Veiledende kunngjøring: Administrativt styringssystem (ERP) til Drammen kommune

Drammen kommune skal anskaffe et nytt skybasert ERP-system som dekker etablering/implementering, SLA/tjenestenivå, funksjonalitet på tvers av HR, lønn, økonomi og regnskap, rapportering, time-/prosjektføring, innkjøp/e-handel (scope usikkert), samt tekniske krav til sikkerhet, personvern og integrasjoner. Leverandøren skal støtte migrering, go-live og hypercare, oppfylle arkiv-/lovkrav og levere integrasjoner (inkl. Peppol/EHF) samt forvaltning, logging, varsling og datadeling/uttrekk. Opsjoner kan inkludere kurs-/kompetanseportal, rekruttering og eventuelle integrasjoner til disse.

• Utfylling av kravspesifikasjonstabellen: Leverandør skal kun skrive i felt med gul bakgrunn, og besvare kravene med JA/NEI og leverandørens beskrivelse/ev. løsning i angitte kolonner.Kilde: Veiledning for utfylling av kravspesifikasjon (Ark: Veiledning)
• Plan for tilrettelegging og innføring av ny løsning skal besvares i bilag 3 (referert under etablering og prosjektgjennomføring).Kilde: 1.01–1.02 Prosjektgjennomføring (Ark: 1.Etablering)
• Leverandøren skal i Bilag 4 beskrive standard SLA (oppetid, responstid, ytelse, drift, integrasjoner og brukerstøtte/vedlikehold) og leverandørens SLA-besvarelse vurderes på B-krav.Kilde: 2.01–2.02 SLA (Ark: 2. SLA)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Språk

norsk, English

• Hypercare/stabiliseringsperiode minimum 10–12 uker etter go-live med tilstrekkelig kompetanse og kapasitet.Kilde: 1.01 Prosjektgjennomføring (Ark: 1.Etablering)
• Migrere relevant masterdata, transaksjonsdata (inkl. deltamigrering av åpne poster) og historiske data som er relevant/nødvendig for drift, rapportering og lovkrav.Kilde: 1.10–1.12 Migrering (Ark: 1.Etablering)
• Leverandøren skal ha realistisk plan for overgang fra eksisterende ERP med minst mulig belastning for ansatte; planen besvares i bilag 3.Kilde: 1.02 Prosjektgjennomføring (Ark: 1.Etablering)
• Alle leveranser/oppdateringer som følge av lover og regler skal leveres oppdatert og ferdigtestet innen gitte frister; slike endringer skal inngå i driftskostnad i prisskjema.Kilde: 4.3.02 Lover og regler (Ark: 4.Generelle krav)
• Løsningen skal støtte arkivering (Noark 5.x arkivkjerne ELLER arkivlovverkstøtte ELLER integrasjon/API, fortrinnsvis FIKS Arkiv) og håndtere persondata iht. arkivlovverket; ved utfasing skal uttrekk for langtidsbevaring kunne gjøres (f.eks. SIARD).Kilde: 4.1.01–4.1.03 Arkiv (Ark: 4.Generelle krav)
• Tilgangsstyring: integrasjon mot Entra ID/Entra ID Conditional Access og SSO; RBAC og minste privilegium per modul/funksjon; støtte for SoD (minimum: opprette/endring leverandør, attestere/anvise, utbetaling, endring bankkonto, endring lønnsgrunnlag) og periodisk tilgangsrevisjon/eksport av tilgangslister.Kilde: 12.1.01; 12.5.01–12.5.03 (Ark: 12.Teknisk, sikkerhet)
• Logging og overvåkning: tilgangs-/endringslogging med full sporbarhet; loggbeskyttelse og eksport/strømming til kommunens SIEM/SOC.Kilde: 5.4.03; 12.12.01–12.12.02 (Ark: 5.Forvaltning av løsning; Ark: 12.Teknisk, sikkerhet)
• Sikkerhetsstyringssystem for informasjonssikkerhet (ISO 27001 eller tilsvarende), sikkerhetsorganisasjon og RACI/ansvarsmatrise inkl. 24/7 eskalering ved alvorlige hendelser; ekstern sikkerhetsrevisjon årlig (f.eks. ISAE 3402) og fremleggelse ved forespørsel.Kilde: 12.6.01–12.6.03; 12.7.01 (Ark: 12.Teknisk, sikkerhet)
• Integrasjonsleveranseansvar: samlet ansvar for etablering, drift, forvaltning og videreutvikling av integrasjoner; leverandør har hovedansvar for feilsøking/feilretting ved avvik knyttet til ERP-integrasjonene.Kilde: 13.1_03 Samlet leveranseansvar (Ark: 13.Integrasjoner)
• Peppol/EHF og aksesspunktstøtte: integrasjonen skal støtte elektronisk samhandling via godkjent Peppol-aksesspunkt for relevante EHF-/Peppol formater (katalog, ordre, ordrebekreftelse, pakkseddel, faktura, kreditnota og purring) med ansvar for drift/feilretting og håndtering av status/logging/avvik.Kilde: 13.2_02 Peppol/EHF og aksesspunkt (Ark: 13.Integrasjoner)
• Datauttrekk og API-tilgang: dokumenterte sikre API-er for henting av data, strukturert uttrekk til dataplattform (inkl. metadata/tidsstempler/endringsinformasjon/organisatorisk tilhørighet) og støtte for fullstendige og endringsbaserte uttrekk.Kilde: 13.5_01–13.5_04 (Ark: 13.Integrasjoner)

• Scope for innkjøp er ikke endelig besluttet: kravene i arkfane 11.Innkjøp vil endres avhengig av beslutning om scope.
• Noen integrasjoner kan bortfalle avhengig av leverandørens tilbudte løsning (referert under integrasjonskrav 13.1_02).