Evaluering av KS' FoU-ordning

KS innhenter tilbud om å gjennomføre en evaluering av KS’ FoU-ordning. Formålet er å beskrive i hvilken grad ordningen oppleves som relevant for KS og kommuner/fylkeskommuner, og om porteføljesammensetningen er hensiktsmessig. Evalueringen skal gi et kunnskapsbasert grunnlag for eventuelle veivalg og videre utvikling av ordningen. Oppdraget omfatter bl.a. innsikt i nytte/bruk for målgrupper, vurdering av organisering/formål/portefølje og forslag til veivalg.

• Tilbyder skal ha god kompetanse og erfaring fra relevante oppdrag, herunder god forståelse av kommunal sektor, herunder behov og hvordan kunnskap tas i bruk i kommuner/fylkeskommuner.

  Dokumentasjon: Referanser til tidligere gjennomførte oppdrag og/eller arbeidserfaring som dokumenterer tilbyders kompetanse og erfaring (jf. kravtabell under kap. 5).

  Kilde: Kapittel 5 «Krav til tilbyder»
• Tilbyder skal ha kompetanse i samfunnsvitenskapelig metode, inkludert design og gjennomføring av kvalitative og/eller kvantitative undersøkelser (avhenger av metodevalg).

  Dokumentasjon: Referanser/arbeidserfaring og redegjørelse gjennom dokumentasjon som viser kompetanse og erfaring fra relevante oppdrag (jf. kap. 5).

  Kilde: Kapittel 5 «Krav til tilbyder»
• Tilbyder skal ha erfaring med evalueringer, herunder utvikling av evalueringsdesign og analyse av relevans, måloppnåelse og bruk av tiltak/ordninger.

  Dokumentasjon: Referanser til tidligere gjennomførte oppdrag og/eller arbeidserfaring som dokumenterer kompetanse (jf. kap. 5).

  Kilde: Kapittel 5 «Krav til tilbyder»
• Tilbyder skal ha forståelse for forskning og utviklingsarbeid i offentlig sektor, interessepolitiske organisasjoner og/eller arbeidslivsorganisasjoner, herunder hvordan FoU organiseres, finansieres og anvendes.

  Dokumentasjon: Referanser/arbeidserfaring som dokumenterer forståelse/kompetanse (jf. kap. 5).

  Kilde: Kapittel 5 «Krav til tilbyder»
• Tilbyder skal synliggjøre god generell oppdragsforståelse og dokumentere kompetanse på feltet.

  Dokumentasjon: Dokumentasjon/beskrivelse i tilbudet som viser oppfyllelse av krav og tildelingskriterier (kap. 5 og 7).

  Kilde: Kapittel 5 «Krav til tilbyder»
• Ved tilbud med to eller flere leverandører på tilbudssiden skal én aktør være prosjektleder og fagansvarlig.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av prosjektorganisering og bemanning i tilbudet.

  Kilde: Kapittel 5 «Krav til tilbyder»
• Tilbyder er forpliktet til å benytte tilbudt personell. Ved slutt/langvarig sykefravær skal erstattes av personell med tilsvarende kompetanse og erfaring.

  Dokumentasjon: Tilbudets personellopplysninger/CVer og eventuell håndtering ved utskifting (krav beskrevet i kap. 5).

  Kilde: Kapittel 5 «Krav til tilbyder»
• Det skal settes ned en referansegruppe, og tilbyder skal delta på møter med referansegruppen.

  Dokumentasjon: Plan/organisering beskrevet i tilbudet.

  Kilde: Kapittel 5 «Krav til tilbyder»
• Hvordan prosjektet er tenkt organisert og bemannet skal beskrives, inkl. relativ fordeling av arbeidstimer pr. prosjektmedarbeider, og totalkostnader spesifiseres på aktiviteter.

  Dokumentasjon: Tilbudsbeskrivelse/spesifikasjon av organisering/bemanning og kostnader på aktiviteter.

  Kilde: Kapittel 5 «Krav til tilbyder»
• Valgte tilbyder skal på forespørsel levere skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt.

  Dokumentasjon: Skatteattester etter forespørsel.

