Defibrillatorer til helseforetakene i Helse Sør-Øst

Sykehusinnkjøp HF skal etablere rammeavtale for defibrillatorer (varekjøp) til helseforetakene i Helse Sør-Øst, samt rammeavtale for utstyrsavhengig forbruksmateriell (PADS). Konkurransen gjennomføres som konkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring, med kvalifikiseringsfase før tilbud. Rammeavtale varer 2 år med opsjon på forlengelse inntil totalt 4 år (forbruksmateriell i utstyrets levetid).

• Tilbyder skal være registrert i foretaksregister/handelsregister i staten der tilbyder er etablert.

  Dokumentasjon: Norske selskaper: firmaattest. Utenlandske selskaper: attest for lovbestemt registrering i etableringslandet.

  Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 5.1 (Registreringer, autorisasjoner mv.)
• Tilbyder skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å kunne utføre avtalen (kredittrating A eller bedre / tilsvarende, målt ut fra AAA Soliditets skala eller tilsvarende ratingscore).

  Dokumentasjon: Kredittvurdering, ikke eldre enn 6 måneder, basert på siste kjente regnskapstall; vurdering utført av kredittvurderingsinstitusjon. (Alternativer kan aksepteres ved saklig grunn, f.eks. morselskapsgaranti, bankgaranti mv., og kan kompensere for manglende kredittrating.)

  Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 5.2 (Økonomisk og finansiell kapasitet)
• Tilbyder skal være tredjepartssertifisert for miljøledelse (EMAS, ISO 14001, Miljøfyrtårn eller tilsvarende). Hvis sertifisering ikke kan skaffes innen fristen og ikke skyldes leverandøren selv, kreves tilsvarende miljøledelsestiltak.

  Dokumentasjon: Dokumenteres (sertifisering eller tilsvarende miljøledelsestiltak).

  Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 5.3 (Miljø og bærekraft)
• Tilbyder kan støtte seg på andre virksomheters kapasitet for å oppfylle kvalifikasjonskrav. Dersom støtte gjelder økonomisk/finansiell kapasitet, skal de virksomhetene det støttes på være solidarisk ansvarlige.

  Dokumentasjon: ESPD-erklæring for både tilbyder og støttende virksomhet. Ved støtte for økonomisk/finansiell kapasitet: dokumentasjon som viser solidarisk ansvar (forpliktelseserklæring/dokumentasjon nevnt i materialet).

  Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 5.4 (Støtte fra andre virksomheter)

• Søknad om deltakelse skal leveres elektronisk via Ivalua innen fristen.Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 3.1 (Generelt)
• Søknaden skal leveres med filnavn maks 40 tegn og med merking slik at oppdragsgiver kan se hvem som har levert og hva vedlegget inneholder.Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 3.2 (Forespørselens utforming)
• Søknadsdokumenter (kvalifikasjonsfase) skal leveres som: Søknadsbrev, dokument kredittvurdering, attest for innbetaling av skatt og mva, egenerklæring om russisk involvering, bruksanvisning/begrunnelse for sladding og sladdet versjon, samt Forpliktelseserklæring og Morselskapsgaranti ved behov.Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 3.2 (Forespørselens utforming) – fil-/vedleggsliste
• Tilbud skal sendes via oppdragsgivers KGV i konkurransen for gjeldende delkontrakt; systemet tillater ikke levering etter tilbudsfrist.Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 6.1 (Innlevering av tilbud)
• Tilbudets vedlegg/innhold i tilbudsfase: Tilbudsbrev, Kravspesifikasjon (Excel), Prisskjema (Excel), Begrunnelse for sladding (Word), Sladdet versjon av tilbudet (Word i egen mappe), IKT kartleggingsskjema (Excel), Kontaktpunkter leverandør, Morselskapsgaranti (ved behov), Forpliktelseserklæring (ved behov), Krav ved risiko for brudd på folkeretten, Egenerklæring om russisk involvering, samt produktblader/manualer mv. i egen mappe.Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 6.2 (Tilbudets utforming)
• Forbehold skal oppgis i Tilbudsbrev og skal være presise/entydige.Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 6.6 (Forbehold)
• Tilbyder må levere sladdet versjon av tilbudet og utfylle «Begrunnelse for sladding» for å legge til rette for innsyn; hvis ingen opplysninger anses taushetsbelagt, bekreftes dette i Tilbudsbrev.Kilde: Konkurransebestemmelser pkt. 6.9 (Offentlighet)
• Leverandør skal beskrive (i tilbud/søknad) tilstedeværelse på okkupert område (JA/NEI) og ved JA redegjøre for funn/konklusjoner/tiltak og gjennomførte skjerpede aktsomhetsvurderinger.Kilde: Bilag_-_Krav_ved_risiko_for_brudd_på_folkeretten

