R01907 - Leie av byggekortlesere

Forsvarsbygg inviterer leverandører til å levere tilbud i åpen anbudskonkurranse (EØS terskelverdi) på rammeavtale om leie av byggekortlesere. Oppdraget omfatter kortlesere for bruk på byggeplass for å oppfylle krav til elektronisk oversiktsliste, samt levering/retur, system- og rapporteringsfunksjoner, og krav til sletting/destruksjon av personopplysninger ved avropsperiode og rammeavtalens opphør. Kontrakten tildeles etter beste forhold mellom pris/kostnad og kvalitet.

• Leverandøren skal være et lovlig registrert firma. Utenlandske leverandører skal dokumentere lovlig registrering i hjemlandet.

  Dokumentasjon: Dokumentasjon på lovlig registrering i hjemlandet for utenlandske leverandører. Norske leverandører trenger ikke dokumentere utover eventuelt fremleggelse av skatte- og mva-attest (RF-1507) nevnt under generelle krav.

  Kilde: Del I, punkt «Kvalifikasjonskrav – Generelle krav»
• Ryddig forhold til innbetaling av skatter og avgifter (skatt og merverdiavgift). (Kun for norske leverandører)

  Dokumentasjon: Attest «Attest for skatt og merverdiavgift» (RF-1507), bestilles via Altinn. Skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen.

  Kilde: Del I, «Kvalifikasjonskrav – Generelle krav»
• Økonomisk/finansiell soliditet til å håndtere rammeavtalen.

  Dokumentasjon: Kredittvurdering (ikke eldre enn 6 mnd. fra tilbudsfrist). Resultat skal fremkomme som gradert verdi mot definert skala og inneholde vurdering av betalingshistorikk/pålitelighet. I tillegg regnskapstall fra de to sist tilgjengelige årsregnskap eller nøkkeltall fremgår av kredittvurderingen (da ingen ny innlevering). Hvis det støttes på garantier fra andre foretak: tilsvarende kredittvurdering og rettslig bindende bekreftelse om solidarisk ansvar. Nyetablerte kan legge ved alternativ dokumentasjon (bl.a. balanse/nøkkeltall/betalingshistorikk/betalingsanmerkninger).

  Kilde: Del I, «Kvalifikasjonskrav – Økonomisk/finansiell stilling»
• Tekniske og faglige kvalifikasjoner: relevant erfaring og kompetanse innen tilsvarende leveranser.

  Dokumentasjon: Oversikt over de 3 viktigste leveransene innen kortlesersystem for byggeplass utført i løpet av de siste 3 årene, med kontraktens verdi, tidspunkt, samt navn og kontaktinformasjon på mottaker. Oppdragsgiver kan kontakte referansepersoner.

  Kilde: Del I, «Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner»
• Kapasitet til å gjennomføre oppdraget under rammeavtalen.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av leverandørens gjennomsnittlige årlige arbeidsstyrke og antall medarbeidere i ledelsen i løpet av de siste 3 år.

  Kilde: Del I, «Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner»
• Omfang av underleverandørsetting.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av hvor stor del av kontrakten leverandøren vurderer å sette bort til underleverandører. Vedlegg 9 «underleverandøroversikt» fylles ut for geografisk delområde det gis tilbud for.

  Kilde: Del I, «Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner»
• Kvalitetssikring: tilfredsstillende styringssystemer innen kvalitet som dekker aktivitetene i avtalen.

  Dokumentasjon: Kopi av sertifikat for NS-EN ISO 9001:2015 eller tilsvarende. Hvis ikke sertifisert: dokumentere godt og velfungerende system for kvalitetssikring (vurderes konkret).

  Kilde: Del I, «Krav til leverandørens kvalitetssikring og miljøstandard»
• Miljøledelse: godt og velfungerende system for miljøledelse som dekker aktivitetene.

  Dokumentasjon: Sertifikat for ISO 14001, EMAS eller tilsvarende, eller annen dokumentasjon som sannsynliggjør systematisk arbeid med å redusere miljøpåvirkning. Alternativt beskrivelse av miljøpolicy/prinsipper, mål/KPI-er, tiltak (relevant for leveransen) samt rutiner for oppfølging og rapportering. Oppdragsgiver kan be om utdypende dokumentasjon.

