Anskaffelse: Levering av renholdstjenester ved Fiskeridirektoratets kontorlokaler

Oppdraget gjelder levering av renholdstjenester (inkl. renholdsrekvisita: rengjøringsmidler og utstyr) til Fiskeridirektoratets kontorlokaler i en rekke lokasjoner i Norge. Såpe til såpebeholdere, tørkepapir og toalettpapir skal ikke inngå. Avtalen skal ha varighet i 4 år fra kontraktsignering, med automatisk forlengelse inntil oppsigelse (3 måneders oppsigelsestid). Anskaffelsen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse og kan gi én samlet kontrakt og/eller flere delkontrakter per lokasjon.

• Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift. (Skatteattest)

  Dokumentasjon: Skatteattest ikke eldre enn 6 måneder. Norske: RF-1316 i Altinn. Utenlandske: tilsvarende attester eller erklæring signert av økonomidirektør/økonomiansvarlig.

  Kilde: Punkt 4.2.1 Skatteattest
• Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. (Firmaattest/registrering)

  Dokumentasjon: Norske: firmaattest. Utenlandske: bekreftelse på registrering i foretaksregister/bransjeregister i etableringslandet (eller tilsvarende).

  Kilde: Punkt 4.2.2 Firmaattest
• Leverandøren skal ha tilstrekkelig finansiell styrke til å kunne oppfylle kontrakten.

  Dokumentasjon: 1) Årsregnskap inkludert noter og styre-/revisjonsberetning for siste 2 år. 2) Kredittvurdering ikke eldre enn 2 måneder. Ved ikke ferdigstilt årsregnskap for fjoråret: foreløpig årsregnskap. Nyoppstartet: alternativ dokumentasjon. Ved støtte på annen kapasitet: forpliktelseserklæring (Bilag C) m/ dokumentasjon på disposisjonsrett.

  Kilde: Punkt 4.2.3 Økonomisk og finansiell stilling
• Leverandøren skal være sertifisert etter ISO 9001 for kvalitetsledelse eller tilsvarende.

  Dokumentasjon: Attest utstedt av uavhengig organ.

  Kilde: Punkt 4.2.4 Krav til kvalitetssikringssystemer
• Leverandøren skal ha miljømerket tjeneste (Svanemerket eller tilsvarende) og/eller miljøledelsessystem/-standard (ISO 14001, Miljøfyrtårn eller tilsvarende).

  Dokumentasjon: Attest/dokumentasjon utstedt av Svanemerket eller tilsvarende miljømerker.

  Kilde: Punkt 4.2.5 Svanemerket eller tilsvarende
• Leverandøren skal være godkjent av Arbeidstilsynet for utførelse av renholdstjenester, og være oppført som «Lovlig» i Arbeidstilsynets oversikt over renholdsvirksomheter.

  Dokumentasjon: Dokumentasjon via at leverandøren er oppført i Arbeidstilsynets oversikt over renholdsvirksomheter, merket «Lovlig».

  Kilde: Punkt 4.2.6 Godkjenning fra Arbeidstilsynet
• Elektronisk egenerklæringsskjema (ESPD) – bekrefter oppfyllelse av kvalifikasjonskrav i konkurransegrunnlaget.

  Dokumentasjon: Fylles ut elektronisk i EU-Supply KGV/CTM (bare avsnitt a (α) i del IV). Ved støtte på andre virksomheters kapasitet: separate egenerklæringer. Ved flere leverandører i fellesskap: separate egenerklæringer.

