Oslo lufthavn: Leie av areal til forretningsvirksomhet innenfor kiosk

Utdrag om (i) Avinors etiske krav til kontraktspartnere, (ii) databehandleravtale (GDPR) mellom en databehandler (AAA) og Avinor AS, og (iii) standard leiekontrakt for forretningsvirksomhet innen kiosk (leietaker/utleier Avinor), hvor det bl.a. henvises til etiske krav og angis plikter knyttet til drift/etablering/tilgang m.m.

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Språk

norsk, English

• Kontraktsparten skal etterleve Avinors etiske krav, inkludert å sikre at kravene følges av underleverandører og i leverandørkjeden.Kilde: 01.7 Etiske krav til kontraktsparter, punkt 2 (Aksept av Avinors etiske krav)
• Kontraktsparten skal gjennomføre aktsomhetsvurderinger i tråd med åpenhetsloven (risikovurderinger, tiltak, overvåking/evaluering, kommunikasjon til berørte parter, stanse aktiviteten/gjenoppretting ved ansvar og kontinuerlig forbedring).Kilde: 01.7 Etiske krav til kontraktsparter, punkt 3 (Aktsomhetsvurderinger)
• Kontraktsparten skal overholde grunnleggende menneskerettigheter og arbeidstakerrettigheter (fagorganisering/kollektive forhandlinger; ingen tvangsarbeid/slavearbeid; forbud mot barnearbeid; ingen diskriminering; forbud mot brutal behandling/seksuelt misbruk/ydmykelser; sikkert og sunt arbeidsmiljø; kanaler for kritikkverdige forhold; regulære ansettelser skal ikke omgås via korttidsengasjementer).Kilde: 01.7 Etiske krav til kontraktsparter, punkt 4 (Grunnleggende mennesker- og arbeidstakerrettigheter)
• Kontraktsparten skal redusere negativ miljøpåvirkning i hele verdikjeden.Kilde: 01.7 Etiske krav til kontraktsparter, punkt 4 (Grunnleggende… - miljø)
• Kontraktsparten skal ikke drive korrupsjon/straffbar forretningspraksis, hvitvasking eller brudd på konkurranselovgivning; gaver og representasjon er ikke tillatt.Kilde: 01.7 Etiske krav til kontraktsparter, punkt 4 (Korrupsjon…)
• Kontraktsparten skal respektere dyrevelferd og overholde relevant nasjonal og internasjonal dyrevelferdslovgivning.Kilde: 01.7 Etiske krav til kontraktsparter, punkt 4 (Dyrevelferd)
• Kontraktsparten plikter å overholde relevante internasjonale konvensjoner/resolusjoner/protokoller (liste i dokumentet), og høyeste standard gjelder ved overlapp med nasjonal lov.Kilde: 01.7 Etiske krav til kontraktsparter, punkt 4 (Videre… konvensjoner…)
• Kontraktsparten plikter å respektere relevante sanksjoner/handelsrestriksjoner overfor tredjeland.Kilde: 01.7 Etiske krav til kontraktsparter, punkt 4 (Sanksjoner/handelsrestriksjoner)
• Kontraktsparten skal dokumentere hvordan den (og ev. underleverandører) etterlever retningslinjene, på oppfordring fra Avinor.Kilde: 01.7 Etiske krav til kontraktsparter, punkt 5 (Oppfølging og dokumentasjon)
• Avinor (og evt. tredjepart) har rett til oppfølgingstiltak hos kontraktspart og underleverandører; kontraktsparten skal påse at Avinor får samme rettigheter til inspeksjon i leverandørkjeden.Kilde: 01.7 Etiske krav til kontraktsparter, punkt 5 (Oppfølging og dokumentasjon)
• Brudd på etiske krav skal umiddelbart meldes, og kontraktsparten skal umiddelbart iverksette tiltak for å rette bruddene. Avinor kan kreve tiltaksplan.Kilde: 01.7 Etiske krav til kontraktsparter, punkt 6 (Brudd på de etiske kravene)
• Brudd kan utgjøre vesentlig mislighold og kan medføre: midlertidig stans/erstatningskjøp, krav om bytte av underleverandør (uten kostnad), heving, og at kontraktspart ikke kvalifiseres til nye konkurranser om kontrakter i Avinor.Kilde: 01.7 Etiske krav til kontraktsparter, punkt 6 (Brudd… konsekvenser)
• Databehandler skal kun behandle personopplysninger etter dokumentert instruks fra behandlingsansvarlig og bare på måte nødvendig for avtalen.Kilde: 01.8 Databehandleravtale, punkt 4.1 (Generelt)
