Dentale implantater til foretakene i Helse Sør-Øst

Anskaffelsen gjelder dentale implantater til foretakene i Helse Sør-Øst. Det planlegges regional rammeavtale med flere leverandører (parallelle rammeavtaler, inntil 3 leverandører). Avtalen har varighet 2 år, med opsjon/forlengelse inntil 1 år av gangen (maks samlet 4 år). Oppstart av avtale er 14.01.2027.

• Tilbyder skal være registrert i foretak-/handelsregister i etableringsstaten.

  Dokumentasjon: Norske selskaper: firmaattest. Utenlandske selskaper: attest for lovbestemt registrering i etableringslandet.

  Kilde: Konkurransebestemmelser, kap. 5.1 "Registreringer, autorisasjoner mv."
• Tilbyder skal fylle ut ESPD i KGV som foreløpig dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav.

  Dokumentasjon: ESPD (integrert i oppdragsgivers KGV) fylles ut elektronisk.

  Kilde: Konkurransebestemmelser, kap. 4 "ESPD" + kap. 5 "Kvalifikasjonskrav"
• Dersom Tilbyder støtter seg på kapasiteten til andre virksomheter, skal ESPD-erklæring leveres for både tilbyder og virksomhetene det støttes på.

  Dokumentasjon: ESPD for både tilbyder og støttende virksomhet(er) + forpliktelseserklæring som viser at tilbyder råder over nødvendige ressurser.

  Kilde: Konkurransebestemmelser, kap. 5.2 "Støtte fra andre virksomheter"

• Tilbyd skal leveres via KGV innen frist 31.08.2026.Kilde: Konkurransebestemmelser, kap. 1.7 "Viktige datoer" og kap. 3.1 "Innlevering av tilbud"
• Tilbudets vedlegg skal leveres med korrekt navnestruktur/filnavn (tilbudsbrev, kravspesifikasjon, prisskjema, russisk involvering, folkerettsskjema, sladdedokumenter mv.).Kilde: Konkurransebestemmelser, kap. 3.2 "Tilbudets utforming"
• Tilbud skal omfatte: Tilbudsbrev, Kravspesifikasjon, Prisskjema, Egenerklæring om russisk involvering, Krav ved risiko for brudd på folkeretten, Bruksanvisning og begrunnelse for sladding av tilbud, samt sladdet versjon av tilbudet. Eventuelt forpliktelseserklæring og morselskapsgaranti dersom relevant.Kilde: Konkurransebestemmelser, kap. 3.2 "Tilbudets utforming"
• Tilbyder skal levere sladdet versjon av tilbudet som eget vedlegg i tråd med vurdering av taushetsbelagte opplysninger, og sladde i redigerbart format.Kilde: Konkurransebestemmelser, kap. 3.9 "Offentlighet" samt vedlegg 05 "Bruksanvisning og begrunnelse for sladding av tilbud"
• Tilbudet skal være skrevet på norsk (evt. svensk/dansk). Brosjyrer/produktdatablad kan være på engelsk hvis ikke annet er oppgitt i kravspesifikasjon.Kilde: Konkurransebestemmelser, kap. 3.5 "Språk"
• ESPD skal fylles ut elektronisk i KGV (foreløpig dokumentasjon).Kilde: Konkurransebestemmelser, kap. 4 "ESPD" og kap. 5 "Kvalifikasjonskrav"
• Vareprøver (hvis krevd av oppdragsgiver i konkurransen) skal leveres sammen med tilbudet for evaluering (sterile og usterile), og dekkes av tilbyder.Kilde: Vedlegg 12 "Utprøving av medisinsk forbruksmateriell og kapitalvarer" (generell bestemmelse om vareprøver til evaluering)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

