Kontorrekvisita - Rammeavtale
Frist 10.07.2026
Spør om konkurransedokumentene
Still spørsmål om innholdet i konkurransedokumentene og få svar med kildehenvisning — uten å lese alle dokumentene selv. AI-svar kan inneholde feil; originaldokumentene gjelder alltid.
Bør du se nærmere på denne konkurransen?
- Kontorrekvisita - Rammeavtale: estimert verdi 4 500 000 kr.
- Kvalifikasjon: Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak.
- Innlevering: Tilbudet må leveres elektronisk via Mercell. Det sist leverte tilbudet regnes som endelig; systemet tillater ikke levering etter frist.
- Særlig å merke seg: Etterlevelse av etiske retningslinjer: Foretaket skal drive i samsvar med IFE NUKs etiske retningslinjer og utbedre avvik.
Om oppdraget
IFE NUK har til hensikt å inngå rammeavtale om levering av kontorrekvisita. Anskaffelsen omfatter blant annet daglig kontorrekvisita, papir, ulike typer kontortilbehør samt rengjøringsartikler til bruk i Oppdragsgivers lokaler. Opplistingen er ikke uttømmende, og rammeavtalen skal også kunne benyttes til kjøp av øvrige produkter innenfor avtalt sortiment og kontraktens rammer. Fullstendig beskrivelse av kontraktsgjenstanden fremgår av kravspesifikasjonen i kontraktens Bilag 1 og prisskjemaet i Bilag 3.
Tjenesteområde
- Various office equipment and supplies 30190000, 30191000, 30192000
Tilbudsstrategi
- Sjekk tidlig at kvalifikasjonskravene kan dokumenteres uten etterslep.
- Gå gjennom kontrollpunktene i originaldokumentene før det brukes mye tid på tilbudet.
Historikk hos oppdragsgiver
Basert på strukturerte tildelingskunngjøringer i Anbudsradar. Listen kan være ufullstendig der eldre kunngjøringer mangler leverandørdata.
Se full oppdragsgiverprofil for Institutt for energiteknikk
Tidligere tildelinger med samme CPV-kode
Leverandører oppdragsgiver ofte har tildelt kontrakter til
- Canterra AS4 tildelinger · sist 08.05.2024 · Ikke oppgitt
- Gammadata Instrument AB3 tildelinger · sist 10.02.2023 · 10 733 000 kr
- Advansia AS2 tildelinger · sist 08.05.2024 · Ikke oppgitt
- HRP AS2 tildelinger · sist 08.05.2024 · Ikke oppgitt
- Marstrand AS2 tildelinger · sist 08.05.2024 · Ikke oppgitt
- WSP Norge AS2 tildelinger · sist 08.05.2024 · Ikke oppgitt
Beriket informasjon fra konkurransedokumentene
AI-basert uttrekk fra konkurransedokumentene. Kontroller alltid originaldokumentene før tilbud leveres.
Oppdragssammendrag fra dokumentene
IFE NUK skal inngå en rammeavtale (én leverandør) for levering av kontorrekvisita til IFE NUK sine lokasjoner på Kjeller. Omfatter bl.a. papir, renholds- og hygieneartikler, skrive-/tegnerekvisita, arkiveringsmateriell, kontortilbehør/forbruk (blekk/toner), møte-/presentasjonsmateriell, emballasje og avfall/kildesortering, HMS/helse-/verneutstyr, kjøkken-/pauseromsartikler, data/PC-tilbehør samt snacks og kaffe/te. Varighet 2 år med opsjon for forlengelse 1+1 år (maks 4 år). Budsjett inntil 4 500 000 NOK (ikke bindende).
Dette må kontrolleres i originaldokumentene
- Dokumentteksten inneholder ikke punktvis angivelse av faktiske innleveringsfrister/dato for utfylling av prisskjema i Mercell (kun tentative datoer for konkurransen).
- Avtalens konkrete sanksjons- og hevingmekanisme for vareleveranser (utover generelle kontraktsvilkår og forretningsførsel-avtalen) er ikke fullt ut detaljert i utdraget utover generelle IFE-innkjøpsbetingelser.
- Bilag 1 inneholder omfattende kjemikalie-/farekrav og emballasjekrav; men teksten viser ikke komplett omfang for alle varekategorier (kun deler som er inkludert i utdraget).
Kvalifikasjonskrav
- Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak.
