Rammeavtale - kjøp av drivstoff pumpe og bulk

Rammeavtale mellom Trondheim Renholdsverk AS og leverandør for kjøp av drivstoff, delt i delkontrakter: (1) drivstoff levert fra pumpe med kortløsning (primært HVO 100/Biodiesel og AdBlue fra pumpe), og (2) drivstoff levert i bulk til faste tankanlegg (primært HVO100 anleggsdiesel). Avtaleperiode 01.10.2026–30.09.2028 med opsjon 1+1 år.

• Tilbudsbrev/tilbud skal fylles ut og signeres, og leverandør skal krysse av for delkontrakt(ene) tilbudet gjelder (Delkontrakt 1: drivstoff fra pumpe / Delkontrakt 2: drivstoff i bulk).Kilde: Vedlegg 2 Tilbudsbrev
• Midlertidig erklæring/erklæring om oppfyllelse av kvalifikasjonskrav, ytelsesbeskrivelser og minstekrav (med eller uten avvik/forbehold) skal avkrysses.Kilde: Vedlegg 2 Tilbudsbrev
• Forpliktelseserklæring for bruk av underleverandør/samarbeidspartner skal fylles ut og signeres, ved krysset valg om ikke å støtte seg på underleverandør eller å støtte seg på andre for å oppfylle kvalifikasjonskrav/kontrakt.Kilde: Vedlegg 3 Forpliktelseserklæring underleverandører
• Egenerklæring miljø skal besvares (JA/NEI) og besvare alle spørsmål; dokumentasjon fremlegges på forespørsel.Kilde: Vedlegg 5 Egenerklæring miljø
• Erfaring fra sammenlignbare oppdrag: Leverandør skal oppgi inntil tre relevante leveranser fra lignende kontrakter de siste fem årene, med opplysninger om kunde, kontaktperson, e-post/tlf., avtaleperiode, leveranse og leveransens verdi pr. år.Kilde: Vedlegg 7 Erfaring fra sammenlignbare oppdrag
• Ved innlevering skal krav i kravspesifikasjonen besvares i Mercell (avkryssing/besvarelse av om kravene oppfylles; tillegg beskrivelse der det er bedt om det). Manglende oppfyllelse kan føre til avvisning.Kilde: Vedlegg 1 Kravspesifikasjon og tildelingskriterier (pkt. 1 Innledning og pkt. 3 Kravspesifikasjon)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

