Anskaffelse av administrasjonsløsning for mobile enheter

Bodø kommune skal anskaffe en administrasjonsløsning for mobile enheter (helse- og omsorg). Løsningen skal administrere ca. 1200 Samsung-nettbrett og mobiltelefoner, samt en mindre andel enheter fra Rødøy, Røst og Hamarøy på samme IKT-plattform. Systemet skal gjøre det enklere å sette opp, oppdatere og sikre enhetene, og gi sentral oversikt og kontroll. Avtalen gjennomføres som løpende tjenesteavtale basert på SSA-L, estimert verdi 5 000 000 NOK eks. mva. (for hele avtaleperioden).

• Oppfyllelse av kvalifikasjonskrav i kapittel 7 (tilbud blir avvist dersom krav ikke oppfylles).

  Dokumentasjon: ESPD (Del IV seksjon A) som foreløpig dokumentasjon, og dokumentasjon for tildelt leverandør før kontraktsignering.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, kapittel 7.1 og 7.2/7.3
• Skatteattest: leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift.

  Dokumentasjon: Skatteattest ikke eldre enn 6 måneder fra tilbudsfrist (Altinn/ skattekontor for norske leverandører; tilsvarende utenlandske attester eller signert erklæring godkjent av økonomidirektør/økonomiansvarlig).

  Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 7.3.3
• Registrering/autorisasjon: leverandøren skal være lovlig etablert foretak.

  Dokumentasjon: Norske: firmaattest. Utenlandske: bekreftelse på registrering i relevante register/bransjeregister i etableringslandet.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 7.3.4
• Økonomisk og finansiell stilling: tilstrekkelig finansiell styrke til å oppfylle kontrakten.

  Dokumentasjon: Årsregnskap inkl. noter med styre- og revisjonsberetning for 2023 og 2024. Kredittvurdering ikke eldre enn 6 måneder fra tilbudsfrist fra anerkjent kredittvurderingsselskap (oppdragsgiver kan innhente selv).

  Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 7.3.5
• Tekniske og faglige kvalifikasjoner – erfaring.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av leverandørens 2 mest relevante og sammenlignbare oppdrag fra de 3 siste årene, i vedlagt mal for referansebeskrivelser (Vedlegg 4).

  Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 7.3.6
• Tekniske og faglige kvalifikasjoner – gjennomføringsevne.

  Dokumentasjon: Kort og overordnet beskrivelse av virksomheten/kjernekompetanse, organisering og kapasitet, gjennomsnittlig årlig arbeidsstyrke/ledelse siste 3 år, redskaper/materiell/teknisk utstyr, samt andel satt bort til underleverandører.

  Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 7.3.6
• Støtte fra andre foretak (valgfritt) – krav om å oppgi og dokumentere.

  Dokumentasjon: Signert forpliktelseserklæring (Vedlegg 2) og separat ESPD fra støttende foretak. Støttende foretak skal også dokumentere skatteattest og registrering/autorisasjon mv. (pkt. 7.3.3 og 7.3.4).

  Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 7.3.1
• Avvisningsgrunnlag gjelder etter FOA § 24-2 (inkl. rent nasjonale).

  Dokumentasjon: Besvares i ESPD (Del III seksjon D).

  Kilde: Konkurransegrunnlag, avvisning og avsnitt om FOA § 24-2/rent nasjonale avvisningsgrunner

