VOIS - Bøker og medier til bibliotek

VOIS (vert: Sandefjord kommune) skal inngå én rammeavtale med én leverandør for levering av bøker og medier til bibliotek for deltakerkommuner i Vestfold. Avtalen omfatter også krav til netthandel/nettbutikk, bestilling, leveranser, rapportering og klima- og miljøkrav (bl.a. fossilfri transport og miljøvennlig emballasje). Avtaleperiode 4 år med estimert avtalestart 01.10.2026.

• Leverandøren skal være registrert i foretaksregister eller handelsregister i medlemsstaten der leverandøren er etablert (norsk: firmaattest; utenlandsk: dokumentasjon tilsvarende bransjeregister/foretaksregister).

  Dokumentasjon: Firmaattest (norske leverandører). For utenlandske: dokumentasjon på registrering i relevant register/bransjeregister i etableringslandet.

  Kilde: Krav til leverandørens registrering (konkurransegrunnlag, kap. 4.1.1)
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk evne til å gjennomføre rammeavtalen.

  Dokumentasjon: Siste års godkjente regnskap.

  Kilde: Økonomiske og finansielle stilling (konkurransegrunnlag, kap. 4.1.2)
• Leverandøren skal ha dokumentert og implementert system for miljøledelse.

  Dokumentasjon: Gyldig sertifikat fra ISO 14001, EMAS, Miljøfyrtårn eller tilsvarende.

  Kilde: Miljøledelsesstandarder (konkurransegrunnlag, kap. 4.1.3)
• Leverandøren skal fremlegge skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt, ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfrist.

  Dokumentasjon: Skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt (FOA § 7-2).

  Kilde: Kvalifikasjonskrav – skatteattester (konkurransegrunnlag, kap. 4.1)

• ESPD-skjema skal leveres integrert i Mercell som foreløpig dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav og fravær av avvisningsgrunner (og evt. utvelgelseskriterier).Kilde: ESPD (konkurransegrunnlag, kap. 3)
• Dersom leverandøren støtter seg på andre virksomheters kapasitet: vedlegge forpliktelseserklæring fra aktuell(e) virksomhet(er) og levere eget ESPD-skjema for virksomheten(e) sammen med tilbudet; unntak ved konsern med klar instruksjonsrett.Kilde: Krav til leverandøren – støtte på andre virksomheters kapasitet (konkurransegrunnlag, avsnitt under kap. 4)
• Tilbud skal leveres elektronisk via Mercell innen tilbudsfrist.Kilde: Innlevering av tilbud (konkurransegrunnlag, kap. 7.1)
• Utfylte og vedlagte dokumenter i Mercell (fane «Dokumenter»): Utfylt vedlegg 3 (Prisskjema), utfylt vedlegg 4 (Svarskjema tildelingskriterier), skatteattester for merverdiavgift og skatt, utfylt vedlegg 6 (Begrunnelsesskjema), sladdet versjon av tilbud (ett dokument), samt eventuelle andre forespurte dokumenter.Kilde: Tilbudets utforming ved levering (konkurransegrunnlag, kap. 7.2)
• Sladdet versjon: lever én komplett versjon av tilbudet (ett dokument) hvor forretningshemmeligheter er sladdet, samt utfylt begrunnelsesskjema (vedlegg 6) som angir hvilke opplysninger som er sladdet og unntakshjemmel.Kilde: Sladdet versjon av tilbud (konkurransegrunnlag, kap. 2.7.1)
• Erklæring fra leverandør om at tilbudet oppfyller behovene/kriteriene i konkurransedokumentene; avvik/forbehold skal angis med tydelig henvisning til punkt i dokumentene.Kilde: Erklæring fra leverandør – Bekreftelse på at behovene oppfylles (konkurransegrunnlag, kap. 7.3)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