  Kilde: Punkt 4.1 Elektronisk egenerklæringsskjema

• Tilbudsdokumenter som tilbudet må inneholde: Bilag 2 (Leverandørens løsningsforslag), Bilag 7 (Samlet pris og prisbestemmelser), elektronisk egenerklæringsskjema (ESPD), Bilag A (Tilbudsbrev), Bilag B (taushetsbelagte opplysninger) kun hvis relevant, Bilag C (forpliktelseserklæring) kun hvis relevant, Bilag D (forbehold og avvik) kun hvis relevant.Kilde: Punkt 3.1 Dokumenter som tilbudet skal inneholde
• Skjema om egenerklæring om russisk involvering i offentlige anskaffelser må leveres/signeres av tilbydere som skal tildeles kontrakt.Kilde: Punkt 2.8 Forbud mot tildeling av kontrakt
• Tilbudet skal ha en vedståelsesfrist på minst 60 dager etter tilbudsfristen.Kilde: Punkt 3.2 Vedståelsesfrist
• Forbehold og avvik skal tas inn i Bilag D: Forbehold og avvik, med tydelig angivelse av hva som omfattes og konsekvenser.Kilde: Punkt 3.3 Forbehold og avvik
• Kommunikasjon og tilbudsdokumenter skal være på norsk.Kilde: Punkt 3.4 Språk

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

18.08.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Varighet: 4 år fra kontraktsignering, deretter videre inntil skriftlig oppsigelse (3 måneders oppsigelsestid).Kilde: Innledning – Varighet (kontraktsløp) / Utkast til kontrakt punkt 3
• Kontraktsvilkår: NS 8431 – Alminnelige kontraktbestemmelser om levering av fast renhold, med endringer/tillegg i avtaledokumentet.Kilde: Kontraktsvilkår (NS 8431) / Utkast til kontrakt punkt 4
• Lønn- og arbeidsvilkår: Leverandøren skal sikre lønns- og arbeidsvilkår iht. forskrift 8. februar 2008 nr. 112 (og allmenngjort tariff der relevant). På forespørsel må dokumentasjon fremlegges.Kilde: Punkt 3.6 Krav til lønn og arbeidsforhold under utførelse av kontrakten / Utkast til kontrakt punkt 6
• Krav om lærlinger: Leverandør må være godkjent lærebedrift og det stilles kontraktskrav om lærlingebruk (minst 10% av arbeidet utført av lærlinger og minst én lærling), med nærmere unntak. Dokumentasjon ved oppstart/underveis/avslutning.Kilde: Punkt 3.7 Krav om bruk av lærlinger / Utkast til kontrakt punkt 7
• Plikt til å levere løpende endringskatalog og oppdatert kopi ved endringer etter avtaleinngåelsen.Kilde: Bilag 9 (Endringer av leveransen etter avtaleinngåelsen)
• Fakturering: faktura etterskuddsvis hver 3. måned, én samlet faktura for alle kontorlokasjoner, betalingsfrist minst 30 dager, EHF-faktura (angitt EHF-adresse).Kilde: Bilag 7 (Fakturering)
• Prisendringer: kan endres hvert årsskifte iht. konsumprisindeks (KPI) fra måned avtalen ble inngått, med mindre annet er avtalt.Kilde: Bilag 7 (Prisendringer)
• Daglig/periodisk renhold skal utføres når medarbeidere er fysisk til stede; normal arbeidstid 08.00–15.00.Kilde: Bilag 1 – Kravtabell A 1.4 / Bilag 2 A 1.4
• Begrensning i leverandørkjeden: maksimalt to ledd i leverandørkjeden for utførelse av renholdstjenestene.Kilde: Bilag 1 – Kravtabell A 1.5 / Bilag 2 A 1.5
• Språk i utførelse: renholdstjenestene skal utføres av personell som kan kommunisere muntlig på norsk eller engelsk.Kilde: Bilag 1 – Kravtabell A 2.1 / Bilag 2 A 2.1
• HMS-kort og sikkerhetsinstruks: renholdere skal bære synlige HMS-kort; ansatte skal signere sikkerhetsinstruks før oppstart. (Renholdsvirksomhet skal følge HMS-tiltak i Fiskeridirektoratet.)Kilde: Bilag 1 – Kravtabell A 2.4 og A 2.6 / Bilag 2 A 2.4 og A 2.6
• Miljøkrav til kjemikalier/produkter: CLP-merking for kjemikalier; ikke bruke skadelige midler med mindre nødvendig. Bruk av miljømerkede produkter (Svanemerke el. tilsvarende).Kilde: Bilag 1 – Kravtabell A 3.1 og A 3.2 / Bilag 2 A 3.1 og A 3.2
• Kildesortering: leverandøren skal sørge for korrekt håndtering av avfall i kildesorteringsstasjoner iht. rutiner; inkl. eksempel med matavfall.Kilde: Bilag 1 – Kravtabell A 3.3 / Bilag 2 A 3.3
• Befaring før kontraktsoppstart: valgt leverandør skal delta på befaring(er) ved kontorlokasjoner og fastsette timeanslag for faste renholdstjenester per lokasjon.Kilde: Bilag 1 – Kravtabell A 4.1 / Bilag 2 A 4.1
• Renholdstjenester (konkrete oppgaver): daglig/ukentlig renhold omfatter vask av gulv, trapper, toaletter/servanter og støvtørking av frie flater; i tillegg definerte serviceoppgaver og periodisk renhold.Kilde: Bilag 1 – Kravtabell A 1.1 – A 1.3 / Bilag 2 A 1.1 – A 1.3

