Markedsundersøkelse - Møte og utvalgsbehandling

Nordre Follo kommune gjennomfører en markedsundersøkelse (RFI) for ny standardløsning (SaaS/COTS) for møte- og utvalgsbehandling. Bakgrunnen er at dagens løsning i Public 360 skal fases ut når kommunen innfører Documaster som arkivkjerne. Behovet omfatter helhetlig støtte for hele prosessen fra opprettelse av utvalg og saker til møtegjennomføring, vedtak/protokoll, publisering og arkivering, med integrasjon mot Documaster, automatisert dokumenthåndtering/offentlighetshåndtering, API-er, rollebasert tilgangsstyring og mulighet for KI-støtte.

• Dokumentteksten beskriver RFI/markedsundersøkelse og ikke selve konkurransen; derfor mangler informasjon om tildeling, evalueringsmodell og formelle kontraktsbetingelser.
• Det er ikke angitt leveringsmåte/format for RFI-svar (kun hvilke temaer som skal besvares).
• Det fremgår ikke hvilke konkrete integrasjoner utover Documaster som er obligatoriske vs. ønskede (kun at løsningen skal støtte ulike integrasjonsbehov, spesielt mot Documaster).

• Beskriv løsningsforståelse og hvordan løsningen understøtter hele prosessen for møte- og utvalgsbehandling, sammenhengen mellom saker/utvalg/møter, samt i hvilken grad løsningen er standardisert versus behov for konfigurasjon/tilpasning.Besvarelse
• Beskriv prosess- og møtestøtte: opprettelse av utvalg, medlemmer og møtekalender; saksbehandling og godkjenningsprosesser; møtegjennomføring, votering og protokollføring; oppfølging av vedtak og saker etter møte.Besvarelse
• Beskriv brukeropplevelse og selvbetjening: intuitiv/effektiv arbeidshverdag for ulike roller; oversikt over status, fremdrift og neste steg i saker.Besvarelse
• Beskriv dokumenthåndtering og publisering: håndtering av dokumenter/vedlegg/versjoner; støtte for produksjon av møteinnkalling og protokoller.Besvarelse
• Beskriv integrasjoner og arkitektur: hvilke integrasjoner støttes (spesielt mot Documaster); hvilke API-er og teknologier benyttes; hvordan fremtidige integrasjonsbehov støttes.Besvarelse
• Beskriv implementering: vanlig tidsperiode for oppsett av standard løsning med noe grad av konfigurering.Besvarelse
• Oppgi anslag for lisenskostnad per år i en periode på fire år, samt anslag på implementeringskostnad.Besvarelse
• Beskriv kunstig intelligens: hvilke KI-funksjoner tilbys; hvordan sikres transparens og kontroll.Besvarelse

• Løsningen skal være en ferdig standardløsning (SaaS/COTS) med minimalt behov for tilpasning, men med mulighet for konfigurering.Føringer
• Leverandøren skal ha ansvar for drift, vedlikehold og videreutvikling.Føringer
• Løsningen skal etterleve relevant lovverk (forvaltningsloven, kommuneloven, offentlighetsloven, GDPR, arkivregelverk m.m.).Lovverk
• Endringer i lovverk som påvirker systemet skal håndteres av leverandør.Lovverk