BV 2026-20 - Samspillskoordinator - Bergen vest overføringsledning (nord)

BV 2026-20 – Samspillskoordinator – Bergen vest overføringsledning (nord). Leverandøren skal håndtere sensitiv informasjon (taushet) og ved eventuell behandling av personopplysninger inngås databehandleravtale. Kontraktsvilkår gjelder som standard tillegg/avvik til NS 8402 for rådgiverkontrakter der Bergen kommune er oppdragsgiver.

• Taushetserklæring skal signeres og returneres til oppdragsgiver før signering av rammeavtalen.Kilde: Dokument: «Vedlegg 3 - Taushetserklæring BV 2026-20» (pkt. 7 Signering) og Dokument: «Standard tillegg til og avvik fra NS 8402» (pkt. 11.4 Taushetserklæring).
• Databehandleravtale skal signeres og returneres til oppdragsgiver etter forespørsel (for foretak som har kontrakt og vil få befatning med personopplysninger på vegne av oppdragsgiver).Kilde: Dokument: «Standard tillegg til og avvik fra NS 8402» (pkt. 11.3 Databehandleravtale).
• Forsikringsbevis og forsikringsvilkår skal forelegges oppdragsgiver innen 30 dager etter at avtale om det enkelte oppdrag er inngått (og oppdragsgiver betaler ikke avdrag/honorar før dokumentasjon er mottatt).Kilde: Dokument: «Standard tillegg til og avvik fra NS 8402» (pkt. 6 Forsikring, nytt 3. ledd).