  Kilde: Del I, «Krav til leverandørens kvalitetssikring og miljøstandard»
• Ved støtte av underleverandører/støttende virksomheter: opplysninger må gis og ESPD leveres for relevante aktører.

  Dokumentasjon: ESPD-skjema for underleverandør ved dokumentasjon av tekniske/faglige kvalifikasjoner eller forpliktelseserklæring (forpliktelseserklæring/vedlegg 3) når relevant. ESPD i Mercell: svare «Ja» på at man støtter seg på andre virksomheters kapasitet. Underleverandører inviteres til å levere egne ESPD.

  Kilde: Del I, «KRAV VED SAMARBEIDENDE LEVERANDØRER»
• Ved konsortium/leverandørgruppe: solidaransvar og ESPD for alle deltakere.

  Dokumentasjon: ESPD for samtlige gruppedeltakere (Mercell: svare «Ja» på at man deltar i konkurransen sammen med andre). Erklæring om solidaransvar (vedlegg 4).

  Kilde: Del I, «Tilbud fra leverandørgruppe/konsortium - solidaransvar»

• Tilbud skal inneholde «Etisk egenerklæring» (mal vedlagt). Skal være undertegnet. Redegjørelse i tilbudsbrev dersom leverandøren svarer bekreftende på ett eller flere punkt i egenerklæringens punkt 3.Kilde: Del I, «Andre opplysninger til leverandørene» / «Etisk egenerklæring»
• Avvik og forbehold skal fremgå klart i tilbudsbrevet med henvisning til dokument/bestemmelse (sidetall og punktnummer).Kilde: Del II Mal tilbudsbrev, avsnitt «Avvik og forbehold til konkurransegrunnlaget»
• Tilbudsbrev (signert) med vedståelse: leverandør bekrefter at tilbudet vedstår seg i 90 kalenderdager fra tilbudsfrist utløp.Kilde: Del II Mal tilbudsbrev, avsnitt «Signatur» + Del I «Vedståelsesfrist»
• ESPD-skjema (elektronisk i Mercell) skal fylles ut ved tilbudsinnlevering.Kilde: Del I, «Kvalifikasjonskrav» (ESPD i Mercell)
• Dersom underleverandører/støttende virksomheter benyttes for å oppfylle kvalifikasjonskrav: ESPD må leveres for disse, og forpliktelseserklæring (vedlegg 3) skal innleveres.Kilde: Del I, «KRAV VED SAMARBEIDENDE LEVERANDØRER»
• Erklæring om solidaransvar (vedlegg 4) innleveres når leverandørgruppe/konsortium deltar.Kilde: Del I, «Tilbud fra leverandørgruppe/konsortium - solidaransvar»
• Tildelingsdokumentasjon: Pris – komplett utfylt vedlegg 9 prisskjema.Kilde: Del I, «TILDELINGSKRITERIER…» + «Krav til tilbudet – Pris» / Del III Vedlegg 9
• Tildelingsdokumentasjon: Kvalitet – komplett utfylt vedlegg 7a spesifikasjonsskjema kvalitet.Kilde: Del I, «TILDELINGSKRITERIER…» + «Krav til tilbudet – Kvalitet» / Del III Vedlegg 7a
• Øvrige opplysninger/dokumenter i tilbudets innholdsliste: egenerklæring om russisk involvering i offentlige anskaffelser; ev. forpliktelseserklæring; erklæring om solidaransvar; ev. dokumentasjon knyttet til taushetsplikt (kryss i tilbudsbrev).Kilde: Del I «Vedlegg» + Del II «Taushetspliktige opplysninger…»
• Eventuell signert fullmakt til innhenting av opplysninger om skatt og avgift (OSA) skal kun leveres av tilbyder som innstilles til kontrakt, før kontraktsinngåelse (gjelder også underleverandører ved relevans).Kilde: Del I «Samarbeid med Skatteetaten – fullmakt…» + Del II Vedlegg 5

