Kontorrekvisita - Rammeavtale

IFE NUK skal inngå en rammeavtale (én leverandør) for levering av kontorrekvisita til IFE NUK sine lokasjoner på Kjeller. Omfatter bl.a. papir, renholds- og hygieneartikler, skrive-/tegnerekvisita, arkiveringsmateriell, kontortilbehør/forbruk (blekk/toner), møte-/presentasjonsmateriell, emballasje og avfall/kildesortering, HMS/helse-/verneutstyr, kjøkken-/pauseromsartikler, data/PC-tilbehør samt snacks og kaffe/te. Varighet 2 år med opsjon for forlengelse 1+1 år (maks 4 år). Budsjett inntil 4 500 000 NOK (ikke bindende).

• Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak.

  Dokumentasjon: Norske leverandører: firmaattest. Utenlandske leverandører: godtgjørelse på registrering i foretaksregister/faglig register/handelsregister i staten leverandøren er etablert. (Konkurransegrunnlag, pkt. 4.1)

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 4.1
• Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift.

  Dokumentasjon: Skatteattest ikke eldre enn 6 måneder fra tilbudsfrist. For norske leverandører: attest fra Skatteetaten via Altinn. For utenlandske: tilsvarende attester eller erklæring signert av økonomidirektør/økonomiansvarlig når slikt ikke utstedes. (Konkurransegrunnlag, pkt. 4.2)

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 4.2
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å oppfylle kontrakten.

  Dokumentasjon: Årsregnskap inkludert noter med styre- og revisjonsberetning for 2024 og 2025. Oppdragsgiver gjør helhetlig vurdering mht. nøkkeltall (omsetning, resultatgrad, soliditet, likviditet). Oppdragsgiver kan foreta kredittvurdering (Creditsafe). (Konkurransegrunnlag, pkt. 4.3)

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 4.3
• Leverandøren skal ha gjennomføringsevne/tekniske og faglige kvalifikasjoner til å oppfylle kontrakten.

  Dokumentasjon: Kort og overordnet beskrivelse av virksomheten, herunder gjennomsnittlig årlig arbeidsstyrke og antall medarbeidere i ledelsen i løpet av de siste tre årene. (Konkurransegrunnlag, pkt. 4.4)

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 4.4
• Leverandøren skal ha dokumentert kvalitetsledelsessystem.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av metoder for kvalitetssikring. Ved ISO 9001 eller tilsvarende: kopi av gyldig sertifikat. (Konkurransegrunnlag, pkt. 4.5)

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 4.5
• Leverandøren skal ha dokumentert miljøledelses-/miljøsystem.

  Dokumentasjon: Beskrivelse av miljøsystem. Ved EMAS/Miljøfyrtårn/ISO 14001 eller annet anerkjent system/standard: kopi av gyldig sertifikat. Leverandøren skal levere innholdsfortegnelse på HMS-systemet og det skal fremgå at systemet tilfredsstiller kravene i internkontrollforskriften. (Konkurransegrunnlag, pkt. 4.5)

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 4.5
• Leverandøren kan støtte seg på andre foretak for kvalifikasjonskrav (valgfritt), og støttende foretak må dokumentere oppfyllelse av relevante krav.

  Dokumentasjon: Dokumentere ressurser/rådighet (f.eks. forpliktelseserklæring/garanti/samarbeidsavtale). Støttende foretak må levere dokumentasjon på oppfyllelse av kravene i pkt. 4.1 og 4.2. (Konkurransegrunnlag, pkt. 4.6)

  Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 4.6

• Tilbudet må leveres elektronisk via Mercell. Det sist leverte tilbudet regnes som endelig; systemet tillater ikke levering etter frist.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.1
• Komplett tilbud skal inneholde: (1) utfylt tilbudsskjema (Vedlegg 1), (2) forpliktelseserklæring hvis aktuelt (Vedlegg 2), (3) dokumentasjon av kvalifikasjonskrav, (4) dokumentasjon av tildelingskriterier, (5) utfylt Bilag 2, (6) utfylt Bilag 3, (7) ev. utfylt bilag 4.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.2
• Alle filer i tilbudet skal være PDF og/eller Office-kompatible formater (Word/Excel) og navngis slik at filnavn viser til innhold og følger formkrav.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.2
• Alternative tilbud aksepteres ikke.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.3
• Parallelle tilbud er ikke anledning til.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.4
• Eventuelle forbehold/avvik skal oppgis i Vedlegg 1 – Tilbudsskjema og være presise/entydige.Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 5.5
• Leverandøren skal fylle ut Bilag 3 – Appendix 1 – Prisskjema (inkl. priser på evalueringsutvalget og rabattsatser for øvrige varekategorier) i samsvar med skjemaets instrukser.Kilde: Bilag 3 – Appendix 1 (Prisskjema) + Konkurransegrunnlag pkt. 6.1
• Tildelingskriterier skal besvares innenfor angitt omfang: Oppdragsforståelse (max 3 A4), Bestillingsløsning og brukervennlighet (max 3 A4), Levering og logistikk (max 1 A4), Miljø (max 2 A4).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 6.1