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

08.07.2026

Språk

norsk

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Bytte/tillegg av tilbudt personell i prosjektets levetid krever oppdragsgivers godkjenning. Skriftlig søknad med CV for nytt personell minst 3 uker før bytte. Nytt personell skal ha minst samme eller bedre relevant kompetanse.Kilde: Dokument: «Standard tillegg til og avvik fra NS 8402» (pkt. 1 Bytte av personell).
• Mulktsanksjoner ved bytte uten godkjenning: mulkt tilsvarende 10 % av forventet vederlag for aktuell ressurs (minst kr 20 000) ved brudd på søknadsfristen, og ytterligere forhold kan gi mulkt. Hvis personell legges til uten godkjenning, er oppdragsgiver ikke forpliktet til å betale fakturerte timer.Kilde: Dokument: «Standard tillegg til og avvik fra NS 8402» (pkt. 1 Bytte av personell).
• Varsel/krav etter kontrakten skal gis skriftlig som eget særskilt dokument. Elektronisk kommunikasjon regnes skriftlig når oversendt som eget vedlegg til e-post.Kilde: Dokument: «Standard tillegg til og avvik fra NS 8402» (pkt. 3 Krav til varsel).
• Rettigheter til prosjektmateriale: oppdragsgiver får eiendomsrett og full disposisjonsrett til papirbasert og elektronisk lagret materiale etter hvert som det produseres, inkl. rett til å bruke i andre kontrakter. Rådgiver skal sikre videreføring i avtaler med underrådgivere. Oppdragsgiver har rett til å bruke/endre/make offentlig tilgjengelig vederlagsfritt. Arkivverdige data skal ikke lagres/prosesseres utenfor landets grenser.Kilde: Dokument: «Standard tillegg til og avvik fra NS 8402» (pkt. 4 Særskilt avtale om rettigheter til prosjektmaterialet).
• Rådgiver skal være uavhengig og ikke i interessekonflikt. Skal varsle uten ugrunnet opphold ved interessekonflikt. Oppdragsgiver kan heve dersom uavhengighet ikke gjenopprettes uten ugrunnet opphold. Mulkt ved heving: inntil 1 ‰ av forventet vederlag (minst NOK 10 000) + eventuell erstatning.Kilde: Dokument: «Standard tillegg til og avvik fra NS 8402» (pkt. 5 Rådgiverens uavhengighet).
• Dagmulkt ved forsinkelse: alle frister i enkeltoppdrag er dagmulktsbelagt med mindre annet er avtalt/angitt.Kilde: Dokument: «Standard tillegg til og avvik fra NS 8402» (pkt. 7 Reaksjon ved forsinkelse).
• Avtalt timepris: kun fakturerbare timer for påløpt tid i direkte tilknytning til kontraktsarbeid (arbeid for å oppnå kontraktens formål). Arbeidssted er Bergen kommune, reisekostnader til/fra arbeidssted skal være inkludert i timeprisen. Angitt liste over forhold som ikke er kontraktsarbeid og derfor ikke fakturerbar tid med mindre særskilt avtalt i forkant (bl.a. administrativt arbeid, reisetid, interne møter, opplæring, kurs/seminar, retting av feil, lunsj, porto/telefon/internkopiering).Kilde: Dokument: «Standard tillegg til og avvik fra NS 8402» (pkt. 8 Honorar, 8.1 Generelt).
• Prisregulering: timesatser faste frem til første prisregulering; første regulering 1 år etter kontraktssignering. Prisregulering kan kreves med minimum 30 dagers skriftlig varsel før tidspunkt. Deretter reguleres en gang i året etter SSBs KPI 14702 (konsumprisindeks, leveringssektor, måned/serie angitt). Gjelder kun for ytelser ikke utført på reguleringstidspunktet. Hvis indeks ikke tilgjengelig/endrer innhold skal ny relevant indeks avtales.Kilde: Dokument: «Standard tillegg til og avvik fra NS 8402» (pkt. 8 Honorar, 8.2 Regulering av prisen).
• Fakturakrav: Faktura sendes elektronisk i EHF-format. Faktura skal merkes iht. Bergen kommunes rutiner og inneholde bl.a. kontraktsnummer, utsendelsesdato, betalingsfrist, leverandørs og oppdragsgivers navn/organisasjonsnummer, prosjekt/prosjektnummer og bestillers ressursnummer. Timelister/utlegg skal medfølge og være spesifisert (inkl. oversikt per rådgiver med navn/fagkategori/antall timer). På forespørsel skal ytterligere info sendes. Mangelfull/forsinket faktura kan gi mulkt kr 2500 pr faktura, og slik faktura anses ikke mottatt før krav er oppfylt.Kilde: Dokument: «Standard tillegg til og avvik fra NS 8402» (pkt. 8 Honorar, 8.3 Betaling).
• Betaling: senest 30 dager etter korrekt faktura er mottatt.Kilde: Dokument: «Standard tillegg til og avvik fra NS 8402» (pkt. 8.4 Betalingsfrist).
• Sluttfaktura: sendes innen rimelig tid og senest 3 måneder etter at det enkelte oppdrag er avsluttet. Sluttfaktura omfatter alle krav; krav ikke medtatt kan ikke fremsettes senere. Sluttoppstilling skal godkjennes av oppdragsgiver før oversendelse av sluttfaktura.Kilde: Dokument: «Standard tillegg til og avvik fra NS 8402» (pkt. 8.5 Sluttfaktura og sluttoppgjør).
• Tilbakeholdelse/stansing: oppdragsgiver kan ikke tilbakeholde prosjektmateriale eller stanse betaling selv om betalingskrav er omtvistet (oppdragsgiver stiller heller ikke sikkerhet etter NS8402 14.5.2).Kilde: Dokument: «Standard tillegg til og avvik fra NS 8402» (pkt. 9 Tilbakeholdelse og stansing).
• Avbestilling: oppdragsgiver kan avbestille gjenstående deler skriftlig og snarest mulig etter beslutning. Rådgiver har kun krav på betaling for utført del, ikke påregnelig tap som følge av avbestilling.Kilde: Dokument: «Standard tillegg til og avvik fra NS 8402» (pkt. 10 Avbestilling).
• Møtevirksomhet: med mindre annet er avtalt skal møter gjennomføres fysisk i oppdragsgivers lokaler.Kilde: Dokument: «Standard tillegg til og avvik fra NS 8402» (pkt. 11.1 Møtevirksomhet).
• Reklame/omtale: skriftlig forhåndsgodkjennelse kreves hvis rådgiver ønsker å gi offentligheten informasjon om avtalen utover generell referanse til oppdraget.Kilde: Dokument: «Standard tillegg til og avvik fra NS 8402» (pkt. 11.2 Reklame).
• Taushet om sensitiv informasjon (VA-anlegg): sensitiv informasjon er taushetsbelagt og unntatt innsyn etter offentleglova § 13. Taushetsplikten gjelder for leverandør og ansatte/underleverandører som får tilgang til sensitiv/skjermingsverdig informasjon. Informasjon skal kun brukes i den grad nødvendig for oppdraget og etter oppdragsgivers instrukser. Taushetsplikten gjelder også overfor egne kolleger uten tjenstlig behov. Systemer/rutiner skal sikre at informasjon ikke avsløres eller tilgjengeliggjøres for utenforstående. Taushetsplikten har ingen tidsbegrensning og gjelder også etter oppdragsavslutning.Kilde: Dokument: «Vedlegg 3 - Taushetserklæring BV 2026-20» (pkt. 2 Virkeområde, pkt. 5 Plikter, pkt. 6 Varighet og sanksjoner).
• Oppbevaring/kontroll/sletting etter avslutning eller på krav fra oppdragsgiver: sensitive dokumenter slettes eller tilbakeleveres; nøkler/adgangskort returneres og systemtilganger deaktiveres; oppdragsgiver kan gjennomføre kontroller/stikkprøver.Kilde: Dokument: «Vedlegg 3 - Taushetserklæring BV 2026-20» (pkt. 6 Oppbevaring, kontroll og sletting).
• Databehandler-/personvernplikt (hvis databehandleravtale gjelder): databehandler kan bare gi tilgang til personopplysninger til personer underlagt instruks/taushetsplikt og kun når behov foreligger; taushetsplikt består etter opphør. Databehandler skal dokumentere risikovurdering og sikkerhetstiltak, bistå ved hendelser og etterlevelse (inkl. underretning ved brudd på personopplysningssikkerheten), og iverksette egnede tekniske og organisatoriske tiltak som minimum i Bilag C. Underleverandører må være forhåndsgodkjent skriftlig og ha tilsvarende forpliktelser. Overføring til tredjeland krever vilkår etter GDPR og skriftlig godkjenning fra behandlingsansvarlig (med unntak ved lovpålagt krav).Kilde: Dokument: «Vedlegg 4 - Databehandleravtale__BV 2026-20» (pkt. 5-11, særlig 7 Sikkerhet ved behandlingen, 8 Underretning om brudd, 9 Bruk av Underleverandører, 10 Overføring til Tredjeland, 11 Sletting og tilbakelevering).