• Databehandlerens tekniske og organisatoriske tiltak (informasjonssikkerhet) er dokumentert og godkjent; ved endringer skal behandlingsansvarlig varsles før implementering.Kilde: 01.8 Databehandleravtale, punkt 4.2 (Tekniske og organisatoriske tiltak)
• Databehandler skal sikre taushetsplikt for autorisert personale også etter at de slutter hos databehandler.Kilde: 01.8 Databehandleravtale, punkt 4.3 (Taushetsplikt)
• Bruk av underdatabehandlere: underdatabehandlere er godkjent i vedlegg/avtalegrunnlag; databehandler skal pålegge underdatabehandlere tilsvarende forpliktelser; databehandler har fullt ansvar for underdatabehandlers oppfyllelse.Kilde: 01.8 Databehandleravtale, punkt 4.4 (Bruk av under-databehandlere)
• Databehandler skal bistå behandlingsansvarlig ved utøvelse av registrertes rettigheter (kapittel III i GDPR) og videresende anmodninger uten opphold til behandlingsansvarlig; databehandler skal ikke oppfylle slike anmodninger uten skriftlig henvendelse fra behandlingsansvarlig.Kilde: 01.8 Databehandleravtale, punkt 4.5 (Databehandlerens bistand…)
• Ved avtaleopphør eller når formålet er oppnådd skal databehandler etter instruks slette og/eller returnere personopplysningene; databehandler skal slette innen ugrunnet opphold og bekrefte skriftlig at sletting er gjennomført (kan verifiseres av tredjepart).Kilde: 01.8 Databehandleravtale, punkt 4.6 (Sletting av informasjon)
• Databehandler skal bistå behandlingsansvarlig med sikkerhetstiltak (GDPR art. 32–36) og varsle behandlingsansvarlig uten ugrunnet opphold ved brudd, samt bistå med varsling til tilsynsmyndighet og registrerte der det er relevant.Kilde: 01.8 Databehandleravtale, punkt 4.7 (Personvernsikkerhet / informasjonssikkerhet)
• Ved brudd på personopplysningssikkerheten skal databehandler (for egen regning): straks minimere skade, gi skriftlig melding til behandlingsansvarlig uten ugrunnet opphold, dokumentere bruddet og bistå ved behov med varsling/offentliggjøring.Kilde: 01.8 Databehandleravtale, punkt 4.8 (Håndtering av brudd…)
• Overføring utenfor EØS kan kun skje med forhåndsgodkjenning; ellers kun når tillatt etter avtale eller lov, og skal følge GDPR art. 44–49.Kilde: 01.8 Databehandleravtale, punkt 5 (Overføring av personopplysningene)
• Mislighold av databehandleravtalen anses som mislighold av hovedavtalen; ved motstrid har databehandleravtalen forrang.Kilde: 01.8 Databehandleravtale, punkt 6 (Diverse)
• (Leiekontrakt) Leietaker har rett og plikt til å drive avtalt virksomhet i leieobjektet og holde virksomheten åpen med avtalt innhold og åpningstider; leieobjektet skal ikke benyttes til annet enn avtalt virksomhet; endringer i virksomheten krever utleiers skriftlige forhåndssamtykke.Kilde: 03 Leiekontrakt 26_02022 Kiosk, punkt 6 (Leietakers virksomhet)
• (Leiekontrakt) Leieobjektet leveres som 'tom boks' ved overtakelse; leietaker skal følge utleiers driftsmanualer/-instrukser og styrende dokumenter i hele leieperioden for teknisk utstyr/innretninger.Kilde: 03 Leiekontrakt 26_02022 Kiosk, punkt 7 (Overtakelse/melding om mangler)
• (Leiekontrakt) Leietaker skal gi utleier adgang til leieobjektet for ettersyn, reparasjon, vedlikehold, inspeksjon m.m. og medvirke til innhenting av måle- og forbruksdata fra leverandører (fullmakt etter anmodning innen 14 dager).Kilde: 03 Leiekontrakt 26_02022 Kiosk, punkt 11 (Utleiers adgang til leieobjektet)
• (Leiekontrakt) Utleier har rett til å foreta arbeider/vedlikehold/fornyelse, inkludert miljørelaterte tiltak; leietaker skal akseptere og medvirke, og kan kun få unntak ved klart vesentlige og ikke-forbigående ulemper (ikke krav på erstatning for indirekte tap).Kilde: 03 Leiekontrakt 26_02022 Kiosk, punkt 12 (Utleiers arbeider…)

