26/10469 - Ombruk i Samspill

Mulighetsstudie for Larvik kommune for å vurdere handlingsrom og alternativer for å tilrettelegge for eller opprette en ombrukssentral. Skal bl.a. se på organisering/drifting, aktører og hvordan kommunen kan ivareta lovpålagte oppgaver knyttet til arbeidstrening, språktrening, sysselsetting, medborgerskap gjennom organisert ombruk, samt potensial i reduserte klimagassutslipp (tonn CO2e/år) basert på kartlagt materialvolum. Ferdigstilling og overlevering av rapport i okt-nov 2026, etter oppstartsmøte i august 2026. (Vedlegg 1 - Oppdragsbeskrivelse)

• Tilbud skal inneholde en beskrivelse av hvordan oppdraget skal løses på maks 4 A4-sider. Skal inneholde: (1) beskrivelse av hvordan oppdraget kan løses, (2) beskrivelse av sluttproduktet, (3) fremdriftsplan med budsjettposter og tydelig rollefordeling kommunen vs. oppdragsgiver. (Vedlegg 1 - Oppdragsbeskrivelse, «Om tilbudet»)Kilde: Vedlegg 1 - Oppdragsbeskrivelse: Om tilbudet
• Vedlegg 3 – Skjema for kompetanse, erfaring og referanseprosjekter for tilbudte ressurser: CV-/ressursskjema skal sladdes etter angitte regler (hva som ikke skal sladdes, hva som skal sladdes, og at ressursens navn skal sladdes i hele dokumentet). (Vedlegg 3 - Skjema for kompetanse, erfaring og referanseprosjekter)Kilde: Vedlegg 3 - Skjema for kompetanse, erfaring og referanseprosjekter: Instruks om sladding

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

24.06.2026

Språk

norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• SSA-O «Avtale om utrednings- og utviklingsoppdrag fra Konsulent» skal gjelde med navngitte endringer i spesialvilkår (Vedlegg 5 - Spesielle kontraktsvilkår SSA-O).Kilde: Vedlegg 5 - Spesielle kontraktsvilkår SSA-O: «SSA-O ... skal gjelde med endringer»
• Reise- og diettkostnader dekkes ikke. Reisetid dekkes med 50 % av oppgitte timepriser. Hvis timepriser ikke er oppgitt, dekkes reisetid med 600 kr/time (ekskl. mva.).Kilde: Vedlegg 5 - Spesielle kontraktsvilkår SSA-O: SSA-O Pkt. 6.1 - tillegg
• Gebyrer eller andre former for tillegg vil ikke på noe tidspunkt bli akseptert i forbindelse med levering eller fakturering.Kilde: Vedlegg 5 - Spesielle kontraktsvilkår SSA-O: SSA-O Pkt. 6.2 – tillegg
• Elektronisk faktura skal sendes i EHF-format 3.0. Bestillernummer skal ligge i feltet «deres ref.» (obligatorisk) og i «BuyerReference» som BuyerReference etter EHF 3.0.Kilde: Vedlegg 5 - Spesielle kontraktsvilkår SSA-O: «Bestillernummer»
• Larvik kommune bruker et 5-sifret bestillernummer for automatisk routing; det må kun stå kommunens 5-sifrede bestillernummer (ikke navn) for at fakturaen skal gå til riktig mottaker.Kilde: Vedlegg 5 - Spesielle kontraktsvilkår SSA-O: «Larvik kommune bruker...»
• Alle varer og tjenester skal inn i EHF faktura-XML (kan ikke legges ved som vedlegg). Timelister med kommentarer skal følge, samt tilbyders inngående faktura fra underleverandører hvis aktuelt, og vedlegg som viser materialforbruk og kostnad hvis aktuelt.Kilde: Vedlegg 5 - Spesielle kontraktsvilkår SSA-O: «Artikkelnummer» (krav til medfølgende dokumentasjon)
• Timer skal faktureres med egne unike artikkelnummer. Faktura skal inneholde informasjon slik at det er mulig å se hvem som har utført arbeidet. Andre prisbærende poster i prismatrisen skal faktureres med egne unike artikkelnumre. Tilbyders artikkelnumre skal angis i prisskjemaet.Kilde: Vedlegg 5 - Spesielle kontraktsvilkår SSA-O: «Timer»/«Artikkelnummer»
• Kontraktsnummer skal påføres alle fakturaer iht. EHF-standarden, plassering «ContractDocumentReference» etter EHF 3.0 (kontraktsnummer=avtalens nummer, angis ved kontraktsignering).Kilde: Vedlegg 5 - Spesielle kontraktsvilkår SSA-O: «Kontraktsnummer»
• Fakturaer som ikke følger kravene kan bli avvist av kommunen eller medføre kostnad på kr 2,5 % av fakturabeløpet ekskl. mva.Kilde: Vedlegg 5 - Spesielle kontraktsvilkår SSA-O: «Avvisning av fakturaer og sanksjoner» (SSA-O Pkt 10 – Nytt punkt 10.4)
• Leverandøren skal ikke sende ut offentlig meddelelse eller offentliggjøre noe av innholdet i kontrakten uten oppdragsgivers godkjenning av formuleringen.Kilde: Vedlegg 5 - Spesielle kontraktsvilkår SSA-O: SSA-O Pkt. 10 – Nytt punkt 10.4
• Informasjonssikkerhet: Konsulenten skal iverksette forholdsmessige tiltak for informasjonssikkerhet (konfidensialitet, tiltak mot data som kommer på avveie, mot utilsiktet endring/sletting og mot virus/skadevare). Kunden kan angi nærmere krav i bilag 1.Kilde: Vedlegg 4A - SSA-O bilag 2026/Generell avtaletekst: punkt 7.1 Informasjonssikkerhet
• Databehandleravtale: Hvis Konsulenten behandler personopplysninger på vegne av Kunden skal databehandleravtale inngås, vedlagt som bilag 8 og være inngått før behandling påbegynnes.Kilde: Vedlegg 4A - SSA-O generell avtaletekst: punkt 7.2.1 Plikt til å inngå databehandleravtale
• Krav til lønns- og arbeidsvilkår: Konsulenten skal sikre at egne og underleverandørers ansatte som direkte medvirker ikke har dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn kravene i allmenngjort tariffavtale/landsomfattende tariffavtale. Dokumentasjonsplikt på forespørsel; ved brudd kan dagbot ilegges (ikke mindre enn kr 1500 per dag).Kilde: Vedlegg 4A - SSA-O generell avtaletekst: punkt 5.5 Lønns- og arbeidsvilkår, Dokumentasjon (dagbot)

