Anskaffelse av 1 mellomstor varebil til enheten Infrastruktur.

Anskaffelse av 1 mellomstor elektrisk varebil (4x4) til enheten infrastruktur i Sortland kommune. Levering er omtalt som senest 31.08.2026 (kravspesifikasjon) / senest 31.12.2026 (konkurransebeskrivelse). Opsjon på inntil 1 ekstra bil. Leveransen reguleres av vedlagte kontrakt (SSA-K tilpasning) med bilag som bl.a. kundens behov, leverandørens løsningsspesifikasjon, leveringstidspunkt/andre frister, godkjenningsprøve, administrative bestemmelser, prisbilag, endringskatalog og standardvilkår.

• Krav 1 – Skatter og avgifter: Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatte- og avgiftsinnbetaling i etableringslandet.

  Dokumentasjon: Attest for skatt og merverdiavgift hentet fra Altinn.no. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder fra tilbudsfristens utløp.

  Kilde: Konkurransebeskrivelse, punkt 3.1 Skattekrav
• Krav 2 – Registrert i foretaksregister/handelsregister: Leverandør skal være registrert i foretaksregister eller handelsregister i landet leverandøren er etablert i (norske: firmaattest; utenlandske: dokumentasjon etter relevant lov).

  Dokumentasjon: Norske selskaper: firmaattest. Utenlandske selskaper: dokumentasjon på registrering i bransjeregister/foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i etableringslandet.

  Kilde: Konkurransebeskrivelse, punkt 3.3 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling (Krav 2)
• Krav 3 – Økonomi/soliditet: Leverandøren skal ha økonomisk og finansiell soliditet som gir trygghet for gjennomføring i hele avtaleperioden.

  Dokumentasjon: Komplett kredittvurdering/rapport fra offentlig godkjent kredittvurderingsselskap, ikke eldre enn 3 måneder, karakter A (kredittverdig) eller tilsvarende/better. Basert på siste kjente regnskapstall. Alternativ dokumentasjon kan brukes ved gyldige grunner.

  Kilde: Konkurransebeskrivelse, punkt 3.4 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling (Krav 3)
• Krav 4 – Leveringsevne: Skriftlig dokumentasjon på levering av biler innen gitt dato, ferdig profilert i Sortland Kommunes logo. Leveringsfrist angitt til 31.10.2026 (i konkurransebeskrivelsen).

  Dokumentasjon: Skriftlig dokumentasjon på leveringskapasitet/levering innen datoet, inkl. profilert i kommunens logo.

  Kilde: Konkurransebeskrivelse, punkt 3.5 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner (Krav 4)
• Krav 5 – Service, drift og vedlikehold: Service i Vesterålen. Hvis ikke: kapasitet til kostnadsfritt henting/levering til oppdragsgivers adresse ved service/vedlikehold/reparasjon. Oppdragsgiver skal ha prioritet ved akutt reparasjon. Leverandør skal etter egen plan kalle inn til jevnlig service iht. serviceintervall, og ved servicer gjennomføre sikkerhetsmessig utvendig/innvendig ettersyn av bl.a. sikkerhetsbelter, airbager, lys og dekk.

  Dokumentasjon: Skriftlig redegjørelse (maks 350 ord) av tildelingskriteriet «Drift og vedlikehold» samt «skriftlig redegjørelse» knyttet til Krav 5. (Dokumentasjon inngår som del av tilbudsgrunnlaget.)

  Kilde: Konkurransebeskrivelse, punkt 3.5 (Krav 5)
• Krav 6 – Miljø: Bilene skal ha 100 % elektrisk drivlinje.

  Dokumentasjon: Krav omtales som kvalifikasjonskrav; dokumentasjonsform er ikke spesifisert i utdraget.

  Kilde: Konkurransebeskrivelse, punkt 3.5 (Krav 6)

