Vintervedlikehold – rode 24, 27 og 28

Arendal kommune skal anskaffe vintervedlikehold (brøyting og evt. strøing) for rode 24 (Songe), rode 27 (Myra) og rode 28 (Klodeborg). Oppdraget gjelder vintersesonger 2026/2027 og 2027/2028, med opsjon på forlengelse inntil 1+1 år. Leverandør skal levere beredskap og timebaserte tjenester (etter godkjente timelister/GPS), og utføre arbeid i tråd med brøyteinstruks og kontraktens krav.

• Leverandøren skal være registrert i et foretaksregister, faglig register eller registrert i handelsregister i den staten leverandøren er etablert.

  Dokumentasjon: Norske selskaper: Firmaattest. Utenlandske selskaper: godtgjørelse på registrering i foretaksregister/faglig register/handelsregister i etableringsstaten.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3.1 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å kunne utføre kontrakten. (Oppdragsgiver innhenter kredittvurdering.)

  Dokumentasjon: Oppdragsgiver vil selv innhente kredittvurdering via Proff Forvalt. Leverandøren: ingen sikkerhetsstillelse kreves. Oppdragsgiver kan innhente ytterligere økonomisk informasjon, herunder årsregnskap, noter, styrets årsberetninger og revisjonsberetninger. Alternativt annet egnet dokument dersom leverandøren har saklig grunn til ikke å fremlegge krevd dokumentasjon.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3.2 Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet
• Leverandøren skal ha nødvendig kapasitet til å gjennomføre kontrakten, herunder maskinpark i ordinær beredskap (hoved- og reservekjøretøy) med tilgang på reserveutstyr.

  Dokumentasjon: Det skal fremgå av tilbudsskjemaet hvilket utstyr som skal benyttes i ordinær beredskap (hovedkjøretøy og reservekjøretøy). Hvis leverandøren ikke selv har råderett over utstyr: forpliktelseserklæring fra underleverandør.

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 3.3 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner

• Tilbud skal leveres via oppdragsgivers KGV (EuSupply nevnt i konkurransegrunnlaget).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5 Innlevering av tilbud
• Tilbudet skal i sin helhet leveres etter den utformingen KGV angir, innen tilbudsfristen. Innlevering på e-post eller lignende medfører avvisning.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5 Innlevering av tilbud
• Tilbudet skal være bindende.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5 Innlevering av tilbud
• Leverandøren skal fylle ut og besvare alle punkter i konkurransedokumentene.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.1 Tilbudets utforming
• Dokumentasjon skal lastes opp som pdf-filer (der ikke annet format er spesifisert). Prisark skal lastes opp som Excel-fil.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.1 Tilbudets utforming
• Dokumenter som skal leveres med tilbudet: Tilbudsbrev; dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav (Firmaattest og kapasitet); utfylt tilbudsskjema for aktuelle roder.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.1 Tilbudets utforming

