KinoKino - utskifting stoler

Sandnes kommune (Sandnes eiendom) inviterer til åpen tilbudskonkurranse (varekontrakt) om kjøp, levering og montering av nye stoler til KinoKino – Sal 1 og Sal 2. Omfang: 141 stoler i Sal 1 og 94 stoler i Sal 2. Forventet kontraktsignering august 2026. Levering og montering planlagt desember 2026, med sluttfrist 18. desember 2026. Estimert kontraktsverdi 1,5–2 mill. kr ekskl. mva. (maks 2,5 mill.).

• Leverandør skal være et lovlig etablert foretak.

  Dokumentasjon: Firmaattest (norske foretak) / attest for registrering i faglige register i etableringslandet (utenlandske foretak).

  Kilde: Del I, kap. 5.2.1 Firmaattest
• Leverandøren skal ikke ha vesentlige restanser for skatt og merverdiavgift, eller det skal foreligge godkjent nedbetalingsplan.

  Dokumentasjon: Skatte- og merverdiavgiftsattest (ikke eldre enn 6 måneder fra tilbudsfrist) / tilsvarende attest i hjemstat (ikke eldre enn 6 måneder).

  Kilde: Del I, kap. 5.2.2 Attest for skatt og merverdiavgift
• Leverandøren skal ha ordnede økonomiske forhold og økonomisk evne til å gjennomføre kontrakten; minimum vurdering kredittverdig.

  Dokumentasjon: Oppdragsgiver innhenter Commercial Delphi Score fra Experian; krav minst «Kredittverdig» (risikoklasse 5 eller høyere på Experians skala) / utenlandske: kredittvurdering fra anerkjent selskap basert på siste regnskap.

  Kilde: Del I, kap. 5.3 Økonomisk og finansielle kapasitet
• Leverandør skal ha erfaring med levering og montering av stoler fra tre relevante oppdrag de siste 5 år for kontrakter av sammenlignbar størrelse/omfang/kompleksitet.

  Dokumentasjon: Utfylt skjema for referanseoppdrag (vedlegg C) for tre mest relevante oppdrag, samt liste over andre relevante oppdrag med kontraktverdi, tidspunkt og oppdragsgivernavn.

  Kilde: Del I, kap. 5.4.1 Erfaring
• Leverandør skal ha kapasitet og gjennomføringsevne for å oppfylle kontrakten.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av personell og enheter leverandøren råder over (samt eventuelt ressurser hos andre foretak ved støtte), inkl. produsenter og kontraktsmedhjelpere, organisasjonskart med navngitte ressurser, og fremdriftsplan vedlagt tilbudet.

  Kilde: Del I, kap. 5.4.2 Kapasitet og gjennomføringsevne
• Leverandør skal ha kvalitetssikringssystem tilpasset leveransens kompleksitet, risiko og målsetting.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av kvalitetssikringstiltak (minst overordnet system + kontrollplaner/sjekklister relevant for oppdraget) / evt. kopi av gyldig ISO 9001 eller tilsvarende sertifikat.

  Kilde: Del I, kap. 5.4.3 Kvalitetssikringssystem
• Leverandør skal ha miljøledelsessystem tilpasset leveransens miljøegenskaper, kompleksitet og risiko.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av miljøledelsestiltak: miljømål, status og planlagte tiltak (kortfattet redegjørelse) / evt. kopi av gyldig ISO 14001/EMAS/Miljøfyrtårn eller tilsvarende sertifikat.

  Kilde: Del I, kap. 5.4.4 Miljøledelsessystem
• Ved støtte fra andre foretak: leverandør må dokumentere rådighet over nødvendige ressurser (tekniske/faglige).

  Dokumentasjon: Forpliktelseserklæring fra foretaket(e) (vedlegg A) ved støtte til tekniske og faglige kvalifikasjoner.

  Kilde: Del I, kap. 5.1 Støtte fra andre virksomheter
• Ved støtte fra andre foretak for økonomisk/finansiell kapasitet: solidarisk ansvar for utførelsen.

  Dokumentasjon: Utfylt solidaransvarserklæring (vedlegg B) eller lignende rettslig bindende bekreftelse.