• Kravspesifikke evaluering for pris: dokumentet oppgir at evaluering skjer med utgangspunkt i anslått total kostnad basert på antatt volum, men angir ikke nærmere metode/formel i utdraget.
• Flere delkontrakter: det fremgår at det kan tildeles som selvstendige delkontrakter per lokasjon når hovedleverandør ikke kan levere, men eksakt oppdeling/tildelingsmekanikk per lokasjon er ikke nærmere beskrevet utover henvisning til krav B 4.1.
• Flere kontraktskrav omtales i utkast til kontrakt (vedlegg som rangeringsliste), men selve generelle NS 8431-innhold og eventuelle presiseringer i Bilag 2/4/8/9 (utover det som er gjengitt) er ikke detaljert i utdraget.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. Kan dere presisere hvordan «anslått total kostnad» i evaluering av pris beregnes, herunder hvilke volumforutsetninger (timer/antall besøk/faste frekvenser/periodisk renhold/bestillingsarbeid) som legges til grunn pr. lokasjon?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Prisen skal evalueres ut fra antatt volum, men metoden/formelen for volumgrunnlaget fremgår ikke tydelig av utdraget. Leverandøren må forstå evalueringsgrunnlaget for å prise riktige elementer.

   Kilde: Tildelingskriterium 5 – Pris / Evaluering (pkt. 5.1–5.2)

2. I tildelingsmekanikken: Når hovedleverandør ikke kan levere alle lokasjoner og det tildeles selvstendige delkontrakter per lokasjon, hvordan skjer tildelingen og vektingen per delkontrakt (f.eks. om renholdstjenester, HMS/miljø og pris evalueres separat per lokasjon, eller om noen krav/poeng vurderes samlet)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Utdraget sier at det kan tildeles flere delkontrakter per lokasjon, men ikke hvordan evalueringen gjennomføres i praksis ved delvis leveringsdekning. Dette påvirker tilbudsstrategi og ressursallokering.

   Kilde: Punkt 2.3 – Tildeling av kontrakt / Krav B 4.1 i Bilag 2

3. Krav A 4.1 sier at det ved befaring skal fastsettes et timeanslag pr. lokasjon. Når befaring er gjennomført: Er timeanslaget bindende som grunnlag for fakturering og/eller videre prisjusteringer, og hvordan håndteres avvik mellom befaringstimeanslag og faktisk behov i avtaleperioden?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må vite om timeanslag blir et «tak/regel» eller kun et estimat for oppdragsgivers forutsigbarhet, og hva som skjer ved avvik. Dette er sentralt for prise- og risikobildet.

   Kilde: Krav A 4.1 (Kontorlokasjoner)

4. For B 1.1 (oppskalering fra ukentlig til daglig renhold): Hvilken trigger/kravstyring vil dere bruke for å beslutte endret frekvens (f.eks. antall ganger per uke, varslingsfrist, varighet, og hvor lenge etter bestilling dere må kunne øke kapasiteten)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Fleksibilitet skal evalueres, men leverandøren trenger konkrete rammer for responstid og omfang for å kunne prise bemanning og kapasitet riktig.