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

10.07.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Etterlevelse av etiske retningslinjer: Foretaket skal drive i samsvar med IFE NUKs etiske retningslinjer og utbedre avvik.Kilde: Avtale om ansvarlig forretningsførsel pkt. 3 (Compliance med etiske retningslinjer)
• Varsling ved avvik/brudd og avbøtende tiltak: Foretaket skal straks varsle IFE NUK uten ugrunnet opphold ved avvik og iverksette tilstrekkelige avbøtende tiltak; også planlagte/stilte tiltak og resultat skal underrettes.Kilde: Avtale om ansvarlig forretningsførsel pkt. 4.1-4.3 (Identifisering av avvik)
• IFE NUKs overvåking/revisjon: IFE NUK kan overvåke, kreve skriftlige svar og dokumentasjon (inkl. samsvarserklæringer/rapporter), samt gjennomføre revisjon/revisjonstiltak når som helst og også i 5 år etter heving.Kilde: Avtale om ansvarlig forretningsførsel pkt. 5.1-5.3
• Taushet og revisjonssamarbeid: Opplysninger om ikke-offentliggjorte avvik behandles fortrolig; IFE NUK kan offentliggjøre informasjon om avvik i samlet form når identitet ikke avsløres.Kilde: Avtale om ansvarlig forretningsførsel pkt. 7 (Behandling av informasjon)
• Underleverandørkrav: Foretaket skal inkludere avtalens krav i alle avtaler med underleverandører; gi kopi av undertegnet kontrakt ved forespørsel; sikre utbedring av avvik uten kostnad for IFE NUK; ved vesentlig brudd kan IFE NUK kreve utskifting av underleverandør uten ekstra kostnad.Kilde: Avtale om ansvarlig forretningsførsel pkt. 6.1-6.5 (Underleverandører)
• Dokumentasjonsplikt overfor kunden (varer): Leverandør skal levere nødvendig dokumentasjon ved levering der dette er relevant (produktdatablad, bruksanvisninger, sertifikater m.m.).Kilde: Bilag 1 – Kundens kravspesifikasjon (Levering og logistikk)
• Leveringstid og gjennomføring: Leverandør skal kunne levere bestilte varer innen maksimalt 3 arbeidsdager fra mottatt bestilling; leveranser leveres innendørs på anvist sted og anses gjennomført når mottatt og godkjent av Kunde. Leveranser skal ledsages av pakkeseddel signert ved mottak.Kilde: Bilag 1 – Kundens kravspesifikasjon (Levering og logistikk)
• Kvalitet/avvik ved gjentatte klager: Ved gjentatte kvalitetsavvik skal leverandør erstatte produkt uten kostnad; ved utgått/ikke-tilfredsstillende produkt skal erstatning minst tilsvarende kvalitet/funksjon og ikke høyere pris; Kunden kan avvise saklig grunn.Kilde: Bilag 1 – Kundens kravspesifikasjon (Generelle kvalitetskrav)
• Retur: Kunden har rett til å returnere ubrukte produkter for kreditt dersom de er i originalemballasje og fullgod stand; kreditering til avtalt pris for produktet.Kilde: Bilag 1 – Kundens kravspesifikasjon (Retur)
• Systemstøtte/bestilling: Bestillinger skal i hovedsak skje via leverandørens nettbaserte bestillingsløsning, men også mulig via e-post/telefon (og evt. fysisk utsalgssted). Leverandør skal tilby opplæring ved oppstart og ved behov.Kilde: Bilag 1 – Kundens kravspesifikasjon (Bestilling og systemstøtte)
• Kvalitets- og miljøledelsessystem (kontraktsmessig): Leverandøren skal ha rutiner for systematisk kvalitetsarbeid som dokumenteres og kan bevises på forespørsel; inkluderer kravkontroll, avviksbehandling, sporbarhet oppstrøms, kontaktperson og årlig rapportering.Kilde: Bilag 1 – Kundens kravspesifikasjon (Rutiner for systematisk kvalitetsarbeid)
• Priser og betalingsvilkår: Priser eks. mva; prisene inkluderer alle kostnader knyttet til leveransen. Fakturering etterskuddsvis pr. måned og betaling etter 30 dager (i avtaledokumentets tilknytning/IFEs innkjøpsbetingelser).Kilde: Bilag 3 – Priser og betalingsplan + IFE - Innkjøpsbetingelser pkt. 22/20 (Fakturering og priser)
• HMS/samfunnsansvar (generelle innkjøpsbetingelser): Leverandøren skal oppfylle lovpålagte HMS-krav og særlige HMS-krav; leverandør garanterer bl.a. ingen barn/tvangsarbeid, ikke-diskriminering, og at underleverandører som medvirker direkte har lønns- og arbeidsvilkår iht. forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter § 5; brudd gir rett til heving.Kilde: IFE - Innkjøpsbetingelser pkt. 10 (Helse, miljø og sikkerhet. Samfunnsansvar)
• Mangelansvar/garanti: Garantiperiode 24 måneder etter overtakelse; leverandøren skal utbedre mangler uten ugrunnet opphold og uten kostnad; kunden reklamerer innen rimelig tid og senest innen garantiperiodens utløp.Kilde: IFE - Innkjøpsbetingelser pkt. 24.3-24.4 (Manglende/utbedring)
• Kontraktsbrudd ved vesentlig brudd på forpliktelser (avtale om ansvarlig forretningsførsel): Vesentlig brudd anses som grunnlag for heving/innstilling/hevingsmulighet og kan gi diskusjonsforsøk, samt rett til å innstille eller heve gjeldende avtaler/innkjøpsordrer etter skjønn.Kilde: Avtale om ansvarlig forretningsførsel pkt. 9.1-9.4 (Heving)
• Krav til lønns- og arbeidsvilkår og dokumentasjon: Kontrakten vil inneholde krav til lønns- og arbeidsvilkår iht. forskrift (i konkurransegrunnlaget).Kilde: Konkurransegrunnlag pkt. 2.4

