Ressurs Tromsø - ny driftsavtale med klient- og utstyrskjøp

Anskaffelsen gjelder driftsavtale med tilhørende kjøp av klienter og utstyr. Leverandøren skal levere IT-driftstjenester (drift av IT-løsninger) med etableringsfase, ordinær drift og avslutningsfase, samt levere/administrere trådløst nett og Microsoft 365/SharePoint-løsninger inkludert backup og drift/support, og foreslå tjenestenivå (SLA).

• Krav til økonomisk og finansiell kapasitet (det kan gis støtte til oppfyllelse av kravet).

  Dokumentasjon: Forpliktelseserklæring kan brukes for å dokumentere støtte til oppfyllelse av «Krav til økonomisk og finansiell kapasitet».

  Kilde: Vedlegg 3 – Forpliktelseserklæring (kryssvalg under støtte)
• Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner (det kan gis støtte til oppfyllelse av kravet).

  Dokumentasjon: Forpliktelseserklæring skal angi hvilke konkrete kvalifikasjonskrav støtten omfatter fra konkurransegrunnlaget.

  Kilde: Vedlegg 3 – Forpliktelseserklæring (kryssvalg og felt for angivelse av krav)

• Forespørselsskjema: opplysninger om leverandør (navn, org.nr., postadresse) og kontaktperson for forespørselen.Kilde: Vedlegg 1 – Forespørselsskjema (Opplysninger om Leverandøren/Kontaktperson)
• Forespørselsskjema: opplysninger om elektronisk signatur/fullmakt (kryss for fullmakt i kraft av stillingen eller vedlegg av skriftlig fullmakt).Kilde: Vedlegg 1 – Forespørselsskjema (Fullmakt)
• Forespørselsskjema: bekreftelse av taushetsplikt (kryss ja/nei og ev. oppgi hvilke opplysninger, hvor de finnes og hvorfor).Kilde: Vedlegg 1 – Forespørselsskjema (Taushetsplikt)
• Forespørselsskjema: leverandørkonstellasjon (en leverandør / hovedleverandør med underleverandør(er) / samarbeidende konstellasjon) samt utfylling av andel/fordeling og identifikasjon av underleverandør(er)/parter ved behov.Kilde: Vedlegg 1 – Forespørselsskjema (Informasjon om leverandørkonstellasjon)
• Forespørselsskjema: erklæring om deltakelse i konkurransen, sted/dato og underskrift.Kilde: Vedlegg 1 – Forespørselsskjema (Erklæring og signatur)
• Tilbudsskjema: opplysninger om leverandør og kontaktperson for tilbudet.Kilde: Vedlegg 2 – Tilbudsskjema (Opplysninger om Leverandøren/Kontaktperson)
• Tilbudsskjema: opplysninger om elektronisk signatur/fullmakt (kryss for fullmakt eller vedlegg av skriftlig fullmakt).Kilde: Vedlegg 2 – Tilbudsskjema (Fullmakt)
• Tilbudsskjema: taushetsplikt (kryss ja/nei og ev. oppgi hvilke opplysninger, hvor de finnes og hvorfor).Kilde: Vedlegg 2 – Tilbudsskjema (Taushetsplikt)
• Tilbudsskjema: avvik/forbehold (kryss ja/nei; avvik skal føres i Vedlegg 4 dersom ja).Kilde: Vedlegg 2 – Tilbudsskjema (Avvik)
• Tilbudsskjema: leverandørkonstellasjon og ev. utfylling av underleverandør(er)/parter og kontraktfordeling ved behov.Kilde: Vedlegg 2 – Tilbudsskjema (Informasjon om leverandørkonstellasjon)
• Tilbudsskjema: erklæring/vedståelse av tilbudet til og med 31.01.2027, sted/dato og underskrift.Kilde: Vedlegg 2 – Tilbudsskjema (Erklæring og signatur)
• Forpliktelseserklæring (dersom støtte benyttes): angi omfang av støtte (økonomi og/eller teknisk/faglig) og hvilke konkrete kvalifikasjonskrav støtten gjelder.Kilde: Vedlegg 3 – Forpliktelseserklæring (Forpliktelseserklæringen gjelder)
• Forpliktelseserklæring: erklæring om at samarbeidspartner forplikter seg til å stille nødvendige ressurser til disposisjon.Kilde: Vedlegg 3 – Forpliktelseserklæring (Erklæring og signatur)
• Leverandørens gjennomføringsevne (Vedlegg 5): beskrivelse av virksomheten, inkl. gjennomsnittlig årlig arbeidsstyrke/ledelse siste tre år, kjernekompetanse, andel til underleverandør, organisering og tilgjengelige redskaper/materiell/teknisk utstyr.Kilde: Vedlegg 5 – Leverandørens gjennomføringsevne (Krav til beskrivelse)
• Referansebeskrivelser (Vedlegg 6): beskriv inntil fem (5) mest relevante og sammenlignbare leveranser fra tre (3) siste årene med opplysninger som oppdragsgiver, tidsrom, omfang (timer/omsetning), kort beskrivelse, relevans/overføringsverdi og henvisning til signert attest.Kilde: Vedlegg 6 – Referansebeskrivelser (Krav til erfaring)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