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

22.06.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Leverandøren skal overholde kontraktsvilkår for etisk handel/ivaretakelse av grunnleggende menneskerettigheter i leverandørkjeden gjennom hele kontraktsperioden (punkt 1-4).Kilde: Bilag_-_Kontraktskrav_etisk_handel (Kontraktskrav til etisk handel)
• Leverandøren skal sikre etterlevelse i leverandørkjeden dersom underleverandører brukes.Kilde: Bilag_-_Kontraktskrav_etisk_handel (Underleverandører og etterlevelse)
• Produkter/varer skal være fremstilt under forhold i samsvar med angitte konvensjoner og arbeidsmiljølovgivning i produksjonsland (ILOs kjernekonvensjoner, FNs barnekonvensjon art. 32, arbeidsmiljølovgivning).Kilde: Bilag_-_Kontraktskrav_etisk_handel (Overholdelse av internasjonale konvensjoner og arbeidsmiljølovgivningen i produksjonsland)
• Leverandøren skal ved kontraktsstart ha policys og rutiner på plass for aktsomhetsvurderinger (inkl. offentlig tilgjengelige policys vedtatt av styret, lederansvar, rutiner for risikoanalyser, tiltak, overvåkning, dokumentasjon av arbeid).Kilde: Bilag_-_Kontraktskrav_etisk_handel (Policys og rutiner)
• Kontraktsoppfølging: Leverandøren skal rapportere uten ugrunnet opphold ved avvik; oppdragsgiver kan kreve dokumentasjon/egenrapportering/risikoanalyse m.m.Kilde: Bilag_-_Kontraktskrav_etisk_handel (Kontraktsoppfølging)
• Sanksjoner ved brudd: oppdragsgiver kan kreve tiltaksplan, iverksette midlertidig stans, kreve utskiftning av underleverandør og/eller heve kontrakten.Kilde: Bilag_-_Kontraktskrav_etisk_handel (Sanksjoner)
• Etisk handel ved underleverandører: Leverandøren skal videreføre og bidra til etterlevelse av krav i leverandørkjeden.Kilde: Bilag_-_Kontraktskrav_etisk_handel (Dersom Leverandøren bruker underleverandører...)
• Dersom leverandøren behandler helse-/personopplysninger som databehandler: Databehandler skal behandle opplysninger kun etter instruks og etter personvernregelverket, ha tekniske/organisatoriske sikkerhetstiltak (minst krav i avtalen) og dokumentere rutiner/tiltak; varsle ved avvik og bistå dataansvarlig.Kilde: Bilag_-_Standard_databehandleravtale (punkt 8 – Databehandlers plikter, og underpunkter)
• Databehandler skal sikre at underleverandører oppfyller tilsvarende forpliktelser, og underleverandører som behandler helse-/personopplysninger skal fremgå av Vedlegg 4; risikovurdering og varsling ved endringer.Kilde: Bilag_-_Standard_databehandleravtale (punkt 9 – Bruk av underleverandør)
• Ingen overføring av helse-/personopplysninger ut av Norge med mindre særskilt avtalt; tredjeland krever skriftlig avtale og godkjente EU-overføringsmekanismer.Kilde: Bilag_-_Standard_databehandleravtale (punkt 10 – Overføring av personopplysninger til utlandet)
• Databehandler skal sikre taushetsplikt for ansatte og andre som behandler opplysninger, også etter avtalens opphør.Kilde: Bilag_-_Standard_databehandleravtale (punkt 11 – Taushetsplikt)
• Databehandler skal legge til rette for revisjon/inspeksjon og utbedre avvik; dataansvarlig kan kreve midlertidig stopp inntil utbedring er godkjent.Kilde: Bilag_-_Standard_databehandleravtale (punkt 12 – Revisjon)
• System-/IKT-tilpasning: støtte for ny personidentifikator (PID) 2032 inkl. inntasting/lesing, og håndtering når kjønn/fødselsdato ikke kan utledes (uten hindring av MOD 11 og kontroll av gyldig fødselsdato).Kilde: PID_2032.PDF (Krav til systemer – Håndtere Ny PID 2032)
• System-/IKT-tilpasning: dersom fødselsnummer brukes, skal systemet kunne håndtere syntetiske fødselsnummer i testmiljø; skal ikke utføre kontroll av gyldig måned på siffer 3-4 og må hente fødselsdato/alder fra eget felt.Kilde: PID_2032.PDF (Håndtere syntetiske fødselsnummer)

