EL-26-06 Rammeavtale Vask og rens av privattøy til institusjoner

Rammeavtale om vask og rens av privattøy til institusjoner i Elverum kommune (inkl. flere navngitte institusjoner og ca. 158 sykehjemsplasser). Oppdragsgiver har ingen kjøpeplikt. Avtaleperiode 2 år med kundestyrt opsjon på forlengelse 1+1 år. Avrop/levering skjer til oppgitt tjenestesteder innenfor avtalt kontortid, med oppstartmøte innen 2 uker etter avtaleinngåelse.

• Tilbudet skal leveres elektronisk gjennom Mercell MSS og signeres med digital signatur. All kommunikasjon skal skje via kommunikasjonsmodulen i Mercell. (Tilbudet skal også vedstås innen frist oppgitt i Mercell.)Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 3.1, 2.6
• Tilbudet skal bestå av: utfylt ESPD-skjema; tilbudsbrev med eventuelle forbehold; utfylt prisskjema; svar på tildelingskriteriene; besvart kravspesifikasjon; egenerklæring om hvilke deler av tilbudet som ønskes unntatt offentlighet.Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 3.2
• Det er ikke adgang til alternative tilbud eller deltilbud.Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 3.6.1
• Priser skal oppgis i vedlagte prisskjema (alle felter fylt). Prisskjema skal ikke endres med nye varelinjer/kolonner.Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 3.6.2
• Tilbudet skal inneholde komplett beskrivelse av hvordan tilbyder oppfyller tildelingskriteriene i punkt 4.3. Manglende beskrivelser kan medføre avvisning.Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 3.6.3
• Eventuelle avvik fra konkurransegrunnlaget skal beskrives og prissettes slik at oppdragsgiver kan vurdere/kvantifisere implikasjoner.Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 3.6.4
• Avvik som ikke er prissatt (eller ikke kan prissettes av oppdragsgiver) kan medføre avvisning.Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 3.3
• Egenerklæring om unntak fra offentlighet skal vedlegges (ingen eget sladdet tilbud). Tilbyder skal begrunne hvor forretningshemmeligheter er av konkurransemessig betydning å hemmeligholde; oppdragsgiver beslutter endelig offentlighet.Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 3.5

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

14.07.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Rammeavtalen gjelder 2 år fra ikrafttredelsestidspunkt, med kundestyrt opsjon på forlengelse 1+1 år (maks total 4 år i avtalevilkåret). Forlengelse automatisk med ett år om gangen med oppsigelse senest 2 måneder før automatisk forlengelse.Kilde: Avtalevilkår Rammeavtale: Varighet / Kontraktens varighet
• Oppstartmøte: leverandøren skal gjennomføre oppstartmøte senest 2 uker etter avtaleinngåelse hos oppdragsgiver (oppdragsgiver invitert).Kilde: Konkurransegrunnlag punkt 2.3
• Avrop skjer etter avtale mellom oppdragsgiver og leverandør; kan også skje via oppdragsgivers bestillingsløsning. Transaksjoner i EHF-format via aksesspunkt.Kilde: Avtalevilkår punkt 3 (Avrop/bestilling) / bilag 3 samhandlingsavtalen
• Levering/utførelse etter nærmere avtale; dokumentasjon og materiale skal være på norsk (hvis ikke annet avtalt).Kilde: Avtalevilkår punkt 4.1
• Levering på grunnlag av rammeavtalen innen frister avtalt mellom partene.Kilde: Avtalevilkår punkt 4.2
• Priser (NOK ekskl. mva.) i bilag 2; prisene er inklusive alle relevante kostnader og avgifter. Prisene gjelder 1 år fra ikrafttredelse, deretter justering etter KPI (hvis ikke annet er spesifisert i konkurransegrunnlaget). Prisendring varsles skriftlig; trer i kraft 1 måned etter varsel.Kilde: Avtalevilkår punkt 5.1-5.4
• Fakturering per avrop: fortløpende per avrop, faktura merkes med bestillingsnummer fra oppdragsgivers innkjøpsløsning. Betaling per 30 kalenderdager; betalingsfrist løper ikke før levering er skjedd og godkjent faktura er mottatt. Elektronisk faktura i EHF-format; fakturaadresse er organisasjonsnummer til mottaker.Kilde: Avtalevilkår punkt 5.5-5.6
• Mislighold: dagbot ved leverandørens forsinkelse, 0,15 % av vederlag ekskl. mva. pr virkedag for del av leveransen påvirket av forsinkelsen, begrenset til 100 virkedager og minimum kr 1000 pr virkedag. Dagbotansvar begrenset til 15 % av total kontraktssum (unntak ved forsett/grov uaktsomhet). Kunden kan ikke heve bestillingen så lenge dagbot løper (unntak ved grov uaktsomhet/strid med redelighet og god tro).Kilde: Avtalevilkår punkt 6-7 (Dagbot)

