Fjord kommune - Institusjonssenger, nattbord og madrasser

Fjord kommune skal inngå kontrakt med én (1) leverandør for kjøp av institusjonssenger inkl. sidegrinder. Oppdragsgiver ønsker også tilbud (opsjoner) på madrasser, nattbord og øvrig tilbehør i henhold til prisskjema. Forventet verdi (inkl. opsjoner) er oppgitt til 900 000 NOK ekskl. mva. Antall senger er anslag (33 stk) og kan justeres. Levering reguleres av kontraktsvilkår i Vedlegg 02. Kommunikasjon via Mercell.

• Leverandør skal være registrert i foretaksregister, faglig register eller handelsregister i etableringsstaten.

  Dokumentasjon: Norske selskaper: firmaattest. Utenlandske selskaper: godtgjørelse på registrering i relevant register.

  Kilde: Kvalifikasjonskrav, pkt. 3.1 Leverandørens registrering, autorisasjon mv.
• Norske leverandører skal ha ordnede forhold til betaling av skatt og offentlige avgifter.

  Dokumentasjon: Attesten «Opplysninger om skatt og avgift» (RF-1507, ikke RF-1316). Skatteattest ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfrist. Gjelder kun norske leverandører.

  Kilde: Kvalifikasjonskrav, pkt. 3.1 Leverandørens registrering, autorisasjon mv.
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å oppfylle kontrakten.

  Dokumentasjon: Kredittverdighet uten krav til sikkerhetsstillelse (oppdragsgiver gjør oppslag i åpne databaser). Alternativt: kredittvurdering basert på siste kjente regnskapstall, utført av kredittopplysningsvirksomhet med konsesjon. Ved saklig grunn til ikke å fremlegge krevd dokumentasjon: annet egnet dokumentasjon.

  Kilde: Kvalifikasjonskrav, pkt. 3.2 Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet
• Leverandør skal ha system for sporbarhet i leverandørkjeden og retningslinjer for sosialt ansvarlig produksjon.

  Dokumentasjon: Signert etikk-egenerklæring (vedlegg 04).

  Kilde: Kvalifikasjonskrav, pkt. 3.3 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner

• Tilbud skal leveres via Mercell.Kilde: Innlevering av tilbud, avsnitt «Innlevering av tilbud»
• Tilbudet skal leveres i sin helhet slik Mercell angir, innen tilbudsfristen. E-post/andre kanaler gir avvisning.Kilde: Innlevering av tilbud, avsnitt «Tilbudet skal…»
• Leverandøren skal fylle ut og besvare alle punkter i konkurransedokumentene.Kilde: Innlevering av tilbud, avsnitt om utfylling/besvare alle punkter
• Dokumentasjon skal lastes opp som PDF, med mindre annet format er spesifisert.Kilde: Innlevering av tilbud, avsnitt om dokumentasjonsformat
• Prisark skal lastes opp som Excel-fil.Kilde: Innlevering av tilbud, avsnitt om prisark
• Tilbudsbrev: Leverandøren skal fylle ut tabellen og signere under tabellen.Kilde: Tilbudsbrev (Vedlegg 0)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

