Åpen anbudskonkurranse - Faste matter/ renholdssoner

Oppdragsgiver skal inngå rammeavtale med én leverandør for leie av fastmonterte matter/renholdssoner til utvalgte bygg i Ørland kommune. Leveransen omfatter mattesystem for å hindre smuss og vann inn i bygg, samt levering/ installasjon og tilhørende renholdsmaskiner. Kontraktsperiode er 4 år med anslått virkning fra 1. oktober 2026. Estimert verdi ca. 2,5 MNOK eks. mva over 4 år, og ca. 600 000 kr eks. mva pr. år (veiledende, ikke bindende).

• Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak og registrert i foretaks-/fag-/handelsregister i den staten leverandøren er etablert.

  Dokumentasjon: Firmaattest og merverdiattest. (Se også ESPD som bekreftelse på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav.)

  Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 4.2 a
• Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt, arbeidsavgift og merverdiavgift.

  Dokumentasjon: Tilbyder som vinner konkurransen må fremlegge skatteattest ikke eldre enn 6 måneder (skatt og avgift).

  Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 4.2 a
• Krav om samfunnsansvar i offentlige anskaffelser.

  Dokumentasjon: Egenerklæring ILO konvensjon 94 fylles ut (vedlegg/erklæring).

  Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 4.2 a
• Leverandøren må ha god økonomisk og finansiell styrke.

  Dokumentasjon: Kredittvurdering/rating ikke eldre enn 3 måneder fra offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon (alternativt annet egnet dokumentasjon ved saklig grunn).

  Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 4.2 a
• Leverandøren skal ha erfaring med liknende leveranser (rammeavtale for levering og montering av faste matter på kommunale bygg i Norge).

  Dokumentasjon: Referanseliste for minst 3 liknende oppdrag de siste 3 år med kunde, kontaktperson og telefonnummer, omfang og varighet.

  Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 4.2 b
• Oppfyllelse av ILO-konvensjon 94 (arbeidsklausuler) skal erklæres ved innlevering av tilbud.

  Dokumentasjon: Signert egenerklæring ILO konvensjon 94.

  Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 2.5 og kap. 5.2 / Vedlegg 3

• Prisskjema skal fylles ut (korrekt utfylt).Kilde: Kravspesifikasjon kap. «Krav til pris» / Vedlegg 1
• Svare på kravspesifikasjonen (utfylt kravspesifikasjon) skal legges ved.Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 5.2 («Svar på kravspesifikasjon med eventuelle vedlegg»), samt Kravspesifikasjon (kryssbesvarelse)
• Utfylt prisskjema skal leveres.Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 5.2 («Utfylt prisskjema»), Vedlegg 1
• Sladdet utgave av tilbudet skal leveres.Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 5.2 og kap. 2.3 (Sladdet tilbud)
• Tilbudet skal inneholde signert egenerklæring ILO konvensjon 94.Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 5.2 («Signert egenerklæring ILO»), Vedlegg 3
• Tilbyder skal fylle ut ESPD i Mercell (ESPD-II, III og IV) som foreløpig dokumentasjon på kvalifikasjonskrav/avvisningsgrunner.Kilde: Konkurransegrunnlag kap. 3.1