Norske leverandører: firmaattest. Utenlandske leverandører: godtgjørelse på registrering i foretaksregister/faglig register/handelsregister i staten leverandøren er etablert. (Konkurransegrunnlag, pkt. 4.1)
Konkurransegrunnlag pkt. 4.1 - Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift.
Skatteattest ikke eldre enn 6 måneder fra tilbudsfrist. For norske leverandører: attest fra Skatteetaten via Altinn. For utenlandske: tilsvarende attester eller erklæring signert av økonomidirektør/økonomiansvarlig når slikt ikke utstedes. (Konkurransegrunnlag, pkt. 4.2)
Konkurransegrunnlag pkt. 4.2 - Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å oppfylle kontrakten.
Årsregnskap inkludert noter med styre- og revisjonsberetning for 2024 og 2025. Oppdragsgiver gjør helhetlig vurdering mht. nøkkeltall (omsetning, resultatgrad, soliditet, likviditet). Oppdragsgiver kan foreta kredittvurdering (Creditsafe). (Konkurransegrunnlag, pkt. 4.3)
Konkurransegrunnlag pkt. 4.3 - Leverandøren skal ha gjennomføringsevne/tekniske og faglige kvalifikasjoner til å oppfylle kontrakten.
Kort og overordnet beskrivelse av virksomheten, herunder gjennomsnittlig årlig arbeidsstyrke og antall medarbeidere i ledelsen i løpet av de siste tre årene. (Konkurransegrunnlag, pkt. 4.4)
Konkurransegrunnlag pkt. 4.4 - Leverandøren skal ha dokumentert kvalitetsledelsessystem.
Beskrivelse av metoder for kvalitetssikring. Ved ISO 9001 eller tilsvarende: kopi av gyldig sertifikat. (Konkurransegrunnlag, pkt. 4.5)
Konkurransegrunnlag pkt. 4.5 - Leverandøren skal ha dokumentert miljøledelses-/miljøsystem.
Beskrivelse av miljøsystem. Ved EMAS/Miljøfyrtårn/ISO 14001 eller annet anerkjent system/standard: kopi av gyldig sertifikat. Leverandøren skal levere innholdsfortegnelse på HMS-systemet og det skal fremgå at systemet tilfredsstiller kravene i internkontrollforskriften. (Konkurransegrunnlag, pkt. 4.5)
Konkurransegrunnlag pkt. 4.5 - Leverandøren kan støtte seg på andre foretak for kvalifikasjonskrav (valgfritt), og støttende foretak må dokumentere oppfyllelse av relevante krav.
Dokumentere ressurser/rådighet (f.eks. forpliktelseserklæring/garanti/samarbeidsavtale). Støttende foretak må levere dokumentasjon på oppfyllelse av kravene i pkt. 4.1 og 4.2. (Konkurransegrunnlag, pkt. 4.6)
Konkurransegrunnlag pkt. 4.6
Innleveringskrav
- Tilbudet må leveres elektronisk via Mercell. Det sist leverte tilbudet regnes som endelig; systemet tillater ikke levering etter frist.Konkurransegrunnlag pkt. 5.1
- Komplett tilbud skal inneholde: (1) utfylt tilbudsskjema (Vedlegg 1), (2) forpliktelseserklæring hvis aktuelt (Vedlegg 2), (3) dokumentasjon av kvalifikasjonskrav, (4) dokumentasjon av tildelingskriterier, (5) utfylt Bilag 2, (6) utfylt Bilag 3, (7) ev. utfylt bilag 4.Konkurransegrunnlag pkt. 5.2
- Alle filer i tilbudet skal være PDF og/eller Office-kompatible formater (Word/Excel) og navngis slik at filnavn viser til innhold og følger formkrav.Konkurransegrunnlag pkt. 5.2
- Alternative tilbud aksepteres ikke.Konkurransegrunnlag pkt. 5.3
- Parallelle tilbud er ikke anledning til.Konkurransegrunnlag pkt. 5.4
- Eventuelle forbehold/avvik skal oppgis i Vedlegg 1 – Tilbudsskjema og være presise/entydige.Konkurransegrunnlag pkt. 5.5
- Leverandøren skal fylle ut Bilag 3 – Appendix 1 – Prisskjema (inkl. priser på evalueringsutvalget og rabattsatser for øvrige varekategorier) i samsvar med skjemaets instrukser.Bilag 3 – Appendix 1 (Prisskjema) + Konkurransegrunnlag pkt. 6.1
- Tildelingskriterier skal besvares innenfor angitt omfang: Oppdragsforståelse (max 3 A4), Bestillingsløsning og brukervennlighet (max 3 A4), Levering og logistikk (max 1 A4), Miljø (max 2 A4).Konkurransegrunnlag pkt. 6.1
Tildelingskriterier i dokumentene
- Pris
Prisevaluering basert på utvalgte produkter i evalueringsutvalget og rabattsatser på varekategorier. Prisene oppgis i prisskjema; listepris og rabatter skal inngå; alle leverings-/emballasje-/påslagskostnader skal være inkludert.
