EL-26-06 Rammeavtale Vask og rens av privattøy til institusjoner

Om oppdraget

Oppdragsgiver nevnt i punkt 1, har til hensikt å inngå rammeavtale om vask og rens av privattøy til institusjoner i Elverum kommune.Formålet med anskaffelsen er å dekke oppdragsgivers løpende behov for vask og rens av privattøy til beboere ved institusjoner i Elverum kommune. For å sikre at avtalens formål ivaretas, er det avgjørende for oppdragsgiver å ha god og tett dialog med leverandør gjennom hele avtaleperioden. Leverandøren skal bruke sin fagkunnskap og kompetanse for å bidra til at kontraktens formål blir ivaretatt.

Tjenesteområde

• Vaskeri, renseri 98310000, 98311000, 98312000

Tilbudsstrategi

• Gå gjennom kontrollpunktene i originaldokumentene før det brukes mye tid på tilbudet.

Historikk hos oppdragsgiver

Basert på strukturerte tildelingskunngjøringer i Anbudsradar. Listen kan være ufullstendig der eldre kunngjøringer mangler leverandørdata.

Se full oppdragsgiverprofil for Elverum kommune

Leverandører oppdragsgiver ofte har tildelt kontrakter til

• Norwegian Agro Machinery AS1 tildelinger · sist 21.08.2023 · 1 439 000 kr
• Furnes Traktorsenter AS1 tildelinger · sist 18.08.2023 · 305 000 kr
• Innlandet Bo og Omsorg AS1 tildelinger · sist 09.12.2022 · 8 121 250 kr
• T. Myhrvold AS1 tildelinger · sist 11.10.2022 · 3 800 000 kr
• Sweco Norge AS (Hovedenhet)1 tildelinger · sist 23.04.2021 · 16 000 000 kr
• Gunnar Holth Grusforretning AS1 tildelinger · sist 06.01.2021 · 10 800 000 kr

Spørsmål du bør vurdere å stille oppdragsgiver

AI-genererte forslag basert på konkurransedokumentene. Still spørsmålene i spørsmålsrunden i konkurransegjennomføringsverktøyet før tilbudsfrist. Vurder selv hvilke som er relevante for ditt tilbud.

• I kravspesifikasjonen punkt «Transport» står det at transportmidler skal minimum være av Euro 6 standard, og at sjåfører skal ha gjennomført opplæring i miljøvennlig kjørestil og være opplyst om forbud mot tomgangskjøring. Kan oppdragsgiver presisere hvordan dette skal dokumenteres i tilbudet (f.eks. hvilke vedlegg/dokumentasjon som forventes) og om dokumentasjonen kan ettersendes etter kontraktstildeling?

  Kravet kan kreve konkret dokumentasjon for å unngå avvisning, og tilbyder må vite hva som skal leveres i tilbudet vs. senere.

  Kravspesifikasjon.xlsx – «Transport»
• Kravspesifikasjonen «Levering» angir at tøy skal leveres én dag i uka, senest torsdag kl. 12.00, og ikke på fredager. Avtalevilkårene sier at «Leveringsfrist: Levering på grunnlag av denne rammeavtale skal skje innenfor de frister som er avtalt mellom partene» (og levering ellers etter nærmere avtale). Hvilken leveringsfrist gjelder når det er avvik mellom disse dokumentene – og er torsdag kl. 12.00 en absolutt fast frist i hele avtaleperioden?

  Det er risiko for motstrid mellom rammevilkår og konkret tidskrav, som påvirker bemanning, logistikk og prising (evt. dagbot).

  Kravspesifikasjon.xlsx – «Levering» / Avtalevilkår – «Leveringsfrist»
• I kravspesifikasjonen «Levering» står det at «Dager for henting og levering skal være faste, og disse avtales på oppstartsmøte», og at ved behov for endring av hente- og leveringstidspunkt skal begge parter godkjenne endringen FØR ikrafttredelse. Kan oppdragsgiver bekrefte om faste hent/leveringsdager alltid skal ligge innenfor rammen av at levering ikke skal skje på fredag, og om det kun er timing (klokkeslett) som kan justeres eller også ukedag?

  For å planlegge drift og rutiner trengs klarhet i hvilke deler av timeplanen som kan endres og innenfor hvilke begrensninger.

  Kravspesifikasjon.xlsx – «Levering»
• Kravspesifikasjonen «Fakturering» angir at det skal sendes fakturaer pr leveringspunkt. Kan oppdragsgiver presisere hva som regnes som «leveringspunkt» i denne konkurransen (f.eks. om det er per institusjon/virksomhet og om hvert av stedene i virksomhetsoversikten skal ha egen faktura), og om avrop også kan grupperes på samme faktura?