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

08.07.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Mattene skal oppfylle minimumskrav i hele avtaleperioden; manglende oppfyllelse kan gi avvisning (ved tilbudsbesvarelse «dekker ikke krav»).Kilde: Kravspesifikasjon «Minimumskrav»
• Mattene skal ha definerte egenskaper: stoppe/holde sand/smuss (min. 5 kg), holde fuktighet (min. 6 l), være antistatiske, fargeekte/lysekte, tåle vann, ikke råtne/ikke loe, ikke ha dominerende firmalogo, være sklisikre, og oppfylle brann- og røyk-krav iht. ISO 9239-1:2025 (flammehemmende Dfl-s1, røykutvikling Dfl-s1).Kilde: Kravspesifikasjon «Tekniske krav»
• Mattene skal leveres med teppebanker (tilpasset behov) og ha bruksklassifisering til meget hard og intensiv bruk.Kilde: Kravspesifikasjon «Tekniske krav»
• Leverandøren skal beskrive serviceavtale (leveringsgjennomføring, direkte dialog, håndtering av kundens forespørsler, service og oppfølging).Kilde: Kravspesifikasjon «Krav til service»
• Mattene skal beholde egenskaper gjennom levetiden (ikke loe/krympe/endring av farge), være lette å rengjøre/vedlikeholde, kunne legges rett på eksisterende gulv/underlag uten å skade, kunne legges på gulv med gulvvarme, og ha festesystem som hindrer bevegelse. Det skal legges/skjøtes slik at fukt ikke kommer inn under mattene.Kilde: Kravspesifikasjon «Krav til funksjonalitet»
• Leveringstid og estimert montasjetid skal oppgis; alle leveranser skal leveres/monteres innen normal arbeidstid.Kilde: Kravspesifikasjon «Krav til levering»
• Fast kontaktperson (avtaleansvarlig) med relevant faglig kompetanse og kjennskap til bestillinger, leveranser og reklamasjoner.Kilde: Kravspesifikasjon «Krav til kontaktperson»
• Miljøkrav: mattene skal være ftalatfrie, andel resirkulert garn i % dokumenteres, og medlemskap i innsamlings- og gjenvinningsordning for utbrukte matter (i samsvar med forskrifter/direktiver).Kilde: Kravspesifikasjon «Krav til miljø»
• Opplæring og oppfølging: kostnadsfri opplæring og oppfølging av ansatte på stedet inkludert komplett vedlikeholdssystem.Kilde: Kravspesifikasjon «Krav til opplæring»
• Montering/fjerning og garanti: montering og eventuell fjerning av gamle matter inkludert i pris; montering utføres av godkjent montør; garanti på mattene minst hele avtaleperioden. Garanti på teppebørstestøvsuger skal dekke ny/reparert innen 2 arbeidsdager med frakt til/fra og reparasjonsarbeid/deler, samt skader/mangler som ikke er brukerfeil.Kilde: Kravspesifikasjon «Krav til leverandør»
• Garanti- og leveranseutstyr: tilbyder skal tilby teppebørstestøvsuger med tilbehør med system for å styre og bruke støvsugeren.Kilde: Kravspesifikasjon «Krav til leverandør»
• Universell utforming: leverandør skal kunne tilrettelegge for universell utforming (lede-linjer i gulv/matte) og det skal være mulig å montere i etterkant.Kilde: Kravspesifikasjon «Krav til leverandør»
• Kostnadsfri befaring for kartlegging av behov og ved bestilling.Kilde: Kravspesifikasjon «Andre krav»
• Ved utskifting av matter/teppebanker: nytt produkt tilsvarende kvalitet eller bedre, og prisen skal ikke overstige prisen for det som erstattes.Kilde: Kravspesifikasjon «Andre krav»
• Pris-/kostnadsforutsetninger: prisskjemaet skal omfatte alle kostnader; det er ikke anledning til å fakturere administrasjonskostnader mv. Eventuelle miljøgebyrer/innsamling/gjenvinning skal være inkludert. Priser skal inkludere montering, leie av faste matter og leie av teppebørstestøvsuger inkludert service for den enkelte lokasjon.Kilde: Kravspesifikasjon «Krav til pris»

• Dokumentasjonen i konkurransegrunnlaget viser tidsfrister og kontraktsperiode, men disse er delvis «foreløpige» etter tilbudsfrist; endelig oppstart kan endres (tidsplanjustering).
• Kravspesifikasjonen oppgir estimerte verdier (pr. år/total) som veiledende og ikke bindende; reelt omfang kan variere.
• Oppgitt oversikt over bygg/lokasjoner er ikke uttømmende; ytterligere lokasjoner kan legges til i fremtiden.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I konkurransegrunnlaget står det at «vedlegg 2» er prisskjema, men dere viser til «Vedlegg 2 - Kravspesifikasjon.docx» som kravgrunnlag. Kan dere bekrefte korrekt vedleggsnummer for henholdsvis kravspesifikasjon og prisskjema, og eventuelt laste opp/gi lenke til riktig dokument?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må sikre at det er riktig kravdokument som skal besvares og at utfyllingen gjøres mot riktig vedlegg før tilbudsinnlevering.