  Kilde: Kapittel 5 «Krav til tilbyder»

• Tilbudet skal bestå av utfylt tilbudsbrev (vedlagt) og dokumentasjon som viser oppfyllelse av krav til leverandør og dokumentasjon på tildelingskriteriene.Kilde: Kapittel 7 «KS Krav til tilbudet»
• Tilbud skal kun leveres via EU Supply, innen tilbudsfrist. Det er ikke mulig å laste opp tilbud etter tilbudsfristens utløp.Kilde: Kapittel 7 «KS Krav til tilbudet»
• Tilbudet skal være utformet på norsk.Kilde: Kapittel 7 «KS Krav til tilbudet»
• Tilbudet skal inkludere timepris (for tilbudt personell) og totalpris for oppdraget (oppgis i tilbudsbrev/mal og brukes i evaluering).Kilde: Kapittel 6.1 «Tildelingskriterier» og Tilbudsbrev-mal
• Tilbyderens dokumentasjon på oppfyllelse av krav og evalueringstema skal innarbeides i tilbudet (tilhørende felt i tilbudsbrev).Kilde: Tilbudsbrev-mal (seksjon «OPPFYLLELSE AV KRAV OG TILDELINGSKRITERIER»)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

03.08.2026

Språk

norsk

Elektronisk katalog

Tillatt

• Som kontraktsvilkår benyttes KS standardkontrakt for FoU-oppdrag (kontrakt vedlagt).Kilde: Kapittel 3.1 «Kontraktsvilkår»
• Økonomisk ramme: inntil kr. 1 000 000 eks. mva. Tilbudet skal inkludere alle nødvendige kostnader, inkludert formidling (jf. standardkontrakt, pkt. 3.1 og 5.1).Kilde: Kapittel 3.2 «Økonomisk ramme» og Kontraktutkast (Økonomi)
• Leveransekrav (fremdrifts-/milepælsdatoer): rapportutkast/utkast til sammendrag 18.12.2026, endelig rapport og øvrige leveranser 15.01.2027.Kilde: Tentativ tidsplan (Kap. 4.3) og Kontraktutkast (Milepæler)
• Dokumentasjonskrav i kontrakten: all skriftlig dokumentasjon leveres elektronisk (pdf med kopierbar tekst og Word). KS-logo skal brukes godt synlig på utadrettet informasjon.Kilde: Kontraktutkast «Dokumentasjon i prosjektet»
• Rapportinnhold: hovedrapport/dokumentasjonsrapport, sammendrag (inntil 4 sider, både som del og separat), kortfattet beskrivelse (10-15 linjer) og lysark/foiler i Word/PowerPoint.Kilde: Kontraktutkast «Krav til dokumentasjonen» (pkt. 3.2)
• Oppdragsgiver skal godkjenne rapportutkast før endelig ferdigstillelse.Kilde: Kontraktutkast «Utarbeidelse av rapportutkast…»
• Offentliggjøring/pliktavlevering: elektronisk dokumentasjon (inkl. hovedrapport) kan gjøres allment tilgjengelig på ks.no med mindre avvik avtales.Kilde: Kontraktutkast «Offentliggjøring av resultatene/pliktavlevering»
• Rettigheter til forskningsresultater: KS har førsterett til kommersiell utnyttelse (forbehold/rammer som beskrevet).Kilde: Kontraktutkast «Rettigheter til og bruk av forskningsresultater»
• Tilbyder kan ikke foreta utskifting av medarbeidere uten Oppdragsgivers skriftlige forhåndssamtykke.Kilde: Kontraktutkast «Utskifting av medarbeidere…»
• Oppdragsgiver har rett til innsyn i rådata underveis i form som ikke kompromitterer anonymitet/forskningsetikk.Kilde: Kontraktutkast «Oppdragsgiver har rett til innsyn i rådata…»
• Taushetsplikt og forskningsetikk: informanters anonymitet/kildevern skal ivaretas; ved behov for datakonsesjon må oppdragstaker selv søke Datatilsynet.Kilde: Kontraktutkast «Taushetsplikt»
• Forsinkelse/mislighold: Oppdragsgiver kan heve ved vesentlig forsinkelse; mangel gir grunnlag for prisavslag mv.Kilde: Kontraktutkast «Mislighold»
• Offentlig innsyn/utadrettet kommunikasjon i prosjektperioden krever avtale med Oppdragsgiver.Kilde: Kontraktutkast «Offentliggjøring av resultatene i løpet av kontraktsperioden…»
• Utbetaling: 20% ved oppstart, 20% midtveis (60 dager etter oppstart), 60% ved sluttleveranse overlevert og godkjent. Faktura må merkes med FoU-nummer og referansenummer.Kilde: Kontraktutkast «2.2 Utbetaling»