• Dokumentteksten inneholder ikke punktvis angivelse av faktiske innleveringsfrister/dato for utfylling av prisskjema i Mercell (kun tentative datoer for konkurransen).
• Avtalens konkrete sanksjons- og hevingmekanisme for vareleveranser (utover generelle kontraktsvilkår og forretningsførsel-avtalen) er ikke fullt ut detaljert i utdraget utover generelle IFE-innkjøpsbetingelser.
• Bilag 1 inneholder omfattende kjemikalie-/farekrav og emballasjekrav; men teksten viser ikke komplett omfang for alle varekategorier (kun deler som er inkludert i utdraget).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Bilag 1 (Kundens kravspesifikasjon) er det mange kjemikalie-/farekrav og emballasjekrav som fremstår å være særlig detaljerte for enkelte produkttyper (f.eks. rengjøringsartikler). Kan dere bekrefte om disse kravene gjelder likt for alle relevante varekategorier i rammeavtalen (inkl. papir, kontorrekvisita, hygiene/sanitær, data/PC-tilbehør, snacks/kaffe), eller om kravene kun gjelder for bestemte produktgrupper der kjemikalie- og fareegenskaper faktisk er relevante?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Riktig tolkning av hvilke krav som gjelder for hvilke varekategorier er avgjørende for å prise riktig sortiment og unngå avvisningsrisiko ved vesentlige avvik.

   Kilde: Bilag 1 – Kundens kravspesifikasjon (Krav til produkter og kvalitet / Kvalitetskrav rengjøringsartikler og emballasje-/fare-/CLP/REACH-krav)

2. I Bilag 1 stilles krav om at leverandør må levere dokumentasjon innen 5 arbeidsdager etter at Kunde har levert forespørsel. Kan dere presisere hva som anses som «dokumentasjon» i denne konkurransen (f.eks. gjelder det kun relevante produktdatablader/sikkerhetsdatablader, eller også sertifikater/øvrige sporbarhetsdokumenter), og om 5 arbeidsdager gjelder både for alle produktkategorier og alle typer forespørsler (inkl. hastesaker)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hvilket dokumentasjonsomfang som kan utløses og tidslinjen for å kunne overholde kontraktskrav uten å pådra seg uforutsett risiko/kostnad.

   Kilde: Bilag 1 – Kundens kravspesifikasjon (Generelle kvalitetskrav: «Leverandør må levere dokumentasjon innen 5 arbeidsdager...»)

3. I Bilag 1 står det at levering skal skje innendørs på anvist sted, og at alle leveranser skal være ledsaget av pakkeseddel som signeres ved mottak. Kan dere bekrefte om det i praksis skal være fysisk signatur på papir-pakkeseddel, eller om elektronisk signering/kvittering (f.eks. via skann eller e-postbekreftelse) kan godtas?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker leveringsrutiner og administrasjonskostnader, og bidrar til å unngå mislighold ved uenighet om akseptkrav for mottak.

   Kilde: Bilag 1 – Leveranse og logistikk (Levering / pakkeseddel som signeres ved mottak)

4. I Bilag 1 er det et generelt minimumskrav om maksimal leveringstid på 3 arbeidsdager fra mottatt bestilling. Kan dere presisere hva dere mener med «mottatt bestilling» (f.eks. tidspunktet bestillingen registreres i nettbestillingsløsningen, tidspunktet e-post er mottatt, eller tidspunktet bestillingen anses bekreftet/klart for plukking)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må kunne operasjonalisere SLA riktig for å kunne prise leveringskostnad og dokumentere etterlevelse.

   Kilde: Bilag 1 – Leveranse og logistikk (Levering: «bestilte varer innen maksimalt 3 arbeidsdager fra mottatt bestilling»)

5. I Bilag 1 «Retur» står det at Kunden har rett til å returnere ubrukte produkter for kreditt, forutsatt at produktene er i originalemballasje og i fullgod stand, og at returen krediteres med den prisen som ble avtalt for det aktuelle produktet. Kan dere avklare følgende praktiske punkter: (1) tidsfrist for retur (hvor lenge etter levering kan retur kreves), (2) hvem som dekker fraktretur/returhåndteringskostnader, og (3) gjelder retten også varer som er bestilt på særskilte vilkår/tilbud/avtalt kampanje?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Returvilkår påvirker innkjøpsrisiko, lager-/sortimentsstyring og margin, og kan gi betydelige kostnadsavvik om rammene ikke er presise.