• Kvalifikasjonskrav er ikke utledet fra den fremlagte teksten (ingen eksplisitte kvalifikasjons-/skikkethetskrav fremgår i utdragene som er mottatt).
• Konkrete innleveringskrav knyttet til ESPD (hvilke deler/økonomiske krav som inngår) er ikke spesifisert i teksten utover at ESPD-skjema skal fylles ut.
• Leveringsfrist på døgn-/klokkeslettnivå for alle situasjoner er ikke fullt ut angitt i avtalevilkåret, men kravspesifikasjonen beskriver henting/levering (tidskrav) for ukentlig levering; dette må verifiseres mot bilag/avtalevilkår ved motstrid.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I kravspesifikasjonen punkt «Transport» står det at transportmidler skal minimum være av Euro 6 standard, og at sjåfører skal ha gjennomført opplæring i miljøvennlig kjørestil og være opplyst om forbud mot tomgangskjøring. Kan oppdragsgiver presisere hvordan dette skal dokumenteres i tilbudet (f.eks. hvilke vedlegg/dokumentasjon som forventes) og om dokumentasjonen kan ettersendes etter kontraktstildeling?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kravet kan kreve konkret dokumentasjon for å unngå avvisning, og tilbyder må vite hva som skal leveres i tilbudet vs. senere.

   Kilde: Kravspesifikasjon.xlsx – «Transport»

2. Kravspesifikasjonen «Levering» angir at tøy skal leveres én dag i uka, senest torsdag kl. 12.00, og ikke på fredager. Avtalevilkårene sier at «Leveringsfrist: Levering på grunnlag av denne rammeavtale skal skje innenfor de frister som er avtalt mellom partene» (og levering ellers etter nærmere avtale). Hvilken leveringsfrist gjelder når det er avvik mellom disse dokumentene – og er torsdag kl. 12.00 en absolutt fast frist i hele avtaleperioden?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Det er risiko for motstrid mellom rammevilkår og konkret tidskrav, som påvirker bemanning, logistikk og prising (evt. dagbot).

   Kilde: Kravspesifikasjon.xlsx – «Levering» / Avtalevilkår – «Leveringsfrist»

3. I kravspesifikasjonen «Levering» står det at «Dager for henting og levering skal være faste, og disse avtales på oppstartsmøte», og at ved behov for endring av hente- og leveringstidspunkt skal begge parter godkjenne endringen FØR ikrafttredelse. Kan oppdragsgiver bekrefte om faste hent/leveringsdager alltid skal ligge innenfor rammen av at levering ikke skal skje på fredag, og om det kun er timing (klokkeslett) som kan justeres eller også ukedag?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å planlegge drift og rutiner trengs klarhet i hvilke deler av timeplanen som kan endres og innenfor hvilke begrensninger.

   Kilde: Kravspesifikasjon.xlsx – «Levering»

4. Kravspesifikasjonen «Fakturering» angir at det skal sendes fakturaer pr leveringspunkt. Kan oppdragsgiver presisere hva som regnes som «leveringspunkt» i denne konkurransen (f.eks. om det er per institusjon/virksomhet og om hvert av stedene i virksomhetsoversikten skal ha egen faktura), og om avrop også kan grupperes på samme faktura?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Fakturagrunnlag og kostnadsdeling må være riktig fra start for å unngå etterfakturering/avvisning av faktura.