• Tilbud må kun leveres elektronisk i leverandørportalen (Mercell) innen tilbudsfrist, og krever elektronisk signatur ved levering.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 8.4 og 8.6
• Utfylt tilbudsskjema (Vedlegg 1).Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 8.1.5 og Vedlegg 1: Tilbudsskjema
• Elektronisk utfylt egenerklæringsskjema (ESPD).Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 7.2 og pkt. 8.2/8.1.5 (tilbudets utforming)
• Dokumentasjon på oppfyllelse av konkurransens kvalifikasjonskrav.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 8.2/8.1.5 (tilbudets utforming)
• Evt. utfylt forpliktelseserklæring (Vedlegg 2) dersom støtte fra andre foretak brukes.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 8.2/8.1.5 (tilbudets utforming)
• Evt. utfylt skjema for avvik og forbehold (Vedlegg 3).Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 8.1.5 og 8.1.5 (tilbudets utforming), samt Vedlegg 3
• Utfylt SSA-L Bilag 1 – Vedlegg 1 – Kundens kravspesifikasjon.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 8.2/8.1.5 (tilbudets utforming)
• Utfylt SSA-L Bilag 3 – Plan for etableringsfasen.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 8.2/8.1.5 (tilbudets utforming)
• Utfylt SSA-L Bilag 6 – Vedlegg 1 – Prisskjema.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 8.2/8.1.5 (tilbudets utforming)
• Dokumentasjon på oppfyllelse av tildelingskriterier (bilag knyttet til kravspesifikasjon og prisskjema, samt evt. øvrige dokumenter).Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. 9.1 og pkt. 8.2/8.1.5

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

04.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Kontraktsstandard: SSA-L Generell avtaletekst med tilhørende bilag.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. Kontrakt og varighet
• Løpende tjenesteavtale.Kilde: Konkurransegrunnlag, pkt. Kontrakt og varighet
• Databehandleravtale skal inngås mellom Leverandør og Kunde (Salten Tingrett som verneting; kan benytte kommunens mal).Kilde: Kravspesifikasjon (Bilag 1 Vedlegg 1), punkt 2.6 Databehandleravtale
• Sikkerhet/personvern: løsningen skal behandle data innen EU/EØS og ikke overføre til tredjeland uten godkjent overføringsgrunnlag (absolutt krav).Kilde: Kravspesifikasjon (Bilag 1 Vedlegg 1), pkt. 4.2 Behandling av data
• Datatilhørighet/tilbakeholdsrett: Kundens data er Kundens eiendom også etter avtaleforhold; Leverandøren har ikke tilbakeholdsrett (absolutt krav).Kilde: Kravspesifikasjon (Bilag 1 Vedlegg 1), pkt. 4.1 Lagring av data
• Kunden skal ha tilgang til kundegenererte data i digitalt format, inkludert tilgang ved avslutning/migrering; eventuell kostnad ved datauttrekk skal beskrives i prisskjema (absolutt krav).Kilde: Kravspesifikasjon (Bilag 1 Vedlegg 1), pkt. 4.3 Kundegenererte data
• Leverandør har ansvar for drift/vedlikehold/sikkerhet og oppdateringer som SaaS (absolutt krav).Kilde: Kravspesifikasjon (Bilag 1 Vedlegg 1), pkt. 1.2 SaaS
• SLA: Leverandøren kan tilby sin standard SLA hvis den oppfyller/overstiger bilag 4; ved avvik skal hvert bilag 4-krav dokumenteres, og bilag 4 utfylles.Kilde: Kravspesifikasjon (Bilag 1 Vedlegg 1), pkt. 1.3 SLA
• Tjenesten skal ha SSO via Microsoft Azure AD (pålogging med OpenID Connect/SCIM/SAML) (absolutt krav).Kilde: Kravspesifikasjon (Bilag 1 Vedlegg 1), pkt. 5.1 SSO

• Dokumentteksten fra bilag 1 (kravspesifikasjonen) inneholder kun deler av kravene (avbrutt ved «Le»). Mulig at flere absolutte/ evalueringskrav finnes i resten av dokumentet som ikke er med i utdraget.
• Kravene i «Bilag 4 Tjenestenivå...» (standardiserte kompensasjoner, faktiske nivåer) er ikke inkludert i teksten, så konkrete SLA-krav og kompensasjoner kan ikke trekkes ut.
• Kontraktsvarighet/kontraktsstartdato fremgår bare delvis: SSA-L gir standard 3 år fra leveringsdag og automatisk fornyelse, men konkrete avtalte datoer og evt. avvik i bilag 5 er ikke med.
• Tildelingskriteriet «Miljø – Klimaavtrykk og miljøbelastning» har oppgitt begrunnelse for unntak, men vekten/konkret evalueringsmetode eller dokumentasjonskrav fremgår ikke av utdraget (kan være i ikke-medfølgende del).
• Avtaleperiode og endelig kontraktsigneringstidspunkt (tentative datoer) er ikke fullt angitt utover fremdriftsplanen og SSA-L standardregler.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Bilag 3 (Plan for etableringsfasen) er det oppgitt at «milepælen er dagbotbelagt» for MP6 og at godkjenningsprøven har periode på 14 virkedager. Kan dere presisere hvilke milepæler som er dagbotbelagt, dagbotsats/beregning og hvilke eksakte datoer som skal styre dagbøter (særlig når kontraktsignering/oppstart er «tentativt xxx»)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne prise og dimensjonere etableringen, samt vurdere økonomisk risiko ved forsinkelse, men dagbotlogikken og hvilke milepæler som faktisk utløser dagbøter er ikke fullt operasjonalisert i utdraget.