  Kilde: Del I, kap. 5.1 Støtte fra andre virksomheter

• Tilbudet skal leveres elektronisk via KGV (EU-Supply) innen tilbudsfrist.Kilde: Del I, kap. 4.3 Elektronisk innlevering / pkt. 2.5 Tidsplan (tilbudsfrist 29. juni 2026 kl. 12.00)
• Tilbudsdokumenter i KGV skal bl.a. inneholde: signert tilbudsbrev med egenerklæring om oppfyllelse av kvalifikasjonskrav (kap. 5), beskrivelse av opsjoner og eventuelle avvik iht. punkt 4.1.3.Kilde: Del I, kap. 4.1.1 Organisering av tilbudsdokumentene
• Ved behov: beskrivelse av taushetsbelagt informasjon (med sladdet kopi).Kilde: Del I, kap. 4.2 Offentleglova og taushetsbelagt informasjon / kap. 4.1.1 pkt. 2
• Ved behov: forpliktelseserklæring (hvis støtte) + solidaransvarserklæring (ved krav ved økonomi/finans) (vedlegg A/B).Kilde: Del I, kap. 4.1.1 pkt. 3-4 og kap. 5.1
• Bekreftelse/dokumentasjon for oppfyllelse av minstekrav og tildelingskriterier: (a) bekreftelse i tilbudsbrev om minimumskrav for begge saler i vedlagte beskrivelser (del II kap. I vedlegg teknisk beskrivelse/tegninger), (b) utfylt kap. F. Vederlaget, (c) utfylt skjema Miljø og transport (Excel) for delkriterium G.1, (d) besvarelse av delkriterium G.2 og G.3.Kilde: Del I, kap. 4.1.1 pkt. 5
• Prøvestol(er) for vurdering: prøvestol skal leveres etter tilbudsfrist og innen en uke etter tilbudet ble levert, for hver av salene (Sal 1 og Sal 2), i henhold til vedlagt beskrivelse. Manglende eller feil tidspunkt kan gi avvisning.Kilde: Del I, kap. 4.1.1 Prøvestol for vurdering av kvalitet
• Avvik skal beskrives entydig og presist i tilbudsbrevet under eget punkt «Avvik» (med referanse til relevant punkt). Vesentlige avvik kan medføre avvisning.Kilde: Del I, kap. 4.1.3 Avvik
• Tilbudet skal være på norsk (inkl. dokumenter og kommunikasjon).Kilde: Del I, kap. 4.1.2 Språk
• Alternative tilbud aksepteres ikke; deltilbud og parallelle tilbud aksepteres ikke.Kilde: Del I, kap. 4.1.4-4.1.6
• Tilbudsvedlegg/filformater: hver fil som egen selvstendig fil; filnavn starter med tall; aksepterte formater (MS Office og søkbar PDF uten passord/autentisering).Kilde: Del I, kap. 4.1.1 Organisering av tilbudsdokumentene

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

29.06.2026

Språk

norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• FDV-dokumentasjon skal leveres digitalt (Famac) iht. NS 3451, senest en uke før sluttfrist; oppdragsgiver kan tilbakeholde betaling til FDV er komplett.Kilde: Del II, B.2.6 FDV-dokumentasjon
• Levering og montering av stoler i desember 2026; alt arbeid ferdigstilles innen sluttfrist 18. desember 2026; oppstart byggeplass iht. omforent fremdriftsplan.Kilde: Del II, C.1 Om kontrakten og E.1 Frister
• Kontraktsprisene er faste; ingen indeksregulering.Kilde: Del II, B.2.4 Prisregulering / F.5 Regulering
• Leverandør skal bemanne oppdraget med personell med høy faglig kompetanse og gode norskkunnskaper; minst en person må kunne norsk eller engelsk skriftlig og muntlig på hvert arbeidslag.Kilde: Del II, D.1.1 Tilgjengelighet/språk
• Miljøkrav: leverandør skal bidra til å minimere belastning på nærmiljøet, overholde miljølovgivning, planlegge og koordinere utførelse for bærekraftige anskaffelser; leverandør skal bekrefte miljøkrav i tilbud og beskrive konkrete tiltak (se kap. G Klima og miljø).Kilde: Del II, B.2.7 Miljø og C.2.4 Miljø
• Transportkrav: minimum Euroklasse VI på alle kjøretøy til leveringsadresse; ikke tomgangskjøring (unntak når nødvendig ved levering). Dokumentasjon på forespørsel.Kilde: Del II, C.2.4.5 Transport
• Gjenvinning/avfall: avfall skal kildesorteres; spesialavfall behandles forskriftsmessig; kunne fremvise kvittering ved forespørsel.Kilde: Del II, C.2.4.4 Gjenvinning
• Krav til kvalitet og utførelse: fagmessig god kvalitet, utført iht. lover/forskrifter, nødvendig fagkompetanse; fast kontaktperson skal utpekes.Kilde: Del II, C.2.1 Generelle krav til kvalitet og utførelse
• Fremdriftsplan: detaljert fremdriftsplan skal utarbeides innen 2 uker etter kontraktsignering og godkjennes av byggherre.Kilde: Del II, E.3 Fremdriftsplanlegging
• Dagmulkter ved fristbrudd: sluttfrist 18. desember 2026 (kr 5 000 per kalenderdag), utbedring etter overtakelse (kr 5 000 per kalenderdag), mislighold miljøkrav (kr 2000 per kalenderdag).Kilde: Del II, E.1 Frister og dagmulkter / tabell
• Avvikshåndtering: ved avvik skal leverandør ta kontakt for å søke løst; vesentlige avvik skal alltid varsles riktig kontaktperson hos oppdragsgiver.Kilde: Del II, B.2.9 Avvik
• Arbeidstid og gjennomføring: utføres innen ordinær arbeidstid med mindre avtalt; arbeidet skal planlegges slik at ventetid ikke forekommer; arbeider skal ryddes og beskyttes (RTB/ RIF 2007).Kilde: Del II, D.3.3 Under oppdragsutførelsen (Arbeidstid/Rydding/Continiuitet)