20.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Avtaleperiode 4 år: oppstart 01.10.2026 til og med 30.09.2030.Kilde: Kontraktforside – Avtalens oppstart og varighet
• Kundeservice: leverandøren skal kunne kontaktes via telefon/e-post/chat og/eller web (uten kostnad), normaltid 08:00–15:00, besvare alle henvendelser innen 24 timer (ikke automatisk svar).Kilde: Vedlegg 1 – Kontraktsoppfølging: Kundeservice
• Kontaktpersoner: oppdragsgiver skal ha egne, faste og navngitte kontaktpersoner hos leverandøren med kunnskap om avtalevilkår/avtalesortiment.Kilde: Vedlegg 1 – Kontraktsoppfølging: Kontaktperson
• Loggføring i CMS for sporbarhet/historikk for henvendelser (telefon/e-post og evt. chat).Kilde: Vedlegg 1 – Kontraktsoppfølging: Kundeservice
• Kapasitet/kompetanse: leverandør skal ha tilstrekkelig kapasitet og tilgang til kompetanse/brukerstøtte for de produkter som tilbys.Kilde: Vedlegg 1 – Kontraktsoppfølging: Kapasitet og Kompetanse og brukerstøtte
• Rapporter/statistikk: leverandøren skal kunne levere kjøpsstatistikk/ordestatus, bl.a. restbestillinger/ordrestatus pr. bibliotek.Kilde: Vedlegg 1 – Kontraktsoppfølging: Rapporter/statistikk
• Nettbutikk: leverandøren skal ha egen nettbutikk som kun viser varer omfattet av avtalen, med oppdaterte priser iht. avtalen, bilde og forklarende tekst, og egne brukere per deltaker. Leverandør skal ikke ha høyere pris i nettbutikk enn i åpen nettbutikk. Leverandør skal tilby kostnadsfri opplæring.Kilde: Vedlegg 1 – Elektroniske bestillingsløsninger: Nettbutikk
• Bestilling: leverandøren skal kunne motta bestillinger via nettbutikk, e-post og/eller telefon, og bestillinger skal inneholde bestillernr/bestiller-ID, vare, kvantum og leveringssted. Minimum må bestillingsposter inneholde tittel/utgivelsesår/format/forfatter der relevant.Kilde: Vedlegg 1 – Bestilling
• Ordrebekreftelse: umiddelbart etter bestilling, minimum inneholde vare, kvantum, pris, leveringstid og leveringssted; avvik skal håndteres ved umiddelbar kontakt.Kilde: Vedlegg 1 – Ordrebekreftelse
• Leveringstid: innenfor ordinær arbeidstid 08:00–15:00 dersom ikke annet avtalt.Kilde: Vedlegg 1 – Levering: Leveringstidspunkt
• Leveringssted og gjennomføring: levere innendørs og på anvist sted; ikke sette igjen uten at transportør gir beskjed om ankomst til rett person; store leveranser på pall; levering anses skjedd når mottak er gjennomført av rett person på avtalt sted.Kilde: Vedlegg 1 – Levering: Leveringssted
• Leveringsfrekvens: minimum én gang i uken.Kilde: Vedlegg 1 – Levering: Leveringsfrekvens
• Delleveringer: normalt ikke, og skal godkjennes særskilt av oppdragsgiver.Kilde: Vedlegg 1 – Levering: Delleveringer
