Anskaffelse av Rammeavtale på Flykjemikalier

Rammeavtale for levering av flykjemikalier til vedlikehold og reparasjon av luftfartøy (inkl. missiler) i fred, beredskapssituasjoner, krise, væpnet konflikt og krig. Avtalen er ikke-eksklusiv og varer 2 år med opsjon 2x1 år (maks 4 år). Avrop gjøres ved skriftlig innkjøpsordre; leverandør skal sende ordrebekreftelse innen tre virkedager og levere i henhold til leveringstid/leveringsbetingelser (FCA). Leverandøren må sikre relevant dokumentasjon (bl.a. SDS på norsk, standard-/luftdyktighetsdokumentasjon) og etterlevelse av regelverk samt etiske og menneskeretts-/bærekraftsforpliktelser i leverandørkjeden.

• Sporbarhet i leverandørkjeden (for utvalgte produkter) – leverandøren skal fylle ut svarskjema for sporbarhet og vedlegge leverandørkjedekart for tre oppgitte produkter som oppdragsgiver vurderer til størst risiko for brudd på etiske krav.

  Dokumentasjon: Bilag 3B: Svarskjema kvalifikasjonskrav sporbarhet i leverandørkjeden. Produktnavn/materialnummer som skal oppgis: (1) 30332201 – LUBRICATING OIL... (Mobil Jet II), (2) 40071146 – HYDRAULIC FLUID... (HydraunycoilFH 2), (3) 30336902 – GREASE... (Aeroshell Grease 33). Leverandørkjedekart skal omfatte alle ledd fra leverandøren til produksjon av endelig vare/komponent, inkl. firmanavn, adresse, region/land og rolle per ledd.

  Kilde: Bilag 3B – Svarskjema kvalifikasjonskrav sporbarhet
• Erfaring fra lignende leveranser (referanser).

  Dokumentasjon: Bilag 6: Referanseskjema fylles ut med inntil tre leveranser. Veiledning: Dersom flere referanser oversendes, vurderes kun de tre senest referansene. Skjemaet ber om avtalepart/varighet, produktomfang, faktisk fakturert årlig totalverdi (NOK) og kontaktperson/kontaktopplysninger.

  Kilde: Bilag 6 – Referanseskjema (jf. «Kvalifikasjonskrav erfaring fra lignende leveranser» angitt i ESPD)

• Forpliktelseserklæring (bilag 2) skal innleveres dersom leverandøren støtter seg på annen virksomhets kapasitet for å oppfylle kvalifikasjonskrav (økonomisk og/eller teknisk/faglig).Kilde: Bilag 2 – Forpliktelseserklæring
• Etisk egenerklæring (bilag 3) skal signeres og sendes med tilbud (inngår i delene som må besvares).Kilde: Bilag 3 – Etisk egenerklæring (skal signeres og følge innlevering av tilbud)
• Egenerklæring om russisk involvering (bilag 5) skal leveres før tildeling av kontrakten for valgt leverandør (oppdragsgiver krever straks utfylt versjon).Kilde: Regler for anskaffelsen – «Internasjonale sanksjoner - Russisk involvering»
• Utfylte skjema for avvik (bilag 1) dersom leverandøren har avvik fra konkurransegrunnlaget.Kilde: Regler for anskaffelsen – «Avvik fra konkurransegrunnlaget og avvisning» / Bilag 1 – Avvik fra konkurransegrunnlaget
• ESPD-skjema skal leveres sammen med tilbudet (foreløpig dokumentasjon for kvalifikasjonskrav og at det ikke foreligger avvisningsgrunner), og leverandør skal fylle ut kvalifikasjonskrav i ESPD i Mercell.Kilde: Regler for anskaffelsen – «Det elektroniske europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD)»