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

10.08.2026

Språk

norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Leverandøren forplikter seg til å utføre brøyting og evt. strøing fra første snøfall etter at beredskapsperioden har startet, og i henhold til kommunens instrukser (Vedlegg 1).Kilde: Brøyteavtale 2026, pkt. «Tjenesten»
• Beredskapsperiode: 1. november – 31. mars. Fast beredskapssats per uke per sesong (avtales pris). Ordinær og ev. beredskap utover perioden skal faktureres som angitt (pr. påbegynte uke).Kilde: Brøyteavtale 2026, «Beredskap og timesats»
• Leverandør må følge oppdragsgivers instrukser for brøyting/strøing, inkludert oppdatert instruks før/under sesong.Kilde: Brøyteavtale 2026, «Tjenesten» og «Vedlegg 1: Brøyteinstruks»
• Leverandøren skal selv igangsette brøyting uten forutgående varsel fra oppdragsgiver, følge værvarsel, og ha responstid på igangsetting ved utkalling iht. instruks (maks 1 time).Kilde: Brøyteavtale 2026, «Tjenesten»; Vedlegg 1 «Generelt»
• For kontrakter med strøing: levere strøing fra «første til siste glatte».Kilde: Brøyteavtale 2026, «Tjenesten»
• Leverandøren kan ikke ta på seg andre brøyteoppdrag som kan hindre kommunens krav til utførelse; andre oppdrag skal utføres etter brøyting/evt. strøing for kommunen er utført.Kilde: Brøyteavtale 2026, «Tjenesten»
• Internkontroll og avviksmelding: leverandøren skal gjennomføre internkontroll og sende kopi av verneprotokoll/måleresultat etc., og sende avviksmelding for alle avvik (ev. bruke kommunens opplegg hvis ikke eget).Kilde: Brøyteavtale 2026, «Tjenesten»
• Maskiner og utstyr: leverandøren skal benytte maskiner/utstyr oppgitt i tilbudet. Bytte krever at nytt minst har samme kvaliteter og at oppdragsgiver informeres. Alt utstyr skal være sertifisert/godkjent i henhold til gjeldende regelverk og oppfylle angitte minimumskrav (vinterutstyr, kjettinger, dekk, vegvesenplate/innfesting, hydraulikk uttak, lys/nødlys, 12/24V strømuttak, mobiltelefonholder, 4-hjulsdrift og minst 100 hk).Kilde: Brøyteavtale 2026, «Utstyret»
• Flåtestyring: leverandøren skal bruke oppdragsgivers flåtestyringssystem ved utføring; systemet må være klart før sesongstart. Leverandøren skal ha smarttelefon/app-oppsett og benytte under kjøring. Endringer i systemet kan innføres av oppdragsgiver.Kilde: Brøyteavtale 2026, «Flåtestyring»
• Møter/rapportering: leverandøren (og stedfortreder) må stille på fellesmøte før hver sesong. Leverandøren skal oversende logg for hendelser (lang vei, skader på andres eiendom og annen relevant informasjon).Kilde: Brøyteavtale 2026, «Møter, rapportering og evaluering»
• Personell: leverandøren skal ha tilstrekkelig mannskap og oppgi minst hovedsjåfør og reservesjåfør/back-up. Personell skal ha gjennomført kurs for arbeid langs vei før de kan benyttes, og sjåførene må kunne gjøre seg forstått muntlig og skriftlig på norsk eller engelsk samt ha nødvendige sertifikater for aktuelle maskiner.Kilde: Brøyteavtale 2026, «Personell og utstyr»
• Kurs/varsling og vernetøy: iht. Vedlegg 1 skal sjåførene benytte vernetøy kl 3 for brøytepersonell.Kilde: Vedlegg 1 «Generelt»
• Fakturering og timelister: vederlag faktureres etterskuddsvis pr. måned. Beredskapsgodtgjørelse faktureres i fem like deler (nov–mars). Timer skal faktureres i tråd med registrerte timer fra GPS, og faktura skal spesifiseres med dokumentasjon (rodenummer, type arbeid, tidsrom). Bruk av elektronisk faktura i EHF-format og krav til merking (kontraktsnummer, rodenummer, ressursnummer, oppdragsgivers kontaktperson).Kilde: Brøyteavtale 2026, «Fakturering»
• Forsikringer: leverandøren skal tegne nødvendige/lovpålagte forsikringer (yrkesskadeforsikring og ansvarsforsikring). Poliser skal kunne legges frem på forespørsel.Kilde: Brøyteavtale 2026, «Forsikringer»
• Oppdragsgiver kan foreta endringer i rode-oppsett; arealøkning inntil 20% skal ikke påvirke fastsatt beredskapsgodtgjørelse.Kilde: Brøyteavtale 2026, «Formål og omfang» / «Endringer…» (avsnitt om rodeoppsett)