07.07.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Etableringsfase, ordinær drift og avslutningsfase; avtalen gjelder driftstjenester for IT-løsninger beskrevet i bilagene.Kilde: SSA-D (Alminnelige bestemmelser – Avtalens omfang)
• Krav til tjenestenivå/SLA: oppetid, måleparametre, support-/feilrettingsrutiner, responstid og rettetider, erstatning for nødvendig utstyr og refusjonsordninger ved brudd på SLA.Kilde: SSA-D bilag 5 (henvisning fra SSA-D bilag 2 pkt. 5.5.1)
• Uønskede hendelser skal håndteres innen frister i bilag 5; standard klassifisering (A kritisk, B alvorlig, C mindre alvorlig) er beskrevet hvis annet ikke er avtalt.Kilde: SSA-D (2.4.2 Uønskede hendelser)
• Rapportering: leverandør skal (hvis ikke annet) månedlig rapportere om driftstjenesten, inkl. faktisk tjenestenivå og uønskede hendelser.Kilde: SSA-D (2.4.5 Rapportering)
• Beredskap og katastrofe: leverandør skal ha beredskaps-/katastrofeplaner og gjennomføre øvelser minst én gang per år (med mindre annet fremgår av bilag 1).Kilde: SSA-D (2.4.7 Planer og øvelser for beredskap og katastrofer)
• Revisjon: kunden har rett til revisjon/verifikasjon; vanligvis maks én gang per år med mindre annet fremgår av bilag 6.Kilde: SSA-D (2.4.8 Revisjon)
• Nye versjoner av programvare: skal følge oppgraderingsløp; sikkerhetsoppdateringer skal driftsettes uten unødig opphold; verifikasjon før installasjon av rettelser/nye versjoner.Kilde: SSA-D (2.4.9 Nye versjoner av programvare)
• Livssyklusforvaltning: leverandøren har totalansvar for livssyklusforvaltning for å opprettholde avtalt tjenestenivå (med mindre annet fremgår av bilag 1).Kilde: SSA-D (2.4.10 Livssyklusforvaltning – tidsmessighet)
• Avslutning: leverandøren skal bistå i avslutningsperioden, levere nødvendig info og bidra til overgang; kunden har krav på oppfølgende bistand i 60 dager etter at driftstjenesten er etablert hos ny leverandør/kunden selv.Kilde: SSA-D (2.5 Avslutning av avtalen)
• Underleverandører: leverandør er fullt ansvarlig for underleverandørers arbeid; bytte av underleverandør som medvirker direkte krever kundens skriftlige forhåndssamtykke (med mindre annet avtales i bilag 6).Kilde: SSA-D (5.3.1 Leverandørens bruk av underleverandører)
• Informasjonssikkerhet og dataskillelse: forholdsmessige tiltak for konfidensialitet/tilgjengelighet/ikke innsyn/ikke uønsket endring/sletting, og krav om å holde kundedata atskilt (med mindre annet avtales i bilag 1).Kilde: SSA-D (7.2 Informasjonssikkerhet)
• Personvern: databehandleravtale skal være inngått før behandling av personopplysninger; overlates ikke til andre uten tillatelse; personopplysninger skal ikke overføres utenfor EU/EØS uten rettslig grunnlag.Kilde: SSA-D (7.3 Personopplysninger)
• Vederlag og betaling: priser fremgår av bilag 7; betaling etter faktura per 30 dager; elektronisk faktura kreves for offentlige virksomheter; utlegg dekkes kun hvis avtalt.Kilde: SSA-D (6.2 Fakturering)
• Dagbot/vederlag ved forsinkelse: dagbot ved overskridelse av oppstartsdag/leveringsdag der det ikke skyldes force majeure eller kundens forhold (beregning og maks 100 dager er angitt).Kilde: SSA-D (9.5.1 Dagbot)
• Endringer etter avtaleinngåelsen: kunden kan gi endringsordre innenfor forventet omfang; leverandøren kan få justering; begrensning på samlet mer enn 15 % netto tillegg per år gjelder visse endringer.Kilde: SSA-D (3.1 Rett til endringer - endringsordre)