Konkurransegrunnlag pkt. 6.1 - Kvalitet – Oppdragsforståelse
Leverandørens forståelse av IFE NUKs behov og hvordan leverandøren dekker behovene i avtaleperioden; sortimentets tilpasning til bruk og behov.
Konkurransegrunnlag pkt. 6.1 (Kvalitet, intern vekting 50 %) - Kvalitet – Bestillingsløsning og brukervennlighet
Funksjonalitet for elektronisk bestilling (søk, visning av priser/rabatt, tilgang til tidligere bestillinger) og generell brukervennlighet.
Konkurransegrunnlag pkt. 6.1 (Kvalitet, intern vekting 25 %) - Kvalitet – Levering og logistikk
Løsning for levering og logistikk, herunder ordinær leveringstid, håndtering av restordre og tiltak for forutsigbar og effektiv levering (særlig hastebestilling).
Konkurransegrunnlag pkt. 6.1 (Kvalitet, intern vekting 25 %) - Miljø
Hvor miljøvennlige løsninger leverandøren tilbyr for retur og håndtering av avfall; samt i hvilken grad varekategoriene gir lavere miljøbelastning enn minimumskravene.
Konkurransegrunnlag pkt. 6.1
Viktige kontraktskrav
- Etterlevelse av etiske retningslinjer: Foretaket skal drive i samsvar med IFE NUKs etiske retningslinjer og utbedre avvik.Avtale om ansvarlig forretningsførsel pkt. 3 (Compliance med etiske retningslinjer)
- Varsling ved avvik/brudd og avbøtende tiltak: Foretaket skal straks varsle IFE NUK uten ugrunnet opphold ved avvik og iverksette tilstrekkelige avbøtende tiltak; også planlagte/stilte tiltak og resultat skal underrettes.Avtale om ansvarlig forretningsførsel pkt. 4.1-4.3 (Identifisering av avvik)
- IFE NUKs overvåking/revisjon: IFE NUK kan overvåke, kreve skriftlige svar og dokumentasjon (inkl. samsvarserklæringer/rapporter), samt gjennomføre revisjon/revisjonstiltak når som helst og også i 5 år etter heving.Avtale om ansvarlig forretningsførsel pkt. 5.1-5.3
- Taushet og revisjonssamarbeid: Opplysninger om ikke-offentliggjorte avvik behandles fortrolig; IFE NUK kan offentliggjøre informasjon om avvik i samlet form når identitet ikke avsløres.Avtale om ansvarlig forretningsførsel pkt. 7 (Behandling av informasjon)
- Underleverandørkrav: Foretaket skal inkludere avtalens krav i alle avtaler med underleverandører; gi kopi av undertegnet kontrakt ved forespørsel; sikre utbedring av avvik uten kostnad for IFE NUK; ved vesentlig brudd kan IFE NUK kreve utskifting av underleverandør uten ekstra kostnad.Avtale om ansvarlig forretningsførsel pkt. 6.1-6.5 (Underleverandører)
- Dokumentasjonsplikt overfor kunden (varer): Leverandør skal levere nødvendig dokumentasjon ved levering der dette er relevant (produktdatablad, bruksanvisninger, sertifikater m.m.).Bilag 1 – Kundens kravspesifikasjon (Levering og logistikk)
- Leveringstid og gjennomføring: Leverandør skal kunne levere bestilte varer innen maksimalt 3 arbeidsdager fra mottatt bestilling; leveranser leveres innendørs på anvist sted og anses gjennomført når mottatt og godkjent av Kunde. Leveranser skal ledsages av pakkeseddel signert ved mottak.Bilag 1 – Kundens kravspesifikasjon (Levering og logistikk)
- Kvalitet/avvik ved gjentatte klager: Ved gjentatte kvalitetsavvik skal leverandør erstatte produkt uten kostnad; ved utgått/ikke-tilfredsstillende produkt skal erstatning minst tilsvarende kvalitet/funksjon og ikke høyere pris; Kunden kan avvise saklig grunn.Bilag 1 – Kundens kravspesifikasjon (Generelle kvalitetskrav)
Spørsmål du bør vurdere å stille oppdragsgiver
AI-genererte forslag basert på konkurransedokumentene. Still spørsmålene i spørsmålsrunden i konkurransegjennomføringsverktøyet før tilbudsfrist. Vurder selv hvilke som er relevante for ditt tilbud.
