Språktjenester – klarspråk, tekstbearbeidelse og automatisk oversettelse

NVE skal inngå rammeavtale med én leverandør for språktjenester (klarspråk, tekstbearbeiding/korrektur/språkvask og oversettelser til bl.a. nynorsk, nordsamisk og engelsk). Avtalen skal også omfatte evt. digitale verktøy, herunder SaaS-løsning for automatisert oversettelse/korrektur og bistand knyttet til språkdata og utvikling av KI-tjenester. Rammeavtalen varer i 2 år fra signeringsdato, med rett til forlengelse i inntil to ganger 1 år (maks 4 år).

• Leverandøren skal være registrert i foretaksregister, faglig register eller handelsregister i staten hvor leverandøren er etablert. Norske selskaper: firmaattest. Utenlandske selskaper: godtgjørelse på registrering.

  Dokumentasjon: Firmaattest for norske selskaper / dokumentasjon for utenlandske selskaper (godtgjørelse for registrering).

  Kilde: Kvalifikasjonskrav 4.1 «Leverandørens registrering, autorisasjon mv.»
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å kunne oppfylle kontrakten. Kredittverdighet uten krav til sikkerhetsstillelse er tilstrekkelig. Kredittvurdering skal bygge på siste kjente regnskapstall, utført av kredittopplysningsvirksomhet som har dette som hovedvirksomhet.

  Dokumentasjon: Kredittvurdering basert på siste kjente regnskapstall (utført av relevant kredittopplysningsvirksomhet). Oppdragsgiver kan innhente ytterligere kredittrating eller økonomisk informasjon (årsregnskap inkl. noter, styrets årsberetning og revisjonsberetning). Alternativ dokumentasjon ved saklig grunn.

  Kilde: Kvalifikasjonskrav 4.2 «Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet»
• Leverandøren skal ha erfaring fra sammenlignbare oppdrag (tilsvarende og relevante leveranser).

  Dokumentasjon: Beskrivelse av leverandørens inntil 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene, inkl. oppdragsverdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post). Leverandøren har ansvar for å dokumentere relevans; kan dokumentere via kompetanse/personell de råder over (også om erfaring er opparbeidet hos annen leverandør).

  Kilde: Kvalifikasjonskrav 4.3 «Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner»
• Ved støtte på andre virksomheters kapasitet (økonomi/finans og/eller teknisk/faglig) kan leverandøren støtte seg på disse. Det skal dokumenteres at ressursene faktisk er tilgjengelige for leverandøren (f.eks. forpliktelseserklæring). Underleverandører som støtter skal ha egne ESPD-skjemaer.

  Dokumentasjon: Forpliktelseserklæring eller annen dokumentasjon på rådighet over nødvendige ressurser. Eget ESPD per aktuell underleverandør/støttevirksomhet.

  Kilde: Kvalifikasjonskrav 4.4 «Underleverandører»

• Tilbudet skal leveres elektronisk via oppdragsgivers KGV (Mercell) innen tilbudsfrist. E-post/lignende innlevering medfører avvisning.Kilde: Konkurranseregler pkt. «INNLEVERING AV TILBUD»
• Tilbudet skal være utarbeidet etter KGVs utforming i sin helhet og leveres innen tilbudsfristen (bindende; leverandøren har risiko for uklarheter).Kilde: Konkurranseregler pkt. «INNLEVERING AV TILBUD»
• ESPd/egenmeldingsskjema: Elektronisk ESPD i KGV skal fylles ut og leveres sammen med tilbudet (separat ESPD hvis flere leverandører i fellesskap).Kilde: Konkurranseregler «DET EUROPEISKE EGENERKLÆRINGSSKJEMAET (ESPD)»
• Dokumentasjon av kvalifikasjonskrav skal leveres sammen med tilbudet innen tilbudsfrist.Kilde: Konkurranseregler «KVALIFIKASJONSKRAV» (avsnitt om dokumentasjon)
• Etterspurte dokumenter som skal fylles ut/leveres med tilbudet: ESPD-skjema (Mercell), Tilbudsskjema utfylt, Egenrapporteringsskjema for lønns- og arbeidsvilkår, Referansebeskrivelser, Bilag 4 Administrative bestemmelser, Bilag 5 Pris- og prisbestemmelser, Beskrivelse av løsningen i tilbudsskjemaet (jf. pkt. 5.1), Utfylt kravspesifikasjon, Bekreftelse på oppfyllelse av obligatoriske krav for oversetteren A–C (SaaS-løsningen) + beskrivelse av hvordan kravene oppfylles (i tilbudsskjemaet), Utfylt databehandleravtale med vedlegg, Elektronisk signatur.Kilde: Konkurranseregler pkt. «Tilbudets utforming»
• Prisark skal lastes opp som Excel-fil.Kilde: Konkurranseregler pkt. «Tilbudets utforming»
• Dokumenter lastes som PDF med mindre annet format er spesifisert.Kilde: Konkurranseregler pkt. «Tilbudets utforming»
• Sladdet versjon av tilbudet skal leveres innen tilbudsfrist (på oppdragsgivers anmodning/for å kunne håndtere innsyn).Kilde: Konkurranseregler pkt. «Offentlighet og taushetsplikt» (ønske om sladdet versjon)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