• Dokumentutdragene viser ikke konkrete evaluerings-/minstekrav fra «Kravspesifikasjon», «Rammeavtale varekjøp» og «Rammeavtale forbruksmateriell», så detaljerte produkt- og leverandørtjenestevilkår utover rammene og tildelingsvekter er ikke trukket ut.
• Det fremgår ikke i utdraget hvilken juridisk tekst som utgjør hovedkontraktsvilkårene for etiske handelssanksjoner utover at sanksjonsbestemmelsene i hovedkontrakten suppleres av bilaget (ref. punkt henviser til «hovedkontrakten»).
• Vedrørende PID 2032/syntetiske fødselsnummer: kravene fremstår som generelle systemkrav, men det er uklart om de gjelder hele løsningen, spesifikke delkomponenter eller integrasjoner i denne anskaffelsen.
• Innsendingsfrister (eksakte datoer) er ikke oppgitt i utdraget; de refereres til Ivalua.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. For delkontrakt 1 og 2: Hvilke konkrete vurderingselementer i «Produkt» og «Leverandørtjenester» inngår i evalueringsmatrisen i Kravspesifikasjon (og hvilke dokumentasjonskrav brukes for å gi poeng)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Oppdragsgiver viser vekting (45/5 og 35/5), men selve evalueringskravene/dokumentasjonsgrunnlaget ligger i Kravspesifikasjon. For å kunne prise riktig og dokumentere riktig må tilbyder kjenne nøyaktig hva som evalueres og hva som kreves levert.

   Kilde: Konkurransebestemmelser.pdf pkt. 9.2 og 9.3 samt henvisning til «bilag – Kravspesifikasjon» under pkt. 9

2. For delkontrakt 1 og 2: Kan dere presisere hvordan «totalkostnad» skal beregnes og evalueres, herunder hvilke opsjoner i Prisskjema som inngår (serviceavtale, opplæring/kurs og øvrige livsløpskostnader) og hvilke forutsetninger som brukes (f.eks. varighet, antatt bruk, prisjustering og eventuell vekting per opsjon)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Totalkostnad evalueres med forholdsmessig metode, men detaljer om hvilke linjer/forutsetninger som faktisk inngår i summen fremgår av Prisskjema/arkfaner. For å unngå feil prising må dette avklares.

   Kilde: Konkurransebestemmelser.pdf pkt. 9.1 og henvisning til «arkfanen Prisskjema»

3. I Prisskjema: Hvordan skal leverandøren prise «levering til FS» for de linjene som er aktuelle for regional forsyningsløsning (RFL/Forsyningssenter), og hva er nøyaktig inkludert i den prisen (f.eks. frakt, klargjøring, emballasje, engangsavgifter)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Oppdragsgiver sier at FS-linjer krever én pris for levering, men uten å angi omfang/inkludert kostnader. Uklare kostnadsdriver gir risiko for feil tilbudspris og forhandling.

   Kilde: Konkurransebestemmelser.pdf pkt. 1.2 (FS/APL) og pkt. 9.1 (FS-prislinjer) samt henvisning til logistikkbetingelser/Prisskjema

4. For leveranse og logistikk: Kan dere bekrefte hvilke logistikkbetingelser som er gjeldende (lenke til «logistikkbetingelser for helseregionene») og oppsummere de viktigste avrop- og leveringskravene som påvirker leverandørkost (f.eks. leveransetid, mottaksrutiner, pakkekrav som må tilpasses APL/skuffer/skap)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Konkurransebestemmelsene viser at APL må passe i skuffer/skap og at minimumsforpakninger følger logistikkbetingelsene. For å kunne prise riktig må tilbyder forstå konkrete krav som påvirker emballasje og leveringsoppsett.

   Kilde: Konkurransebestemmelser.pdf pkt. 1.2 (FS/APL og logistikkbetingelser) samt henvisning til Bilag Rammeavtale (logistikkbetingelser)

5. Opsjon/oppgradering ved ny modell innen to år: Hvordan skal «oppgradere eksisterende defibrillatorer eller erstatte med nyeste versjon» prises og avregnes i praksis (f.eks. prisgrunnlag mot innkjøpspris, rabatt, byttevilkår, installasjon/overlevering, opplæring og eventuelle merkostnader)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette er et uttrykt forventnings-/avtaleelement som kan få stor kostnads- og risikoeffekt, men konkret mekanikk for pris/avregning må avklares før tilbud.

