Rammeavtale - Sjømannskapsutstyr/takkel

Åpen anbudskonkurranse (EØS-terskel) om rammeavtale for Sjømannskapsutstyr/takkel til Forsvaret/Sjøforsvaret. Formålet er å dekke behov for utstyr som spesifisert i Vedlegg B (Kravspesifikasjon) og Vedlegg B1 (Produktliste). Rammeavtalen inngås med én leverandør, varighet 2 år med opsjon for forlengelse (1+1 år), maks 4 år. Levering skjer i hovedsak ved avrop, og rammeavtalen medfører ingen kjøpsplikt for oppdragsgiver. (Del 1, punkt 1.3, 1.4, 1.5, 1.6)

• Leverandøren skal besvare kvalifikasjonskravene i ESPD/EU-egenerklæring (i Mercell) som foreløpig dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskravene og at det ikke foreligger grunner for avvisning.

  Dokumentasjon: ESPD-skjema fylles ut og leveres som integrert i Mercell. Oppdragsgiver kan kreve at valgt leverandør leverer oppdaterte dokumentasjonsbevis før tildeling. (Del 1, pkt. 4.1 og 4.3)

  Kilde: Del 1, punkt 4.1 og 4.3
• Dersom leverandøren støtter seg på andre virksomheters kapasitet for å oppfylle økonomiske/finansielle og/eller tekniske/faglige kvalifikasjoner, skal leverandøren dokumentere rådighet over nødvendige ressurser, samt at støttevirksomheten leverer separate ESPD-skjemaer.

  Dokumentasjon: Signert forpliktelseserklæring (Bilag 2) for relevante støttevirksomheter, samt separate ESPD-skjemaer for støttevirksomheten(e). (Del 1, pkt. 4.3)

  Kilde: Del 1, punkt 4.3 (Oppfyllelse av kvalifikasjonskrav ved bruk av andre virksomheter)
• Hvis leverandøren støtter seg til andre virksomheters kapasitet for økonomisk og finansiell kapasitet, kreves at støttevirksomhetene er solidarisk ansvarlige for utførelsen av kontrakten.

  Dokumentasjon: Forpliktelseserklæringen bekrefter bl.a. solidarisk ansvar ved støtte til økonomisk og finansiell kapasitet. (Del 1, pkt. 4.3)

  Kilde: Del 1, punkt 4.3 (Vedrørende krav til leverandørenes økonomiske og finansielle kapasitet)

• Leverandøren skal angi eventuelle avvik fra konkurransegrunnlaget i Bilag 1 (Avvik fra konkurransegrunnlaget), med klar og utvetydig referanse til relevant bilag/vedlegg og punkt. Konsekvenser for ytelse, pris og/eller andre forhold skal beskrives.Kilde: Del 1_Bilag 1 - Avvik fra konkurransegrunnlaget
• Forpliktelseserklæring (Bilag 2) skal innleveres kun for de virksomheter som er nødvendige for oppfyllelse av aktuelle kvalifikasjonskrav, og først etter at merket/informasjon fjernes ved utfylling før innlevering (boksen slettes av leverandøren før innlevering).Kilde: Del 1_Bilag 2 - Forpliktelseserklæring
• Egenerklæring om russisk involvering i offentlige anskaffelser (Bilag 5) skal leveres av tilbyder (valgt leverandør skal straks levere utfylt versjon før tildeling).Kilde: Del 1_Bilag 5 - Egenerklæring om russisk involvering i offentlige anskaffelser; Del 1, punkt 1.7
• ESPD/EU-egenerklæring skal leveres sammen med tilbudet som integrert i Mercell (som foreløpig dokumentasjon på kvalifikasjonskrav og fravær av avvisningsgrunner).Kilde: Del 1, punkt 4.1