20.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Rammeavtalen reguleres av vedlagt rammeavtale SSA-R og avropsavtale SSA-O.Kilde: Kontraktsvilkår (innledende) / «Kontraktsvilkår»
• Ingen adgang til deltilbud; leverandør skal kunne levere hele omfanget av språktjenester som beskrevet.Kilde: Deltilbud (pkt. «Deltilbud»)
• Varighet og forlengelse: 2 år fra signeringsdato, med rett til forlengelse to ganger med 1 år (maks 4 år). Forlengelse utløses ved skriftlig varsel senest 1 måned før utløp.Kilde: Anskaffelsens formål og omfang og varighet / «Avtalen gjelder…» + «Rett til forlengelse…»
• Avbestilling/varsel i avrops-/bistandsavtalen (SSA-B/SSA-O del): Kunden kan avbestille med 30 dagers skriftlig varsel; ved avbestilling før fullføring betales utført arbeid + dokumenterte kostnader mv.Kilde: Del II 1 Rammeavtale SSA-R/SSA-B enkel – kap. 4 «Avbestilling»
• Midlertidig stans: Kunden kan kreve stans med minimum 5 dagers skriftlig varsel; Kunden erstatter dokumenterte kostnader mv.Kilde: Del II 1 Rammeavtale SSA-R/SSA-B enkel – kap. 4 «Midlertidig stans av bistanden»
• Skifte av nøkkelpersonell: skal godkjennes av kunden; godkjennelse kan ikke nektes uten saklig grunn.Kilde: Del II 1 Rammeavtale SSA-R/SSA-B enkel – kap. 5.2 «Nøkkelpersonell»
• Taushetsplikt: Konfidensialitet om informasjon kjent i forbindelse med avtalen; taushetsplikt opphører 5 år etter avtalens opphør (med mindre annet angis).Kilde: Del II 1 Rammeavtale SSA-R/SSA-B enkel – kap. 5.3 «Taushetsplikt»
• Lønns- og arbeidsvilkår: Kontrakten inneholder krav og dokumentasjon/sanksjoner i samsvar med forskrift om lønns- og arbeidsvilkår (og særskilte regler om dokumentasjon, dagbot og tilbakeholdsrett).Kilde: Konkurransedelen «Krav til lønns- og arbeidsvilkår» + Del II 7 «Krav til lønns- og arbeidsvilkår – tjenesteanskaffelser»
• Sikkerhet/krav til SaaS-løsningen (Bilag til rammeavtale): Ved planlagt nedetid skal NVE varsles; nedetid skal unngås innen normal arbeidstid. Leverandør skal ha risikostyring, støtte ved avslutning (dataoverføring), og ivareta en rekke sikkerhetskrav (krypto, separasjon mellom kunder, sletting, tilgjengelighet, logging/sporbarhet, tilgangskontroll/autentisering, sikkerhetsmonitorering, backup minimum 20 dager).Kilde: Bilag til SSA-R (2) Bilag 1 «Delleveranse 2 Automatisk oversettelse» (pkt. B og C samt sikkerhetskravliste)

