Invitasjon til å gi tilbud – leie av næringslokaler Konfliktrådet Sør-Vest, Stavanger

Konfliktrådet Sør-Vest inviterer til tilbud om utleie av egnede næringskontorlokaler i Stavanger kommune. Lokalet skal dekke daglig drift, saksbehandling og gjennomføring av meklingsmøter (inkl. ofte ettermiddag/kveld og enkelte helger), med sentral beliggenhet, trygg/enkelt tilgjengelighet, og diskresjon/verdige rammer. Kontrakt planlegges etter Statens standard leiekontrakt (Statsbygg), leieperiode 5 år med opsjon i tillegg 5 år, oppstart 01.11.26. Anslått kontraktsverdi: kr 5 160 000 over 5+5 år (inkl. opsjoner) som estimat for beregningsformål. Tilbud skal beskrive lokalet oppfylling av krav og vedlegges med plantegninger.

• Tilbudet skal gi en tydelig og fullstendig beskrivelse av lokalet og hvordan kravene under oppfylles, samt vedlegg med plantegninger.Kilde: Invitasjon – «Tilbyder bes… vedlegg med plantegninger» (Innledning)
• Tilbud/tilpasning: Det skal gis tilbud på aktuelle eiendommer som kan tilbys for leie.Kilde: Invitasjon – «Tilbyder bes om å gi tilbud på aktuelle eiendommer…» (Innledning)
• Etter anmodning ved innflytting/overlevering: UTLEIER skal fremlegge dokumentasjon på at samtlige krav i kravspesifikasjonen er oppfylt (brannverndokumentasjon, dokumentasjon på ferdigstillelse, godkjennelser/dispensasjoner, evt. dokumentasjon på rengjøring, målsatte plantegninger).Kilde: Kravspesifikasjon – «Dokumentasjon og innsynsrett» (pkt. 2)
• Ved behov: Kopi av alt prosjekteringsmateriell og tilhørende dokumentasjon for spesifiserte leveranser.Kilde: Kravspesifikasjon – «Dersom LEIETAKER ber om det…» (pkt. 2)

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

03.07.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Leieforhold reguleres av Statens standard leiekontrakt utarbeidet av Statsbygg.Kilde: Invitasjon – «Leieavtalen… Statens standard leiekontrakt…» (pkt. 4)
• Leieperiode: 5 år med mulighet for opsjon, fra og med 01.11.26.Kilde: Invitasjon – «Leieperiode…» (pkt. 4)
• Kontraktsverdi: anslått kr 5 160 000 over 5 + 5 år (inkl. opsjoner); estimat basert på dagens leienivå (endelig verdi fastsettes på grunnlag av innkomne tilbud).Kilde: Invitasjon – «Kontraktens anslåtte verdi…» (Innledning)
• Lokaler skal ferdigstilles til bruk ved oppstart, med alle faste innredninger og utstyr, anlegg, system, leveranser og løsninger beskrevet i kravspesifikasjonen.Kilde: Kravspesifikasjon – «UTLEIERs plikter… Levere komplette og fullstendige lokaler…» (pkt. 1.1)
• Innregulering gjennomføres etter overtakelse, senest 3 uker etter overtakelse.Kilde: Kravspesifikasjon – «Innregulering… senest 3 uker…» (pkt. 2)
• FDV-dokumentasjon skal leveres iht. nærmere avtale (relevant Forvaltning-, Drift- og Vedlikehold).Kilde: Kravspesifikasjon – «Relevant FDV-dokumentasjon…» (pkt. 2)

• Tildelingskriterier/vekting er ikke oppgitt i den gitte dokumentteksten.
• Detaljert kravspesifikasjon utover punktene i invitasjonen «ettersendes på forespørsel» er ikke angitt som del av invitasjonen, men en egen kravspesifikasjon er vedlagt teksten.
• Kravspesifikasjonen angir mange tekniske/utførelseskrav; det er uklart i hvilken grad disse er identiske/komplette for tilbudsevaluering når invitasjonen sier at detaljer ettersendes på forespørsel.
• Om det finnes formelle kvalifikasjonskrav til leverandør (f.eks. kapasitet/erfaring/skatt/attester) fremgår ikke av teksten som er gitt.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I kravspesifikasjonen beskrives at UTLEIER skal levere «komplette og fullstendige lokaler ferdigstilt til bruk ved oppstart av leieforhold». Kan dere presisere hva som er milepæler og ferdigstillelsesdato(er) for de ulike leveransene (bygning/innredning, VVS/EL/IKT, dokumentasjon/FDV), og om det er krav til overtakelse/innflyttingsklargjøring før 01.11.26?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Riktig planlegging og prising av fremdrift, leveransetest og ferdigstillelse krever klare datoer og milepæler.

   Kilde: 1.1 Orientering og leveringsomfang; 2 Dokumentasjon og innsynsrett

2. Kravspesifikasjonen omtaler at det utarbeides material- og fargeplan og at fargevalg skal godkjennes av LEIETAKER. Hvilken beslutningsfrist/leveranseplan skal dere legge til grunn for farge- og materialvalg (inkl. tid til godkjenning), og hvordan håndteres eventuelle endringsønsker i leieforholdets oppstart?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Godkjenningstid og endringshåndtering påvirker både risiko og tilbudspris.