06.07.2026

Språk

norsk

Elektronisk katalog

Obligatorisk

• Kontrakten reguleres av kontraktsvilkårene i vedlegg 02.Kilde: Kontraktsvilkår (Generell beskrivelse) / Vedlegg 02
• Leveringsbetingelser: dersom ikke annet er avtalt skal leveransen være fritt levert (DDP, Incoterms 2020) til oppdragsgivers leveringssted; varene plasseres på anvist sted; emballasje fjernes; pakkseddel signeres før levering anses skjedd.Kilde: Vedlegg 02, pkt. 2.1 Leveringsbetingelser
• Leveringsdokumentasjon (der relevant): produktdatablad, bruksanvisninger, nødvendige sertifikater og lagrings-/drifts-/vedlikeholdsdokumentasjon (på norsk/svensk/dansk/engelsk).Kilde: Vedlegg 02, pkt. 2.1 Leveringsbetingelser
• Eventuell montasje/installering og/eller funksjonsprøver: levering anses først skjedd når dette er ferdig.Kilde: Vedlegg 02, pkt. 4 Installering/montasje og funksjonsprøver
• Pris og betaling: pris følger tilbud i bilag 2; fakturering med betaling per 30 kalenderdager (betalingsfristen starter ikke før levering er skjedd og godkjent faktura er mottatt).Kilde: Vedlegg 02, pkt. 5.2 Faktureringsrutiner
• Elektronisk faktura i EHF-format (XML) til virksomhetens elektroniske fakturaadresse (ELMA-mottaker).Kilde: Vedlegg 02, pkt. 5.3 Fakturaformat og faktureringsadresse
• Mislighold: ytelsen har mangel hvis ikke i samsvar med avtalte egenskaper; forsinkelse ved for sen levering (ikke skyld oppdragsgiver/oppdragsgivers forhold).Kilde: Vedlegg 02, pkt. 6.1 Varens egenskaper, mangler m.m. og pkt. 6.2 Forsinkelse fra leverandørens side
• Dagbot ved forsinkelse/mangel som hindrer bruk etter formål og ikke rettes innen leveringsfristen: 0,15% av avtalte pris ekskl. mva. knyttet til del som ikke kan tas i bruk, minimum 1 000 NOK per virkedag. Begrenset til 100 virkedager og leverandørens samlede dagbotansvar maks 15% av total kontraktsum (med unntak ved forsett/grov uaktsomhet).Kilde: Vedlegg 02, pkt. 7.1 Dagbot
• Ved heving kan oppdragsgiver foreta dekningskjøp på rimelig måte innen rimelig tid; oppdragsgiver kan kreve differanse mellom avtalt pris og dekningstransaksjonen.Kilde: Vedlegg 02, pkt. 8 Dekningskjøp ved manglende leveranse og ved heving
• Tvister: avgjøres ved ordinær rettergang; rett verneting er oppdragsgivers verneting.Kilde: Vedlegg 02, pkt. 11 Tvister

• Dokumentteksten inneholder ikke selve «tilbudets vedståelsesfrist»-dato (kun «3 måneder»), og flere tidspunkter etter åpning er oppgitt som foreløpige (Uke 31-32, Uke 33).
• Krav til anskaffelsen omtaler opsjoner, men tildelingsmetodikk for pris/opsjoner og eventuell prisvekt er ikke angitt eksplisitt i teksten (kun at det evalueres «kvalitet og pris»).
• Kontraktsvilkår-vedlegget viser ikke utfyllte felter (f.eks. ikrafttredelsestidspunkt/oppdragsgivers navn/leverandørens navn), da det fremstår som mal.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I tildelingskriteriene står det at kvalitet evalueres bl.a. på «leveringstid». Hvilken konkret leveringstid/leveringsuke vil bli lagt til grunn for evalueringen, og hvordan vil dere score forskjeller mellom tilbud? Ta gjerne utgangspunkt i hva leverandøren skal fylle ut i Tilbudsbrevet («Leveringstid Uke: ____ /2026»).

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leveringstid er oppgitt som del av kvalitet, men evalueringsoppsett/scoremodell er ikke spesifisert i utdraget. Leverandøren må prise og planlegge riktig og levere sammenlignbar informasjon.

   Kilde: pkt. 4 Tildelingskriterier; Tilbudsbrev (leveringstid Uke)

2. Oppdragsgiver ber om tilbud på senger som fast del, og oppgir flere opsjoner (madrasser, nattbord og tilbehør). Hvordan vil dere evaluere pris når det finnes både «Sum til evaluering» (senger inkl. sidegrinder og tilhørende forlengelses-/kontrollposter) og «Sum opsjoner» i prisskjemaet? Vil opsjoner inngå i beregning av «økonomisk mest fordelaktige», og i så fall med hvilken vekt/metode?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det er opsjoner i prisskjema og i konkurransegrunnlaget, men metoden for pris-/opsjonsevaluering (inkl. eventuell prisvekt) er ikke tydelig. Dette påvirker tilbudsprising og total kostnadsberegning.

   Kilde: Anskaffelsens formål og omfang; pkt. 4 Tildelingskriterier; Vedlegg 01 Prisskjema

3. I prisskjemaet er det egne linjer for «Forlengelses-sett senger» (8 stk) og «Ekstra manøverkontroll» (4 stk), samt «Ekstra inkontinenstrekk» (8 stk). Skal prisen på disse linjene forstås som kostnad per enhet ved eventuelt bestilt behov utover de 33 sengene/41 madrassene, eller inngår de i den faste leveransen? Beskriv også hvordan antall kan bli justert i praksis (hvilke bindinger ligger i anført antall/anslag).

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite om disse postene er opsjoner/tilleggskjøp eller del av minsteleveransen, for å prise korrekt og unngå risiko for feil tilbud.