• Kildeteksten viser ikke fullstendige kontrakts-/avropsvilkår fra SSA-O (kun at SSA-O skal brukes som avropsavtale).
• Kravspesifikasjonen (Bilag 1 vedlegg 1) inneholder flere detaljerte A*/A/B-krav (f.eks. krav 1.1–1.18 og 2.1–2.3), men krav 1.1–1.18 er i utdraget ikke knyttet til konkrete avrops-/kontraktsbestemmelser i SSA-delene utover at de «gjøres gjeldende for alle leveranser» under rammeavtalen.
• Det fremgår at «Utfylt databehandleravtale med vedlegg» skal leveres, men teksten viser ikke spesifikt hva som er obligatoriske utfyllinger/valg i databehandleravtalen for denne anskaffelsen (flere felt står som mal/utfylling).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I kravspesifikasjonen pkt. 1 «Språktjenester» er A*- og B-krav nevnt, men selve kravsteksten er ikke vedlagt i konkurransegrunnlaget som vi har mottatt. Kan dere laste opp/vedlegge fullstendig kravspesifikasjon for pkt. 1 «Språktjenester», inkludert hvilke konkrete krav som er merket A* og hvilke som er merket B, samt krav knyttet til oversetteren A–C (SaaS-løsningen) som skal bekreftes i tilbudsskjemaet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren kan ikke prise og dokumentere oppfyllelse av Kvalitet (60 %) eller fylle ut obligatoriske bekreftelser uten eksakt kravtekst og avgrensning mellom A*, B og A–C.

   Kilde: Del I – Konkurransegrunnlag del III: pkt. 5.1 Evalueringsmetode (Kvalitet) og «Utfylt kravspesifikasjon»; Del I – Tilbudsskjema (obligatoriske krav for oversetteren A–C)

2. Tildelingskriteriet «Kvalitet» (60 %) sier at A*-krav evalueres med høyere vekt enn B-krav, men beskriver ikke vektingen per underkrav utover «høyere vekt». Kan dere spesifisere (i) antall A*-krav og B-krav, og (ii) hvordan poeng og «forholdsmessig modell» konkret slår ut dersom et tilbud svarer ulikt på A* versus B?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelig struktur/vekting i Kvalitet kan gi feil risikokalkyle og uriktig ressursallokering i tilbudet.

   Kilde: Del I – Konkurransegrunnlag del III: pkt. 5 Tildelingskriterier (særlig 5.1 Evalueringsmetode)

3. I innleveringslisten står det at vi skal levere «Beskrivelse av løsningen i tilbudsskjemaet (jf. Pkt. 5.1)» og «Utfylt kravspesifikasjon», samt «Bekreftelse på oppfyllelse av obligatoriske krav for oversetteren A - C (SaaS-løsningen) og beskrivelse av hvordan kraven skal oppfylles». Kan dere opplyse hvor i konkurransegrunnlaget pkt. 5.1 befinner seg, og legge ved riktig/komplett referanse (inkl. skjema/kolonner) som beskriver nøyaktig hva vi skal fylle ut i Pkt. 5.1?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det mangler eksakt innholdsreferanse (Pkt. 5.1) som skal styre beskrivelsen av SaaS/leveranse i tilbudsskjemaet, noe som kan gi avvik som kan medføre avvisning/ugyldig tilbud.

   Kilde: Del I – Konkurransegrunnlag del III: «Dokumenter som skal fylles ut og leveres med tilbudet» (henvisning til «Beskrivelse av løsningen i tilbudsskjemaet (jf. Pkt. 5.1)») og «Bekreftelse… oversetteren A–C (SaaS-løsningen)»

4. Prisberegningen i konkurransegrunnlaget sier at timepriser ganges med 500 pr år i 4 år, og SaaS-lisens beregnes til avtalens løpetid (4 år). Kan dere bekrefte om (i) timepriser i prisskjemaet er pris per time per språk-/tjenestetype (eventuelt separate satser), eller om det kun finnes én timepris, og (ii) om 500 timer/år gjelder uavhengig av språk (klarspråk, tekstbearbeiding/korrektur, manusarbeid og oversettelser til nynorsk/nordsamisk/engelsk)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Manglende detaljer om prislogikk utover «time x 500» og SaaS 4 år kan føre til feil prising og vesentlig kostnadsrisiko.