• Konkurranse-/tildelingskriterier er ikke gjengitt i den vedlagte dokumentteksten (kun kontrakts-/vedleggstekster).
• Databehandleravtalens konkrete krav til behandling (Bilag C innhold, sikkerhetsnivå, behandlingens art/formål og personopplysningskategorier) er ikke utfylt i utdraget (plassholdere finnes).
• Hvilke ytelser som konkret inngår i prosjektmateriale og hvilke frister/sanksjoner etter NS 8402 punkt 9.2 (dagmulktsatser) er ikke spesifisert utover at frister er dagmulktsbelagt med mindre annet avtales.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I konkurransegrunnlaget/utlysningen er det angitt at “alle frister som avtales i det enkelte oppdrag er dagmulktsbelagt, med mindre annet er avtalt”. Kan oppdragsgiver presisere hvilke konkrete frister (leveranser, milepæler, godkjenninger, oppstart, slutt) som normalt avtales i et typisk prosjekt, og hva som eventuelt skal regnes som “frist” i denne sammenheng?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må prise og dimensjonere risiko for dagmulktsgrunnlaget. Uten tydelig liste over hvilke frister som typisk avtales blir det vanskelig å kalkulere økonomisk risiko.

   Kilde: Standard tillegg/avvik fra NS 8402 punkt 7 (NS 8402 pkt. 9.2) – “Alle frister som avtales i den enkelt oppdrag er dagmulktsbelagt…”

2. Er dagmulktsatsene etter NS 8402 pkt. 9.2 ment å gjelde fullt ut i alle deloppdrag dersom bestillingen/oppstartsmøtet ikke oppgir andre satser? Hvis ja: kan oppdragsgiver bekrefte hvilken dagmulktsats (kr/dag) som legges til grunn når “skriftlig avtalt nærmere i oppstartsmøte” ikke skjer skriftlig?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklare konsekvenser ved manglende skriftlig presisering kan gi leverandøren uforutsett kostnads- og tvisterisiko. Leverandøren trenger å vite hva som gjelder i praksis.

   Kilde: Standard tillegg/avvik fra NS 8402 punkt 7 (NS 8402 pkt. 9.2)

3. Bestemmelsen om bytte av personell sier at det ikke er anledning til å bytte/legge til nytt personell i prosjektets levetid uten godkjenning, og at manglende overholdelse av søknadsfristen kan gi mulkt på 10% av forventet vederlag for ressursen (min. 20 000 kr). Kan oppdragsgiver utdype hvordan “forventet vederlag for den aktuelle ressursen i det konkrete oppdraget” skal beregnes (f.eks. etter tilbudt timepris, budsjett/estimert timer, eller faktisk bestillingsverdi)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Mulktsberegning påvirker leverandørens risikobilde ved bemanningsendringer. Leverandøren trenger beregningsgrunnlaget for å prise riktig og vurdere intern planlegging.

   Kilde: Standard tillegg/avvik fra NS 8402 punkt 1 (NS 8402 pkt. 4.3.2)

4. I “Særskilt avtale om rettigheter til prosjektmaterialet” står det at oppdragsgiver har rett til å “bruke, endre og gjøre offentlig tilgjengelig” alt materialet vederlagsfritt, samt at arkivverdige data ikke skal lagres/ prosesseres utenfor landets grenser. Kan oppdragsgiver bekrefte (1) om dette omfatter også eventuelle bearbeidelser/videreutviklinger leverandøren gjør før endelig overlevering, og (2) hvordan dette håndteres for eventuelle tredjepartsverktøy/maler/standardbibliotek som leverandøren normalt bruker?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vurdere IP-/lisensrisiko og praktiske konsekvenser for bruk av egne maler og tredjepartsverktøy når oppdragsgiver får videre bruks- og tilgjengelighetsrettigheter.