• Tildelingskriterier og vekting er ikke angitt i den medfølgende teksten.
• Konkret innhold i SLA (bilag 5) og prisbestemmelser (bilag 7) mangler i mottatt tekstutdrag; kun henvisninger forekommer.
• Kvalifikasjonskrav utover at det finnes kategorier (økonomisk/finansiell og tekniske/faglige) er ikke vist i mottatt tekstutdrag (kun støtte via forpliktelseserklæring).
• Krav til gjennomføringsevne og erfaring (vedlegg 5 og 6) er beskrevet, men eventuelle konkrete minimumskrav for å bli kvalifisert fremgår ikke av utdraget.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I SSA-D (kapittel 2.4.1) vises det til at tjenestenivåkravene fremgår av bilag 5. Kan oppdragsgiver bekrefte hvilke konkrete tjenestenivåkrav (SLA) som gjelder for denne driftsavtalen, og hvordan disse er målt/rapportert (f.eks. tilgjengelighet, responstid, gjenopprettingstid), inkludert hvilke hendelser/utslag som gir rett til standardisert kompensasjon?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå eksakte SLA-mål og kompensasjonslogikk for å prise risiko og bemanning riktig.

   Kilde: SSA-D Avtaledokument.docx kapittel 2.4.1 og 2.4.2 samt bilag 5 (henvist)

2. Kravet om kompensasjon ved manglende frister for uønskede hendelser er henvist til bilag 5. Kan oppdragsgiver opplyse hvilke kompensasjonsbeløp/kompensasjonsmekanismer som gjelder for hver klassifisering (A kritisk, B alvorlig, C mindre alvorlig), og hvordan kompensasjon beregnes og avregnes i praksis?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten konkrete kompensasjonsnivåer og beregningsmåte er det vanskelig å kalkulere forventet kostnad og prissettingsgrunnlag.

   Kilde: SSA-D Avtaledokument.docx punkt 2.4.2 (og klassifisering) og henvisning til bilag 5

3. Etableringsfasen har flere milepæler (prosjektplan, detaljplan, testplaner, godkjenning osv.) og frister fremgår av bilag 4. Kan oppdragsgiver dele den planlagte etableringstidslinjen i bilag 4, inkludert forventede datoer for: leveranse/levering av testplaner, gjennomføring av test før oppstartsdag, oppstartsdag og utløp av godkjenningsperiode (for eventuelle delleveranser)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kjenne konkrete frister og varighet for å prise prosjektressurser og leveranseplan.

   Kilde: SSA-D Avtaledokument.docx kapittel 2.3.2, 2.3.4, 2.3.5 og 2.3.6 samt bilag 4

4. Det fremgår at godkjenningsperioden som hovedregel er 2 måneder, men kan avvike i bilag 4. Kan oppdragsgiver bekrefte: (1) om det benyttes delleveranser, (2) i så fall hvor mange, og (3) godkjenningsperiodens varighet per delleveranse og samlet for siste delleveranse?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Deling i delleveranser og godkjenningsvarighet påvirker bemanningsplan, testkost og risiko for forlengelse.