   Kilde: Del I – Konkurransegrunnlag del III: pkt. 5.1 Evalueringsmetode (Pris) og «Pris- og prisbestemmelser SSA-R bilag 5» (ikke vedlagt i utdraget)

5. SSA-R bilag 5 «Pris- og prisbestemmelser» er ikke vedlagt i materialet vi har. Kan dere oversende/vedlegge SSA-R bilag 5 i sin helhet, og spesielt avklare: (i) hvordan faktiske time-/enhetsmengder skal avregnes ved avvik fra 500 timer/år, (ii) hvordan SaaS-kostnader avregnes ved opp- og nedskalering, og (iii) hvilke tillegg/utlegg som er inkludert eller kan faktureres separat?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tilbudspris og eventuelle endrings-/avregningsregler må være kjent for å kunne gi et komplett og konkurransedyktig tilbud.

   Kilde: Del I – Konkurransegrunnlag del III: pkt. 5.1 (Pris – «Ferdig utfylt prisskjema SSA-R Bilag 5»), samt innleveringskrav til «Bilag 5 Pris- og prisbestemmelser»

6. Rammeavtalen omtaler at NVE estimerer totalt fakturerbart beløp < 6 mill. over 2 år og maksbeløp 3 mill. per forlengelsesår, men «ingen forpliktelse til minimumsbeløp». Kan dere bekrefte om det likevel finnes noen form for bestillingsvolum, forventnings-/målvolum eller terskel for avrop (f.eks. minimumstimer per år) i avrops-/rammeavtalen, eller om det er 0 avrop som kan forekomme?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Nullgaranti for volum påvirker leverandørens kalkyle, bemanning og risiko i både timepris og SaaS-komponent.

   Kilde: Del I – Konkurransegrunnlag del III: «Anskaffelsens formål… omfang og varighet» (estimat/maksbeløp og «ingen forpliktelse til minimumsbeløp») og «Rett til forlengelse»

7. Oppdragsgiver oppgir at «det er ikke anledning til å forhandle» og at tilbud med vesentlige avvik kan avvises. I tillegg står det at leverandøren har risiko for uklarheter i tilbudet. Kan dere avklare hva som regnes som «vesentlige avvik» i praksis for denne anskaffelsen knyttet til: (i) utfylling av kravspesifikasjonen og (ii) bekreftelse av obligatoriske krav A–C for SaaS-løsningen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren trenger å vite terskelen for avvik/uklarheter, særlig for obligatoriske SaaS-krav som skal bekreftes.

   Kilde: Del I – Konkurransegrunnlag del III: pkt. 2.2/«Anskaffelsesprosedyre» (ikke forhandle; avvisning ved avvik/uklarheter) og innleveringskrav (obligatoriske krav A–C)

8. Avrop/levering: Hvilke praktiske føringer gjelder for responstid og kapasitet (som etterspørres i tilbudsinnhold), og finnes det konkrete SLA-lignende krav i kravspesifikasjonen eller avropsavtalen (SSA-O) om frister for: (i) oppstart av leveranser, (ii) førstegangs tilbakemelding på bestilling, og (iii) leveringstid for oversettelse/tekstbearbeiding? Hvis ja, kan dere peke på eksakte punkter og tidsangivelser?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kapasitet/responstid påvirker ressursplan og pris. Uten konkrete SLA-krav kan leverandøren enten over- eller underprise.

   Kilde: Del I – Konkurransegrunnlag del III: «I tillegg skal leverandøren i Tilbudsskjemaet levere…» (kapasitet/responstid og parallelle leveranser) samt evt. kravspesifikasjonen pkt. 1 «Språktjenester» (ikke vedlagt i utdraget)

9. Databehandleravtale: I innleveringskrav står det «Utfylt databehandleravtale med vedlegg». Kan dere bekrefte (i) hvilken databehandleravtale-mal som skal brukes (vedleggets navn/versjon), (ii) om leverandøren kan gjøre tilpasninger (og i så fall hvilke), og (iii) om det foreligger krav til sikkerhetsnivå/tiltak som må dokumenteres i databehandleravtalen ved avrop?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Manglende mal/tilpasningsrom gir risiko for avvik fra kontraktsvilkår og kan påvirke leverandørens kostnader.

   Kilde: Del I – Konkurransegrunnlag del III: «Dokumenter som skal fylles ut og leveres med tilbudet» (utfylt databehandleravtale med vedlegg); Del I – Tilbudsskjema (inneholder SaaS-løsning)