- I Bilag 1 (Kundens kravspesifikasjon) er det mange kjemikalie-/farekrav og emballasjekrav som fremstår å være særlig detaljerte for enkelte produkttyper (f.eks. rengjøringsartikler). Kan dere bekrefte om disse kravene gjelder likt for alle relevante varekategorier i rammeavtalen (inkl. papir, kontorrekvisita, hygiene/sanitær, data/PC-tilbehør, snacks/kaffe), eller om kravene kun gjelder for bestemte produktgrupper der kjemikalie- og fareegenskaper faktisk er relevante?
Riktig tolkning av hvilke krav som gjelder for hvilke varekategorier er avgjørende for å prise riktig sortiment og unngå avvisningsrisiko ved vesentlige avvik.
Bilag 1 – Kundens kravspesifikasjon (Krav til produkter og kvalitet / Kvalitetskrav rengjøringsartikler og emballasje-/fare-/CLP/REACH-krav) - I Bilag 1 stilles krav om at leverandør må levere dokumentasjon innen 5 arbeidsdager etter at Kunde har levert forespørsel. Kan dere presisere hva som anses som «dokumentasjon» i denne konkurransen (f.eks. gjelder det kun relevante produktdatablader/sikkerhetsdatablader, eller også sertifikater/øvrige sporbarhetsdokumenter), og om 5 arbeidsdager gjelder både for alle produktkategorier og alle typer forespørsler (inkl. hastesaker)?
Leverandøren må vite hvilket dokumentasjonsomfang som kan utløses og tidslinjen for å kunne overholde kontraktskrav uten å pådra seg uforutsett risiko/kostnad.
Bilag 1 – Kundens kravspesifikasjon (Generelle kvalitetskrav: «Leverandør må levere dokumentasjon innen 5 arbeidsdager...») - I Bilag 1 står det at levering skal skje innendørs på anvist sted, og at alle leveranser skal være ledsaget av pakkeseddel som signeres ved mottak. Kan dere bekrefte om det i praksis skal være fysisk signatur på papir-pakkeseddel, eller om elektronisk signering/kvittering (f.eks. via skann eller e-postbekreftelse) kan godtas?
Dette påvirker leveringsrutiner og administrasjonskostnader, og bidrar til å unngå mislighold ved uenighet om akseptkrav for mottak.
Bilag 1 – Leveranse og logistikk (Levering / pakkeseddel som signeres ved mottak) - I Bilag 1 er det et generelt minimumskrav om maksimal leveringstid på 3 arbeidsdager fra mottatt bestilling. Kan dere presisere hva dere mener med «mottatt bestilling» (f.eks. tidspunktet bestillingen registreres i nettbestillingsløsningen, tidspunktet e-post er mottatt, eller tidspunktet bestillingen anses bekreftet/klart for plukking)?
Leverandøren må kunne operasjonalisere SLA riktig for å kunne prise leveringskostnad og dokumentere etterlevelse.
Bilag 1 – Leveranse og logistikk (Levering: «bestilte varer innen maksimalt 3 arbeidsdager fra mottatt bestilling») - I Bilag 1 «Retur» står det at Kunden har rett til å returnere ubrukte produkter for kreditt, forutsatt at produktene er i originalemballasje og i fullgod stand, og at returen krediteres med den prisen som ble avtalt for det aktuelle produktet. Kan dere avklare følgende praktiske punkter: (1) tidsfrist for retur (hvor lenge etter levering kan retur kreves), (2) hvem som dekker fraktretur/returhåndteringskostnader, og (3) gjelder retten også varer som er bestilt på særskilte vilkår/tilbud/avtalt kampanje?
Returvilkår påvirker innkjøpsrisiko, lager-/sortimentsstyring og margin, og kan gi betydelige kostnadsavvik om rammene ikke er presise.