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

09.07.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Levering i hele konfliktspekteret (fred/krise/væpnet konflikt/krig) og plikt til å opprettholde forsyning ved formell beslutning om hevet beredskap/mobilisering/krise/væpnet konflikt.Kilde: Generelle kontraktsbestemmelser (rammeavtale) – «Leveranse i hele konfliktspekteret»
• Leverandørens ordrebekreftelse ved avrop: minst inneholde hva som er bestilt, når og hvor varen/tjenesten leveres, og pris; sendes senest innen tre virkedager etter mottak av avrop (med eksplisitt opplysning ved avvik).Kilde: Generelle kontraktsbestemmelser – «Avrop under Rammeavtalen»
• Overholde leveringstid og kan ikke overskride seneste frist for levering med mindre skriftlig godkjent av oppdragsgiver; leveringstid løper fra mottatt avrop til leverandør melder klart for opphenting ved FCA-stedsangivelse.Kilde: Vedlegg E – «Leveringstid»
• Service/leveringspresisjon, og oppdragsgiver har prioritet fremfor andre kunder.Kilde: Vedlegg E – «Generelt»
• Varslingsplikt ved leverandørens hindring for å oppfylle plikter (uten ugrunnet opphold) og løpende oppdatering om tiltak.Kilde: Generelle kontraktsbestemmelser – «Leverandørens informasjonsplikt ved mislighold»
• SDS: Leverandør skal til enhver tid sikre gjeldende sikkerhetsdatablad på norsk er oppdatert iht. REACH art. 31 og CLP, tilgjengeliggjøres elektronisk, og leverandør skal uoppfordret tilgjengeliggjøre oppdatert SDS uten ugrunnet opphold ved endringer/ny informasjon.Kilde: Vedlegg B – Krav A (Sikkerhetsdatablad/SDS)
• Dokumentasjon på oppfyllelse: ved forespørsel skal leverandør oversende dokumentasjon som viser at produktet oppfyller krav (bl.a. CoA/CoC, TDS/testrapporter).Kilde: Vedlegg B – Krav A (dokumentasjon på forespørsel)
• PFAS-etterlevelse: Leveransen skal til enhver tid oppfylle gjeldende og fremtidige PFAS-krav; leverandør skal bistå med informasjon om PFAS i produktene.Kilde: Vedlegg B – Krav om PFAS
• EMAR/BLF 2.1: For produkter omfattet av militær luftdyktighetsregulering skal leverandøren oppfylle kravene og bistå med nødvendig medvirkning for godkjenning iht. flyprodusentens godkjente vedlikeholdsdata.Kilde: Vedlegg B – «Produkter... omfattet av militær luftdyktighetsregulering»
• Underleverandører: Bruk av underleverandører skal godkjennes ved nye/bytte, og leverandøren skal sikre at underleverandører gir oppdragsgiver samme rettigheter/krav.Kilde: Generelle kontraktsbestemmelser – «Underleverandører»
• Varsling om digitale angrep: ved vesentlig betydning for leveranser/behandling av forsvarsinfo/sikkerhet, skal leverandør varsle MILCERT med kopi til NCSC iht. skjema i Vedlegg L.Kilde: Generelle kontraktsbestemmelser – «Informasjonssikkerhet»
• Sikkerhetstiltak og datatilgang: leverandør skal iverksette forholdsmessige tiltak for informasjonssikkerhet (konfidensialitet/integritet/tilgjengelighet/robusthet) og varsle ved digitale angrep.Kilde: Generelle kontraktsbestemmelser – «Informasjonssikkerhet»
• Kvalitet/ledelsessystem miljø og kvalitet: miljøledelsessystem tilsvarende ISO 14001:2015 (ev. sertifikat/scopet dokumentasjon) og kvalitetsledelsessystem tilsvarende AS9120/AS9100+AS1920; compliance matrix innen 60 dager etter kontraktssignering hvis ikke sertifisert.Kilde: Vedlegg F – «Miljøledelsessystem» og «Leverandørens kvalitetsoppfølgning/kvalitetskontroll»
• Menneskerettigheter i leverandørkjeden: leverandør skal overholde kontraktsvilkår (pkt. 2-4) og ha sporbarhetssystem; ved funn i strid skal oppdragsgiver varsles uten ugrunnet opphold; aktsomhetsvurderingsrutiner senest innen 6 måneder etter kontraktsstart.Kilde: Vedlegg G – «Generelt» og «Policys og rutiner for aktsomhetsvurderinger»
• Nettkurs i krigens folkerett: leverandørens utpekte personell skal gjennomføre nettkurs, og signerte bekreftelser skal arkiveres og kunne vises; nytt personell må gjennomføre og signere.Kilde: Generelle kontraktsbestemmelser – «Krigens folkerett»

• Kvalifikasjonskrav i ESPD er ikke fullt gjengitt i teksten (kun sporbarhet og referanser er eksplisitt identifisert gjennom bilagene).
• Vekt-/poengsettingsdetaljer for tildelingskriteriene er delvis ufullstendig i utdraget (det står 70/30, men detaljer om hvordan poeng for leveringstid/leveringsdyktighet beregnes er ikke med i teksten).
• Kontrakts-/utførelseskrav som er omtalt i Vedlegg B (for eksempel konkrete krav utover SDS/dokumentasjon/PFAS/EMAR) er ikke fullt listet i utdraget.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I konkurransegrunnlaget/vedleggene fremgår det ikke hvilken vekting som gjelder for tildelingskriteriene. Kan dere angi tildelingskriteriene med eksakt vekting (og eventuelle delkriterier) slik at vi kan vurdere hvordan tilbudet vårt vil evalueres?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren kan ikke prise og prioritere riktig uten korrekt vekting av tildelingskriteriene.

2. Kan dere oversende/gi tilgang til fullstendig oversikt over kvalifikasjonskravene som gjelder i konkurransen (inkl. eventuelle øvrige økonomiske/tekniske krav utover krav til referanser og sporbarhet), og angi hvilke dokumenter/attester som skal vedlegges tilbudet for å dokumentere hvert krav?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utdraget viser ikke alle kvalifikasjonskrav; leverandøren må vite nøyaktig hva som skal dokumenteres før tilbudsinnlevering.