   Kilde: Kravspesifikasjon.xlsx – «Fakturering»

5. Kravspesifikasjonen «Privattøy vil bli levert usortert…» og «Leverandøren skal levere rene klær sortert avdelingsvis etter tilsendte navnelister» beskriver rutinen. Kan oppdragsgiver beskrive hvordan «navnelister» leveres (format, hyppighet, frister) og hva som skjer dersom navnelister ikke mottas/oppdateres i tide før sortering?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne prise nødvendig kapasitet og håndtere scenarioer knyttet til navnelister for å oppfylle sorteringskravet.

   Kilde: Kravspesifikasjon.xlsx – «Sortert tøy»

6. I kravspesifikasjonen «Sortert tøy» står det at klær som ønskes renset selv om de kan vaskes skal legges i hvit plastpose med beskjed om at det er ønskelig med rens. Kan oppdragsgiver bekrefte om denne markeringen er eneste krav for rens (dvs. ingen ekstra skjema/trinn), og hvordan leverandøren skal dokumentere at «rensekravet» er fulgt for etterkontroll/reklamasjon?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Markering/rutiner for hva som skal renses vs vask påvirker både varelinjene/prising og reklamasjonsgrunnlag.

   Kilde: Kravspesifikasjon.xlsx – «Sortert tøy»

7. Kravspesifikasjonen «Ekstra skittent tøy» beskriver at institusjonene skyller klær og legger dem i egen plastpose. Kan oppdragsgiver presisere forventet kontroll ved mottak (hvilken grad av «kontroll» som kreves hos leverandør), og om det er standard for hva som anses «tilstrekkelig» forberedt for vask?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Nivået på kontrollforpliktelsen påvirker arbeidsmetode og ressursbruk, og har betydning ved reklamasjoner/ansvar for skade/tap.

   Kilde: Kravspesifikasjon.xlsx – «Ekstra skittent tøy»

8. Kravspesifikasjonen «Responstid» sier at leverandør skal være lett tilgjengelig og responstid maks 2 virkedager. Avtalevilkårene omhandler også service/opfølging og kontaktmøter, men responstid er ikke nærmere definert. Kan oppdragsgiver klargjøre hva som inngår i «responstid» (f.eks. kun første svar/tilbakemelding, eller endelig løsning/levering), og via hvilken kanal (telefon/e-post/leverandørportal)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å levere iht. evalueringskriteriet «service/oppsfølging» og samtidig oppfylle kravet må omfang og målepunkt være tydelig.

   Kilde: Kravspesifikasjon.xlsx – «Gjennomføring av tjenesten» / Konkurransegrunnlag punkt 4.3.2 (tildelingskriterium service/opfølging)

9. Kravspesifikasjonen «Miljø» lister kjemikalier som ikke skal benyttes i større utstrekning enn strengt nødvendig, og ber tilbyder opplyse i merknadsfeltet om noen av disse brukes og i så fall i hvilken grad. Kan oppdragsgiver presisere hva som menes med «i hvilken grad» (f.eks. prosent, dosering per kg, leverandøravhengig klassifisering), og om dette forventes dokumentert eller kun beskrevet.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tilbyder må vite hvilket detaljnivå som kreves for å kunne svare korrekt uten å under-/overinformere og uten å risikere avvisning.

   Kilde: Kravspesifikasjon.xlsx – «Miljø»

10. Konkurransegrunnlaget punkt 4.3.2 beskriver evaluering av «oppfølging utover påkrevde kvartalsvise møter» og «avvikssystem for retur og reklamasjon… uten at det medfører merarbeid for oppdragsgiver». Kan oppdragsgiver konkretisere hvordan avvik/reklamasjon skal håndteres i praksis (eksempel: maks frist for tilbakemelding, prosess for tilbakelevering/ny vask/kompensasjon) og hva som typisk gir høy uttelling i evalueringen?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Kvalitetskriteriet er skjønnsbasert. Leverandøren trenger konkrete mål for prosess/SLAs for å levere riktig og prise risiko.

    Kilde: Konkurransegrunnlag.pdf punkt 4.3.2 (tildelingskriterier: leveranse/oppfølging/service og avvikssystem)