• Merking og emballasje: inner-/ytteremballasje skal være tydelig merket; emballasjeoptimalisering; minimum merkes med leveringssted og oppdragsgivers bestillingsnummer.Kilde: Vedlegg 1 – Levering: Merking av emballasje
• Sanksjoner ved brudd ved levering: ved utelivelse/forsinkelse (ikke godkjent) rett til sanksjoner: 15 % av gjeldende faktura, minimum 1 500 kr ekskl. mva.; kreditnota skal utstedes; gjelder uten dokumentasjon av økonomisk tap. Force majeure unntas.Kilde: Vedlegg 1 – Levering: Sanksjoner ved brudd ved levering
• Retur/reklamasjon: rett til å returnere salgbare varer (ikke brukt/åpnet) mot kreditnota uten fratrekk; returtransport dekkes av oppdragsgiver? (teksten sier: oppdragsgiver dekker returtransport) og gjelder ikke skaffevarer; feilleverte/defekte varer returneres uten kostnader; leverandør dekker returtransport; leverandøren skal ha rutiner som skal vedlegges.Kilde: Vedlegg 1 – Retur og reklamasjon
• Miljø- og klima: medlemskap i godkjent returselskap og dokumentasjon ved forespørsel; mål om redusere plast fra fossile råvarer, øke gjenvunnet materiale, separerbar emballasje, redusere unødig emballasje og øke ombruk (ikke på bekostning av beskyttelse). Ingen tomgangskjøring på oppdragsgivers adresser.Kilde: Vedlegg 1 – Klima- og miljøhensyn: Emballasje + Tomgangskjøring
• Fossilfri transport: leverandør skal kun bruke helelektriske kjøretøy, hydrogen eller biogass i gjennomføringen; plikt til redegjørelse/utlvering av statistikk og kopi av vognkort på forespørsel.Kilde: Vedlegg 1 – Klima- og miljøhensyn: Fossilfri transport
• CO₂-fotavtrykk: leverandøren skal der det er mulig kunne dokumentere CO₂-fotavtrykk; skal ikke vedlegges dokumentasjon i tilbudet.Kilde: Vedlegg 1 – Klima- og miljøhensyn: CO₂-fotavtrykk
• Sanksjoner ved brudd på klima- og miljøhensyn: oppdragsgiver kan ilegge dagbot 1 500 kr ekskl. mva. per virkedag; ved gjentatte/grove brudd kan oppdragsgiver heve kontrakten.Kilde: Vedlegg 1 – Klima- og miljøhensyn: Sanksjoner ved brudd
• Produktkvalitet og lovkrav: leverandør ansvarlig for produkter i overensstemmelse med norske lover/forskrifter og god kvalitet.Kilde: Vedlegg 1 – Krav til produkt/tjeneste: Produktkvalitet
• Katalogdata/metadata: leverandøren må levere katalogdata til kundens systemleverandør.Kilde: Vedlegg 1 – Krav til produkt/tjeneste: Katalogdata
• Plikt til å levere statistikk/rapportering: statistikk over uttak for foregående år innen 1. februar; dagbot ved brudd kan ilegges (inntil 1500 kr/dag) til fristen er overholdt.Kilde: Vedlegg 2 – Statistikk/rapportering