• Om kontraktsdatomer i kontraktutkastet (prosjektstart/dato «15.01.2026») stemmer med tidsplanen i tilbudsinvitasjonen (forventet sluttleveranse 15.01.2027) fremgår ikke av teksten og kan innebære avvik.
• I konkurransen fremgår det at forhandlinger kan gjelde alle sider ved tilbudet; hvordan dette påvirker endelige priser/krav er ikke nærmere beskrevet i utdraget.
• Kontraktsutkastet nevner spesifikke leveranser/dokumentasjonskrav, men «øvrige leveranser» er ikke listet eksplisitt i kontraktutkastet utover rapportdokumentene som beskrives; total omfang av «øvrige leveranser» er derfor noe uklart.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I tilbudsinvitasjonen fremgår det at forventet sluttleveranse er 15.01.2027, mens kontraktutkastet angir at prosjektet skal være gjennomført pr 15.01.2026. Kan KS bekrefte korrekt sluttdato og hvordan dere ønsker at vi skal prise og planlegge leveransene (rapportutkast 18.12.2026 og endelig leveranse 15.01.2027) opp mot kontraktsutkastets formulering?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kontraktsdato som ikke stemmer kan gi feil bemanningsplan, kostnadsestimat og risiko for mislighold/forsinkelse.

   Kilde: Kontraktutkast 264080.docx: «Dato for prosjektstart…» og «prosjektet skal være gjennomført pr 15.01.2026», samt milepæler «Endelig rapport… 15.01.2027»; Tilbudsinvitasjon: «forventet sluttleveranse 15.01.2027».

2. Kontraktutkastet (kap. «Prosjektutførelse») har formuleringer om «Prosjektet «Forprosjekt for kommuneplanens arealdel som strategisk styringsverktøy»», som ikke samsvarer med prosjekttittelen i tilbudsinvitasjonen («Evaluering av KS’ FoU-ordning»). Kan KS bekrefte at dette er en malfeil, og opplyse hvilken prosjektbeskrivelse/omfang som skal gjelde for kontrakten (inkl. at evaluering av FoU-ordningen er riktig oppdrag)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Ulik prosjektbeskrivelse kan skape uklarhet om leveranseinnhold, arbeidsomfang og akseptkriterier.

   Kilde: Kontraktutkast 264080.docx: «Oppdragstaker skal gjennomføre prosjektet «Forprosjekt for kommuneplanens arealdel som strategisk styringsverktøy»…» og «Prosjektbeskrivelse: Gjennomføring av en evaluering av KS’ FoU-ordning».

3. I kontraktutkastet pkt. 2.1/«Beløpet skal dekke…» fremgår det at beløpet bl.a. dekker «formidling, jf. pkt. 5», men «øvrige leveranser»/det totale leveranseomfanget listes ikke fullt ut i utdraget utover rapport og løpende møtereferater. Kan KS utdype hele listen over leveranser som skal inngå i fast ramme (f.eks. antall/format på sammendrag, lysark, møtereferater og forventet omfang av eventuelle øvrige leveranser)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Prisfastsettelse og kapasitet avhenger av komplett leveranseliste og forventet detaljnivå/omfang.

   Kilde: Tilbudsinvitasjon: «2.3 Leveranser» (sluttrapport, presentasjon, møtereferater); Kontraktutkast 264080.docx: «Oppdragsgiver forutsetter… følgende dokumentasjon…» (pkt. 3.1/«Oppdragsgiver forutsetter…»).

4. Kan KS presisere forventet antall og type KS-/referansegruppemøter, og hvordan Oppdragstaker skal planlegge «distribusjon av prosjektmateriale til referansegruppe og til deltakerkommuner» (hvor mange kommuner, omfang per kommune, og om dette er møte- eller arbeidsoppgaver som skal prises innenfor rammen)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Prosjektkostnader påvirkes direkte av møtefrekvens, antall informasjonsleveranser og arbeidsmengde knyttet til deltakerkommuner.

   Kilde: Kontraktutkast 264080.docx: «Underveis… bidrar på møter med referansegruppen» og «distribusjon… til referansegruppe og til deltakerkommuner…» samt «reiser til referansegruppemøter»; Tilbudsinvitasjon: «Det forventes også at leverandør skriver møtereferater… fortløpende».

5. Tidsplanen viser «Forhandlingsmøter/intervjuer Uke 34», og KS skriver at forhandlingene «vil kunne gjelde alle sider av tilbudene». Kan KS forklare hvordan forhandlingene praktisk skal påvirke (i) timepris/totalpris, (ii) evalueringsmodell/kriterier, og (iii) eventuelle forbehold vi tar i tilbudet – og om vi kan forvente at endelig prising låses til tilbudet uten etterfølgende justeringer?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Usikkerhet rundt hvordan forhandling påvirker pris og dokumenterte forutsetninger kan gi feil risikotillegg eller feil prissetting.