30.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Etisk handel: Leverandøren skal under hele kontraktsperioden overholde kontraktsvilkår for grunnleggende menneskerettigheter i leverandørkjeden (punkt 1-4 i kontraktsvilkårene).Kilde: Bilag 09 "Kontraktskrav etisk handel" (innledning)
• Ved bruk av underleverandører: Leverandøren skal videreføre og bidra til etterlevelse av etiske krav i leverandørkjeden.Kilde: Bilag 09 "Kontraktskrav etisk handel" (underleverandører)
• Produksjonskrav: Varene skal være fremstilt i overensstemmelse med kravene til arbeids- og menneskerettigheter (ILO-konvensjoner, FNs barnekonvensjon art. 32, arbeidsmiljølovgivning i produksjonsland; høyeste standard gjelder).Kilde: Bilag 09 "Kontraktskrav etisk handel" (Overholdelse av internasjonale konvensjoner...)
• Policys og rutiner ved kontraktsstart: Leverandøren skal ha styrevedtatte offentlig tilgjengelige policy(er) + ansvar på ledelsesnivå + rutiner for formidling/oppfølging + rutiner for regelmessige risikoanalyser (aktsomhetsvurderinger).Kilde: Bilag 09 "Kontraktskrav etisk handel" (Policys og rutiner)
• Kontraktsoppfølging/dokumentasjon: Oppdragsgiver kan kreve dokumentasjon/egenrapportering innen fastsatte frister og deltakelse i oppfølgingssamtaler m.m. (seks uker frist for egenrapportering med mindre annet er satt).Kilde: Bilag 09 "Kontraktskrav etisk handel" (Kontraktsoppfølging)
• Rapportering ved avvik: Dersom leverandøren blir klar over forhold i strid med punkt 1 og 2 i leverandørkjeden, skal det rapporteres til oppdragsgiver uten ugrunnet opphold.Kilde: Bilag 09 "Kontraktskrav etisk handel" (Kontraktsoppfølging)
• Sanksjoner ved brudd/manglende dokumentasjon: Rett til retting, midlertidig stans, krav om bytte av underleverandør ved vesentlige/gjentakende brudd, og heving ved vesentlige/gjentagende brudd.Kilde: Bilag 09 "Kontraktskrav etisk handel" (Sanksjoner)
• Data/taushet: Oppdragsgiver kan dele innsendt etisk-handel dokumentasjon med Etisk handel Norge og andre deltakere i Bærekraft 17; forutsetter taushetserklæringer, og konfidensialitet håndteres av partene.Kilde: Bilag 09 "Kontraktskrav etisk handel" (Deling av data)
• Elektronisk samhandling: Leverandør må tilrettelegge for oppstart senest 14 kalenderdager etter karensperiode, og sikre gjennomføring av elektronisk samhandling gjennom hele avtaleperioden; manglende samhandling kan ikke vare mer enn 30 kalenderdager.Kilde: Bilag 11 "Elektronisk samhandlingsavtale..." (Oppstartdato / gjennomføring)
• Ordrebekreftelse: Leverandør skal sende ordrebekreftelse innen 4 timer etter mottak av ordre innen ordinær åpningstid (linjenivå).Kilde: Bilag 11 "Elektronisk samhandlingsavtale..." (Ordrebekreftelse)
• Fakturering: Faktura skal være i henhold til EHF 3.0; én faktura pr ordrenummer (ingen samlefaktura) og med korrekt ordrereferanse/ordrenummer m.m.; ingen personsensitiv info på faktura/vedlegg.Kilde: Bilag 11 "Elektronisk samhandlingsavtale..." (EHF Faktura / presisering av informasjon i faktura)
• Varekatalog/masterdata: Leverandør skal sende/oppdatere elektroniske varekataloger via aksesspunkt, i tråd med krav til masterdata (artikkelnummer, artikkelnavn, enheter, prisformat m.m.).Kilde: Bilag 11 "Elektronisk samhandlingsavtale..." + Vedlegg A "Krav til korrekt masterdata og varekatalog"
• Leverings-/oppfyllelsesplikt: Leverandøren plikter å følge gjeldende logistikkbetingelser (inkl. implementering) og være leveringsdyktig innen oppstartdato/relative frister (4 uker før for regionale forsyningssenter, 9 uker før for kontrollstasjon).Kilde: Rammeavtale varekjøp med logistikkbetingelser (pkt. "Implementering" i dokument 04)
• Krav til konsignasjonslager: Konsignasjonslager etableres kostnadsfritt; lageret er leverandørens eiendom; leverandør ansvarlig for forsikring, tilgjengelighet innen 48 timer (virkedager), oppdatert lagerliste, erstatning ved utgått produkter og full returrett uten utkjøpsplikt.Kilde: Vedlegg 13 "Konsignasjonslager og utlån av instrumenter" (Konsignasjonslager)
• Krav til utlån av instrumenter: Leverandør skal stille instrumenter kostnadsfritt med skrin; ved skade/slitasje skal bytte skje kostnadsfritt uten opphold; instrumenter skal være komplette og i god stand; frakt for bestemt avdeling dekkes av leverandør.Kilde: Vedlegg 13 "Konsignasjonslager og utlån av instrumenter" (Utlån av instrumenter)