   Kilde: 3.1 Farger; 1.4 Retningslinjer planleggingsprosess

3. I 1.5 og 1.6 listes «LEIETAKERs eget inventar» og «UTLEIERs ansvar». Kan dere bekrefte grensesnittet for følgende punkter slik at vi kan prise riktig: (a) IKT-infrastruktur/aktive komponenter (UTLEIER leverer kun kabling/basisinstallasjoner eller også patching/terminering i rack?), (b) videokonferanseutstyr og audiovisuelt utstyr (hvem leverer hva som standardkomponenter), og (c) foliering/glassopplysninger (utvendig vs. innvendig, og hvem som har ansvar for avtalt omfang)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Uklare grensesnitt mellom leietaker/utleier kan gi både overprising og underleveranser.

   Kilde: 1.5 LEIETAKERs eget inventar; 1.6 UTLEIERs ansvar for inventar og innredning; 6 DATA OG AUTOMATISERING

4. For lydkrav i tabellene (3.4): hvilke romtyper og skilleflater skal vi legge til grunn ved tilbudsprisingen (f.eks. antall og areal for kontorer/samtalerom/møterom/teamsrom, samt hvilke dørforbindelser som gir R’w=38 dB vs. R’w=48 dB)? Omfanget må vi forstå for å kunne dimensjonere skillevegger/dører og akustiske tiltak riktig.

   Hvorfor det er verdt å spørre: Lydkravene er angitt i konkrete tall, men evaluering/prising avhenger av faktisk rom- og skilleflateomfang.

   Kilde: 3.4 Lydforhold og akustikk; Tabell 1–4

5. Dagslys/utsyn: kravspesifikasjonen viser til arbeidsplassforskriften (§ 2-10 og § 2-11). Kan dere bekrefte hvordan dere forventer at vi dokumenterer etterlevelse (f.eks. via eksisterende vindusareal/plan, lysberegninger eller akseptkriterier i rommene), og hvilke rom som regnes som «arbeidsplasser» i deres romprogram?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dokumentasjonsmetode og romavgrensning påvirker både prosjektkostnad og risiko.

   Kilde: 3.5 Dagslys

6. Ventilasjon/klima: i 4.3 angis balansert ventilasjon uten omluft, CO₂-normalverdi (maks 1000 ppm), friskluftsmengder (12 m³/t per m² og 20 m³/t per m²) og temperaturgrenser (operativ 22 °C, maks 26 °C, min 20 °C), samt datarom med lokal kjøling 5 kW. Kan dere opplyse: (a) forventet personbelastning per romtype, (b) areal per romtype, og (c) om «kontorlandskap» og «samtalerom» skal behandles som egne soner med egne friskluftkrav i dimensjoneringen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dimensjonering av ventilasjon og kjøl krever romarealer og personbelastning som grunnlag for korrekt prising.

   Kilde: 4.3 Komfortkjøleanlegg

7. Elektriske uttak og el-tilrettelegging: kravspesifikasjonen angir blant annet 2–4 doble stikk per arbeidsplass (tilpasses ved celle/landskap), minimum 4–6 doble stikk på touchdown, og antall stikk i andre rom/korridorer. Kan dere bekrefte romantall og arbeidsplassantall slik at vi kan prise nøyaktig antall uttak, og om «arbeidsplass» i deres behov omfatter personer eller bord/desk-enheter?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Mengdeavhengige el-krav må knyttes til definisjoner og faktiske kvanta for å prise riktig.

   Kilde: 5.1 Elektriske installasjoner; 3.3 Takhøyder (ikke relevant); 6 DATA OG AUTOMATISERING (for grensesnitt)

8. IKT-krav (6.1) spesifiserer Cat 6a S/FTP til hvert RJ45-uttak, støtte 10G, samt at det skal leveres plantegning med merking og dokumentasjon iht. NS 50173/NS 50174 og «systemgaranti». Kan dere opplyse hva som kreves levert som del av «systemgaranti» (f.eks. garanti-periode, hvem som gir, og hvilke betingelser/dokumenter må leverandøren undertegne)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Systemgarantiinnhold og dokumentasjonskrav påvirker både kostnad og tilbudsløfte.

   Kilde: 6.1 Kabling for IKT; NS 50173/NS 50174 omtale; avsnitt om systemgaranti

9. Adgangskontroll (6.4) beskriver bl.a. to-faktor autentisering, dynamisk konfigurering i AAK-system, backup ved strømbrudd/nettverksfeil, og kortlesere plassert iht. universell utforming, samt egen sone for leietakers plassering. Hvilket teknisk nivå/krav har dere til integrasjon mot eksisterende system i bygget (kortlesere/AAK/backup-løsning), og må UTLEIER levere integrasjon og konfigurering inkludert?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Grensesnitt mot eksisterende byggsystem er en sentral risikofaktor og må avklares før prising.

   Kilde: 6.4 Adgangskontroll

10. Tildelingskriterier/vekting er ikke oppgitt i den gitte invitasjonsdelen. Kan dere oversende/klargjøre: (a) hvilke tildelingskriterier som brukes for denne konkurransen, (b) vekting eller rangeringslogikk, og (c) hva som forventes beskrevet i tilbudet for å dokumentere oppfyllelse (inkl. hvordan kravspesifikasjon ettersendt på forespørsel blir vurdert)?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Uten kriterier og vekting er det vanskelig å strukturere tilbud og investere i riktig dokumentasjon.

    Kilde: Invitasjon til å gi tilbud – leie av næringslokaler (tildelingskriterier/vekting ikke oppgitt)