• Signert tilbudsbrev. Skal minst inneholde: konkurransens navn/spesifikasjon, firmanavn/adresse, org.nr., kontaktopplysninger for representant, bekreftelse av at tilbyder har satt seg inn i konkurransegrunnlaget, uttømmende liste over avvik/forbehold.Kilde: Konkurransebeskrivelse, punkt 4.1 Tilbudets utforming, Dokument nr. 1
• Egenerklæring for kvalifikasjonskrav (ESPD) i Mercell.Kilde: Konkurransebeskrivelse, punkt 4.1 Tilbudets utforming, Dokument nr. 2
• Skatteattest skjema RF 1507.Kilde: Konkurransebeskrivelse, punkt 4.1, Dokument nr. 3
• Firmaattest.Kilde: Konkurransebeskrivelse, punkt 4.1, Dokument nr. 4
• Kredittvurdering (som dokumentasjon for økonomi/soliditet).Kilde: Konkurransebeskrivelse, punkt 4.1, Dokument nr. 5
• Dokumentasjon av leveringskapasitet (jf. Krav 4).Kilde: Konkurransebeskrivelse, punkt 4.1, Dokument nr. 6
• Redegjørelse for Drift og vedlikehold (jf. punkt 3.5 krav 5; maks 350 ord).Kilde: Konkurransebeskrivelse, punkt 4.1, Dokument nr. 7
• Fullstendig utfylt prisskjema (vedlegg 2).Kilde: Konkurransebeskrivelse, punkt 4.1, Dokument nr. 8
• Oppgaveforståelse krav 6 (dokument nr. 9).Kilde: Konkurransebeskrivelse, punkt 4.1, Dokument nr. 9
• Tilbud skal leveres på norsk, og leveres elektronisk i Mercell innen tilbudsfristen. Fullstendig tilbud: signert, komplett PDF (ett dokument/én fil). Prisskjema: Excel. Sladdet tilbud: PDF.Kilde: Konkurransebeskrivelse, punkt 4.5 Innlevering
• Tilbud skal være komplett; manglende dokumentasjon kan medføre avvisning. Alternative tilbud og deltilbud ikke tillatt.Kilde: Konkurransebeskrivelse, punkt 4.5 Innlevering samt 4.3/4.4

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

23.06.2026

Språk

norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Leverandøren skal levere i samsvar med konkurransegrunnlaget; bilens leveringstidspunkt/frister fremgår av bilag 4, og levering må skje før oppgitt dato på Sortland (i kontraktsutkast står «før xx.xx.xxxx på Sortland»).Kilde: Utkast kontrakt – Vedlegg 4, punkt 2.2.5 / 4 Tid og sted for leveransen
• Faglig forsvarlig og profesjonell gjennomføring; lojalt samarbeid; svare henvendelser uten ugrunnet opphold; varsle om forhold som kan få betydning for gjennomføring og forventede forsinkelser.Kilde: Utkast kontrakt – Vedlegg 4, punkt 5.1.1 Leverandørs ansvar og kompetanse
• Kunden skal medvirke, og varsle om forhold som kan få betydning for gjennomføringen.Kilde: Utkast kontrakt – Vedlegg 4, punkt 5.1.2 Kundens ansvar for tilrettelegging og medvirkning
• Underleverandører/tredjepart: ansvar for utførelse tilsvarende om parten selv stod for utførelsen. Programvareprodusent til standardprogramvare på standardvilkår (bilag 10) anses ikke som underleverandør.Kilde: Utkast kontrakt – Vedlegg 4, punkt 5.2 Bruk av underleverandører og tredjeparter
• Taushetsplikt: konfidensiell informasjon; opphører etter fem (5) år etter avtalens opphør (med mulige avvik i bilag 6).Kilde: Utkast kontrakt – Vedlegg 4, punkt 5.3 Taushetsplikt
• Lønns- og arbeidsvilkår (FOA-forskrift om allmenngjort tariffavtale m.m.): krav til like eller bedre vilkår for ansatte som direkte medvirker. Dokumentasjonsplikt på forespørsel, rett til dagbot ved brudd (minst kr 1500/dag).Kilde: Utkast kontrakt – Vedlegg 4, punkt 5.4 Lønns- og arbeidsvilkår (inkl. dokumentasjon og dagbot)
• Vederlag/priser: alle priser i NOK ekskl. mva. (med mindre annet i bilag 7), utlegg dekkes kun hvis avtalt. Utstyr og programvare leveres DDP til avtalt adresse (Incoterms) med mindre annet fremgår av bilag 7.Kilde: Utkast kontrakt – Vedlegg 4, punkt 6.1 Vederlag
• Fakturering: vederlag for programvare og utstyr faktureres ved levering; opplæring/bistand faktureres etterskuddsvis per måned. Betaling 30 dager. Krav om elektronisk faktura for offentlige virksomheter; manglende etterlevelse kan gi betalingshold inntil korrekt elektronisk faktura foreligger.Kilde: Utkast kontrakt – Vedlegg 4, punkt 6.2 Fakturering
• Sikkerhets- og gjennomføringskrav ved mislighold: Kunde kan kreve prisavslag, tilbakeholdsrett, dagbot ved forsinket levering (0,15% av kontraktssum ekskl. mva. per dag, max 100 dager; kan avvikes i bilag 4). Heving ved vesentlig mislighold/forsinkelse.Kilde: Utkast kontrakt – Vedlegg 4, punkt 9.4 Sanksjoner ved mislighold (dagbot/heving mv.)
• Eiendomsrett: utstyr blir kundens eiendom ved levert avtalt og når kjøpesum er betalt. Disposisjonsrett til programvare løper fra avtalens undertegning (med forutsetninger/ev. begrensninger i bilag 7).Kilde: Utkast kontrakt – Vedlegg 4, punkt 8.1 Eiendomsrett til utstyr og punkt 8.2 Disposisjonsrett til programmer
• Garantiperiode og garantiytelser: «Se konkurransegrunnlaget» (konkret verdi/varighet ligger ikke i utdraget). Leverandøren skal stille erstatningsbil uten kostnader ved driftsstans som skyldes forhold som er reklamasjonsberettiget (kravspesifikasjon).Kilde: Utkast kontrakt – Vedlegg 4, punkt 2.2.7; Kravspesifikasjon Mellomstor Varebil (Garanti)