   Kilde: Bilag 3 – Plan for etableringsfasen / Milepælsplan (MP6 og MP7) og Avtalens pkt. 3.3 / 9.2.3 (dagbot ved forsinkelse)

2. I Bilag 4 (Tjenestenivå med standardiserte kompensasjoner) mangler utfylling for «Minimum [Leverandørens besvarelse, minimum 98 %] % tilgjengelighet», samt felter for vedlikeholds-/oppdateringsvarsling (antall arbeidsdager) og hvordan vedlikeholdsvindu/tidsintervall faktisk skal beregnes. Kan dere bekrefte hvilke konkrete SLA-krav (tall og felter) som er minimumskrav for leverandørens tilbud, og hvilke verdier dere forventer at leverandøren skal fylle inn (og som dermed blir bindende)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten klare, evaluerbare SLA-verdier er det vanskelig å levere et prismessig korrekt tilbud og å forstå hva som kan utløse kompensasjon/avvik.

   Kilde: Bilag 4 – Tjenestenivå med standardiserte kompensasjoner (Tilgjengelighet, varsel ved vedlikehold/oppdatering) / Avtalens pkt. 9.2.4

3. I Bilag 4 står det at «Tilgjengelighet = (1-(N-P)/O) x 100» og at A-/B-feil avgjør tilgjengelighet. Kan dere presisere (1) hva som regnes som «nedetid» (N) i praksis, (2) om planlagt vedlikehold (P) trekkes ut basert på vedlikeholdsvinduets faktiske gjennomføring, og (3) hvordan «måling pr. tjenesteperiode» håndterer hendelser som påvirker deler av omfanget (f.eks. kun enkelte brukere/enhetstyper)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: SLA-måling og definisjon av nedetid påvirker både avvikshåndtering og sannsynlighet for kompensasjon, og må være forståelig for at leverandøren skal kunne prise driftsoppsett.

   Kilde: Bilag 4 – Tilgjengelighet (beregningsformel, definisjoner for P/N/O og måling pr. tjenesteperiode)

4. I Bilag 4 er det angitt responstid og løsningstid for A/B/C, men feltene «[Leverandørens besvarelse]» er ikke fylt ut. Er disse måltallene (responstid og løsningstid) ment å være leverandørens egne tilbudte verdier som blir kontraktsfestede, eller er det minimumskrav dere har definert et annet sted? Hvis det er leverandørens verdier, hvordan evaluerer dere dem (kobling til poeng/krav)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uten avklaring av om responstid/løsningstid er minimumskrav eller priselementer (bindende løfte), kan leverandøren under- eller overinvestere og feil prissette SLA-risiko.

   Kilde: Bilag 4 – Respons- og løsningstid (A/B/C)

5. I Bilag 4 fremgår at «Kunden vil benytte følgende klassifisering … Prioritet på en feilmelding settes av Kunden, og er førende for Leverandørens håndtering». Kan dere beskrive hvilket handlingsrom leverandøren har dersom vi mener at feil klassifiseringen (A/B/C eller prioritet) er feil, og hvordan dette påvirker måltall (respons-/løsningstid) og eventuell kompensasjon?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tilkjenning av prioritet av oppdragsgiver kan skape leverandør-risiko; leverandøren må forstå tvisteløsnings-/korrigeringsmekanismen for SLA-målinger.

