Rammeavtale sluttbrukerutstyr og tjenester 2. gangs utlysning

Rammeavtale (varekontrakt) om sluttbrukerutstyr og tjenester (bl.a. PC-er, nettbrett, skjermer, mobiltelefoner og tilhørende utstyr) for Klepp, Time, Gjesdal, Hå, Sola, Bjerkreim kommuner. Varighet 2 år med opsjon 1+1 år (maks 4 år). Estimert årlig verdi 23–35 MNOK og estimert totalverdi 111–161 MNOK (maksimal verdi 185 MNOK). Opsjon på ombruk og gjenvinning av brukt IKT-utstyr.

• Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatte- og merverdiavgiftsinnbetaling, og skal ikke ha vesentlige restanser for skatt og merverdiavgift eller det skal foreligge godkjent nedbetalingsplan.

  Dokumentasjon: Norske foretak: skatteattest (ikke eldre enn 6 måneder fra tilbudsfrist). Utenlandske foretak: attest fra hjemstat (ikke eldre enn 6 måneder fra tilbudsfrist). Kilde: kap. 5.6.

  Kilde: Kapittel 5.6 (Skatteattest)
• Leverandøren skal være registrert i foretaksregister, faglig register eller handelsregister i den staten leverandøren er etablert.

  Dokumentasjon: Norske selskaper: firmaattest. Utenlandske selskaper: dokumentasjon på registrering i tilsvarende register i etableringsstaten.

  Kilde: Kapittel 5.7 (Organisatorisk og juridisk stilling)
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å kunne gjennomføre rammeavtalen.

  Dokumentasjon: Kredittvurdering basert på siste kjente regnskapstall (rating fra konsesjonsbelagt kredittopplysningsvirksomhet). Dersom saklig grunn til ikke å framlegge krevd dokumentasjon: annet dokument oppdragsgiver anser egnet.

  Kilde: Kapittel 5.8 (Økonomisk og finansiell kapasitet)
• Leverandøren skal ha erfaring fra minst 3 relevante oppdrag med ytelser som beskrevet i konkurransegrunnlaget (minimum omfang og kompleksitet), utført de siste 3 årene regnet fra tilbudsfristen.

  Dokumentasjon: Liste over 3 mest relevante oppdrag. Skal minst inneholde: kunde, beskrivelse av leveransen (omfang/kompleksitet), kontraktsverdi ekskl. mva., tidspunkt, samt navn og kontaktinformasjon til referanseperson. Oppfyllelse dokumenteres ved utfylling av A0-3 (referanseoppdrag).

  Kilde: Kapittel 5.9.1 (Erfaring)
• Leverandøren skal ha kvalitetssikringssystem tilpasset leveransens kompleksitet, risiko og målsetting.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av kvalitetssikringstiltak, inkl. overordnet systembeskrivelse og oversikt over kontrollplaner/sjekklister. Hvis ISO 9001 eller tilsvarende: kopi av gyldig sertifikat. Dokumenteres ved utfylling av A0-4.

  Kilde: Kapittel 5.9.2 (Kvalitetssikringssystem)
• Leverandøren skal ha miljøledelsessystem tilpasset leveransens miljømålsetting og relevante forhold (kompleksitet/risiko).

  Dokumentasjon: Beskrivelse av miljøledelsestiltak, inkl. miljømål, status for miljøarbeid og planlagte tiltak relevant for kontrakten. Hvis ISO 14001/EMAS/Miljøfyrtårn eller tilsvarende: kopi av gyldig sertifikat forutsatt at tiltakene er omfattet. Dokumenteres ved utfylling av A0-5.

  Kilde: Kapittel 5.9.3 (Miljøledelsessystem)
• ESPD som forutsetning for videre deltakelse: Leverandøren skal levere ESPD-egenerklæring som bekrefter oppfyllelse av kvalifikasjonskrav og at det ikke foreligger avvisningsgrunner.

  Dokumentasjon: Utfylt ESPD-egenerklæringsskjema innen tilbudsfrist.