• Tekstgrunnlaget viser ikke komplette detaljer for tekniske minstekrav per sal (henviser til Del II kap. C. Kravspesifikasjon og vedlegg Teknisk beskrivelse/tegninger), så konkrete spesifikasjoner og terskler utover beskrevet vurderingspunkter er ikke utdratt her.
• Dagmulktsvilkår og beregning er nevnt som beløp/perioder, men full operasjonell prosedyre (hvordan dagmulkt beregnes/varsles) ligger sannsynligvis i kontraktsvilkårene/vedlegg som ikke er inkludert i utdraget.
• Krav om miljøvennlige løsninger er beskrevet overordnet; konkrete miljøkrav (særlig «kap C.2.4 Miljøkrav» og «kap E Frister og dagmulkter» for sanksjoner) er ikke fullt spesifisert i utdraget utover hovedpunktene.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Del II kap. E.1 står sluttfrist for kontraktsgjenstanden til 18. desember 2026 og dagmulkter 5 000 kr per kalenderdag. Hvordan definerer oppdragsgiver “ferdigstillelse” i denne sammenhengen: gjelder det fullført levering og montering, samt overlevering/overakning, og/eller ferdigstillelse av utbedringer identifisert ved overtakelsesforretningen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å kunne prise riktig risiko for dagmulkt må leverandøren forstå nøyaktig hva som utløser dagmulktene og hva som regnes som ferdig leveranse.

   Kilde: Del II kap. E.1 Frister (pkt. 2 og 3) samt kap. E.2 Dagmulkter

2. I Del II kap. E.1 pkt. 1 fremgår “Tidspunkt for oppstart byggeplass Iht. omforent fremdriftsplan” med dagmulkt 2 000 kr per kalenderdag. Kan oppdragsgiver presisere hvordan startdato fastsettes/omforenes, hvem som “omforener” datoen, og hva som er kriteriet for at dagmulktbelagte frister begynner å løpe?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Startdato som omforenes kan få stor betydning for dagmulktkostnader; leverandøren trenger presise kriterier for planlegging og risikovurdering.

   Kilde: Del II kap. E.1 Frister (tabell, nr. 1)

3. I Del II kap. B.2.6 og kap. D.3.4 fremgår at oppdragsgiver kan tilbakeholde betaling inntil FDV-dokumentasjon er levert/godkjent, og at FDV skal leveres senest en uke før sluttfrist og/eller senest en uke før overtakelsesforretning. Kan oppdragsgiver bekrefte hvilken av disse som er styrende for betalingshold og sluttdato (en uke før sluttfrist vs en uke før berammet overtakelsesforretning), og om “godkjent” betyr formell aksept fra oppdragsgiver eller kun mottak av korrekt dokumentasjon?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå betalingsbetingelser og leveringsdatoer for FDV for å unngå likviditetsrisiko og feil planlegging av dokumentleveranser.

   Kilde: Del II kap. B.2.6 FDV-dokumentasjon og kap. D.3.4 Etter oppdraget

4. Del II kap. D.3.3 angir bot 1 000 kr per brudd ved manglende innregistrering av mannskap i HMSREG “uavhengig av hvor i leverandørkjeden dette skjer”. Hvilket tiltak regnes som “innregistrering” (f.eks. sendt forespørsel, aktiv godkjenning, eller registrering uten oppdragsgivers godkjenning), og hvordan skal leverandøren håndtere underleverandører som ikke kan registreres før oppdragsgivers godkjenning?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Botens beregningsgrunnlag og prosess for registrering påvirker både kostnad og risikofordeling ved bruk av underleverandører.