• Leiekontraktens tekstutdrag stopper midt i punkt 13; derfor er ikke alle kontrakts-/utførelseskrav for vedlikehold, HMS, IKT, miljø, personvern m.m. trukket ut.
• Databehandleravtalen har vedlegg (særlig vedlegg 1–3) som angir formål/varighet/typer personopplysninger/tekniske tiltak/underdatabehandlere; disse konkrete detaljene finnes ikke i utdraget (kun henvisninger).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. Leiekontrakten/utdraget av punkt 13 i vedlegg A1 stopper midt i punkt 13. Kan dere oversende fullstendig punkt 13 og eventuelle etterfølgende punkter som regulerer vedlikehold, HMS, IKT, miljø og personvern (inkl. tilhørende vedlegg/hensvisninger), slik at tilbydere kan prise riktig risiko og plikter?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dokumentutdraget stopper midt i punkt 13, og dermed er vesentlige kontraktsforpliktelser for drift/vedlikehold/HMS/IKT/m.m. ikke tilgjengelige for prising.

   Kilde: 04.A1 Underbilag A1 Leieobjekt per lufthavn (Leiekontrakt – punkt 13 avbrutt) / 'Leiekontrakt' (punkt 13)

2. Kan dere bekrefte hvor i konkurransegrunnlaget fullstendig Databehandleravtale med vedlegg 1–3 fremgår (eventuelt laste opp/gi lenke til komplett versjon)? Vi ser bare henvisninger til vedleggene, men ikke selve detaljene om formål/varighet/typer personopplysninger/tekniske tiltak/underdatabehandlere.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Personopplysninger og databehandlerpliktens praktiske omfang påvirker både tekniske og organisatoriske tiltak samt kostnadsnivå.

   Kilde: 04.A1 Underbilag A1 (henvisning til Databehandleravtale og vedlegg 1–3, men vedleggene ikke i utdraget)

3. I Underbilag A1 punkt 1.4.2 står det at Avinor forventer at leveranser til Kiosk i all hovedsak gjøres av 'Kjent leverandør'. Hvordan skal vi som leietaker/leverandør prise dette i praksis: Er det et krav at vår transportør/vi selv skal være 'Kjent leverandør' for å levere varer til CP/rød sone, og hvem i leveransekjeden må ha statusen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Krav til sikkerhetsgodkjenning/Kjent leverandør kan medføre kostnader og endret leveranseopplegg; dette må avklares før tilbud.

   Kilde: 04.A1 Underbilag A1, kapittel 1.4.2 Sikkerhetskontroll av varer

4. I Underbilag A1 punkt 1.4.1 beskrives varemottak Øst, bom-tilkomst og at dersom det ikke er ledig plass må sjåfør vente. Kan dere opplyse om forventede leveransevinduer og om det finnes faste tider/reserverte tider for større leveranser (navn på rutine, frekvens og hvem som avklarer/koordinerer), slik at vi kan dimensjonere bemanning og logistikk?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Ventetid/leveransevinduer påvirker bemanning og kostnader, og det fremgår ikke konkrete rammer i utdraget.