• Flere datoer/frister fremgår inkonsistent i ulike deler av teksten: kravspesifikasjon sier leveres innen 31.08.2026, mens konkurransebeskrivelsen sier leveringstidspunkt senest 31.12.2026 og kvalifikasjonskrav Krav 4 angir leveringsfrist 31.10.2026.
• I kontraktsutkastet står «Levering av bilen må skje før xx.xx.xxxx på Sortland» og «Garantiperiode og garantiytelser: Se konkurransegrunnlaget» uten konkrete garantinummer/varigheter i utdraget.
• Dokumentasjonskrav for kvalifikasjonskrav Krav 6 (100 % elektrisk drivlinje) er ikke spesifisert i utdraget.
• Tildelingskriteriet «Pris» sin eksakte evalueringsmetode (ut over at prisskjema grunnlag er to-bils sum i gult felt) er ikke fullt gjengitt i utdraget.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I konkurransegrunnlaget fremgår det tre ulike leveringsfrister: (i) kravspesifikasjonen sier levering innen 31.08.2026, (ii) konkurransebeskrivelsen sier levering senest 31.12.2026, og (iii) kvalifikasjonskrav Krav 4 oppgir leveringsfrist 31.10.2026. Hvilken dato er korrekt og bindende leveringsfrist for det aktuelle tilbudet/kontrakten?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uavklart eller motstridende leveringsdato påvirker både tilbudets etterlevelse av kvalifikasjonskrav og prising av logistikk/produksjon samt risiko for dagbot/forsinkelse.

   Kilde: Kravspesifikasjon («leveres innen 31.08.2026»), Konkurransebeskrivelse («Leveringstidspunkt senest 31.12.2026»), Kvalifikasjonskrav Krav 4 («Leveringsfrist 31.10.2026»)

2. I kontraktsutkastet står «Levering av bilen må skje før xx.xx.xxxx på Sortland», men datoen er ikke fylt ut. Hvilken konkret dato skal inn i kontrakten (og hvilken frist gjelder for dagbot ved forsinkelse)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uutfylt leveringsdato skaper risiko for feil tilbudsvurdering og feil kalkulering av forsinkelsesrisiko.

   Kilde: Utkast til kontrakt, punkt «Tid og sted for leveransen» (linje: «før xx.xx.xxxx på Sortland»)

3. I kravspesifikasjonen står at «Det skal oppgis garanti tid på bil og batteri, samt forventet levetid på batterier», men i kontraktsutkastet er det kun «Garantiperiode og garantiytelser: Se konkurransegrunnlaget» uten konkrete tall. Hva er oppdragsgivers minimumskrav til garantiperiode (bil og batteri) og hvordan forventes det dokumentert i tilbudet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Manglende minimumskrav og/eller uklare garantimål gjør at leverandøren ikke kan prise riktig eller sikre at tilbudet ikke avvises som avvik.

   Kilde: Kravspesifikasjon «Garanti», samt kontraktsutkast «Garantiperiode og garantiytelser: Se konkurransegrunnlaget»

4. Kvalifikasjonskrav Krav 6 sier «Alle bilene som leveres skal ha en drivlinje som er 100% elektrisk», men utdraget du har lagt ved spesifiserer ikke hvilken dokumentasjon som skal legges ved for Krav 6 (slik det er gjort for f.eks. Krav 4). Hvilken konkret dokumentasjon skal leverandøren levere for kvalifikasjonskrav Krav 6 (f.eks. produktdatablad, typegodkjenning, erklæring/egenrapportering)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å unngå avvisning er det kritisk å vite hvilken dokumentasjon som faktisk kreves for å oppfylle Krav 6.

