Mekling- og konflikthåndteringstjenester

UDI skal inngå rammeavtale med én leverandør for mekling- og konflikthåndteringstjenester ved alvorlige, akutte eller fastlåste konflikter i asylmottak, samt opplæring av mottaksansatte innen mekling, konflikthåndtering og konfliktforebygging. Leverandøren skal kunne bistå ved inntil to parallelle konflikter over hele landet. Avrop skjer ved utfylling av avropsskjema og oppstart etter signert avropsskjema av begge parter.

• Leverandøren skal være registrert i foretaks-/faglig register eller handelsregister, avhengig av etableringsland.

  Dokumentasjon: For norske selskaper: firmaattest. For utenlandske selskaper: dokumentasjon på registrering i relevante registre/foretaksregister i etableringslandet (som foreskrevet i lovgivningen).

  Kilde: Regler for konkurransen pkt. 3.1
• Leverandøren skal ha økonomisk og finansiell kapasitet til å oppfylle kontrakten.

  Dokumentasjon: Kredittvurdering basert på siste kjente regnskapstall (rating fra kredittopplysningsvirksomhet i tråd med regelverk). Oppdragsgiver kan innhente ytterligere økonomisk informasjon. Ved saklig grunn til ikke å fremlegge krevd dokumentasjon: annet egnet dokument.

  Kilde: Regler for konkurransen pkt. 3.2

• Utfylt og signert Tilbudsskjema (1.1).Kilde: Regler for konkurransen pkt. 5.1
• Dokumentasjon på kvalifikasjonskrav (jf. pkt. 3).Kilde: Regler for konkurransen pkt. 5.1
• Skatteattest (for MVA og skatt), ikke eldre enn 6 måneder fra tilbudsfrist (gjelder for norsk leverandør).Kilde: Regler for konkurransen pkt. 5.1 og pkt. 2.1
• Utfylte/tildelingsrelevante dokumenter: utfylt kravspesifikasjon (2.1), utfylt prisskjema (2.2) og firmaattest samt dokumentasjon på leverandørens økonomi.Kilde: Regler for konkurransen pkt. 5.1
• Utfylt 2.3 Taushetserklæring.Kilde: Regler for konkurransen pkt. 5.1
• Sladdet tilbud (sladdet versjon av komplett tilbud) ved endelig tilbud i konkurranse med forhandling (dokumentpakke med samtlige tilbudsdokumenter i sladdet utgave iht. reglene).Kilde: Regler for konkurransen pkt. 5.1
• Utfylling av avvik/forbehold og beregning av økonomiske konsekvenser hvis tilbudet inneholder avvik/forbehold (i Tilbudsskjema).Kilde: 1.1 Tilbudsskjema – avvik og forbehold
• Egenerklæring om ikke-russisk involvering i offentlige anskaffelser (velge alternativ 1 eller 2).Kilde: 1.1 Tilbudsskjema – egenerklæring
• Kontakt- og signaturopplysninger i Tilbudsskjema (kontaktperson for tilbudet og signerende fullmakt).Kilde: 1.1 Tilbudsskjema – kontakt/erklæring og signatur