• Dokumentutdraget viser ikke alle kvalifikasjonskrav utover registrering/ESPD/støtteerklæringer (mulig flere kvalifikasjonskrav ligger i andre avsnitt i konkurransegrunnlaget, men er ikke med i teksten du ga).
• Kontrakts-/utførelseskrav om konkrete leveringsfrister, garantiperiode, mislighold/sanksjoner i hovedkontrakten er ikke fullstendig trukket ut fra hovedkontraktsdokumentet (det finnes mer tekst, men kun et nødvendig utdrag for etisk handel og elektronisk samhandling er inkludert i kildene du sendte).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I prisskjemaet står det at pris evalueres etter forholdsmessig kalkulering, og at Oppdragsgiver kan velge annen evalueringsmetode dersom det leveres priser til 0,- eller tilnærmet 0,- NOK. Kan dere bekrefte hvordan "tilnærmet 0,-" avgrenses (f.eks. terskel i kroner eller prosent), og hvilken evalueringsmetode dere da vil bruke?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker hvor risikoutsatt prissetting leverandøren bør være, særlig ved eventuelle rabatter/kroneverdier på enkelte artikler/linjer.

   Kilde: 6.3.1. Pris

2. Ved evaluering av kvalitet: Produkter/utstyr med kvalitetsscore 2 eller lavere (totalt eller på vesentlige kvalitetspunkter) vil bli avvist. Hvilke konkrete evalueringskrav/kvalitetspunkter i kravspesifikasjonen vurderes som "vesentlige", og hvordan dokumenteres oppfyllelse (f.eks. hvilke vedlegg/produktdata/vareprøver)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå hvilke deler som kan trigge avvisning og hvordan kvalitet vurderes for å kunne prise og dokumentere riktig.

   Kilde: 6.3.2. Kvalitet

3. I del av logistikk- og samhandlingsavtalene fremgår det krav til implementering, herunder at leverandøren skal være leveringsdyktig senest fire uker før avtaleperiodens oppstartsdato for varer til regionale forsyningssenter, og ni uker før for varer til kontrollstasjon. Kan dere bekrefte om disse fristene gjelder også for fullt ut å være klar med elektronisk varekatalog/masterdata (og EHF-testing), eller om det er egne/andre frister knyttet til katalog- og EHF-oppstart?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Oppstartoppgaver (katalog/EHF og faktisk leveringsdyktighet) kan ha ulike tidslinjer; dette påvirker leverandørens plan og kostnadsgrunnlag før tilbud.