   Kilde: Del II kap. D.3.3 Under oppdragsutførelsen (avsnitt om HMSREG og bot)

5. I Del II kap. D.1.1 stilles krav om språk (norsk/engelsk) og at det til enhver tid skal være minst en person fra hvert arbeidslag som behersker norsk eller engelsk skriftlig og muntlig. Kan oppdragsgiver presisere forventet bemanning/roller for dette oppdraget (hvilke “arbeidslag” legges til grunn), og om det er tilstrekkelig at kravet oppfylles av kontaktperson/fast koordinator, eller må det være flere personer til stede samtidig?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å kunne prise bemanning korrekt må leverandøren forstå hvordan oppdragsgiver tolker “arbeidslag” og hva som er minimum bemanningskrav på stedet til enhver tid.

   Kilde: Del II kap. D.1.1 Tilgjengelighet på arbeidsplass, språk, arbeidstid og varsler og krav

6. I Del II kap. B.2.13 fremgår at det ikke kan avtales/kreves vederlag for materialer og ytelser før de er fysisk tilført byggeplassen “for å innebygges”. For en vare- og monteringsleveranse av stoler: Gjelder dette (1) kun stolene som skal monteres i salen, eller også (2) innkjøpte deler/slitedeler, (3) verktøy/utstyr og (4) evt. prøvestol? Hvordan håndteres situasjoner der deler må lagres/tilpasses før montering i sal?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Klart skille mellom hva som kan faktureres ved innkjøp vs ved ankomst på byggeplass er avgjørende for pris og betalingsplan.

   Kilde: Del II kap. B.2.13 Faktura (avsnitt om materialer/deler før fysisk tilført byggeplassen)

7. I Del II kap. F.2 Regningsarbeid angis timepriser og at overtid skal avtales og godkjennes på forhånd. Kan oppdragsgiver presisere hvilke situasjoner som typisk kan bli regningsarbeid i dette prosjektet (for eksempel tilpasninger, ekstra slitedeler, endringer i merking), og hvilken prosedyre som brukes for å innhente forhåndsgodkjenning (skriftlig bestilling i KGV eller e-post)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må forstå sannsynlige endrings-/tilpasningsscenarioer og hvordan forhåndsgodkjenning dokumenteres for å unngå tvist om betaling for regningsarbeid.

   Kilde: Del II kap. F.2 Regningsarbeid samt Del II kap. D.3.4 Endringer

8. I Del II kap. B.2.7 Miljø og kap. C.2.4 Miljøkrav fremgår bl.a. Euroklasse VI og sanksjoner ved brudd på miljøkrav “se kap E Frister og dagmulkter”. Kan oppdragsgiver bekrefte hvordan sanksjonene for “mislighold av miljøkrav” er beregnet (beløp per dag/beløp per hendelse), og hvilken dokumentasjon som kreves ved kontroll (f.eks. kjøretøykvittering/dokumentasjon for Euroklasse VI, avfalls- og kvitteringskrav)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Miljøsanksjoner kan utgjøre betydelig økonomisk risiko, og leverandøren må vite både beregningsmodell og kontroll-/dokumentasjonskrav.

   Kilde: Del II kap. C.2.4.6 Mislighold av miljøkrav og kap. E.1 (tabell, nr. 4)

9. I Del II kap. C.2.2 og C.2.4.2/ C.2.4.3 beskrives minimumskrav/forventninger om produkter, EPD/miljømerking og plast/emballasje. For å sikre at tilbudet blir sammenlignbart: Hvilke miljødokumenter/vedlegg vil oppdragsgiver etterspørre ved evaluering og/eller etter kontraktsinngåelse (f.eks. etterspørres EPD kun på etterspørsel, eller forventes det levert sammen med tilbudet for å oppnå høyere kvalitet/klima- og miljø-score)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hvilket miljøgrunnlag som faktisk er relevant i evalueringen versus kun krav ved senere kontroll, for å vurdere omfang og kostnad ved dokumentasjon.

   Kilde: Del II kap. C.2.4.2 Miljømerking og varedeklarasjoner, C.2.4.3 Plast og emballasje, samt Del I kap. 6.1 Klima og miljø

10. I Del II kap. F.4 Opsjoner fremgår opsjoner knyttet til setenummer-/radnummerering og alternative stoff. Kan oppdragsgiver klargjøre om opsjonene gjelder for samtlige stoler i respektive sal (Sal 1 vs Sal 2), og om opsjonsprisene skal prises som merkostnad per sal (engang) eller per stol/enhet?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Uklarhet om opsjonsomfang (per stol vs per sal/leveranse) kan gi feil prising og dermed påvirke både totalpris og sammenlignbarhet i evalueringen.

    Kilde: Del II kap. F.4 Opsjoner