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

24.08.2026

Språk

norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Rammeavtalen er ikke-eksklusiv; UDI kan bruke andre leverandører/inngå flere kontrakter. Estimat for forbruk (ikke bindende): ca. NOK 1 500 000–2 000 000 ekskl. mva.Kilde: 2. Kontrakt (utkast) – Kontraktens innhold og omfang
• Varighet: 2 år fra signering, med opsjon for UDI til forlengelse 1+1 år. Opsjon utløses automatisk med mindre UDI varsler senest 3 måneder før utløp.Kilde: 2. Kontrakt (utkast) – Kontrakts varighet
• Oppsigelse ved saklig grunn: 60 dagers skriftlig varsel.Kilde: 2. Kontrakt (utkast) – Oppsigelse
• Avrop skjer via avropsskjema (2.4). Et oppdrag kan ikke iverksettes før begge parter har signert for det aktuelle avropet.Kilde: 2. Kontrakt (utkast) – Avrop
• Priser: regulering ved endringer i statlige avgifter/gebyrer etter godkjenning; indeksregulering hvert 12. måned (kan tidligst endres 1 år etter kontraktsinngåelse).Kilde: 2. Kontrakt (utkast) – Prisregulering
• Tolk: Når beboere er involvert, skal tolk benyttes. Asylmottaket bestiller kvalifisert tolk og betaler; leverandør skal bidra til at omfanget av tolkingstjenester begrenses til nødvendig nivå.Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 2.3 Bruk av tolk
• Rapportering: UDI skal holdes løpende orientert (rapportering via rapporteringsskjema). Foreløpig rapport etter første møte. Sluttrapport innen 3 uker etter siste besøk; krav til innhold.Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 2.4 og 2.5
• Barneomsorgsattest kreves for alle personressurser som utfører oppdrag i asylmottak.Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 2.5
• Oppstart og bemanning: leverandøren skal kunne påbegynne innen 3 virkedager etter mottatt bestilling (avrop), med unntak ved kapasitetsmessig overlapp (oppstart senest innen 5 virkedager). Antall personer må godkjennes av UDI før avrop signeres. Leverandøren skal ikke starte før avropsskjema (dokument 2.4) er signert av begge parter.Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 2.6–2.10
• Leverandøren skal kunne levere opplæringstiltak på oppdrag (kurs/innlegg/seminar/møter) og dekke både fysisk og digital form. Kursopplegg skal være egnet for formål (fysisk 2-dagers og digitalt 3-timers seminar) og varsel for oppstart gjelder (inntil 2 måneder for 2-dagers, inntil 1 måned for kortere). Leverandørens antall personer for oppdrag godkjennes av UDI.Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 3.1–3.5
• Oppfølging etter kurs: halvårlig evalueringsmøte mellom UDI og leverandør; kursbevis for todagers kurs senest innen 1 måned etter gjennomført kurs.Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 4.1–4.2
• Databehandleravtale: Leverandøren skal inngå databehandleravtale med UDI og etterleve krav til behandling av personopplysninger (GDPR mv.).Kilde: Kravspesifikasjon pkt. 1.3

• Uklart om «kvalifikasjonskrav» også omfatter dokumentasjon av erfaring/opplæring og lignende (disse ligger i kravtabellen som O/R for tildeling, men teksten i «Regler for konkurransen» avgrenser kvalifikasjonskrav til registrering og økonomisk/finansiell kapasitet).
• Tildelingskriterienes konkrete vekting mellom pris og kvalitet fremgår ikke av innhentet tekst (kun at det er «beste forhold mellom pris og kvalitet»).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I konkurransegrunnlaget står det at tildeling skjer på «pris og kvalitet», men vekting/prosent eller poengfordeling mellom kriteriene er ikke oppgitt. Kan dere beskrive nøyaktig hvordan pris og kvalitet vektes, og hvordan evalueringen av casebesvarelsene (Case 1 og Case 2) skal scores?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hvordan tilbudet faktisk evalueres for å kunne prioritere ressursinnsats og prise riktig.

   Kilde: 4 TILDELINGSKRITERIER

2. I dokument 2.1 Kravspesifikasjon vises til krav i kravtabellen og «utfylt besvarelse av caser» som skal legges ved, men hvordan og i hvilket format skal kravtabellen og casene fylles ut i tilbudssystemet? Kan dere bekrefte om vi skal legge inn svar direkte i KGVs felter, eller om det skal lastes opp separate vedlegg, og eventuelt angi fil-/malformat for dokumentene «2.1 Kravspesifikasjon (LÅST)» og casebesvarelsene?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det er avgjørende å levere riktig dokumentasjon i riktig format for å unngå avvisningsrisiko.