  Kilde: Kapittel 5.4 (ESPD) / generelt om kvalifikasjonskrav pkt. 5.1

• Tilbudet skal leveres elektronisk i KGV/Mercell innen tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud avvises.Kilde: Kapittel 3.1 (Innlevering av tilbud) og kapittel 8.1
• Komplette tilbudsdokumenter/vedlegg skal leveres i angitt struktur, inkludert: utfylt og signert Vedlegg A0-1 Tilbudsskjema, B1-1 Bilag 5A Pris- og produktskjema, Bilag 1 i SSA-K Bilag Kjøp (krav K), Bilag 2 i SSA-K Bilag Kjøp, utfylt ESPD-egenerklæring, A0-3 (referanseoppdrag), A0-4 (kvalitetssikringssystem), A0-5 (miljøledelsessystem).Kilde: Kapittel 3.2 (Tilbudets utforming ved levering) og A0-1 Tilbudsskjema
• Vedlegg skal leveres som egne filer med filnavnstruktur (tall først) og i aksepterte filformater (Office eller søkbar PDF uten passord).Kilde: Kapittel 3.2
• Tilbudsskjemaet skal undertegnes av person med fullmakt til å pådra leverandøren forpliktelse (ingen krav om elektronisk signatur, tilstrekkelig at tilbudsskjemaet er signert/skannet og lastet opp).Kilde: Kapittel 3.1
• Språk: alle dokumenter/kommunikasjon knyttet til konkurransen skal være på norsk; oppdragsgiver kan avvise dokumenter på andre språk.Kilde: Kapittel 3.3 og 8.2
• Dersom leverandøren støtter seg på andre foretak: levere A0-2 Forpliktelseserklæring kvalifikasjonskrav og (ved økonomisk/finansiell støtte) solidaransvarserklæring eller lignende rettslig bindende dokument.Kilde: Kapittel 5.2 og A0-1 Tilbudsskjema (pkt. 10-11)
• Dersom leverandører deltar i fellesskap: separate ESPD-egenerklæringer fra hver deltaker, samt intern avtale og utpeking av gruppeleder.Kilde: Kapittel 5.3 og 5.4

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

10.07.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Rammeavtale med en leverandør; bindende kontrakt inngås når kontraktsdokument er signert av begge parter.Kilde: Kapittel 7 (Kontrakt) / Avtalevilkår i Bilag 3 SSA-R
• Klima- og miljøhensyn er vektet med 30 % i tildelingen (krav knyttet til hvordan kontrakten tildeles, ikke direkte utførelseskrav).Kilde: Kapittel 2.4
• Ved tildelt kontrakt: før kontraktsignering skal leverandør legge frem bekreftelse fra ekstern revisor på at oppgitte innkjøpspriser i pris- og produktskjemaet er reelle innkjøpspriser (produktkostnad inkl. frakt og toll, fratrukket rabatter), og at prisene knytter seg til referanseprodukter/tibsvarende produkter i skjemaet.Kilde: Kapittel 6.1.1 (Pris)

• Kravspesifikasjonen er ikke gjengitt i teksten (kapittel 4 viser at den ligger i Bilag 1 i SSA-K Bilag Kjøp).
• Kontrakts-/avropsmekanikk og detaljer i SSA-R/Bilag 3 (kontraktsvilkår) er ikke utdypet i den vedlagte dokumentteksten.
• Metode for vektet skjønn/poengscore for underkriterier er delvis beskrevet, men detaljer om konkrete vurderingsmomenter ligger i Bilag 2, ikke i utdraget.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. Bilag 5A – «Påslag, produkter og priser»: I arkfanen «Påslag, produkter og priser» er «Påslag» og «Enhetspris» forhåndsutfylt til 0 i referanseutvalget (og «Enhetspris» står lik «Totalpris»/andre tall). Skal vi ved utfylling kun endre gulmarkerte felt, og hvordan skal vi beregne/oppgi «Enhetspris» og «Totalpris» når vi fyller inn innkjøpspris og påslagsprosent (formel/beregning)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må sikre korrekt utfylling og beregning av evalueringsgrunnlaget for pris (pris og lineær poengmodell), slik at tilbudet ikke får avvik/risiko for avvisning.

   Kilde: B1-1 Bilag 5A – arkfanen «Instruks til tilbyder» og «Påslag, produkter og priser»

2. Bilag 5A – «Instruks til tilbyder» og «Bekreftelse fra ekstern revisor»: Kan dere presisere hva slags bekreftelse dere forventer fra ekstern revisor (attestasjonsform, revisors mandat/oppdragstype, dokumentasjonsgrunnlag og frist for innlevering etter tildelingsbeslutning)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tildelt leverandør må levere revisordokumentasjon før kontraktsignering. Leverandøren trenger å avklare praktisk gjennomføring for å unngå at kontraktsinngåelse forsinkes eller misligholdes.