   Kilde: 1.8 Konkurransegrunnlaget; 6 VEDLEGG; «Vedlegg 2 - Kravspesifikasjon.docx»

2. I prissystemet: Under «Krav til pris» i kravspesifikasjonen ber dere om pris for «montering, leie av faste matter og leie av teppebørstestøvsuger inkludert service for matte og teppebørstestøvsuger for den enkelte lokasjon». Kan dere bekrefte hvordan dette skal prises i prisskjemaet (hvilke kolonner/linjer), og om teppebørstestøvsuger skal prises per lokasjon per måned eller per enhet/leveranse?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Manglende presisering av prismodell gjør det vanskelig å prise riktig og kan gi avvik ved kontroll av prisskjema.

   Kilde: Vedlegg 2 Kravspesifikasjon – «Krav til pris»

3. Dere krever både «garanti på mattene … minimum hele avtaleperioden» og serviceavtale, samt kostnadsfri opplæring og komplett vedlikeholdssystem. Kan dere avklare hva som inngår i «serviceavtale» og «vedlikeholdssystem» (f.eks. omfatter det periodisk vedlikehold, utskifting ved slitasje, responstid, antall besøk/årsplan), og om dette skal beskrives i eget dokument eller kun i kravspesifikasjonen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å vurdere kostnadsdrivere og levere et kostnadsriktig tilbud må leverandøren forstå omfang og nivå i service/vedlikehold utover «reklamasjon».

   Kilde: Vedlegg 2 Kravspesifikasjon – «Krav til service»; «Krav til opplæring»; «Krav til leverandør»

4. Under «Krav til levering» står det at alle leveranser skal leveres/monteres innenfor «normal arbeidstid», samt at oppdragsgiver kan legge til flere lokasjoner i fremtiden. Kan dere angi forventet leveringsvindu ved oppstart/bestilling (f.eks. ukedager og tidsrom), og om prisen i prisskjemaet skal gjelde for nye lokasjoner på samme betingelser (inkl. montering og eventuell fjerning) uten prisjustering?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leveransetid og arbeidsvindu påvirker ressursplanlegging og kostnad; tilleggslokasjoner kan endre logistikk og montering.

   Kilde: Vedlegg 2 Kravspesifikasjon – «Krav til levering»

5. I «Tekniske krav» krever dere brann-/røyk-klassifisering etter «ISO 9239-1:2025» flammehemmende Dfl-s1 og røykutvikling Dfl-s1, og at leverandør ved manglende sertifisering skal legge frem alternativ dokumentasjon. Kan dere presisere hvilken dokumentasjon som aksepteres dersom matten ikke er testet etter ISO 9239-1:2025 (f.eks. annen ISO/EN-klassifisering, testorgan, samsvarserklæring), og hvem som skal utstede dokumentasjonen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten presisering kan leverandøren risikere å tilby løsning som ikke blir godkjent ved innsyn/etterprøving av minstekrav.

   Kilde: Vedlegg 2 Kravspesifikasjon – «Tekniske krav»

6. I «Miljøkrav» krever dere «Ftalatfrie» og at «Andel resirkulert garn i % skal dokumenteres», samt medlemskap i en innsamlings- og gjenvinningsordning. Kan dere angi hvilken type dokumentasjon dere forventer (f.eks. produktdatablad/teknisk dossier/COC-sertifikat for resirkulert andel), og om medlemskap kan dokumenteres ved avtale/leverandørens deltakerbevis?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Miljøkravene er konkrete, men dokumentasjonsnivå og akseptkriterier er ikke forklart; dette må avklares for å unngå avvisning.