19.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Rammeavtale gjelder fra 01.10.2026–30.09.2028, med opsjon på 1+1 år (uendrede vilkår). Oppdragsgiver kan utløse opsjonen 3 måneder før utløp.Kilde: Utkast rammeavtale drivstoff pumpe / Utkast kontrakt drivstoff bulk (Avtaleperiode)
• Kommunikasjon mellom partene skal foregå på norsk.Kilde: Utkast rammeavtale drivstoff pumpe (Språk) / Utkast kontrakt drivstoff bulk (Språk)
• Leverandøren skal sikre tilgang til drivstoff i avtaleperioden gjennom stasjonsnettverk (pumpe-delkontrakt) og sørge for drift, tilgjengelighet og vedlikehold av stasjoner og kortløsning.Kilde: Utkast rammeavtale drivstoff pumpe (Levering og tilgjengelighet)
• Ved driftsstans/manglende drivstofftilgjengelighet skal leverandøren varsle uten ugrunnet opphold og iverksette tiltak for å begrense konsekvensene.Kilde: Utkast rammeavtale drivstoff pumpe (Levering og tilgjengelighet)
• Leverandøren kan ikke levere produkter/tjenester som ikke omfattes av avtalen uten oppdragsgivers skriftlige forhåndsgodkjenning.Kilde: Utkast rammeavtale drivstoff pumpe (Leverandørens forpliktelser)
• Erstatningsvarer/nye varer må dokumenteres å tilfredsstille krav i konkurransegrunnlag og tilbud, ha tilsvarende kvalitet/funksjonalitet/pris/rabatt, og skal godkjennes av Oppdragsgiver før levering/promotering (med pris-regel ved lavere pris).Kilde: Utkast rammeavtale drivstoff pumpe (Erstatningsvarer og nye varer) / Utkast kontrakt drivstoff bulk (Erstatningsvarer og nye varer)
• Lønns- og arbeidsvilkår: Ansatte hos leverandør/underleverandører som direkte medvirker skal ha vilkår ikke dårligere enn allmenngyldig tariffavtale (eller landsomfattende tariffavtale der ikke allmenngjort). På forespørsel dokumentasjon (timelister, lønnsslipper, rutiner).Kilde: Utkast rammeavtale drivstoff pumpe (Lønns- og arbeidsvilkår) / Utkast kontrakt drivstoff bulk (Lønns- og arbeidsvilkår)
• Etisk handel: Leverandøren skal etterleve Code of Conduct (vedlegg 8/9) og ILOs åtte kjernekonvensjoner, barnekonvensjonen og verdenserklæringen; videreføring til underleverandører der det brukes underleverandører.Kilde: Utkast rammeavtale drivstoff pumpe (Etisk handel) / Utkast kontrakt drivstoff bulk (Etisk handel)
• Oppdragsgiver har rett til innsyn/kontroll/rapportering av miljø- og sosiale hensyn; leverandør skal utarbeide handlingsplan ved uregelmessigheter innen frist fastsatt av oppdragsgiver (godkjennes av oppdragsgiver). Manglende oppfølging kan gi vesentlig mislighold/heving.Kilde: Utkast rammeavtale drivstoff pumpe (Administrative bestemmelser) / Utkast kontrakt drivstoff bulk (Administrative bestemmelser)
• Miljø: Leverandøren garanterer oppfyllelse av miljøkrav i hele kontraktsperioden og skal dokumentere arbeid for å minske miljøbelastning; manglende dokumentasjon kan gi vesentlig mislighold og rett til heving.Kilde: Utkast rammeavtale drivstoff pumpe (Miljø) / Utkast kontrakt drivstoff bulk (Miljø)
• Krav til transport: kjøretøy skal minimum oppfylle euroklasse 6/VI; ved endringer i kjøretøy/overgang til andre drivstofftyper skal oppdragsgiver varsles på forhånd (bulk).Kilde: Utkast rammeavtale drivstoff pumpe (Krav til transport i kontraktsperioden) / Utkast kontrakt drivstoff bulk (Krav til transport i kontraktsperioden)
• Statistikk: Leverandøren skal levere statistikk uoppfordret minst 1 gang per år (pumpe) eller minst hvert kvartal (bulk-angitt i kontrakten). Data i Excel/Google Sheets, brutt ned per periode/lokasjon/enhet ved behov.Kilde: Utkast rammeavtale drivstoff pumpe (Statistikk og informasjon) / Utkast kontrakt drivstoff bulk (Statistikk og informasjon)
• E-faktura: Kun EHF (offentlig standardformat). Faktura skal merkes med ordrenummer (OrderReferenceID) eller BuyersReference ved manglende ordrenummer. Vedlegg i EHF skal være PDF eller TIFF, maks 5MB (flere detaljer i vilkår).Kilde: Utkast rammeavtale drivstoff pumpe (Faktura/E-faktura og krav til merking/vedlegg) / AIK varer 2026 (E-faktura og krav)

• I utkast-kontraktene for pumpe/bulk er flere delpunkter i innholdsfortegnelsen ikke fullt synlige i den gjengitte teksten (f.eks. enkelte punkter om levering/transportdetaljer, sanksjoner utover de som er gjengitt, og hele pakkseddel-/fakturaflyten).
• For kvalifikasjonskrav: den vedlagte teksten inneholder ikke konkrete kvalifikasjonskravspunkter (kun henvisninger i tilbudsbrev/forpliktelseserklæring til at kvalifikasjonskrav finnes i Mercell).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I kravspesifikasjonen punkt 3.6 står det at leverandøren skal levere drivstoff innen to virkedager etter bestilling. Hvordan skal dette praktiseres når bestilling kommer via e-handel (Unit4 ERP/Unit4) og eventuell ordre/oppdatering først bekreftes i etterkant (jf. kontraktens/ samhandlingsavtalens ordreflyt)? Er “etter bestilling” å forstå som (i) når ordren sendes i e-handelsystemet, (ii) når leverandøren mottar ordren, eller (iii) når leverandøren gir ordrebekreftelse?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Ulik forståelse av starttidspunkt for 2 virkedager kan gi feilprising og risiko for mislighold/dagmulkt.

   Kilde: Vedlegg 1, punkt 3.6; Vedlegg 10 Samhandlingsavtale, “Ordrebekreftelse” og ordreflyt

2. Kravspesifikasjonen punkt 3.5 krever ordrebekreftelse senest innen to timer innenfor ordinær arbeidstid. Hvilken konsekvens får det dersom ordrebekreftelse sendes innenfor 2 timer, men leveransen ikke kan opprettholdes innen 2 virkedager? Hvilke sanksjoner gjelder i så fall (og hvordan samspiller eventuelle sanksjoner for frister i tilbud/kontrakt)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå differansen mellom administrativ frist (ordrebekreftelse) og leveransefrist for å prise korrekt og vurdere risiko.