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

24.07.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Krav til leveransen: kortlesere skal oppfylle gjeldende krav for elektroniske oversiktslister, kunne kobles mot HMSREG, og kunne leveres til oppdragsgivers lokasjoner i hele Norge innen maksimum 6 virkedager.Kilde: Del III Vedlegg 7, «Krav til leveransen»
• Frakt/returlapp: ved hver forsendelse skal ferdig utfylt returlapp medfølge; ved bortfall/ikke tilgjengelig skal ny returlapp leveres uten ugrunnet opphold. Returlapp skal være gyldig til returadresse og kunne brukes uten ytterligere bestilling/administrasjon.Kilde: Del III Vedlegg 7, «Frakt/ returlapp»
• Sletting av data: ved opphør av den enkelte avropsperiode og ved rammeavtalens utløp skal leverandøren sørge for sikker sletting av personopplysninger og fjerning/destruksjon iht. GDPR; sletting gjennomføres uten kostnad for oppdragsgiver.Kilde: Del III Vedlegg 7, «Sletting av data etter endt avropsperiode/ avtalens opphør»
• Oppdragsgivers og lovpålagte krav: leverandør skal til enhver tid overholde gjeldende lover og forskrifter, samt kravene til kortlesere og offentligrettslige krav.Kilde: Del III Vedlegg 7, «Krav til leveransen» + Del II Vedlegg 3 C, «Offentligrettslige krav»
• Avrop: direkteavrop bestilles skriftlig (innkjøpsordre/avropskontrakt). Leverandør skal bekrefte mottak av prisforespørsel innen 2 virkedager og levere innen frister fastsatt i avrop.Kilde: Del II Rammeavtale, «Avrop…» + «Prisforespørsel for direkteavrop»
• Leverandørens leveranse- og oppdragsforpliktelser ved avrop: tjenesteyter skal utføre fagmessig, rasjonelt og forsvarlig, veilede/samrå ved behov. Dokumentasjon/opplæring inkluderes i omfang nødvendig/vanlig.Kilde: Del II Vedlegg 3 C, «Utføring og materiell»
• Mangelshåndtering (avrop): reklamasjon innen rimelig tid og ikke senere enn 5 år etter avslutning; retting, prisavslag og evt. heving; Forsvarsbygg kan holde tilbake betaling ved mangler.Kilde: Del II Vedlegg 3 C, «MANGLER VED TJENESTEN» + «SANKSJONER VED MANGEL»
• Betaling (avrop): betaling månedlig og innen 30 dager etter mottak av korrekt merket faktura (EHF).Kilde: Del II Vedlegg 3 C, «Betaling og fakturering»
• Rapportering: leverandør skal oversende årsrapport innen utgangen av februar hvert år (og årsrapport/ sluttrapport ved oppsigelse/utløp innen 14 dager). Innhold bl.a. omsetning, materiell, reklamasjoner/feil, bruk av underleverandører og etisk egenerklæring.Kilde: Del II Vedlegg 2, «RAPPORTERING»
• Kvalitetssystemkrav i kontrakt: leverandøren skal ha implementert og dokumentert system for å sikre at arbeid utføres i henhold til lover/forskrifter/krav, og påse at underleverandører følger tilsvarende.Kilde: Del II Rammeavtale, «Kvalitetssikring»
• Underleverandører: alle underleverandører må være godkjent av oppdragsgiver før arbeid på avrop; rammeavtalens kontraktsforvalter skal varsles om nye/andre underleverandører; ved endringer skal Vedlegg 4 oppdateres.Kilde: Del II Rammeavtale, «UNDERLEVERANDØRER»
• Etiske og korrupsjonskrav (rammeavtale): leverandør skal signere oversende etisk egenerklæring og etterleve etiske krav; plikt til å forhindre korrupsjon og påvirkningshandel.Kilde: Del II Rammeavtale, «SAMFUNNSANSVAR OG ETISKE KRAV»
• Skatte-/avgiftskontroll (OSA) og oppfølging: innhenting via fullmakt gjelder også underleverandører når støttet til kvalifikasjonskrav; oppdragsgiver kan kreve retting/bytte; oppfølging kan omfatte månedlige oversiktslister til Forsvarsbygg med ansatt-ID-er.Kilde: Del I, «Samarbeid med Skatteetaten…» + Del II Rammeavtale, «Skatte- og avgiftsforpliktelser»
• StartBANK/seriøsitet (dersom bygg- og anleggsbransjen gjelder): registreringsbevis før inngåelse; personell kan nektes adgang uten registrering; leverandør og evt. underleverandører skal fylle ut egenrapportering om lønns- og arbeidsvilkår og følge oppdragsgivers system.Kilde: Del II Rammeavtale, «Pliktig medlemskap i StartBANK» + «Pålegg om bruk…»
• Sikkerhet: dokumentet sier det ikke er behov for sikkerhetsklarering «i utgangspunktet», men leverandør plikter å ivareta sikkerhetskrav dersom avrop innebærer tilgang til skjermingsverdig informasjon/objekt/infrastruktur; sikkerhetsavtaler inngås ved behov per avrop.Kilde: Del III Vedlegg 8 A + Del II Rammeavtale, «SIKKERHET»
• Forsikring: leverandør skal ha tilstrekkelig ansvarsforsikring til å dekke krav fra Forsvarsbygg.Kilde: Del II Vedlegg 3 C, «Forsikring»