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

13.07.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Ikke tillatt

• Leverandøren skal vederlagsfritt levere masterdata iht. Vedlegg B1 / PIF-skjema (for produkter ikke angitt i Vedlegg D) i hele kontraktsperioden; levering skjer ved utfylling av skjema og oversendelse til oppdragsgivers kontaktperson.Kilde: Vedlegg B - Kravspesifikasjon, A-krav (masterdata)
• Regler/standarder i henvisningene (Vedlegg B1 - Produktliste) er obligatoriske, men ikke uttømmende. Utstyr må som minimum samsvare med obligatoriske regler/forskrifter/standarder for slikt utstyr på skip med norsk flagg klassifisert i anerkjent klassifikasjonsselskap. Sertifikatpliktige produkter skal leveres med relevante sertifikater.Kilde: Vedlegg B - Kravspesifikasjon, A-krav (regler/standarder og sertifikater)
• For utstyr som krever tredjeparts kontroll skal leverandøren videresende dokumentasjon til oppdragsgiver.Kilde: Vedlegg B - Kravspesifikasjon, A-krav (tredjeparts kontroll)
• Leverandøren skal levere minst 70 % av utstyret oppført i Vedlegg B1 (ikke volum), inkl. nærmere opplistede produktområder (a-f). Tilbyder som kan levere mest får best uttelling.Kilde: Vedlegg B - Kravspesifikasjon, A*-krav (70% av Vedlegg B1 og kravpunkter a-f)
• Beredskap: leverandør skal ha lager lokalisert i Norge. Skal bekreftes og lokasjon/lokasjoner oppgis. Det nevnes at leverandøren bør kunne lagerføre relevante artikler (markert gult i Vedlegg D) ut fra sjøforsvarets behov på lager i Norge.Kilde: Vedlegg B - Kravspesifikasjon, A*-krav (lager i Norge)
• Tilgang til nettbasert database for produktsertifikater som til enhver tid kan nås av kjøperen. Leverandøren skal levere en egenerklæring med grundig beskrivelse av tjenesten.Kilde: Vedlegg B - Kravspesifikasjon, A-krav (sertifikatdatabase)
• Ledetid: ledetid evalueres på utvalg av produkter markert med gult i Vedlegg D; skal fylles ut i Vedlegg D Prisskjema inkl ledetid. (Angitt i kravspesifikasjonen som B-krav, evalueringsformål.)Kilde: Vedlegg B - Kravspesifikasjon, B-krav (Ledetid)
• Transport-/leveringsbetingelse: Levering skal skje DDP iht. Incoterms® 2020. Leverandør inngår fraktavtale og organiserer transport frem til avtalt leveringssted; leverandør bærer risiko og kostnader inkl. tollbehandling/avgifter/importkostnader til varen er levert på avtalt sted. Risiko overgår ved levering klar for lossing på avtalt sted.Kilde: Vedlegg E - Leveringsbetingelser, pkt. 1.1 og 1.2
• Dokumentasjon ved levering: pakksedler utenpå kolli i vanntett emballasje; pakksedler skal bl.a. inneholde bestillingsnummer (IO-referanse), varebeskrivelse, antall i korrekt enhet, bestiller og leveringsadresse og Forsvarets materialnummer dersom oppgitt. For alle relevante produkter skal produktdatablad, bruksanvisninger på norsk, nødvendige sertifikater samt lagrings-, drifts- og vedlikeholdsdokumentasjon på norsk følge med. Drifts-/vedlikeholdsdokumentasjon leveres elektronisk når etterspurt.Kilde: Vedlegg E - Leveringsbetingelser, pkt. 6 og 6.1
• Fakturering: Elektronisk fakturering i Elektronisk handelsformat (EHF). Leverandøren skal utstede én faktura per avrop per bruker (evt. samlefaktura ukentlig/månedlig hvis oppdragsgiver ønsker det). Faktura skal inneholde avtalenummer/kontraktsnummer og nummer på innkjøpsordre/rammeinnkjøpsordre. Faktura som mangler referanse eller sendes til feil adresse kan avvises.Kilde: Vedlegg C - Pris- og betalingsbetingelser – varer, pkt. 10.1-10.3
• Betaling: betaling innen 30 dager etter mottatt leveranse og korrekt faktura med bilag. Rentefaktura aksepteres ikke ved sen betaling pga mangelfull faktura/mislighold fra leverandørens side. Betaling innebærer ingen godkjenning av leveransen.Kilde: Vedlegg C - Pris- og betalingsbetingelser – varer, pkt. 3

• Kvalifikasjonskrav utover ESPD-plikten er ikke gjengitt i utdraget (kun prosedyrer for hvordan de skal besvares og støtteordning).
• Tildelingskriterienes eksakte vekter for “Klima og miljø” er ikke oppgitt i teksten (kun at det poengfastsettes).
• Konkrete kontrakts-/utførelseskrav utover kravspesifikasjon, leveringsbetingelser, pris/betaling og administrative/etiske plikter er ikke fullstendig gjengitt (f.eks. Dagbot-heving-sanksjoner fremgår i rammeavtalens generelle bestemmelser, men utdraget er ikke knyttet til spesifikke avrop/terskler utover generelt).

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. I Del 1 pkt. 2.4 fremgår det at spørsmål til konkurransegrunnlaget må fremmes innen fristen oppgitt i pkt. 2.3.1. Kan dere bekrefte nøyaktig dato/tid i Mercell for spørsmål og når tilleggsinformasjon forventes publisert?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må sikre at spørsmål sendes innen riktig tidsvindu og at man får eventuelle presiseringer før tilbudsfrist.

   Kilde: Del 1 pkt. 2.3 og 2.4

2. I Del 1 pkt. 2.3 står det at frister ved motstrid er frister gitt i Mercell som er gjeldende. Kan dere bekrefte at også dato/tid for besvarelse av spørsmål/tildeling i Mercell skal være styrende dersom dokumentene avviker?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Reduserer risiko for feil planlegging av tilbudsarbeidet ved eventuelle avvik mellom dokumentutdrag og Mercell.