   Kilde: Vedlegg 1, punkt 3.5 og 3.6; Utkast kontrakt drivstoff bulk (sanksjoner/dagmulktsatser) og AIK/kontraktsvilkår

3. I kravspesifikasjonen punkt 3.3 om beredskapsleveranser bes det om responstid og organisering ved akutt drivstoffmangel. Kan Oppdragsgiver angi hva som anses som “kritiske behov” og minimum akseptabel responstid (f.eks. i timer/døgn), samt forventet leveringsvolum ved aktivering av beredskap?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Beredskap er vanskelig å prise uten tydelige “trigger”-kriterier og et konkret minstenivå for responstid/volum.

   Kilde: Vedlegg 1, punkt 3.3

4. Kravspesifikasjonen punkt 2.2 viser til ADR for transport av farlig gods. For leveranse av anleggsdiesel (HVO100) i bulk: Skal leverandøren håndtere hele transportleddet selv (inkl. transport i samsvar med ADR), eller er det oppdragsgivers/andre aktørers ansvarsområde for deler av transporten/terminal-/lossingsforholdene? Dersom transporten deles, ber vi om konkret ansvarsfordeling.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Feil ansvarsforståelse kan føre til at leverandøren priser inn feil sertifisering/kapasitet og tar unødvendig risiko.

   Kilde: Vedlegg 1, punkt 2.2; Vedlegg 11/utkast kontrakt (leveringsbetingelser/ansvarsdeling – “DDP inkl. lossing”) (der synlig)

5. Kravspesifikasjonen punkt 2.5 krever oppdaterte SDS og produktdokumentasjon “til enhver tid”. Hvilke konkrete dokumenter forventes levert (typisk: SDS for HVO100, bærekraft/sertifisering, sporbarhetsdokumentasjon, eventuelle CO2-verdier), og med hvilken hyppighet/frist når det skjer endringer?

   Hvorfor det er verdt å spørre: “Til enhver tid” er for bredt; leverandøren må vite hva som er minimum for å etablere dokumentasjonsflyt og pris riktig.

   Kilde: Vedlegg 1, punkt 2.5; Vedlegg 1, punkt 4.2 (sporbarhet)

6. Kravspesifikasjonen punkt 3.2 om leveringssikkerhet ber om kapasitet i normalsituasjon og ved driftsavvik. Hvilke dimensjonerende scenarioer legger Oppdragsgiver til grunn for “driftsavvik” (f.eks. én bil ute av drift, terminal-/leveringsstans, reduksjon i tilgjengelig lager, vær-/trafikkhendelser), og hvilke leveringsnivåer forventes beholdt?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kapasitetskravene kan bli kostnadsdrivende dersom scenarioene er strenge; leverandøren trenger grunnlag for realistisk kapasitet og prising.

   Kilde: Vedlegg 1, punkt 3.2; Utkast kontrakt bulk (leveringsbetingelser/leveringsgaranti)

7. Kravspesifikasjonen punkt 4.3 krever at transportmidler oppfyller minimum EURO 6. Hvordan dokumenteres dette i praksis ved forespørsel (f.eks. vognkort/teknisk dokumentasjon/utslippssertifikat), og gjelder kravet for alle kjøretøy i hele transportkjeden eller kun for den delen som leverandøren utfører direkte?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dokumentasjons- og omfangskrav påvirker kostnader og compliance-prosesser.

   Kilde: Vedlegg 1, punkt 4.3; Utkast kontrakt bulk (krav til transport i kontraktsperioden)

8. Kontrakt/drivstoff bulk beskriver at Leverandøren skal bruke e-handel via Unit4 ERP og at vilkår reguleres videre i “Samhandlingsavtale”. Kan Oppdragsgiver bekrefte hvilke deler av samhandlingen som er obligatorisk for bulk (katalog/punch-out, fritekstbestillinger, ordrebekreftelse på e-post, pakkseddel i EHF/PDF), og hvilke eventuelle avvik som kan avtales?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det er risiko for at “pakningsledd-/fakturaflyt” og e-handelskrav ikke er komplett synlig i utdraget; leverandøren må avklare pliktsnivå for bulk før pris.

   Kilde: Vedlegg 1, punkt 3.4; Vedlegg 10 Samhandlingsavtale (faser: produktkatalog, fritekst, ordre, ordrebekreftelse, pakkseddel, fakturering)

9. I tildelingskriteriene er det “Pris 100%” og formel for poeng. Kan Oppdragsgiver forklare hvordan “laveste tilbudspris” beregnes når pris kan bestå av flere linjer/komponenter i prisskjemaet og når estimert volum brukes? Hvis pris oppgis som enhetspriser + rabatter, hvilke felt inngår i sammenligningsgrunnlaget?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å sikre korrekt tilbudsstruktur må leverandøren forstå hva som faktisk evalueres i prisgrunnlaget.

   Kilde: Vedlegg 1, punkt 4.1 Pris 100% ; (referanse til prisskjema mangler i utdraget, så be om presisering av evalueringsgrunnlag)