   Kilde: B1-1 Bilag 5A – avsnitt «Bekreftelse fra ekstern revisor»

3. Konkurransegrunnlag pkt. 6.1.1 – «Pris»: Dere oppgir at «Forskjeller i poengscore gjenspeiler den prosentmessige forskjellen i pris fra laveste tilbud (lineær metode)» og at «Dersom ett tilbud er mer enn dobbelt så dyrt ... gis minuspoeng». Kan dere beskrive nærmere hvilken lineær funksjon/formel som brukes for å beregne poengscore (inkludert terskel ved 2x og hvordan minuspoeng angis), eller vise et eksempel med tall?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelig evalueringsformel kan gjøre det vanskelig å prise strategisk og forstå risiko/effekt av prisavvik.

   Kilde: A0-1 Konkurransegrunnlag – pkt. 6.1.1 Pris

4. Konkurransegrunnlag pkt. 6.1 – «Kvalitet 40%» og underkriterier (a) Service (70%) og (b) Bestillingsportal/e-handelsløsning (30%): Kan dere utdype hvilke konkrete forhold som vektlegges og hvordan poeng gis innen «Service» og «Bestillingsportal/e-handelsløsning» (typiske vurderingspunkter/krav til dokumentasjon) – siden disse ligger i Bilag 2?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren trenger å vite hvilke konkrete leveranser/egenskaper i tjenestene og portalen som gir høy score for å kunne prise og dokumentere riktig, særlig når evalueringen er skjønnsmessig.

   Kilde: A0-1 Konkurransegrunnlag – pkt. 6.1 Kvalitet og underkriterier (detaljer vises til Bilag 2)

5. Konkurransegrunnlag pkt. 3.4 og Bilag 5A – «Håndtering i prisevaluering av manglende pris ...»: Dersom vi ikke kan tilby et referanseprodukt (f.eks. pga. kommersiell utilgjengelighet) og tilbyr et «tilsvarende produkt», hva er forventet at vi dokumenterer i tilbudet for at produktet skal anses reelt tilsvarende (f.eks. hvilken dokumentasjon/teknisk sammenligning, og om dette skal legges i Bilag 1/Bilag 2 eller som eget vedlegg)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Prisevaluering kan bli 150%/avvisning ved manglende eller ikke-reelt tilsvarende produkter. Leverandøren må forstå dokumentasjonskrav og leveranseform for å unngå avvisning.

   Kilde: B1-1 Bilag 5A – avsnitt «Håndtering i prisevaluering...» og «Spesifikke referanseprodukter vs. tilsvarende produkter»

6. Konkurransegrunnlag pkt. 1.3 – om bruk av avtalen til leasing for én kommune: Kan dere beskrive hvordan kommunen(er) praktisk vil bruke avtalen til leasing (f.eks. avtalestruktur, hvem som er avropsberettiget, faktureringsløp, og om leasingdeltakelse påvirker hvilke priser/leveringsbetingelser som gjelder i bestillingsløsningen)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leasing kan endre kommersiell og operasjonell risiko (betaling, ansvar, leveranse-/garantiflyt). Leverandøren må avklare kontrakts-/avropsmekanikk før pris og tilbudsopplegg fastsettes.

   Kilde: A0-1 Konkurransegrunnlag – pkt. 1.3 Anskaffelsens omfang og varighet (leasing nevnt) samt henvisning til SSA-R Bilag 1

7. SSA-R Bilag 3/kontraktsmekanikk (referert i konkurransegrunnlaget pkt. 7): Kan dere bekrefte hvordan avrop gjennom rammeavtalen skal foregå for dette oppdraget (f.eks. elektronisk bestilling i e-handelsløsningen, krav til bestillingsdata, tildeling av service/opsjoner, og behandling av avvik/tilsvarende produkter ved avrop)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utdraget vi har viser ikke detaljene i kontrakts-/avropsmekanikk. Leverandøren må avklare avropsflyt og tilhørende forpliktelser for å prise og levere korrekt.

   Kilde: A0-1 Konkurransegrunnlag – pkt. 7 (kontraktsvilkår i Bilag 3 SSA-R)

8. Kravspesifikasjonen ligger i Bilag 1 (SSA-K Bilag Kjøp) og det er referert til garanti i SSA-K Bilag (pkt. 4.1 i Bilag 1, SSA-K Bilag). Kan dere presisere hvordan garantikravene praktisk skal dokumenteres for tilbudte produkter (f.eks. må garantiperiode/serviceløfte fremgå i bestillingsløsningen, og hvordan håndteres garantivariasjon mellom produsentmodeller)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Garantikrav påvirker kostnader og leveringsforpliktelser. Leverandøren må forstå hva som kreves av dokumentasjon og hvordan garantiforskjeller håndteres.

   Kilde: B1-1 Bilag 5A – avsnitt «Håndtering av garanti i pris- og produktskjema» (referer til pkt. 4.1 i Bilag 1 SSA-K Bilag)