Rammeavtale på bedriftshelsetjenester

Oppdragsgiver (Høgskolen i Østfold) skal inngå åpen anbudskonkurranse om rammeavtale med én leverandør for bedriftshelsetjenester. Rammeavtalen har varighet 2 år, med opsjon forlengelse 1 år + 1 år. Oppstart 01.01.2027. Det er ikke adgang til deltilbud eller alternative tilbud. Leveransen skal omfatte en omfattende BHT-tjeneste (HMS, opplæring, arbeidshelse, arbeidsmiljøkartlegging, sykefraværsoppfølging m.m.) samt tilpasninger til flere lokasjoner og tilgjengelighets-/rapporteringskrav. Tildeling skjer etter beste forhold mellom pris og kvalitet med vekting: kvalitet 40 %, pris 30 %, miljø 30 %.

• Leverandøren skal være registrert i foretaksregister/faglig register/handelsregister i staten der selskapet er etablert (for norske leverandører: firmaattest; for utenlandske: attest på registrering).

  Dokumentasjon: Firmaattest (norsk) eller attest på registrering i tilsvarende register (utenlandsk).

  Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 4.2
• Leverandøren skal sørge for gode arbeidsvilkår i leverandørkjeden i tråd med de åtte grunnleggende ILO-konvensjonene.

  Dokumentasjon: Utfylt og signert egenerklæring vedrørende de åtte grunnleggende ILO-konvensjonene (vedlegg 3), eventuelt code of conduct som dekker samme forhold.

  Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 4.3
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å kunne oppfylle kontrakten.

  Dokumentasjon: Kredittvurdering basert på siste kjente regnskapstall (av kredittopplysningsvirksomhet med konsesjon), alternativt annet egnet dokument dersom saklig grunn til ikke å fremlegge krevd dokumentasjon finnes.

  Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 4.4
• Leverandøren skal være godkjent bedriftshelsetjeneste iht. Forskrift om administrative ordninger, kapittel 2 (godkjenning av bedriftshelsetjeneste).

  Dokumentasjon: Attest fra Arbeidstilsynet som viser at leverandøren er godkjent bedriftshelsetjeneste.

  Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 4.5 (1)
• Leverandøren skal gi en kort og overordnet beskrivelse av virksomheten/leveransen (forretningsidé og kjernekompetanse, 2–3 relevante referanser med mottaker/omfang/tidsperiode, historikk/organisering/eierforhold, samt hvordan leverandøren er organisert for gjennomføringen og beskrivelse ved bruk av samarbeidspartnere/underleverandører).

  Dokumentasjon: Beskrivelse som angitt; inngår som del av kvalifikasjonsdokumentasjon i kapittel 4. (Ingen egen separat leverandørform gitt utover beskrivelsens innhold.)

  Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 4.5 (2)
• Ved støtte/påkalling av kapasitet fra underleverandør for kvalifikasjonskrav (økonomi/finansiell kapasitet eller tekniske/faglige kvalifikasjoner) må underleverandør dokumentere oppfyllelse.

  Dokumentasjon: ESPD-skjema for hver underleverandør i TendSign + forpliktelseserklæring (vedlegg 4).

  Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 4.6

• Tilbud skal leveres via Mercell TendSign (www.tendsign.no) og all kommunikasjon skal foregå via TendSign.Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 1.7 og 6.1
• Tilbud skal signeres og leveres inn i god tid; elektronisk signering er ikke nødvendig. Ved endringer før frist må tilbudet leveres på nytt før tilbudsfrist.Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 6.1
• Tilbudet skal besvares på norsk; vedlegg skal være skrevet på norsk (brosjyrer kan være på engelsk eller annet skandinavisk språk).Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 2.6
• Krav til tilbudets minimumsinhold: (1) Tilbudsbrev (vedlegg 2), signert, med eventuelle forbehold/avvik klart fremgå og henvises til hvor i tilbudet de fremkommer. (2) Svar på kvalifikasjonskrav: firmaattest, ILO-erklæring, kredittvurdering, attest fra Arbeidstilsynet og virksomhetsbeskrivelse; kvalifikasjonskrav besvares i ESPD-skjema integrert i TendSign. (3) Utfylt kravspesifikasjon (vedlegg 1) med eventuelle vedlegg. (4) Sladdet versjon av tilbudet for forretningshemmeligheter. (5) Forpliktelseserklæring (vedlegg 4) kun ved bruk av underleverandør.Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 6.2
• ESPD: Leverandøren skal fylle ut integrert ESPD-skjema i Mercell/TendSign og levere sammen med tilbudet. I tillegg skal etterspurt dokumentasjon iht. kap. 4 vedlegges tilbudet.Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 3.1
• Ved underleverandør/samarbeidspartner for kvalifikasjonskrav: ESPD-skjema for hver underleverandør/samarbeidspartner skal leveres.Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 3.2
• Skatteattest: Valgt leverandør skal på forespørsel levere merverdiavgiftsattest og skatteattest (kun dersom norsk; utenlandske leverer tilsvarende) – ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfrist. (Gjelder tilsvarende underleverandør ved kontrakter over 500.000 eks. mva. for underleverandør).Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 2.8 og 4.6

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

28.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Rammeavtalens varighet og oppstart: trer i kraft 01.01.2027, varighet 24 måneder, opsjon 12+12 måneder; automatisk forlengelse hvis opphør ikke meldes senest 3 måneder før utløp.Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 1.3 samt avtaledokument punkt 4.1-4.2
• Eksklusivitet/bruk: avtalen er inngått med eksklusiv avtalepart; kunden skal i utgangspunktet bruke denne, men kan bruke andre ved spesielle behov/manglende kapasitet mv. Kunden er ikke forpliktet til fast volum.Kilde: Avtaledokument (Eksklusivitet)
• Kommunikasjonsspråk: all muntlig og skriftlig kommunikasjon mellom avtalepartene skal foregå på norsk; kommunikasjon adresseres til angitt kontaktperson.Kilde: Avtaledokument punkt 8.1
• Rapportering på forespørsel: leverandør skal levere rapporter som viser uttak gjort på avtalen, med omfang og verdi per uttak.Kilde: Avtaledokument punkt 8.2
• Statusmøter: minimum ett statusmøte per kvartal med leverandørs dedikerte kontaktperson(er).Kilde: Avtaledokument punkt 8.3
• Leveringstid/responstid: leveransen skal være levert i henhold til responstid i kravspesifikasjonen (punkt 15.14).Kilde: Avtaledokument punkt 7.1
• Proaktive og konkrete leveranser/tilgjengelighet (fra kravspesifikasjonens punkt 15.14/15.15): henvendelser bekreftes mottatt innen en virkedag; bekreftelse skal inneholde kort orientering om videre fremdrift innen 2 dager; leveranse avtales innen en uke fra bestilling; rapport med resultater og forslag til tiltak innen 14 dager (forventning).Kilde: Vedlegg 1 (punkt 15.14 og 15.15)
• Priser/allokering: priser er allomfattende og dekker bl.a. leveringskostnader, faktureringsgebyr, evt. kost/losji, reisetid m.m.; alle priser eksklusive mva.Kilde: Avtaledokument punkt 6.1
• Prisregulering: kontraktsfestede priser normalt ikke endres i rammeavtaleperioden; reforhandling kan medføre regulering basert på SSB konsumprisindeks (hovedindeks) for siste år; prisendringer godkjennes av kunden.Kilde: Avtaledokument punkt 6.2

• Leveringssted og avrop: avtaledokument sier at leveringssted avtales for hvert enkelt avrop, men det konkrete leveringssted-/avropsoppsettet er ikke gjengitt i teksten (kun at BHT skal kunne levere på flere steder i kravspesifikasjonen).
• Konkrete detaljer om responstid (15.14) i kravspesifikasjonen er ikke fullt synlig i utdraget (teksten viser hovedkravene, men referansen til «responstid – se punkt 15.14» forekommer også i flere minstekrav).
• Kontraktutkastet inneholder ikke fullstendig øvrige kontrakts-/ytelsesbestemmelser i den gjengitte delen; kun de synlige punktene er trukket ut.