   Kilde: Tilbudsinvitasjon 4.1 Forhandlinger; 6.2 «Vurdering av eventuelle avvik, forbehold og forutsetninger».

6. I kontraktutkastet står det at KS «har rett til innsyn i rådata underveis» i en form som ikke kompromitterer anonymitet. Kan KS spesifisere hva dere legger i «rådata» for dette FoU-oppdraget (f.eks. intervjuguider, transkripsjoner, anonymiserte datasett, surveydata), og hvilke prinsipper/format dere forventer at vi leverer for innsyn underveis?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne tilrettelegge datahåndtering og systemstøtte innenfor kontraktens krav, og det påvirker tidsplan og kostnad.

   Kilde: Kontraktutkast 264080.docx: «Oppdragsgiver har rett til innsyn i rådata underveis…».

7. Hvordan forventer KS at vi ivaretar personvern og eventuelle databehandler-/konsesjonskrav dersom evalueringen innebærer personopplysninger (f.eks. intervjuer med KS-ledelse/medlemmer, eller vurderinger fra identifiserbare aktører)? Skal vi anta at KS selv avklarer behandlingsgrunnlag/rolle (behandler/ansvarlig), eller er det leverandørens ansvar å gjennomføre nødvendige vurderinger (inkl. ev. Datatilsynskonsesjon dersom det opprettes register)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Riktig rolleavklaring og personvernoppsett har stor betydning for metode, varighet og kostnader, og kontraktutkastet antyder Datatilsyn/konsepsjon dersom register opprettes.

   Kilde: Kontraktutkast 264080.docx: «Dersom… opprette et register… må Oppdragstaker selv søke Datatilsynet om konsesjon.» og «Taushetsplikt… anonymitet og kildevern…».

8. Tildelingskriteriene oppgir at kvalitet evalueres bl.a. basert på «CVer for tilbudt personell» og «organisering av prosjektet». Kan KS bekrefte hva som blir gjenstand for evaluering innenfor «organisering» (f.eks. forventet timefordeling per medarbeider, antall roller, og hvilke elementer som vektlegges), og om KS har en foretrukket struktur for besvarelsen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Klart evalueringsgrunnlag gir bedre treffsikkerhet i tilbudets struktur og reduserer risiko for at vi vektlegger feil.

   Kilde: Tilbudsinvitasjon 6.1 «Kvalitet, herunder… Organisering av prosjektet»; 5 «Totalkostnadene… spesifiseres på aktiviteter».

9. Kontraktutkastet regulerer utbetaling (20% ved oppstart, 20% midtveis, 60% ved sluttleveranse godkjent av oppdragsgiver). Kan KS presisere hva som menes med «Midtveis» i praksis (dato/leveranse som utløser milepælen), og hva som kreves for at «sluttleveranse» anses «overlevert og godkjent» (f.eks. godkjenning av rapportutkast vs. endelig leveranse, om det forventes revisjonssyklus)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utbetalingsmekanismen påvirker likviditet og planlegging, og «godkjent» kan ellers bli en forhandlingsrisiko.

   Kilde: Kontraktutkast 264080.docx: «2.2 Utbetaling… Midtveis i prosjektet… 60 dager etter oppstart», samt «Sluttleveranse… overlevert og godkjent»; Kontraktutkast 3.1/«Oppdragsgiver skal godkjenne rapportutkastet før det ferdigstilles».

10. I kontraktutkastet pkt. «Rettigheter til og bruk av forskningsresultater» fremgår det bl.a. at KS har «førsterett til kommersiell utnyttelse» og at oppdragsgiver kan publisere på ks.no dersom ikke annet er avtalt. Kan KS utdype praktisk hvordan dette slår ut for (i) sitatrett/bruk av resultater i vitenskapelige publikasjoner (oppdragstakers vitenskapelige bruk), og (ii) eventuelle begrensninger for å publisere underveis i prosjektperioden?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Rettigheter og publiseringsregler påvirker leverandørens insentiver, publiseringsstrategi og risiko for avtalebrudd.

    Kilde: Kontraktutkast 264080.docx: «Offentliggjøring… innbefattet hovedrapport… ks.no», «Oppdragstaker sender utkast…», «KS har førsteretten til kommersiell utnyttelse…», samt «Oppdragstakers rett til vitenskapelig bruk…».