  Fakturagrunnlag og kostnadsdeling må være riktig fra start for å unngå etterfakturering/avvisning av faktura.

  Kravspesifikasjon.xlsx – «Fakturering»
• Kravspesifikasjonen «Privattøy vil bli levert usortert…» og «Leverandøren skal levere rene klær sortert avdelingsvis etter tilsendte navnelister» beskriver rutinen. Kan oppdragsgiver beskrive hvordan «navnelister» leveres (format, hyppighet, frister) og hva som skjer dersom navnelister ikke mottas/oppdateres i tide før sortering?

  Leverandøren må kunne prise nødvendig kapasitet og håndtere scenarioer knyttet til navnelister for å oppfylle sorteringskravet.

  Kravspesifikasjon.xlsx – «Sortert tøy»
• I kravspesifikasjonen «Sortert tøy» står det at klær som ønskes renset selv om de kan vaskes skal legges i hvit plastpose med beskjed om at det er ønskelig med rens. Kan oppdragsgiver bekrefte om denne markeringen er eneste krav for rens (dvs. ingen ekstra skjema/trinn), og hvordan leverandøren skal dokumentere at «rensekravet» er fulgt for etterkontroll/reklamasjon?

  Markering/rutiner for hva som skal renses vs vask påvirker både varelinjene/prising og reklamasjonsgrunnlag.

  Kravspesifikasjon.xlsx – «Sortert tøy»
• Kravspesifikasjonen «Ekstra skittent tøy» beskriver at institusjonene skyller klær og legger dem i egen plastpose. Kan oppdragsgiver presisere forventet kontroll ved mottak (hvilken grad av «kontroll» som kreves hos leverandør), og om det er standard for hva som anses «tilstrekkelig» forberedt for vask?

  Nivået på kontrollforpliktelsen påvirker arbeidsmetode og ressursbruk, og har betydning ved reklamasjoner/ansvar for skade/tap.

  Kravspesifikasjon.xlsx – «Ekstra skittent tøy»
• Kravspesifikasjonen «Responstid» sier at leverandør skal være lett tilgjengelig og responstid maks 2 virkedager. Avtalevilkårene omhandler også service/opfølging og kontaktmøter, men responstid er ikke nærmere definert. Kan oppdragsgiver klargjøre hva som inngår i «responstid» (f.eks. kun første svar/tilbakemelding, eller endelig løsning/levering), og via hvilken kanal (telefon/e-post/leverandørportal)?

  For å levere iht. evalueringskriteriet «service/oppsfølging» og samtidig oppfylle kravet må omfang og målepunkt være tydelig.

  Kravspesifikasjon.xlsx – «Gjennomføring av tjenesten» / Konkurransegrunnlag punkt 4.3.2 (tildelingskriterium service/opfølging)
• Kravspesifikasjonen «Miljø» lister kjemikalier som ikke skal benyttes i større utstrekning enn strengt nødvendig, og ber tilbyder opplyse i merknadsfeltet om noen av disse brukes og i så fall i hvilken grad. Kan oppdragsgiver presisere hva som menes med «i hvilken grad» (f.eks. prosent, dosering per kg, leverandøravhengig klassifisering), og om dette forventes dokumentert eller kun beskrevet.

  Tilbyder må vite hvilket detaljnivå som kreves for å kunne svare korrekt uten å under-/overinformere og uten å risikere avvisning.

  Kravspesifikasjon.xlsx – «Miljø»
• Konkurransegrunnlaget punkt 4.3.2 beskriver evaluering av «oppfølging utover påkrevde kvartalsvise møter» og «avvikssystem for retur og reklamasjon… uten at det medfører merarbeid for oppdragsgiver». Kan oppdragsgiver konkretisere hvordan avvik/reklamasjon skal håndteres i praksis (eksempel: maks frist for tilbakemelding, prosess for tilbakelevering/ny vask/kompensasjon) og hva som typisk gir høy uttelling i evalueringen?

  Kvalitetskriteriet er skjønnsbasert. Leverandøren trenger konkrete mål for prosess/SLAs for å levere riktig og prise risiko.

  Konkurransegrunnlag.pdf punkt 4.3.2 (tildelingskriterier: leveranse/oppfølging/service og avvikssystem)

Konkurransedokumenter

Dokumentpakken er hentet automatisk fra MERCELL og samlet som ZIP-fil.

Registrer interesse i den opprinnelige dokumentportalen hvis konkurransen er aktuell. Da får du endringer, spørsmål og svar og eventuell supplerende informasjon direkte fra oppdragsgiver.

Åpne original dokumentportal

Egen dokumentvisning og automatisk dokumentanalyse rulles ut per dokumentportal. Originaldokumentene gjelder alltid ved tilbudsarbeid.