   Kilde: Vedlegg 2 Kravspesifikasjon – «Krav til miljø»

7. Under «Krav til funksjonalitet» krever dere bl.a. at mattene skal kunne legges rett på eksisterende gulv uten å skade underlaget, kunne legges på gulv med gulvvarme, ha festesystem som sikrer at matten ikke beveger seg, og at «fuktighet ikke kommer inn under mattene». Kan dere spesifisere hvilke underlag som er relevante (f.eks. betong, vinylbelegg, flis) og om dere forventer at festesystem skal være bore-/skruefri eller kan innebære punktfesting?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Festemetode og underlagspåvirkning bestemmer monteringsmetode og risiko for skader som dere krever at ikke skal skje.

   Kilde: Vedlegg 2 Kravspesifikasjon – «Krav til funksjonalitet»

8. Tildelingskriteriet «Kvalitet – 40%»: dere viser til at oppdragsgiver poengsetter tilbyders besvarelse på «utfylt vedlegg 1». I tillegg står det i kravspesifikasjonen at «det åpnes for at enkelte krav kan beskrives nærmere i vedlegg» og at henvisning til kravnummer må brukes. Kan dere forklare hvordan kvalitetspoengene gis (hvilke punkter i kravspesifikasjonen som typisk utløser høy score), og om «eventuelle vedlegg» skal lastes i samme svarskjema eller som egne dokumenter?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelig evalueringsoppsett kan føre til at leverandøren svarer på en måte som ikke gir ønsket uttelling eller skaper avvik.

   Kilde: 4.3 Tildelingskriterier; Vedlegg 2 Kravspesifikasjon – «Minimumskrav» og «Krav akseptert sett kryss»

9. Kravet «Tilbyder må oppgi montasjetid … i antall dager fra bestilling til ferdig montert» og samtidig «Leverandør skal tilby kostnadsfri befaring i forbindelse med kartlegging av behov og ved bestilling». Kan dere avklare om befaring normalt skal inngå i montasjefristskjemaet (dvs. om montasjetid regnes etter bestilling inkl./ekskl. befaring), og hvordan dette håndteres ved kort varsel?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tydelig tidsberegning er nødvendig for å kunne oppfylle minstekrav og prise bemanning riktig.

   Kilde: Vedlegg 2 Kravspesifikasjon – «Krav til levering»; «Andre krav»

10. Rammeavtalen er «fastmonterte matter/renholdssoner», men i behovsbeskrivelsen står det «rammeavtale for leveranse av faste matter/ renholdssoner» og i kravspesifikasjonen står det «leie av faste matter». Kan dere bekrefte at avtalen gjelder leie (ikke salg), og at prisskjemaet skal prises som leieperiode (inkl. montering, drift, service og ev. utskifting) – samt hvem som bærer kostnad ved eventuelle bytte/utskifting pga. skade/slitasje?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite om dette er reell leie med ressurs- og garantikostnad over tid, eller om elementer skal prises som engangskostnader, for å unngå feil kalkulasjon.

    Kilde: 1.2 Beskrivelse av oppdragsgivers behov; 1.3 Anskaffelsens verdi; Vedlegg 2 Kravspesifikasjon – «Krav til pris»; «Garanti»/«utskifting»

11. I konkurransegrunnlaget står det at oppdragsgiver planlegger å tildele kontrakt «uten å ha kontakt med leverandørene utover å foreta eventuelle mindre avklaringer». Kan dere avklare hva som normalt anses som «mindre avklaringer» i denne typen rammeavtale (f.eks. korrigering av manglende utfylling, dokumentasjon på miljøkrav, utfylling av prisskjema), og om leverandørene kan forvente å bli bedt om å ettersende signert ILO-erklering eller annen dokumentasjon hvis dette mangler ved innlevering?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå terskelen for avklaringer og om manglende vedlegg kan medføre avvisning eller kan rettes.

    Kilde: 2.1 Anskaffelsesprosedyre; 2.5 ILO Konvensjonen; 5.2 Tilbudets utforming