlige boliger i en leiekontrakt skal ligge på samme adresse eller i samme boligkompleks», og det fremgår at det skal legges ved plantegning. Kan dere presisere hva dere legger i «samme boligkompleks» (f.eks. bygg/ gårdsnummer/ sameier/ adressekode), og om dere har en akseptabel definisjon dere bruker ved vurdering?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklart geografisk avgrensingsbegrep kan medføre at tilbud ikke oppfyller kravet selv om boligene ellers er likeverdige.

   Kilde: Del III – Kravdokument – Mandal punkt 1.2

3. I Del III – Kravdokument – Mandal punkt 5 «Soverom» og punkt 20.1–20.3 om deling står det krav til antall soverom og deling (ansatte/vernepliktige). Skal én bolig kun benyttes av én gruppe (enten ansatte eller vernepliktige), og er det tillatt med sammensatt bruk innen samme bolig (f.eks. både ansatte og vernepliktige), eller er dette forbudt utover «Ansatte og vernepliktige skal ikke dele bolig» i punkt 20.1?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker hvordan leverandør må dimensjonere boligstørrelse, antall rom og møte kapasitet per leiekontrakt.

   Kilde: Del III – Kravdokument – Mandal punkt 5 og punkt 20.1–20.3

4. Del III – Kravdokument – Mandal punkt 14–16 beskriver «ukentlig renhold»/«sluttrenhold» og opsjoner for sengetøy og håndklær. I prisskjemaet er det opsjoner A (ytterligere boliger), B (ukentlig vask), C (skift av sengetøy hver 14. dag og ukentlig skifte av håndklær) og D (utvask). Kan dere bekrefte at opsjon B i prisskjemaet tilsvarer «ukentlig renhold» i punkt 14, og at opsjon C tilsvarer krav i punkt 15 og punkt 16, slik at tilbyder kan prise én-til-én?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å prise riktig må leverandøren vite om opsjonsnavn/omfang matcher kravskjemaet, ellers risikeres feilprising eller forbehold.

   Kilde: Del III – Kravdokument – Mandal punkt 14–16 og 1.1 Prisskjema (Vedlegg 4A/4B) Opsjon B og C

5. I prisskjemaet (Vedlegg 4A og 4B) fremgår det at evalueringen inkluderer enkelte beløp/alle opsjoner merket «*», mens noen opsjoner er «**) Ikke gjenstand for evaluering». Kan dere klargjøre nøyaktig hvilke opsjoner og hvilke prisfelter som inngår i «laveste pris»-evalueringen for henholdsvis Leiekontrakt E og F, og om det kun er alternativt (tilbudssum eks/inkl mva) eller et bestemt felt som evalueres?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Oppdragsgiver sier «laveste pris», men leverandøren trenger eksakt evalueringsgrunnlag for å kunne styre tilbudets prisstruktur og dokumentere korrekt tilbud.

   Kilde: Del I – Innbydelse (6.1 og 6.3) samt Vedlegg 4A/4B «Pris merket * / **)»

6. Del II – Leiekontrakt bolig – Mandal slår fast at husleieloven kommer til anvendelse. Samtidig står det i punkt 7 at Leietaker har rett til å forlenge i inntil 6 måneder, og i punkt 2. Leieobjektet er beskrevet med bilag 1. Kan dere opplyse om forlengelsen medfører at leien/opsjonene (vask, sengetøy, håndklær, utvask) prises etter de samme enhetsprisene som i tilbudet, eller om forlengelse skjer på «samme vilkår» på en måte som dere har definert i Del III/andre bilag (som ikke er inkludert her)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det er vesentlig for leverandørens økonomiske risiko at man forstår hvordan prising håndteres ved kontraktsforlengelse utover 18 måneder.

   Kilde: Del II – Leiekontrakt bolig – Mandal punkt 7 og punkt 9–10

7. I Del II – Leiekontrakt bolig – Mandal punkt 6 (overlevering/mangler) står det at «i forbindelse med overtakelse ... overtakelsesbefaring» føres protokoll. Kan dere bekrefte hvilke tiltak/frist som gjelder dersom det avdekkes mangler ved overtakelsesbefaring (f.eks. tidsfrist for utbedring, konsekvens for leieplikt/tilbakehold, og hvem som bærer kostnader)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklarhet i mangels- og utbedringslogikk kan gi leverandøren vesentlig økonomisk risiko ved oppstart.

   Kilde: Del II – Leiekontrakt bolig – Mandal punkt 6

8. I Del II – Leiekontrakt bolig – Mandal punkt 10 (Leietakers plikter) beskrives at Leietaker skal melde vedlikeholdsbehov uten unødig forsinkelse, og at Leietaker må melde skader/mangler. Kan dere presisere hvilke mangler som anses som «leietakers meldingsplikt» vs. «utleiers utbedringsplikt» for ordlyden «Utleier plikter å bekoste ... vedlikehold» i punkt 9 (1), særlig for typiske forhold som innvendig slitasje, utstyrsbytte (f.eks. madrass/sengelampe) og utbedring av småskader?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette er viktig for å vurdere risiko for kostnader ved normal bruk og for å kunne prise riktig renhold/utstyr/utvask som opsjoner.

   Kilde: Del II – Leiekontrakt bolig – Mandal punkt 9 og punkt 10

9. Del I – Innbydelse beskriver vedståelsesfrist «60 kalenderdager fra tilbudsfristens utløp». Kan dere bekrefte om leverandørens vedståelsesfrist er identisk for tilbud på Leiekontrakt E og F, og om eventuelle endringer/tilleggsinformasjon i Mercell som gjør at man må endre tilbud, starter ny vedståelsesfrist eller fortsatt gjelder samme (særlig siden konkurransen er åpen uten forhandling)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandør må vite om tilbudet binder uavhengig av hvilken kontrakt/variant som velges, og om praktiske endringer fører til ny bindingstid.

   Kilde: Del I – Innbydelse (3.1 Tidsplan, vedståelsesfrist)