   Kilde: SSA-D Avtaledokument.docx kapittel 2.3 (særlig 2.3.1 og 2.3.6) samt henvisning til bilag 4

5. Bestemmelsen om overtakelse/verifisering av Kundens eksisterende aktiva (utstyr/programvare/infrastruktur) kan utløse endringsordre ved avvik i forutsetningene eller uriktige opplysninger. Kan oppdragsgiver utdype hva som inngår i Leverandørens rett til å undersøke (omfang), hvilke type forutsetninger som er lagt til grunn i tilbudet (fra bilag 2), og hvordan endringsordre praktisk håndteres dersom avvik avdekkes?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå hva som kan bli oppdaget i verifisering og hvordan det påvirker kostnader, leveranse og SLA/krav.

   Kilde: SSA-D Avtaledokument.docx punkt 2.3.1 (rett til å undersøke/forutsetninger) og henvisning til bilag 2 og bilag 4

6. Det fremgår at eventuelle feil i godkjenningsperioden skal utbedres innen utgangen av godkjenningsperioden, og at perioden kan forlenges ved feil/avvik til hinder for Kundens undersøkelser. Kan oppdragsgiver presisere hvordan 'til hinder' vurderes, og hvilke praktiske konsekvenser dette får for retting, re-test og tidslinje når det oppstår avvik i siste del av godkjenningsperioden?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå tidsmessig risiko for omleveranser og re-testing, særlig nær utløp av godkjenning.

   Kilde: SSA-D Avtaledokument.docx kapittel 2.3.6 (godkjenningsperioden) og håndtering av feil

7. Uønskede hendelser håndteres etter prosedyrer i samhandlingsplanen og innen frister i bilag 5. Kan oppdragsgiver opplyse hvilke kanaler (f.eks. ticket-system/telefon/e-post), responstider og krav til rapporteringsformat som gjelder for melding om uønskede hendelser, og hvilke frister som gjelder fra 'melding' til 'iverksatt tiltak' og 'ferdig avhjulpet'?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker driftsorganisering, verktøy og prising av responstid/bemanning.

   Kilde: SSA-D Avtaledokument.docx punkt 2.4.2 (uønskede hendelser) og punkt 2.3.2.4 (samhandlingsplan) samt bilag 5

8. Krav til dokumentasjon, revisjon og tilgang til dokumentasjon er henvist til bilag 6. Kan oppdragsgiver bekrefte hvilke konkrete dokumenter/rapporter Leverandøren må levere (inkl. detaljnivå, frekvens, format), og hvilke rammer som gjelder for revisjon (maks antall per år, varselstid og begrensninger når det gjelder konkurrent som revisor)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dokumentasjons- og revisjonsforpliktelser gir både kostnad og driftspåvirkning; leverandøren må vite omfanget og praktiske rammer.

   Kilde: SSA-D Avtaledokument.docx punkt 2.4.6 (dokumentasjon), 2.4.8 (revisjon) og henvisning til bilag 6

9. Kapittel 6.5 om prisendringer viser til indeksregulering og endring av offentlige avgifter (6.5.1 og 6.5.2), men detaljer forventes å ligge i avtaledelen og/eller bilag 7. Kan oppdragsgiver klargjøre: (1) om indeksregulering skal anvendes, (2) hvilken indeks som brukes, (3) tidspunkt for regulering, og (4) hvordan endring av offentlige avgifter dokumenteres og avregnes?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Prissetting og totalrisiko avhenger av hvilke prisjusteringsmekanismer som faktisk gjelder.

   Kilde: SSA-D Avtaledokument.docx kapittel 6.5.1 og 6.5.2 samt bilag 7 (prisbestemmelser/priselementer)

10. I Vedlegg 2 – Tilbudsskjema skal leverandøren krysse av om tilbudet inneholder taushetsbelagte opplysninger og identifisere hvilke. Kan oppdragsgiver bekrefte om det forventes at leverandøren markerer konkrete leveranse-/prisdeler (f.eks. timepriser/prisformater, tjenestekatalog, SLA-matriser) som forretningshemmeligheter, og hva oppdragsgiver typisk aksepterer som grunnlag for taushetsplikt i denne type tilbud?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Feil avkryssing/identifisering kan påvirke leverandørens mulighet til å beskytte sensitiv informasjon og håndtere innsynskrav korrekt.

    Kilde: Vedlegg 2 - Tilbudsskjema.docx (Taushetsplikt)