   Kilde: Bilag 4 – Nivå på Kundens tjenester (prioritet settes av Kunden)

6. I Bilag 4 og Avtalens pkt. 9.2.4 beskrives «økonomisk kompensasjon for brudd på avtalt tjenestenivå», men standardiserte kompensasjonssatser per brudd er ikke inkludert i utdraget. Kan dere sende eller bekrefte eksakt hvilke kompensasjonssatser som gjelder (for tilgjengelighet og eventuelt andre SLA-måltall), og hvordan disse kombineres ved flere samtidige avvik?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Kompensasjonssatser er direkte kostnadsdrivere og må være kjent for å kunne prise risiko riktig og vurdere lønnsomhet.

   Kilde: Avtalens pkt. 9.2.4 og Bilag 4 – «Standardiserte kompensasjoner»

7. I Bilag 3 (milepælsplan) er det forutsatt «periode på 14 virkedager» for godkjenningsprøven, og det er beskrevet oppstart/leveransemelding/leveringsdag og dagbot. Kan dere bekrefte (1) om godkjenningsprøven i deres kontrakt erstatter SSA-L standardens 10 virkedager, (2) tidspunkt for dagbotoppstart knyttet til «Leveransemelding» og (3) om det finnes avvik som gir forlengelse (f.eks. kundens medvirkningsforsinkelser)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Avvik fra SSA-L sin standard godkjenningsperiode og dagbotkobling påvirker plan og risiko; leverandøren må sikre at fremdriftsoppsettet er konsistent med kontraktens dagbotlogikk.

   Kilde: Bilag 3 – godkjenningsprøven (14 virkedager) og Avtalens pkt. 3.3 / 9.2.3

8. I Bilag 3 er det omtalt «Overføring av data fra eksisterende løsning til ny løsning» og at data fra kompetanseportal (Educatia) skal overføres. Kan dere avklare hva som er deres ansvar (f.eks. leveranse av datagrunnlag, eksportformat, tilgjengeliggjøring av tilganger), hva leverandørens ansvar er (konvertering/migrering/testing), og hvilke forventninger dere har til testkriterier for at migreringen er akseptabel?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Migreringsomfang og ansvarsdeling påvirker både tidsplan og kostnadsnivå, spesielt i etableringsfasen hvor milepæler kan være dagbotbelagt.

   Kilde: Bilag 3 – «Overføring av data fra eksisterende løsning til ny løsning»

9. I Bilag 5 (Administrative bestemmelser) fremgår det at «Avtalens varighet er 1 år fra Leveringsdag» og at Kunden har rett til å si opp med 6 måneders varsel, samt at Kunden kan si opp dersom maksimal økonomisk ramme på 5 000 000 NOK eks. mva. er brukt opp. Kan dere bekrefte (1) hvordan dette samspiller med SSA-L standardens 3+1 års automatisk fornyelse, og (2) hva som gjelder for leverandørens oppsigelsesrett i denne konkrete avtalen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Varighet/oppsigelsesmekanismer er en stor kommersiell risiko- og planfaktor; leverandøren må forstå hvilken varighetsbestemmelse som faktisk gjelder.

   Kilde: Bilag 5 – Administrative bestemmelser (pkt. Avtalens punkt 5.1) og Avtalens pkt. 5.1 (SSA-L varighet)

10. I Avtalens pkt. 4.1/4.2 beskrives pris- og fakturaprinsipper, men i Bilag 6 er det ikke i utdraget vist hvordan prisskjemaet faktisk skal brukes (f.eks. hvilke priselementer som inngår i «årlig kostnad» vs. «etablering», og hvilke deler som blir variable ved skalert volum/usikkerhet). Kan dere beskrive hvordan «om lag 1200 enheter» og eventuelle tilleggsmengder (Røst/Rødøy/Hamarøy ~5%) skal håndteres i prisskjemaet og i fakturering?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Estimert volum (ikke bindende) og skalering påvirker prisstruktur og kan gi feilprising dersom prisskjemaets mekanikk ikke er helt klar.

    Kilde: Konkurransegrunnlagets pkt. 1.2.1/1.2.3 (omfang og estimert verdi/volum) og Bilag 6 – Prisskjema (ark 1 og ark 2)