   Kilde: Krav B 1.1 i Bilag 1

5. Krav A 1.4: Renhold skal utføres når medarbeidere er fysisk til stede (normal arbeidstid 08:00–15:00), og det kan avtales ukedager per kontor. Hvordan forventer dere at leverandøren skal koordinere timeplan per lokasjon (f.eks. faste faste ukedager vs. rullering), og hvilke svarfrister har dere for endringer i plan?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Planleggingskrav påvirker kostnader (turnus/ressurser/reise) og leverandøren må kjenne forventet prosess og frister for å unngå operasjonell risiko.

   Kilde: Krav A 1.4 i Bilag 1

6. For B 1.3 (reklamasjonsprosess): Hva er deres forventede responstid og tidsfrist for utbedring av mangler etter reklamasjon (inkl. når utbedring skal skje samme dag vs. innen X timer/dager), og hvilke dokumentasjonskrav forventer dere at leverandøren følger?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Reklamasjonskrav evalueres, men uten konkrete SLA-lignende rammer er det vanskelig å kalkulere ressursbruk og risiko for manglende standard.

   Kilde: Krav B 1.3 (Reklamasjon på renhold)

7. Krav A 3.3 om kildesortering: Hvilke fraksjoner skal leverandøren håndtere i praksis i de ulike lokasjonene, og hvilke avfallsrutiner/avfallsrom gjelder (f.eks. matavfall til utvendig container – gjelder dette alle lokasjoner eller kun enkelte)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Miljø- og avfallsoppgaver inngår i tjenesten og kan variere mellom lokasjoner. Leverandøren må ha lokasjonsrelevante avfallsrammer for korrekt bemanning og kostnadsberegning.

   Kilde: Krav A 3.3 (Miljø)

8. B 3.3: Oppgi utslippsklasse og drivstofftype for kjøretøy som er tiltenkt brukt. Hvilke typer kjøretøy/bruk forventer dere i oppdraget (f.eks. nødvendig bil for innkjøp/henting av utstyr, kun transport mellom lokasjoner), og om det gis uttelling basert på faktisk bruk eller planlagt bruk (og hvordan dokumenteres dette)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uttelling gis for nullutslippskjøretøy, men leverandøren trenger å forstå om det må kunne dokumenteres etter gjennomføring eller om plan er tilstrekkelig, samt hva som faktisk er relevant for oppdraget.

   Kilde: Krav B 3.3 (Miljø)

9. Bilag 7: Prisendring skjer hvert årsskifte iht. KPI med utgangspunkt i indeksen for måneden avtalen ble inngått. Kan dere bekrefte hvilken måned som skal brukes når avtalen signeres (f.eks. signeringsdato vs. første hele måned), og hvordan endringen slår ut på timepris vs. kvadratmeterpriser for bestillingsarbeid?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Prisendring påvirker tilbudt totalsum over 4 år. Leverandøren må forstå beregningsprinsippet for riktig prising og justeringsmekanisme.

   Kilde: Bilag 7 – Prisendringer

10. Bilag 4 (Administrative bestemmelser) og kontraktutkastet: Dere viser til oppstartsmøte og årlige statusmøter, samt plikt til å svare på henvendelser innen to virkedager. Kan dere angi om det finnes tilsvarende frister for endringsanmodninger/avklaringer i Bilag 9, og hva som gjelder for «bestillingsarbeid iht. bilag 7» (f.eks. varselstid før oppstart, og hvor raskt dere kan bestille)?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Operasjonelle frister for bestillingsarbeid og endringer påvirker leverandørens planlegging, bemanning og prisrisiko. Dette er viktig å avklare før tilbudsinnlevering.

    Kilde: Bilag 4 – Administrative bestemmelser / Bilag 9 – Endringer av leveransen etter avtaleinngåelsen