• Dokumentteksten inneholder kun opplysninger fra Del I og mal/vedlegg; detaljer om varighet/forlengelse av rammeavtalen er delvis utfylt (antatt oppstartdato/forsideformat mangler).
• Krav og evaluering knyttet til kvaliteten er beskrevet i vedlegg 7a som et skjema (absolutte/ikke-absolutte krav), men selve utfyllingsinnhold/forbehold er ikke analysert utover kravene som fremgår av tabellen.
• Tidsplanen for kontraktsinngåelse i Del I har et åpenbart skriveavvik (08.09.206).
• Kontraktsbestemmelser for avrop (vedlegg 3) refererer enkelte punktnummer som ikke er fullt lesbare i utdraget (f.eks. «pkt. REF…»), så eksakte henvisninger kan være vanskelig å verifisere fra teksten du ga.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I rammeavtalen pkt. «Rammeavtalens oppstartdato» står det «Klikk eller trykk for å skrive inn en dato». Hvilken faktisk oppstartdato legges til grunn for beregning av varighet og første mulighet for indeksregulering (12 måneder etter oppstartsdato)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite korrekt oppstartdato for å prise fremtidige avropsperioder og indeksregulering.

   Kilde: Del II Rammeavtale.docx – «Oppstartdato» (forside) / Del II Vedlegg 2 Rammeavtalens spesielle bestemmelser – «Prisendringer».

2. Ved avrop gjelder det «Direkteavrop». Hvordan skal oppdragsgiver gjennomføre direkteavrop i praksis for «byggekortlesere» når Forsvarsbygg sier de selv stiller med byggekortleser for elektroniske oversiktslister—hva er da leverandørens konkrete leveranse i et avrop (kun administrasjon/tilgang, eller også utleie av fysisk utstyr)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Formålet i Vedlegg 2 beskriver en fordeling av ansvar (Forsvarsbygg stiller leser), men leverandøren må forstå hva som faktisk skal leveres per avrop for å prise riktig.

   Kilde: Del II Vedlegg 2 Rammeavtalens spesielle bestemmelser – «Rammeavtalens formål».

3. I Vedlegg 3 C «Reduksjon i / bortfall av oppdraget» fremgår det at Forsvarsbygg kan avbestille gjenstående deler, og at «Erstatning for tap som følge av avbestillingen kan ikke fremsettes». Hvilke kostnadstyper (bemanning, innkjøpte materialer, klargjøring, logistikk) regner oppdragsgiver som «tap» som dermed ikke erstattes—og hva kan leverandøren i slike tilfeller kreve betalt for allerede påløpte, dokumenterte kostnader?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Avbestillingsrisiko kan påvirke prising og bemannings-/innkjøpsoppsett; leverandøren trenger avklaring av økonomisk konsekvens.

   Kilde: Del II Vedlegg 3 C Kontraktsbestemmelser for avrop – «Reduksjon i / bortfall av oppdraget».

4. I Vedlegg 3 C «Mangler ved tjenesten» står det at mangel foreligger hvis varen ikke er iht. tjenesten beskrevet i rammeavtalen, og reklamasjonen må varsles innen rimelig tid og senest 5 år etter at oppdraget er avsluttet (med unntak ved forsett/grov uaktsomhet). Når regnes «oppdraget avsluttet» for byggekortleser-avrop—er det ved fysisk overlevering, ved endt leieperiode, eller ved sluttrapport/tilbakemelding fra Forsvarsbygg?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Reklamasjonsfristens start er sentral for leverandørens risiko og for hvordan leveransen dokumenteres og kan påvirke pris.

   Kilde: Del II Vedlegg 3 C Kontraktsbestemmelser for avrop – «Reklamasjon ved mangel».