   Kilde: Anskaffelsens formål og omfang; Vedlegg 01 Prisskjema

4. I Vedlegg 02 Kontraktsvilkår står det at «Ikrafttredelsestidspunkt: [Skriv her]» ikke er utfylt i teksten. Hva er planlagt ikrafttredelsestidspunkt, og fra hvilket tidspunkt løper forpliktelser/leveringsplikt og eventuelle garantier/rettigheter i kontrakten?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kontraktsmalen har utfyllingsfelter. Leverandøren trenger avklaring på når avtalen faktisk trer i kraft for å kunne vurdere oppstart, leveringsansvar og garantiperiode.

   Kilde: Vedlegg 02 Kontraktsvilkår (Avtale om varekjøp) – «Ikrafttredelsestidspunkt»

5. Kontraktsvilkårene sier at standard er «fritt levert (DDP, Incoterms 2020) til oppdragsgivers angitte leveringssted» og at oppdragsgiver sørger for mottaksforhold. Kan dere oppgi eksakt(e) leveringssted(er) og leveringsadresse(r) innen Fjord kommune (og om det er to steder: Stordal og Valldal), samt krav til tidspunkt/leveringsvindu per sted?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Levering etter DDP og krav om plassering på anvist sted påvirker kostnader og logistikk. Leverandøren trenger konkrete leveringsadresser og praktiske rammer.

   Kilde: Vedlegg 02 Kontraktsvilkår – pkt. 2.1 Leveringsbetingelser; pkt. «Tilbyder skal kostandsfritt tilby montering og opplæring ... i Stordal og Valldal» (Vedlegg 03 Kravspesifikasjon)

6. I kravspesifikasjonen står det at leverandøren kostnadsfritt skal tilby montering og opplæring til aktuelt personell ved oppdragsgivers lokasjon i Stordal og Valldal. Hvordan definerer dere «aktuelt personell» (antall personer) og hva forventer dere som minimum innhold/omfang av opplæring (varighet, antall runder og om opplæringen skal knyttes til senger, madrasser og nattbord)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette er en kostnadsdrivende forpliktelse som må prises. Uten avklart omfang kan leverandøren få uforutsigbar risiko.

   Kilde: Vedlegg 03 Kravspesifikasjon (Felleskrav for senger) – «Tilbyder skal kostandsfritt tilby montering og opplæring ...»

7. For garantikrav: I kravspesifikasjonen står det at elektroniske deler tilknyttet sengen skal ha garantitid minimum 5 år, og at senger/nattbord (evt. også underforstått) skal ha garantitid minimum 5 år. Kan dere bekrefte hvilke konkrete komponenter som omfattes av 5-års garantien (f.eks. elektronikk, aktuatorer/motorer, fjernkontroller/håndkontroll, hjul, ramme) og om garantien gjelder fra levering eller fra ferdigstilt installasjon/montering?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Garantiforpliktelser må avgrenses til komponenter og starttidspunkt for å kunne kalkulere risiko og riktig kostnadsnivå.

   Kilde: Vedlegg 03 Kravspesifikasjon (Elektroniske deler – 5 år; Garantitid minimum 5 år for senger/nattbord)

8. Dere oppgir at det kan bli aktuelt med demo, og at dere ved forespørsel vil be om at fysisk seng/madrass/nattbord kan leveres til Fjord kommune innen 7 dager etter at forespørsel er sendt. Kan dere avklare hvor raskt dere normalt vil sende forespørselen etter tilbudsåpning/etter evaluering, og om det er snakk om én demo per type (seng/madrass/nattbord) eller flere varianter (f.eks. både forlengbar seng og standardlengde)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Demo-krav og leveringsfrister kan påvirke bemanning/produksjon og kostnader. Leverandøren trenger en realistisk plan for når og hva som kan bli bedt om.

   Kilde: pkt. 4 Tildelingskriterier (demo og levering innen 7 dager)

9. Vedståelsesfrist er angitt som «3 måneder», men konkrete datoer etter åpning er ikke angitt. Kan dere bekrefte startdato for vedståelsesfristen (f.eks. tilbudsåpningsdato 06.07.26) og eventuelle konsekvenser hvis evaluering/meddelelse flyttes fra «Uke 31-32» / «Uke 33»?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Manglende konkrete datoer etter åpning kan skape usikkerhet for leverandørens binding og planlegging. Dette må avklares før tilbud.

   Kilde: pkt. 1.6 Viktige datoer; pkt. 2.3 Vedståelsesfrist