   Kilde: 5.1 Tilbudets utforming / 4 TILDELINGSKRITERIER / 3.2 Kundens krav

3. Krav 2.3: «Leverandøren skal sende UDI en foreløpig rapport etter første møte… ved å benytte vedlagt rapportskjema». Kan dere legge ved/oversende innholdet i dokument 2.5 Rapporteringsskjema (krav til felter, lengde, frister, og hvilke opplysninger som må med) slik at vi kan prise og utforme rapporteringen korrekt?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten rapportskjema og konkrete krav kan leverandøren ikke planlegge ressursbruk og kvalitet på leveransen.

   Kilde: 2.3 Rapportering underveis

4. Krav 2.4: «Sluttrapport innen tre (3) uker etter at siste besøket… er avsluttet». Kan dere presisere hva som menes med «siste besøket» (f.eks. sluttmøte, digital oppfølging, opplæringsdato), og om fristen regnes fra dato for oppdragsavslutning eller dato for endelig rapportert aktivitet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Friststart påvirker leveranseplan og intern kapasitet; uklarhet kan gi mislighold.

   Kilde: 2.4 Sluttrapport

5. Krav 2.6: «Leverandøren skal kunne påbegynne oppdrag innen tre (3) virkedager etter mottatt bestilling (avrop), med mindre annet følger av punkt 2.8». Kan dere bekrefte hva som regnes som «mottatt bestilling» (dato og klokkeslett for avrop i KGV/e-post), og om det er krav til oppstart i fysisk oppmøte eller om tele-/digital oppstart kan telle som oppstart?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Konkret definisjon av oppstartstidspunkt og akseptabel oppstartform er nødvendig for å vurdere risiko og bemanning.

   Kilde: 2.6 / 2.8 Oppstart og kapasitet

6. Krav 2.1 og casebeskrivelsen krever aktiv involvering og gjennomføring av tiltak, og det står at leverandøren skal ha kapasitet til «inntil 2 konflikter samtidig over hele landet». Kan dere opplyse om hvordan UDI forventer at vi skalerer kapasitet ved to samtidige oppdrag (f.eks. krav til geografisk tilgjengelighet, reisetid/rekkevidde, og om det forventes fysisk tilstedeværelse ved begge oppdrag samtidig)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Reiseomfang og samtidig tilstedeværelse påvirker både bemanning og pris.

   Kilde: 2.1 Bistand i mekling og konflikthåndtering

7. Krav 2.5: «For utførelse av oppdrag i asylmottak kreves barneomsorgsattest for alle personressurser». Kan dere presisere om barneomsorgsattest må være gyldig/verifisert før tilbudsinnlevering eller kun før første avrop, og om dere krever dokumentasjon i forkant av kontraktsstart eller ved hver leveranse?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker rekruttering/planlegging og tidslinje frem mot oppstart.

   Kilde: 2.5 Barneomsorgsattest

8. Krav 3.1–3.5 angir ulike varslingsfrister for kurs (inntil 2 måneder for 2-dagers kurs, 1 måned for kortere) og antall personer som skal stille. Kan dere bekrefte forventet antall kurs/avrop per kontraktsår (minimum/maksimum) og typiske varigheter for «digitale seminarer over tre timer» og «innlegg på grunnkurs» slik at vi kan prise kapasitet og ressursberedskap?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kapasitets- og planleggingsbehov kan ikke prises presist uten volum-/frekvensindikasjoner.

   Kilde: 1.2 Anskaffelsens formål og omfang / 3 Opplæring og kompetanseoverføring

9. Det er nevnt at UDIs retningslinjer UDI 2008-002 «Krav til bruk av tolk og språkassistenter i asylmottak» skal følges, og at leverandøren ikke bestiller tolk men skal bidra til å begrense omfanget. Kan dere konkretisere hvordan leverandøren forventes å «bidra» i praksis (f.eks. møtestruktur, maks tidsbruk for tolking, krav til samling av aktiviteter), og om det finnes føringer/maler for planlegging av tolkeomfang?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten konkrete føringer er det vanskelig å vurdere ressursbruk og leverandøransvar ved tolkesituasjoner.

   Kilde: 2.3 Bruk av tolk