   Kilde: 4.1. Implementering / Logistikk og avtale om elektronisk samhandling (Avtalen punkt 3.3 og Bilag 12/ELMA)

4. Samhandlingsavtalen sier at "Manglende samhandling i avtaleperioden kan ikke vare lenger enn 30 kalenderdager" og at leverandøren skal sikre elektronisk samhandling til avtalestart. Hvilke konsekvenser gjør dere dersom samhandling ikke er etablert innen 30 dager (f.eks. dagmulkter, avvikshåndtering, heving av avrop/avtale), og hvem besluttes/varsles i så fall?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det er viktig å vurdere kontrakts- og misligholdsrisko ved forsinkelser i EHF/ELMA, som kan være operasjonelt krevende for leverandøren.

   Kilde: 11_Vedlegg_-_Elektronisk_samhandlingsavtale... (avsnitt om manglende samhandling)

5. Dere skriver at "Kunden kan ved statlige vedtak/påbud kreve at Leverandøren skal sørge for avfallsdestruksjon av emballasje og brukte produkter". Kan dere angi hvilke typer påbud som typisk utløser dette, hvem som betaler (innbakt i avtalepris eller som endringskrav), og hvordan dere forventer at leverandøren skal prise dette i praksis?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette kan gi uforutsett kostnadsbelastning; leverandøren trenger avklaring for å prise riktig og unngå avvik.

   Kilde: 4.5. Generelle leveringsbetingelser

6. Om konsignasjonslager og utlån av instrumenter: For konsignasjonslager står det at leverandøren har ansvar for å gjøre produkter tilgjengelige innen 48 timer på virkedager og at leverandøren er ansvarlig for kostnadene ved hasteleveringer dersom produkter ikke er tilgjengelige. Kan dere bekrefte hvilke typer "hasterleveringer" som menes (f.eks. krav til ekspressfrakt, substitusjonskrav), og om det finnes et tak/standard for kostnadsdekning?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne kalkulere kostnadsrisiko for beredskap/hastelevering knyttet til konsignasjonslager.

   Kilde: 13_Vedlegg_-_Konsignasjonslager_og_utlån_av_instrumenter.docx (Konsignasjonslager – Tilgjengelighet)

7. Når det gjelder utprøving: Vedlegg om utprøving sier at kapitalvarer kan utprøves dersom behovet konkretiseres i kunngjøring/konkurransegrunnlag. Kan dere bekrefte om (i) det i denne konkurransen er planlagt klinisk utprøving av noen produkter, (ii) i så fall hvilket antall apparater/utstyr og periode som er lagt til grunn, og (iii) hva leverandøren skal prise/kompensere for brukte vareprøver (hvor henter vi referansen fra i prisskjemaet)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite om det kommer ekstra kost/ressurs ved klinisk utprøving og hvordan kompensasjon prises.

   Kilde: 12_Vedlegg_-_Utprøving_av_medisinsk_forbruksmateriell_og_kapitalvarer

8. I avtalen står det at "Varen skal leveres med 5 års garanti" og at misligholds- og reklamasjonsregler gjelder. Kan dere bekrefte fra hvilket tidspunkt garantiperioden løper (fra leveringsdato til sluttkunde ved avrop, fra godkjenningsdato, eller annet), og hvordan garanti samspiller med reklamasjonsfrist/meldingstid "innen rimelig tid"?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Garantiens startpunkt og samspill med reklamasjon påvirker leverandørens langsiktige risiko og kostnadsanslag.

   Kilde: Avtalen (Garantier punkt 7 og 9.1.2 samt 9.1)

9. I avtalen fremgår det dagmulkt ved forsinkelse: 0,25 % av avtalte pris av det totale avropet som ikke kan tas i bruk, eller kr 800 (høyeste sats), begrenset til 100 virkedager. Kan dere bekrefte (i) om beregning skjer pr avrop/ordrelinje eller samlet for avropet, og (ii) hva dere mener med "ikke kan tas i bruk som forutsatt" i denne typen vareleveranse (f.eks. om det gjelder ved delvis levering/feillevering)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Mislighold-/dagmulktskost kan variere vesentlig avhengig av hva som anses som avbrutt nytte; avklaring reduserer pris- og leveranserisiko.

   Kilde: Avtalen 9.2.6 Dagmulkt