   Kilde: Bilag 1 – Retur (Kreditering og vilkår for retur)

6. I Bilag 3 (Priser og betalingsplan) står det at faste priser gjelder første år, og at priser kan endres per 1. juli hvert år begrenset til SSB-indeks. Samtidig beskrives også «Prisendringer skal varsles ... Varselet ... Varselet ... Prisendringen trer i kraft en måned etter at varsel er gitt». Kan dere bekrefte hvilken dato som er styrende ved prisendring (1. juli vs. «en måned etter varsel»), og hvordan dette skal forstås i tilfeller der varsel gis mindre enn én måned før 1. juli?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Motstrid/uklarhet i prisjusteringsmekanisme kan gi feil priseffekt og tvist om når nye priser kan tas i bruk.

   Kilde: Bilag 3 – Prisjustering (Faste i første år / endres per 1. juli / varsel og ikrafttredelse)

7. I Bilag 3 (Tilbud og kampanjer) står det at tilbud/kampanjer Leverandøren gir i markedet «som er bedre enn de vilkårene som er avtalt i denne rammeavtalen, skal automatisk gjelde for Kunde». Kan dere presisere hvordan «bedre» skal måles (lavere netto pris, høyere rabatt, fri frakt, andre betingelser), og om kampanjer også må gjelde for avtalens spesifiserte evalueringsprodukter (tabellen i Appendix 1) eller kun «øvrige produkter»?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker både prisingsstrategi og hvorvidt leverandøren må gi alle markeds-kampanjer inn i avtalen for hele sortimentet.

   Kilde: Bilag 3 – Tilbud og kampanjer («Bedre enn de vilkårene...»)

8. I Evalueringsmodellen i punkt 6.2 står det at kvalitet poengsettes 0–6 der 0 tilsvarer «ikke besvart», og at leverandørens besvarelse skal ha maksimumsidestørrelser (oppdragsforståelse 3 A4, bestillingsløsning 3 A4, levering/logistikk 1 A4, miljø 2 A4). Kan dere bekrefte om eventuelle vedlegg/skjermbilder kun kan være innenfor sidebegrensningene, og om overtredelse av sidegrenser medfører avkorting eller saklig avvisningsrisiko?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite hvordan oppdragsgiver håndhever sidebegrensninger for å sikre at tilbudet evalueres og ikke risikerer 0 poeng på underkriterier.

   Kilde: Konkurransegrunnlaget pkt. 6.1 Tildelingskriterier og pkt. 6.2 Evalueringsmetode (maks A4-sider og poengsetting)

9. I Bilag 1 «Krav til produkter og kvalitet» står det blant annet at ved gjentatte kvalitetsavvik skal Leverandøren uten kostnad erstatte produktet. Kan dere konkretisere hva dere regner som «gjentatte kvalitetsavvik» og/eller «klager» (f.eks. antall hendelser og innen hvilken periode), slik at leverandøren kan vurdere kommersiell risiko?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Udefinert trigger for «gjentatte» kan gi stor usikkerhet om omfanget av kostnadsplikt (erstatning) og bør avklares før prising og leveranseplanlegging.

   Kilde: Bilag 1 – Kundens kravspesifikasjon (Generelle kvalitetskrav: «Ved gjentatte kvalitetsavvik eller klager...»)

10. Det fremgår at det ikke vil bli avholdt tilbudskonferanse eller tilbudsbefaring. Kan dere likevel bekrefte om det finnes et «startsett»/grunnlag for bestilling (f.eks. testordre eller forventet oppstartvolum) i avtaleperiodens første måneder, og eventuelt gi et anslag på forventet innkjøpsvolum de første 3–6 månedene?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren vil kunne dimensjonere lager/beredskap og kostnader i bestillings- og leveringsoppsett bedre når oppstartsnivå er kjent.

    Kilde: Konkurransegrunnlaget pkt. 1.7 Tilbudskonferanse/tilbudsbefaring (ingen befaring) + pkt. 1.2 Anskaffelsens formål og omfang (budsjett og samlede behov)