• Konkurransens konkrete kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier er ikke oppgitt i den vedlagte dokumentteksten (kun enkelte maler/kontraktsvilkår er synlige).
• Innleveringskrav utover «Om tilbudet» (maks 4 A4-sider) og sladdeskjema (Vedlegg 3) er ikke fremkommet i tekstgrunnlaget du ga.
• Det er ikke angitt eksakt oppstartdato, sluttdato eller milepæter som fastfrister i kontrakten; kun «Måned i 2026» med august oppstartsmøte og okt-nov ferdigstilling/overlevering. (Vedlegg 1)
• Kontrakts-/utførelseskrav utover fakturerings-/kommunikasjons-/kostnadspunktene kan ligge i SSA-O generelle bestemmelser, men dokumentet er en generisk tekst der konkrete endringer ofte skal fylles ut i bilag (bilag 1-8). Derfor er omfanget av kontraktsspesifikke krav uklar utover de navngitte tilleggene.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Vedlegg 1 (Oppdragsbeskrivelse) står det «Mulighetsstudie» og at dere vil se på handlingsrom/alternativer for ombrukssentral, inkl. estimert årlig potensial (tonn CO2e/år) basert på kartlagt volum. Kan dere presisere hva som skal leveres som sluttprodukt (omfang/kapittelstruktur, metodekrav og format), og hvilke forutsetninger vi skal legge til grunn for CO2e-estimatet (f.eks. faktorgrunnlag, datakilder og tidshorisont)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette styrer både metode og prising (arbeidsomfang/kompetanse) og reduserer risiko for avvik i leveransen.

   Kilde: Vedlegg 1 - Oppdragsbeskrivelse (Bakgrunn/Beskrivelse av oppdraget)

2. Fremdriftsmessig: I Vedlegg 1 oppgis «august» oppstartsmøte og «august–oktober» prosjektfase samt «oktober–november» ferdigstilling/overlevering. Kan dere angi forventet oppstartdato (dato for oppstartsmøte) og foreslåtte milepæler/delleveranser med konkrete datoer (inkl. når kommunen skal gi innspill), slik at vi kan planlegge og prise arbeidsinnsats og evt. endringsbehov?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dokumentet angir bare måneder; uten konkrete milepæler blir det vanskelig å prise og sikre at dag-/misligholdsbetingelser håndteres riktig.

   Kilde: Vedlegg 1 - Oppdragsbeskrivelse (Viktige datoer for prosjektet)

3. Medvirkning fra kommunen og andre aktører: Hvilken medvirkning forventer dere at Larvik kommune skal gi oss gjennom oppdraget (f.eks. antall møter, tilgang til datagrunnlag, involvering av relevante enheter/aktører), og hva er forventet rollefordeling mellom oppdragsgiver/prosjektleder og oss gjennom hele prosjektfasen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Roller og bidrag påvirker både omfang (møter/arbeid) og leveransekvalitet; tydeliggjøring reduserer risiko for «skjult arbeid».