• Teksten viser ikke konkrete sanksjoner/heving ved brudd på statistikk og enkelte andre standardkontraktsavsnitt i detalj utover henvisninger (f.eks. eksakte formuleringer i «Sanksjoner ved brudd på statistikk/rapportering»).
• Kontraktens detaljerte avropsregler/krav til avrop (utover rammekravene i Vedlegg 1 og kontraktsvilkår) fremgår ikke i den gitte dokumentteksten.
• Detalj for prisendringsmetode/indekser er ikke spesifisert i utdraget (Vedlegg 2 viser kun at prisendringer skal begrunnes/dokumenteres etter avtalte metoder/indekser).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Vedlegg 1 (Behovsbeskrivelse) pkt. 8.1 «Leveringstidspunkt» står det at levering skal skje innenfor ordinær arbeidstid kl. 08:00–15:00 med mindre annet er avtalt. Gjelder dette også for eventuelle særskilte leveringer/uttransport ved restleveranser og skaffevarer, eller kan oppdragsgiver avtale andre leveringsvinduer i avrop?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker planlegging, bemanning og kostnader, og dermed hvordan leverandøren kan prise leveringsoppdragene riktig.

   Kilde: Vedlegg 1 – Behovsbeskrivelse, pkt. 8.1 Leveringstidspunkt

2. I Vedlegg 1 pkt. 7.3 «Kanselleringsfrist ved utsolgtsituasjoner» fremgår det at oppdragsgiver kan kansellere forhåndsbestilling innen 10 dager. Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan kansellering skal kommuniseres (f.eks. i nettløsning/e-post/ordreportalen), og om kansellering også gjelder bestillinger plassert som del av en større ordre (hvilke linjer faller bort)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå prosess og rekkevidde for kansellering for å styre risiko knyttet til innkjøp og eventuelle skaffevarer.

   Kilde: Vedlegg 1 – Behovsbeskrivelse, pkt. 7.3 Kanselleringsfrist ved utsolgtsituasjoner

3. I Vedlegg 1 pkt. 8.2 «Leveringssted» og pkt. 8.5 «Delleveringer» står det at alle leveranser skal plasseres innendørs og på anvist sted, og at delleveringer normalt ikke skal forekomme og alltid godkjennes særskilt. Kan oppdragsgiver beskrive hvilke situasjoner som normalt vil aksepteres for dellevering (f.eks. skaffevarer uten forventet leveringsdato, RFID/innlegg/klargjøring), og om leverandøren kan tilby del-levering når det gjelder bare enkelte varer/linjer i en ordre?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker leveringslogistikk og kostnadsbilde (antall sendinger, pakking/arbeidsoperasjoner) og dermed tilbudsprisen.

   Kilde: Vedlegg 1 – Behovsbeskrivelse, pkt. 8.2 Leveringssted og pkt. 8.5 Delleveringer

4. I Vedlegg 1 pkt. 10 «Retur og reklamasjon» fremgår det at leverandøren skal ha rutiner for retur og reklamasjon som skal vedlegges. Kan oppdragsgiver bekrefte hva som forventes levert i tilbudet (f.eks. selve rutinedokumentet/struktur, om det skal være et eget vedlegg, og hvilket omfang/format), og hvorvidt det er tilstrekkelig å levere rutine(r) som beskrivelse i tilbudsdokumentene?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å unngå avvik må leverandøren forstå hva som skal leveres konkret og hvordan dette vurderes.

   Kilde: Vedlegg 1 – Behovsbeskrivelse, pkt. 10.3 Rutiner for retur og reklamasjon

5. I Vedlegg 1 pkt. 11.4 «Fossilfri transport» og Vedlegg 2 pkt. 3.3 «Statistikk/rapportering» samt kontraktsvilkår om prisendringer fremstår rapporteringskrav og dokumentasjonsnivå som sentralt. Kan oppdragsgiver utdype hvilke konkrete dokumentasjonskrav som vil etterspørres for fossilfri transport (f.eks. vognkort ved hvilken frekvens, hvilke nøkkeldata om kjøretøy/drivstoff forventes), og om dette skal inngå uten ekstra kostnad i rammeavtalen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Krav til dokumentasjon og rapportering kan utgjøre en betydelig administrativ kostnad; leverandøren må vite omfanget før prising.

   Kilde: Vedlegg 1 – Behovsbeskrivelse, pkt. 11.4 Fossilfri transport; Vedlegg 2 pkt. 3.3 Statistikk/rapportering

6. I Vedlegg 1 pkt. 6.1 «Nettbutikk» står det at nettbutikken skal kun vise varer omfattet av avtalen (med mindre annet er avtalt) og at oppdragsgiver ikke skal ha høyere pris enn det som fremkommer av leverandørens åpne nettbutikk. Kan oppdragsgiver presisere hvordan «åpne nettbutikk» skal forstås (eventuelle pris-/tilgangsbegrensninger), og hvordan leverandøren skal håndtere situasjoner der avtalevilkår (rabatter) ikke matcher prisene i den åpne nettbutikken?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette har direkte konsekvens for prismekanisme og risiko ved priseavvik; leverandøren må vite hvordan samsvar skal dokumenteres.