• Avtaleutkastet «Brøyteavtale_AK 2026.docx» mangler utfylte prissatser (beredskapssats/timepriser er blanke: «kr ___________»), og kontrakts-/dokumentspesifikke felter er ikke oppgitt (f.eks. kontraktsnummer, org.nr. for leverandør, vakttelefon i vedlegg).
• Konkurransegrunnlaget viser tildelingskriterier og poeng/prinsipp, men vekt/poengfordeling for kriteriene er ikke angitt som prosent i teksten (kun at evaluering skjer med poengskala 0-100).
• Det er ikke gitt eksplisitt i utdraget hvilke konkrete dokumentasjonskrav som brukes for å underbygge kurs/arbeidsvarsling ved tilbud (det henvises til tilbudsskjema og «dokumentere dette før arbeid kan utføres», men ikke hvordan dette dokumenteres i tilbudsfasen).
• Kontraktskrav til responstid (1 time) fremgår av Vedlegg 1, mens snø-/tidskrav (når brøyting skal være gjennomført) er beskrevet detaljert i Vedlegg 1, men avtaleteksten for rode 24/27/28 (omfang/seksjonsdetaljer) er ikke eksplisitt trukket ut her.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Brøyteavtale 2026: Hva skal stå i prisskjemaet for den faste beredskapssatsen for sesongen (kr ___________ per sesong og tilsvarende kr ___________,- per uke)? I utdraget fremgår ikke beløpene. Hvilke verdier skal tilbudte priser refereres til ved utfylling?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å kunne prise korrekt beredskap og timegodtgjørelse må leverandøren vite hvilke felter/verdier som skal fylles ut i prisskjemaet og hvordan de skal avstemmes mot ukessats og sesong.

   Kilde: Brøyteavtale 2026 – «Beredskap og timesats»

2. I Brøyteavtale 2026: Feltet «Timegodtgjørelsen ... lik hele døgnet alle dager» — skal timesatsen tilbys som én fast timesats for alle typer utført arbeid, eller finnes det ulike timesatser (f.eks. brøyting vs. strøing/fres) som fremgår av prisskjema/tilbudsskjema? Vennligst bekreft hvilke timepriser som faktisk skal prises og hvordan de skal anvendes.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dokumentutdraget omtaler timegodtgjørelse, og konkurransegrunnlaget viser at pris vurderes som beredskap + timesats. Uten tydelig timeprismodell kan tilbudet bli feil eller vanskelig å sammenligne.

   Kilde: Brøyteavtale 2026 – «Beredskap og timesats» og «Vederlag og prisjustering»

3. I Brøyteavtale 2026: Kommunen kan fakturere «beredskap utover ordinær beredskapsperiode» pr. påbegynte uke med samme ukessats og timepriser. Hva gjelder ved kontakt/utkalling når varsel gis 3–5 dager før oppstart (eller ved muntlig varsling): Skal leverandøren i alle tilfeller stå i beredskap fra avtalt oppstartstidspunkt, selv om det ikke kommer snøfall, og hvordan håndteres eventuelle avlysninger?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå risikofordeling og start/stop-logikk for beredskap utenom perioden for å kunne prise riktig og redusere risiko for uforutsette beredskapskostnader.

   Kilde: Brøyteavtale 2026 – «Beredskap og timesats»

4. I Brøyteavtale 2026: Det står at faktura skal merkes med «kontraktsnummer ____________» og at dere krever bruk av ContractDocumentReference i XML. Hvilket kontraktsnummer/ID skal benyttes ved fakturering (om det er oppgitt i KGV, eller kommer etter kontraktsinngåelse)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Manglende/uklar kontraktsreferanse kan føre til avvisning eller forsinkelser i fakturahåndtering, og leverandøren trenger praktisk avklaring før innsending.

   Kilde: Brøyteavtale 2026 – «Fakturering»

5. Konkurransegrunnlaget pkt. 4: Tildelingskriteriene er oppgitt i prioritert rekkefølge, men vekter mangler i utdraget (felter «vekt» mangler). Kan oppdragsgiver bekrefte eksakte vekter/formel for evalueringen av «Pris/kostnad», «Erfaring utførende personell», «Oppdragsforståelse og beredskap» og «Klima og miljøhensyn»?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten vekter er det vanskelig å optimalisere tilbudets innhold (f.eks. hvor mye man kan «investere» i beredskap/organisering vs. miljø og pris).