Bilag 1 – Retur (Kreditering og vilkår for retur) - I Bilag 3 (Priser og betalingsplan) står det at faste priser gjelder første år, og at priser kan endres per 1. juli hvert år begrenset til SSB-indeks. Samtidig beskrives også «Prisendringer skal varsles ... Varselet ... Varselet ... Prisendringen trer i kraft en måned etter at varsel er gitt». Kan dere bekrefte hvilken dato som er styrende ved prisendring (1. juli vs. «en måned etter varsel»), og hvordan dette skal forstås i tilfeller der varsel gis mindre enn én måned før 1. juli?
Motstrid/uklarhet i prisjusteringsmekanisme kan gi feil priseffekt og tvist om når nye priser kan tas i bruk.
Bilag 3 – Prisjustering (Faste i første år / endres per 1. juli / varsel og ikrafttredelse) - I Bilag 3 (Tilbud og kampanjer) står det at tilbud/kampanjer Leverandøren gir i markedet «som er bedre enn de vilkårene som er avtalt i denne rammeavtalen, skal automatisk gjelde for Kunde». Kan dere presisere hvordan «bedre» skal måles (lavere netto pris, høyere rabatt, fri frakt, andre betingelser), og om kampanjer også må gjelde for avtalens spesifiserte evalueringsprodukter (tabellen i Appendix 1) eller kun «øvrige produkter»?
Dette påvirker både prisingsstrategi og hvorvidt leverandøren må gi alle markeds-kampanjer inn i avtalen for hele sortimentet.
Bilag 3 – Tilbud og kampanjer («Bedre enn de vilkårene...») - I Evalueringsmodellen i punkt 6.2 står det at kvalitet poengsettes 0–6 der 0 tilsvarer «ikke besvart», og at leverandørens besvarelse skal ha maksimumsidestørrelser (oppdragsforståelse 3 A4, bestillingsløsning 3 A4, levering/logistikk 1 A4, miljø 2 A4). Kan dere bekrefte om eventuelle vedlegg/skjermbilder kun kan være innenfor sidebegrensningene, og om overtredelse av sidegrenser medfører avkorting eller saklig avvisningsrisiko?
Leverandøren må vite hvordan oppdragsgiver håndhever sidebegrensninger for å sikre at tilbudet evalueres og ikke risikerer 0 poeng på underkriterier.
Konkurransegrunnlaget pkt. 6.1 Tildelingskriterier og pkt. 6.2 Evalueringsmetode (maks A4-sider og poengsetting) - I Bilag 1 «Krav til produkter og kvalitet» står det blant annet at ved gjentatte kvalitetsavvik skal Leverandøren uten kostnad erstatte produktet. Kan dere konkretisere hva dere regner som «gjentatte kvalitetsavvik» og/eller «klager» (f.eks. antall hendelser og innen hvilken periode), slik at leverandøren kan vurdere kommersiell risiko?
Udefinert trigger for «gjentatte» kan gi stor usikkerhet om omfanget av kostnadsplikt (erstatning) og bør avklares før prising og leveranseplanlegging.
Bilag 1 – Kundens kravspesifikasjon (Generelle kvalitetskrav: «Ved gjentatte kvalitetsavvik eller klager...») - Det fremgår at det ikke vil bli avholdt tilbudskonferanse eller tilbudsbefaring. Kan dere likevel bekrefte om det finnes et «startsett»/grunnlag for bestilling (f.eks. testordre eller forventet oppstartvolum) i avtaleperiodens første måneder, og eventuelt gi et anslag på forventet innkjøpsvolum de første 3–6 månedene?
Leverandøren vil kunne dimensjonere lager/beredskap og kostnader i bestillings- og leveringsoppsett bedre når oppstartsnivå er kjent.
Konkurransegrunnlaget pkt. 1.7 Tilbudskonferanse/tilbudsbefaring (ingen befaring) + pkt. 1.2 Anskaffelsens formål og omfang (budsjett og samlede behov)
Konkurransedokumenter
Last ned dokumentpakke (1.4 MB)Dokumentpakken er hentet automatisk fra MERCELL og samlet som ZIP-fil.
Registrer interesse i den opprinnelige dokumentportalen hvis konkurransen er aktuell. Da får du endringer, spørsmål og svar og eventuell supplerende informasjon direkte fra oppdragsgiver.
Egen dokumentvisning og automatisk dokumentanalyse rulles ut per dokumentportal. Originaldokumentene gjelder alltid ved tilbudsarbeid.