   Kilde: Vedlegg 1 – Behovsbeskrivelse, pkt. 6.1 Nettbutikk

7. I Vedlegg 4 – Svarskjema tildelingskriterier, «Bestillingsfrister»: leverandøren skal oppgi siste bestillingstidspunkt (antall dager og klokkeslett) per type (lagerførte bøker, skaffebøker, spesialbestillinger). Kan oppdragsgiver angi hvilken leveringsdag-modell som brukes ved scoring/evaluering (f.eks. at «levert på onsdag» betyr fysisk levert innendørs innen kl. 15:00), og om oppdragsgiver forventer én felles frist eller separate frister for ulike leveringssteder (folkebibliotek vs. skolebibliotek)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklare «leveringsdag»-forutsetninger kan gjøre at leverandøren gir feil bestillingsfrister og dermed får dårligere score eller høyere kostnadsrisiko.

   Kilde: Vedlegg 4 – Svarskjema tildelingskriterier, Bestillingsfrister

8. I Vedlegg 1 pkt. 12 «Krav til produkt/tjeneste» og Vedlegg 3 (prisskjema) fremgår det tilleggstjenester (hylleklare bøker/filmer med ryggmerking/fagnummer, RFID ferdig programmert, ferdig plastet m.m.). Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan disse tilleggstjenestene skal bestilles og prises i praksis: Skal leverandøren tilby dem som separate linjer per ordrelinje, og er det forventet at alle aktuelle bøker alltid leveres med «RFID ferdig programmert» eller må leverandøren tilby ulike nivåer i henhold til avropsbehov?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette styrer hvordan leverandøren må sette opp kostnadsmodell (arbeidsoperasjoner) og hvordan prisskjemaet skal brukes i konkrete avrop.

   Kilde: Vedlegg 1 – Behovsbeskrivelse, pkt. 12 Krav til produkt/tjeneste; Vedlegg 3 Prisskjema (tilleggstjenester)

9. I Vedlegg 2 «Prisendringer» står det at prisendringer må begrunnes/dokumenteres skriftlig minst 2 måneder før ikrafttredelse, og at de ikke kan settes i kraft før oppdragsgivers kontaktperson har godkjent. Kan oppdragsgiver presisere hvilken godkjenningsprosess som gjelder (f.eks. forventet saksbehandlingstid, om det finnes standardmal for dokumentasjon, og om manglende svar innen en frist innebærer avslag/utsettelse)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Prisendringsprosessen påvirker leverandørens likviditet og risiko ved markedsendringer; leverandøren trenger forutsigbarhet i tidslinjen før tilbud.

   Kilde: Vedlegg 2 Standard kontraktsvilkår, pkt. 5.2 Prisendringer

10. I Vedlegg 2 pkt. 8.3 «Sanksjoner ved mislighold» og Vedlegg 1 pkt. 8.7 «Sanksjoner ved brudd ved levering» fremgår det at sanksjon kan være 15 % av gjeldende faktura (min. 1 500 kr ekskl. mva.) og at kreditnota skal utstedes. Kan oppdragsgiver bekrefte om sanksjoner etter Vedlegg 2 og sanksjoner ved brudd ved levering i Vedlegg 1 kan opptre samtidig for samme forhold, eller om det er en «enten/eller»-mekanisme for å unngå dobbel sanksjonering?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Manglende avklaring kan innebære betydelig økonomisk risiko ved mislighold; leverandøren må kunne prise denne korrekt og unngå uforutsett avvisnings-/oppsigelsesrisiko.

    Kilde: Vedlegg 2 Standard kontraktsvilkår, pkt. 8.3 Sanksjoner ved mislighold og pkt. 8.3.6–8.3.9; Vedlegg 1 – Behovsbeskrivelse, pkt. 8.7 Sanksjoner ved brudd ved levering