3. I Vedlegg C (Pris- og betalingsbetingelser) fremgår betalingsfrist 30 dager og at elektronisk faktura sendes i EHF. Kan dere bekrefte om faktura skal sendes per avrop per bruker (som angitt), og om det i praksis også gjelder ved flere leveringssteder/partier under ett avrop, eller om det finnes unntak/krav til periodisering?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Fakturagrunnlag og periodisering påvirker leverandørens kontantstrøm og prosesskostnader; vi må forstå forventet faktureringsoppsett.

   Kilde: Vedlegg C – Pris- og betalingsbetingelser, «Fakturering» og «Fakturering – Faktureringsrutiner»

4. Vedlegg C angir at «Leverandørens innkjøpspris skal omfatte samtlige kostnader […] herunder selve produktet, frakt, emballasje, toll, skatter og andre avgifter», og at leverandørens påslag dekker lagerhold, håndtering og kvalitetssikring. Kan dere presisere hvordan vi skal prise i tilfeller hvor frakt/toll/skatter varierer mellom avrop (f.eks. ulike opphavsland eller shipping-løsninger): Skal dette alltid ligge i innkjøpspris med samme beregningsmetode, eller kan det prises som del av avropenes enhetspriser?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten en klar prise-/kostnadsfordeling for variable kostnadskomponenter er det risiko for feil prissetting og avvik ved endringer/avrop.

   Kilde: Vedlegg C – Pris- og betalingsbetingelser, «Pris til Oppdragsgiver»

5. Kravspesifikasjonen (Vedlegg B) beskriver at avvik kan medføre at tilbud avvises, men i utdraget mangler selve avvikspunktene/kontraktsmessige konsekvenser. Kan dere bekrefte hvordan avvik skal håndteres når kravet er et «Krav: A» (må oppfylles), og oppgi hvilke typer avvik som uansett ikke gir grunnlag for avvisning vs. hvilke som vil gi avvisning i denne konkrete anskaffelsen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite avviksrisiko for «Krav: A» for å unngå avvisning.

   Kilde: Vedlegg B – Kravspesifikasjon, «Krav: A» og avsnittet om avvik/risiko

6. I Generelle kontraktsbestemmelser pkt. «Leveringstid» og «Forsinkelse» fremgår det at dagbot er 0,5 % av totalt vederlag per kalenderdag (med tak 20 % / 40 dager), med automatisk løp. Kan dere bekrefte hvordan «maksimal dagbot» skal beregnes i denne rammeavtalen når avropets vederlag varierer, og hvor det i tilfelle kan være avvik til dagbot i Vedlegg E eller Vedlegg F? Gi oss gjerne referanse til eksakt punkt der avvik eventuelt fremgår.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dagbotberegning og eventuelle avvik er direkte pris- og risikoavgjørende; leverandøren må kunne ta høyde for dette i tilbudet.

   Kilde: Generelle kontraktsbestemmelser, «Oppdragsgivers sanksjoner ved mislighold», «Dagbot ved forsinkelse»

7. Kontraktsbestemmelsene pålegger at leverandørens nøkkelpersonell (hvis det stilles krav i Vedlegg F) ikke kan skiftes uten saklig grunn og godkjenning. Kan dere oppgi konkret om det er definert krav til nøkkelpersonell i denne konkurransen, og i så fall liste hvem som er nøkkelpersonell og hvilke formelle godkjenningskrav/frist Oppdragsgiver praktiserer ved utskiftning?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Nøkkelpersonell kan påvirke bemanningsmodell, beredskap og kostnader; dette må være kjent før tilbud.

   Kilde: Generelle kontraktsbestemmelser, «Nøkkelpersonell» (henvisning til Vedlegg F)

8. Rammeavtalen beskriver «Leveranse i hele konfliktspekteret» og at Oppdragsgiver kan ved formell beslutning kreve opprettholdelse av forsyning. Kan dere presisere hvilke praktiske tiltak og prosess som gjelder ved slik beslutning (f.eks. varselstid, prioritering, endring av leveringsplan, og hvordan dette håndteres ved utskifting/substitusjon av produkter)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette er en betydelig leveranserisiko; leverandøren trenger prosedyrer og mekanismer for å kunne prise og planlegge kapasitet.

   Kilde: Generelle kontraktsbestemmelser, «Leveranse i hele konfliktspekteret»

9. Vedlegg L beskriver varslingsskjema for digitale angrep, og Generelle kontraktsbestemmelser pålegger varsling til MILCERT (med kopi til NCSC) «uten ugrunnet opphold». Kan dere angi forventet responstid/varslingsterskel i praksis (f.eks. hvor raskt etter deteksjon) og om varslingen også skal inkludere interne tiltaksplaner/rapportmaler som Oppdragsgiver krever?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Sikkerhets- og varslingskrav påvirker organisering, beredskapskost og operasjonell etterlevelse.

   Kilde: Generelle kontraktsbestemmelser, «Informasjonssikkerhet», «Varsling»