5. I Vedlegg 3 C «Tilbakeholdsrett» fremgår det at Forsvarsbygg kan holde tilbake betaling, men «ikke åpenbart mer enn det som synes påkrevd». Hvilken dokumentasjon forventer oppdragsgiver at leverandøren mottar før tilbakehold/omfang fastsettes (f.eks. mangelrapport, prosentvis beregning, varsel om retting)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Klart saksgrunnlag og prosess for tilbakehold reduserer betalingsrisiko og tvister.

   Kilde: Del II Vedlegg 3 C Kontraktsbestemmelser for avrop – «Tilbakeholdsrett».

6. Ved feil eller manglende merking av fakturaer (EHF) står det at umerkede/feilmerkede fakturaer kan bli avvist, og leverandøren må kreditere og utstede ny korrekt faktura. Hvilke konkrete felt anses som «må fylles ut» (f.eks. Buyer reference/Order reference og «Prosjektnummer … kontraktsnr …»), og finnes det en liste/eksempel på akseptable verdier?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker risiko for betalingsforsinkelser og administrative kostnader; leverandøren må sikre korrekt fakturagrunnlag.

   Kilde: Del II Vedlegg 3 C Kontraktsbestemmelser for avrop – «Krav til fakturaene».

7. I Vedlegg 1 «Endringer til Forsvarsbyggs generelle kontraktsvilkår…» er det nye krav om «Etisk handel», «ILOs kjernekonvensjoner» og oppfølging. Kan oppdragsgiver klargjøre om disse kravene gjelder alle leveranser under rammeavtalen (også rene utleie-/installasjonsleveranser av byggekortlesere), eller kun når leverandøren har vare-/materialleveranser som faller under åpenhetsloven virkeområde?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite om dokumentasjons- og kontrollforpliktelser faktisk utløses for den relevante leveransetypen for å kunne prise og planlegge compliance.

   Kilde: Del II Vedlegg 1 Endringer til Forsvarsbyggs generelle kontraktsvilkår for rammeavtaler – nye pkt. 11.5.1/11.5.2/«Oppfølging».

8. I Vedlegg 2 «Oppfølging/Registrering» står det at leverandøren må bruke oppdragsgivers system for registrering og oppfølging av leverandører og at personell ikke gis adgang før status «godkjent» er oppnådd, samt bot 10 000 per virksomhet ved oppstart uten godkjent status. Gjelder dette også ved avrop som kun gjelder administrativ håndtering/utlevering av byggekortlesere uten fysisk tilstedeværelse på byggeplass, eller kun når avropet innebærer arbeid på bygge-/anleggsplass?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Feil tolkning kan gi unødvendig kostnad/risiko, eller føre til brudd på vilkår.

   Kilde: Del II Rammeavtale.docx – «Pålegg om bruk av oppdragsgiverens system for registrering og oppfølging av leverandører».

9. I Vedlegg 2 «MISLIGHOLD»/Vedlegg 3 C «Mislighold av avrop» henvises det til kontraktsbestemmelser for avrop, men selve misligholdssanksjoner for avrop er ikke vist i utdraget. Kan oppdragsgiver opplyse hvilke konkrete sanksjoner som gjelder ved mislighold i et avrop (herunder om dagmulkt brukes, eventuelle bot/nivåer, og hvilke frister som er dagmulktbelagt)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Sanksjonsregime er avgjørende for kommersiell risikopremie og vurdering av avbestillings- og leveransetid.

   Kilde: Del II Rammeavtale.docx – «Oppdragsgiver kan fastsette at en eller flere av fristene i avropet skal være dagmulktbelagt.» og Del II Vedlegg 3 C (mangler i utdraget) / «Mislighold av avrop».

10. I Vedlegg 2 «Rapportering» skal leverandør oversende årsrapport innen utgangen av februar. For å kunne opprette rapportmal og beregne kostnader: hvor detaljert må feilbestillinger/reklamasjoner/reparasjoner dokumenteres (tallgrunnlag, sakstyper, hendelsesdato), og forventes dette rapportert per avrop, per lokasjon, eller aggregert? Finnes det en mal for årsrapport eller krav til format?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Rapporteringskrav påvirker ressursbruk og må være kjent før tilbud prises.

    Kilde: Del II Vedlegg 2 Rammeavtalens spesielle bestemmelser – «RAPPORTERING» (årsrapportinnhold).