   Kilde: 04.A1 Underbilag A1, kapittel 1.4.1 Varemottak på lufthavn

5. I Underbilag A1 kapittel 1.4.3 for varekorridor nivå C (til og fra non-Schengen) omtales ventelommer og at korridoren brukes i begge retninger. Kan dere spesifisere eventuelle kapasitetsbegrensninger (maks antall kjøretøy/løp per time), krav til tidsplan/booking og eventuelle begrensninger for transportører (høyder/vekter/utstyr) for OSL Kiosk 2.3 og 2.4?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Korridorregler og kapasitetsbegrensninger påvirker driftskost og planlegging for non-Schengen-leveranser.

   Kilde: 04.A1 Underbilag A1, kapittel 1.4.3 Varekorridor nivå C (til og fra non-Schengen)

6. I Underbilag A2 (RFP) står det at strømforsyning: fordelerskap ikke er inkludert, og at Avinor ikke garanterer plassering av tilførselskabel; flytting krever samtykke og koster leietaker. Kan dere bekrefte om det finnes 1) en komplett IFC/el-trasé for hver kiosk/konsept, og 2) et 'as-is' føringsdokument som er grunnlag for prising (eventuelle usikkerhetsfaktorer/risikoallokering)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Hvis tilbyder må risikoprisere plassering og evt. flytting, må tilgjengelig dokumentasjon og risikofordeling avklares.

   Kilde: 04.A2 Underbilag A2 RFP_OSL - 26_02022_Kiosk.pdf, 'OVERORDNET OM BYGNINGSMESSIGE OG TEKNISKE FORHOLD' (El og IKT – Strømforsyning)

7. I Underbilag A2 for flere konsepter står det at Leietaker er ansvarlig for service og vedlikehold av avstenging mot terminal (rullegitter) og at Utleier enten leverer brukt eller nye rullegitter (varierer per areal). Kan dere opplyse hvilke avstengingsrullegitter (leveranseår/tilstand) som gjelder for henholdsvis GM.TO-350-101.1, GM.TO-350-102.1, GM.TO-350-202.1, GM.TO-350-205.1, og hvilke vedlikeholdsplikt/levetidsforventning som legges til grunn i leieperioden?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tilstand/nytt vs. brukt påvirker kostnadsbilde for drift/vedlikehold; dette må kobles til konkret areal.

   Kilde: 04.A2 Underbilag A2, respektive 'Konsept: Kiosk | GM.TO-350-101.1' og 'Konsept: Kiosk | ...' (avstenging mot terminal – rullegitter) for flere rom

8. I Underbilag A2 for GM.TO-350-202.1 står det at eksisterende strømmåler ikke er inkludert ('Nei. Må etableres'). Kan dere spesifisere hva som menes med 'etableres' (om Avinor leverer målerplass/framføring og vi kun bekoster måler/tilkobling, eller om hele målerutstyret og tilhørende arbeider er leietakers ansvar)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklart omfang for etablering av strømmåler kan gi feil prising av både CAPEX og evt. HMS/IKT-tilknytning.

   Kilde: 04.A2 Underbilag A2, 'Konsept: Kiosk | GM.TO-350-202.1' (Strøm inn – 'Inkludert eksisterende strømmåler: Nei. Må etableres')

9. For GM.TO-350-102.1 er fettutskiller angitt som 'Mulighet til tilkopling ... Nei', mens GM.TO-350-202.1 angir mulighet 'Ja', og øvrige konsepter har '[Ja]/[Nei]' eller ulik tekst. Kan dere gi en samlet matrise som sier for hvert areal/konsept om fettutskiller er nødvendig for godkjent drift og om det finnes eksisterende tilkoplingspunkt/kapasitet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Feil forutsetning om fettutskiller kan føre til både prosjekterings-/tilkoblingskost og risiko for ikke-godkjent løsning.

   Kilde: 04.A2 Underbilag A2, 'Konsept: Kiosk | GM.TO-350-102.1' / 'GM.TO-350-202.1' / øvrige (Fettutskiller)