   Kilde: Konkurransebestemmelser.pdf pkt. 1.2 (Helseforetakene får tilbud om å oppgradere/erstatte ved ny modell innen to år)

6. Utprøving/prøvedrift: Dersom utprøving blir aktuelt i evalueringsperioden, hvilke konkrete krav stilles til leverandør (antall apparater, tilgang på personell, responstid på 2 ukers varsel, kostnadsdekning), og hvordan påvirker dette evalueringsgrunnlaget/tidsplanen for første tilbud og endelige tilbud?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det fremgår at oppdragsgiver kan be om utprøving og stille krav til tilgjengelighet med 2 ukers varsel, men kostnads- og praktiske detaljer kan påvirke leverandørens beregning og kapasitet.

   Kilde: Konkurransebestemmelser.pdf pkt. 6.10 (vareprøver/demonstrasjon/utprøving og 1–2 apparat på 2 ukers varsel) og pkt. 1.7 (tentativ tidslinje)

7. Krav til IKT kartlegging og integrasjon: Kan dere angi hva IKT kartleggingsskjemaet konkret brukes til (hvilke integrasjons-/PID-krav som er evalueringskritiske), og hvordan håndteres det dersom integrasjon ikke er mulig ved tilbudsfrist men kan løses senere (innen forhandlinger/etter tildeling)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Oppdragsgiver skriver at skjemaet danner grunnlag for risiko/sårbarhet og kan medføre avvisning, samt at avklaringer kan håndteres etter tilbudsfrist. For å vurdere risiko må tilbyderen vite hvilke integrasjonskrav som er «must have» og hvilke som kan planlegges senere.

   Kilde: Konkurransebestemmelser.pdf pkt. 8 (IKT kartleggingsskjema) og henvisning til «Krav til systemer – Håndtere ny PID 2032» (i vedleggslisten)

8. Serviceavtale som opsjon: Hvilke konkrete forpliktelser skal være inkludert i serviceavtalen (inkl. slitedeler/reservedeler), hvilke responstider/tilgjengelighet gjelder, og hva starter garantiperioden/servicetiden fra (leveringsdato, overtakelsesprotokoll eller prøvedrift)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Oppdragsgiver oppgir at serviceavtalen inkluderer slitedeler/reservedeler og at det finnes protokoller (godkjennings-/overtakelse). Uten presis «startpunkt» og minimum tjenestenivå blir det vanskelig å prise og å vurdere risiko.

   Kilde: Konkurransebestemmelser.pdf pkt. 1.2 (serviceavtale som opsjon) og pkt. 6.10 (overtakelse/utprøving kan være aktuelt) samt vedleggslisten («Godkjenningsprotokoll for prøvedrift» og «Overtakelsesprotokoll»)

9. Krav til underleverandører/solidaransvar: Dersom vi benytter underleverandør og/eller støtte fra andre virksomheter (jf. søknadsbrev og kvalifikasjonsstøtte), kan dere bekrefte hvordan dette håndheves i kontrakt (særlig solidarisk ansvar for utførelse) og om det finnes begrensninger for hva som kan støttes/overlates til underleverandør i denne anskaffelsen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Konkurransegrunnlaget beskriver solidarisk ansvar ved støtte for kvalifikasjonskrav, men tilbyr må vite hvilke deler som kan settes ut og hvilke krav som fortsatt må oppfylles av hovedleverandør for å unngå brudd og risiko for avvisning/kontraktsmislighold.

   Kilde: Konkurransebestemmelser.pdf pkt. 5.4 (støtte fra andre virksomheter og solidarisk ansvar) samt Søknadsbrev/Tilbudsbrev avsnitt om konstellasjon

10. Tidslinje og avtaleoppstart: Kan dere bekrefte forventet oppstart for faktisk leveranse til kundene når avtale inngås (avtaleinngåelse desember 2026, oppstart februar 2027), og om det er forventet gjennomføring av første leveranser/opsjonsutløsning før sommeren 2027 eller senere?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Tentativ tidslinje kan påvirke leverandørens planlegging, bemanning og kalkyle (særlig service/opplæring og eventuell utprøving). For å prise og operasjonalisere leveranse må tilbyder få avklart om det er tidlige avrop/forventninger.

    Kilde: Konkurransebestemmelser.pdf pkt. 1.7 (tentative datoer) og pkt. 1.4 (avtaleperiode/forlengelse)