   Kilde: Kvalifikasjonskrav «Krav 6 – Miljø»

5. Tildelingskriteriet «Pris (70%)» oppgis å være «Pris per bil oppgitt i utfylt prisskjema» (to-bils sum i gult felt), og «I tillegg skal det oppgis pris på opsjoner». Hvordan skal pris for opsjoner vektlegges i evalueringen (f.eks. inkluderes i totalsum ved valg/ikke valg, eller evalueres separate rangeringspriser)? Angi konkret evalueringsformel/metode slik den fremgår i vedlegg/prisskjema eller i konkurransebeskrivelsen.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelig prisberegning for opsjoner kan gi feil priselementer og uforutsigbar score.

   Kilde: Konkurransebeskrivelse, punkt «Evaluering av tildelingskriteriet pris (70%)» og tildelingskriterier

6. Tildelingskriteriet «Drift og vedlikehold (30%)» sier at det skal gis «Skriftlig redegjørelse … Maks 350 ord», og at det vurderes relativt basert på «hvordan leverandøren beskriver hvordan bilene blir mottatt på verksted» og prioritering. Hvilke konkrete momenter/krav ønsker dere at redegjørelsen skal dekke (og om dere har en mal/struktur dere scorer på)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å levere en redegjørelse som faktisk gir høy score må leverandøren vite hva som gir poeng innenfor «Drift og vedlikehold».

   Kilde: Konkurransebeskrivelse «Drift og vedlikehold (30%)»

7. I kravspesifikasjonen står det under «Service» at service må kunne utføres i Vesterålen, og at leverandøren ved manglende kapasitet skal hente/leverer kostnadsfritt. Kan dere angi: (i) forventet leverings-/verkstedavstand eller minsteforventning til «Vesterålen», (ii) hvilken responstid dere forventer ved akutt reparasjon, og (iii) hvordan dere ønsker at leverandøren dokumenterer at kapasitet finnes (f.eks. avtale med verksted, bemanning, adresser)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklart nivå for responstid og dokumentasjonsform gjør prising av beredskap/transport vanskelig, og kan påvirke avvisning eller lav score.

   Kilde: Kravspesifikasjon «Service» (Vesterålen, hente/levere kostnadsfritt, prioritet ved akutt reparasjon) og Kvalifikasjonskrav Krav 5 «Service, drift og vedlikehold»

8. Kravspesifikasjonen beskriver prøvekjøring («Prøvekjøring skal gjennomføres…»), men kontraktsutkastet omtaler «Undersøkelsesplikt/Godkjenningsprøve» og Bilag 5 «Godkjenningsprøve» som fylles ut av leverandøren. Hva er oppdragsgivers føringer for godkjenningsprøven/prøvekjøringen: (i) tidspunkt/varighet, (ii) hvem deltar, (iii) hvilke konkrete kontrollpunkter minimum skal testes, og (iv) hva er aksept-/avvisningskriteriene?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Godkjenningsprøven påvirker leverandørens planlegging, bemanning, og mulig tvist om mangler/aksept.

   Kilde: Konkurransebeskrivelse/Kravspesifikasjon (prøvekjøring omtalt), samt Utkast kontrakt punkt «2.2.6 Undersøkelsesplikt/Godkjenningsprøve» og «Bilag 5: Godkjenningsprøve»

9. Opsjoner omtales flere steder (opsjon på inntil 1 ekstra bil, samt opsjoner «Serviceavtale 5 år», «Prøvekjøring», «Ekstranøkkel»). For opsjon på ekstra bil: (i) gjelder den som ren prisopsjon uten endret leveringstid, eller har opsjonen egne frister?, og (ii) hvor mange leveres det maksimalt i første tildeling vs. ved eventuell opsjonsutløsning? For opsjonene i kravspesifikasjonen: skal pris inn i prisskjema evalueres som del av «Pris», eller kun prisinformasjon ved eventuell avtaleinngåelse?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Manglende avklaring av opsjonsomfang og hvordan opsjonene påvirker evaluering/kontrakt, gjør at leverandøren ikke kan prise korrekt eller risikovurdere produksjons-/leveringskapasitet.

   Kilde: Kravspesifikasjon «Opsjoner», Konkurransebeskrivelse «Pris… oppgi pris på opsjoner» og «Tildelingskriterier/Pris (70%)»