   Kilde: Konkurransegrunnlag – «4 TILDELINGSKRITERIER»

6. Konkurransegrunnlaget pkt. 4 under «Oppdragsforståelse og beredskap»: Det vises til punkt 1. «Organisering av oppdraget» og underpunkt om «Annet», men utdraget avbrytes (’Videre ønsker vi…’). Kan oppdragsgiver oversende hele krav-/tekstgrunnlaget til underpunktene som skal besvares, slik at leverandøren vet hva som vektlegges og hva som er forventet i beskrivelsen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Når underpunkter er avbrutt i utdraget, er det risiko for at leverandøren enten overser obligatoriske elementer eller leverer besvarelse som ikke dekker det oppdragsgiver evaluerer.

   Kilde: Konkurransegrunnlag – «Oppdragsforståelse og beredskap», punkt 1 (Organisering)

7. Konkurransegrunnlaget pkt. 4 «Oppdragsforståelse og beredskap»: Under «Beredskapskapasitet før 1.november og etter 31.mars» står det at leverandøren skal beskrive hvordan de er organisert «dersom dette bestilles». Hvilken mekanisme/praksis brukes for å bestille slik beredskap (varslingstid, responskrav og betalingsmåte)? Er «beste tilbud» å forstå som at leverandør kan tilby økt beredskap uten ekstra vederlag, eller er dette kun relevant dersom oppdragsgiver utløser beredskap som faktureres etter avtalens ukessats/timesats?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå sammenhengen mellom evaluering (beskrivelse) og faktisk kompensasjon ved bestilling, slik at ikke investering i ekstra beredskap prises feil eller blir grunnlag for uforutsette kostnader.

   Kilde: Konkurransegrunnlag – «Oppdragsforståelse og beredskap», punkt 2 (Beredskapskapasitet før/etter)

8. Brøyteavtale 2026 og Vedlegg 1 (brøyteinstruks): Det står krav til responstid «ikke overstige 1 time» for igangsetting ved utkalling fra oppdragsgiver. Hvordan må responstid forstås praktisk for «arbeid uten forutgående varsel» (leverandør skal følge godt med på værvarsel): Regnes responstid fra varsel mottas, eller fra når snøfallet når terskel (5 cm) i instruksen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Terskel for igangsetting og målepunkt for responstid påvirker hvor stor beredskaps-/personellkapasitet leverandøren må stille, og dermed konkurransepris/kostnadsrisiko.

   Kilde: Vedlegg 1: Brøyteinstruks – «Responstid» og «Kommunal vei» samt Brøyteavtale 2026 – «forplikter ... fra første snøfall»

9. Brøyteavtale 2026: Det står at «oppdragsgiver forbeholder seg retten til å instruere leverandøren til å utføre arbeid på andre roder/lokasjoner ved uforutsette/ekstraordinære hendelser» og at endringer på inntil 20% areal økning ikke skal innvirke på fastsatt beredskapsgodtgjørelse. Kan oppdragsgiver avklare: (i) gjelder dette også endring av selve rodegrensene/områdene som gir behov for ny maskin-/bemanningskapasitet, (ii) hva kompenseres dersom endringen medfører behov for ekstra bemanning utover hoved-/reserveoppsett?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Selv om arealendringer på inntil 20% ikke skal påvirke beredskap, kan endringer i geometri/arbeidsomfang slå ut på kostnader for gjennomføring. Leverandøren trenger klar grensedragning mellom «beredskap fast» og «ekstra arbeid kompenseres».

   Kilde: Brøyteavtale 2026 – avsnitt om «Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å ... andre roder» og «Endringer ... inntil 20% areal økning»