   Kilde: Standard tillegg/avvik fra NS 8402 punkt 4 (NS 8402 punkt 5) – rettigheter til prosjektmaterialet

5. Under “Rådgiverens uavhengighet” står det at oppdragsgiver kan heve og kreve mulkt på inntil 1 ‰ av forventet vederlag (min. 10 000 kr) dersom uavhengighet ikke gjenopprettes uten ugrunnet opphold. Kan oppdragsgiver presisere hva som vurderes som “ugrunnet opphold” og hvem som avgjør når uavhengighet er gjenopprettet (tidspunkt/krav til dokumentasjon)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Mulktsutløsende vilkår er skjønnsmessig formulert. Leverandøren trenger å forstå prosess/tidskrav for å kunne etterleve og begrense risiko.

   Kilde: Standard tillegg/avvik fra NS 8402 punkt 5 (NS 8402 pkt. 6.1)

6. For “Forsikring (NS 8402 pkt. 6.2)” står det at forsikringsbevis og vilkår skal forelegges innen 30 dager etter at avtale om det enkelte oppdrag er inngått, og at oppdragsgiver ikke plikter å betale avdrag/honorar før dokumentasjonen er mottatt. Kan oppdragsgiver bekrefte om dette gjelder for hver enkelt bestilling/enkeltoppdrag under rammeavtalen, og om leverandøren kan levere forsikringsdokumentasjonen allerede ved inngivelse av tilbud/ved signering av rammeavtalen for å unngå betalingsstans?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker kontantstrøm og fremdriftsplan. Leverandøren trenger avklaring om praktisk håndtering per bestilling og mulighet for tidlig innsending.

   Kilde: Standard tillegg/avvik fra NS 8402 punkt 6 (NS 8402 pkt. 6.2)

7. Bestemmelsen om honorar/arbeidstid sier at reisekostnader til/fra arbeidssted skal være inkludert i timeprisen, og at reisetid til/fra arbeidssted ikke anses som kontraktsarbeid (ikke fakturerbar) med mindre særskilt avtalt. Kan oppdragsgiver utdype hvilke reise-/møtekostnader som normalt skal inngå i timeprisen (transport, bom/parkering, overnatting, kollektivt/egen bil, diett), og i hvilke tilfeller oppdragsgiver typisk avtaler særskilt fakturerbar reisetid?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Ulike tolkninger av hva som er inkludert i timepris vs. fakturerbart kan gi feil prisevaluering og avvik i oppgjør.

   Kilde: Standard tillegg/avvik fra NS 8402 punkt 8.1 (NS 8402 pkt. 12.1) – reise og fakturerbarhet

8. Faktureringsbestemmelsen sier at faktura skal utsendes “på en fast dato hver måned”, og at mangelfull/forsinket faktura kan gi mulkt på 2 500 kr per faktura, samt at hvis faktura ikke leveres i tråd med kravene anses “ikke tilsendt faktura som mottatt”. Kan oppdragsgiver presisere (1) hva som regnes som “fast dato” i praksis (datoen for leverandørens utsendelse eller mottak i EHF), og (2) hvilken kompletthet som kreves for å anses som “korrekt faktura” (f.eks. leveranseplan må foreligge på fakturadato, eller kan den ettersendes)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må fastsette fakturarutiner og dokumentasjonsgrunnlag for å unngå mulkt og betalingsutsettelse. Avklaring reduserer operasjonell risiko.

   Kilde: Standard tillegg/avvik fra NS 8402 punkt 8.3 (NS 8402 pkt. 14.1) – fakturering/mulkt/“ikke mottatt”

9. I databehandleravtalen (Vedlegg 4) er Bilag A (formål/art/omfang/kategorier/varighet) og Bilag C (instruks for behandling og sikkerhetsnivå) angitt med utfyllingspunkter (<…>) i utdraget du har sendt ut. Kan oppdragsgiver bekrefte hvilke konkrete verdier som skal fylles inn i (1) Bilag A punkt A.1-A.4 (formål, behandlingsart, kategorier av registrerte/personopplysninger, varighet) og (2) Bilag C punkt C.3-C.7 (sikkerhetsnivå, sikkerhetskrav, revisjonsrutiner og konkrete frister for sletting/tilbakelevering)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne identifisere hvilke personopplysninger som behandles og hvilket sikkerhetsnivå som kreves for å prise, bygge compliance og signere riktig. Uten konkrete fyllinger blir det ikke mulig å gjøre et reelt risikobilde av databehandlerforpliktelsene.

   Kilde: Vedlegg 4 – Databehandleravtale: Bilag A (Opplysninger om behandlingen) og Bilag C (Instruks for behandling av personopplysninger)