   Kilde: Vedlegg 1 - Oppdragsbeskrivelse (Beskrivelse av oppdraget; omtale av medvirkning/rollefordeling)

4. Om «mapping av ressurser og mulige aktører» (Vedlegg 1) — kan dere avklare hvordan dere ønsker at mulige aktører skal vurderes og dokumenteres i rapporten (kriterier, dimensjoner som skal inngå, og om dere forventer intervjuer/lett kartlegging eller mer omfattende innhenting)? Hvis intervjuer er aktuelt: hvor mange aktører forventes og hvem skal fasilitere kontakten?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Krav til datainnhenting (intervjuer vs. dokumentstudier) driver timer og kvalitet; vi må vite forventet metode/omfang før tilbud.

   Kilde: Vedlegg 1 - Oppdragsbeskrivelse (Beskrivelse av oppdraget: «organisering og drifting - hvilke ressurser…» og «Mulige aktører…»)

5. Gjenbrukskommune-appen som verktøy: I Vedlegg 1 nevnes at det «vil også være naturlig» å se på mulighet for bruk av appen. Kan dere presisere hva dere konkret forventer av vurderingen (f.eks. funksjonelle behov, nyttevurdering, integrasjoner, arbeidsflyt, kost/nytte), og om dere har tilgang til eksisterende datagrunnlag eller dokumentasjon knyttet til app-bruk i kommunen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tydeliggjøring av forventet leveranse fra app-vurderingen gjør det mulig å prise riktig kompetanse og innsats.

   Kilde: Vedlegg 1 - Oppdragsbeskrivelse (varer/«Det vil også være naturlig…»)

6. CO2e-estimat og volum: For at vi skal kunne prise arbeidet riktig ber vi om at dere presiserer hvilket datagrunnlag dere forventer at vi bruker til å «kartlegge volum av materialer» (og hva dere allerede har/kan bidra med), samt hvilket nivå av usikkerhet dere ønsker at skal fremgå (intervall, sensitiviteter, antakelser).

   Hvorfor det er verdt å spørre: Estimering av utslipp krever valg av metode og datatilgang; prising avhenger av hvor mye kartlegging som faktisk må gjøres av oss.

   Kilde: Vedlegg 1 - Oppdragsbeskrivelse (Beskrivelse av oppdraget: «Mulighetsstudien… estimert årlig potensial… basert på kartlagt volum…»)

7. Valg av prismodell og budsjettposter: I Vedlegg 2 (prisskjema) står «Ombruk i samspill – Larvik kommune» og det fylles kun ut blå celler. Kan dere bekrefte hvordan timer skal prises i praksis (f.eks. én eller flere stillingskategorier om flere fremkommer i skjemaet), og hvordan vi skal inkludere eventuelle reise-/diestkostnader og reisetid når SSA-O og Vedlegg 5 sier at reise- og diettkostnader ikke dekkes?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Prisoppsett og håndtering av reise/utlegg påvirker totalpris og risiko; vi må vite hvordan prisskjemaet skal brukes med de spesielle kontraktsvilkårene.

   Kilde: Vedlegg 2 - Prisskjema Ombruk i samspill.xlsx samt Vedlegg 5 - Spesielle kontraktsvilkår SSA-O

8. Kontrakts-/fakturakrav: I Vedlegg 5 stilles strenge krav til EHF (Bestillernummer i «BuyerReference», Kontraktsnummer, artikkelnumre per timepris/post, og at feil kan medføre avvisning eller 2,5 % kostnad). Kan dere gi oss informasjon om hvordan kommunen vil utstede bestillernummer/bestillingsgrunnlag (hvor vi finner det, og om det kommer på forhånd for hele perioden eller per leveranse), og om dere kan bekrefte hvordan timelister/kommentarer skal struktureres?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Fakturaflyt og dokumentasjonsformat påvirker risiko for avvisninger og dermed økonomi og fremdrift.

   Kilde: Vedlegg 5 - Spesielle kontraktsvilkår SSA-O (EHF-krav, Artikkelnummer, Avvisning av fakturaer og sanksjoner)

9. Tildelingskriterier og evaluering: Kontrakts-/tilbudsmaler er delvis synlige, men vi ser ikke beskrevet hvordan evalueringen av tilbudet vil foregå. Kan dere bekrefte hvilke tildelingskriterier som gjelder for denne konkurransen, og gi vekting/underkriterier samt hvordan «beskrivelse av hvordan oppdraget kan løses» (maks 4 A4) vil evalueres (f.eks. hvor vekt på metode, fremdriftsplan, rollefordeling og CO2e-estimat)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utydelige evalueringskriterier kan føre til feil prioritering i tilbudsdokumentet og dårligere posisjon i konkurransen.