   Kilde: Del 1 pkt. 2.3

3. I Del 1 pkt. 5.2 (Metode for evaluering av pris) står det at leverandøren må levere minst 70 % av produktkategoriene i Vedlegg B1. Hvordan skal «70 % av utstyret/produktkategoriene» måles i praksis (antall varelinjer, verdi, kategoriinndeling), og hvordan håndteres det i beregningen dersom en varelinje finnes både i gult «hovedsortiment» og som del av annet omfang?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tydeliggjør evalueringsrisiko og hvordan leverandøren skal dimensjonere tilbudsdekningen for å unngå lav uttelling eller avkorting.

   Kilde: Del 1 pkt. 5.2 (Metode for evaluering av pris) og krav A* i Vedlegg B

4. I Del 2 Vedlegg C pkt. 2 «Pris til Oppdragsgiver» fremgår det at priser inkluderer frakt, emballasje, toll mv. (dersom ikke avtalt). Samtidig sier Del 2 Vedlegg E pkt. 1.1 at levering skal skje som DDP Incoterms® 2020. Kan dere bekrefte at DDP omfatter tollbehandling/innførselsmva-kostnader kun der «Stedsangivelse» er utenfor Norge, og at dere ellers legger opp til at leverandøren kun dekker logistikkkostnader frem til mottaker innenlands?

   Hvorfor det er verdt å spørre: For å prise riktig og unngå at leverandøren tar kostnader som i praksis skal bæres av oppdragsgiver etter DDP-rollefordelingen.

   Kilde: Del 2 Vedlegg C pkt. 2 og Del 2 Vedlegg E pkt. 1.1 samt pkt. 1.4

5. I Del 2 Vedlegg C pkt. 4 «Varer utenfor sortiment» beskrives påslagsregime basert på gjennomsnittlig påslagssats for varegruppene i Vedlegg D. Kan dere presisere hvordan «varegruppe» skal identifiseres i Vedlegg D (f.eks. via faner/kolonner/linjenavn), og om beregningen skal gjøres per avrop, per varelinje, eller årlig/over rammeavtaleperioden?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Gir grunnlag for korrekt prising av avropsbehov utenfor Vedlegg D og reduserer risiko for feil påslag.

   Kilde: Del 2 Vedlegg C pkt. 4

6. I Del 2 Vedlegg C pkt. 5 «Erstatningsprodukter» kreves minst samme kvalitet og lavere eller samme pris, samt at erstatningsprodukt må godkjennes av oppdragsgiver. Kan dere angi forventet prosess/tidslinje for godkjenning (f.eks. frist for oppdragsgiver til å svare) og om leverandøren kan levere midlertidig i påvente av godkjenning ved brå produktutfasing?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tydeliggjør leveranse- og kostnadsrisiko ved produktutfasing og om leverandøren må holde tilbake varer eller tar risiko ved fremsending.

   Kilde: Del 2 Vedlegg C pkt. 5

7. I Del 1 pkt. 5.1/5.2 fremgår det at «Miljø» evalueres ut fra besvarelse av krav 3.1.8 i kravspesifikasjonen (Vedlegg B). Kan dere bekrefte om det er samme dokument/format som «Vedlegg B3» i Vedlegg B (maks 1 A4 side), og om det er andre miljøkrav (utover 3.1.8) som inngår i evalueringen eller kun i kvalifiserings-/kontraktsoppfølging?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Unngår uklarhet om hvilken miljøbesvarelse som faktisk bestemmer poengsettingen og sikrer at leverandøren prioriterer riktig innhold i tilbudet.

   Kilde: Del 1 pkt. 5.1 (Miljø 30 %) og Vedlegg B (B3/krav 3.1.8)

8. I Del 2 Vedlegg E pkt. 6 og 6.1 kreves pakkseddel og fraktdokumenter, samt produktdatablad/bruksanvisning og sertifikater «der dette er relevant». Kan dere presisere om dere forventer alt dette ved hver avrop/leveranse, eller om dere kun krever den dokumentasjonen som gjelder for varelinjene som faktisk avropes (og eventuelt i hvilken leveringsrekkefølge/medium i EHF- eller avropskommunikasjonen)?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Påvirker leveransemåte, kostnad og risiko ved manglende dokumentasjon som kan gi tilbakevisning eller forsinkelser.

   Kilde: Del 2 Vedlegg E pkt. 6 og 6.1 samt pkt. 7

9. I Del 1 pkt. 2.3 står det at «Tilbudsevaluering og forhandlinger 3 uker etter tilbudsfrist», men pkt. 2.1 sier at det ikke er anledning til forhandling. Kan dere avklare hva som menes med «forhandlinger» i Mercell/tidsplan (f.eks. avklaringer/etterspørsel av dokumentasjon), og om det i praksis kun er avklaringer uten endring av tilbud?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Reduserer usikkerhet om leverandøren må innrette seg på en form for dialog som ikke endrer tilbudet, eller om det faktisk finnes elementer som kan påvirke tilbudets innhold.

   Kilde: Del 1 pkt. 2.1 og 2.3

10. I Del 1 pkt. 5.2 står det at ledetid vil bli evaluert på et utvalg «markert med gult» i Vedlegg D, og at ledetid har vesentlig vekt under kvalitet/underkriterier. Kan dere bekrefte om ledetidsevalueringen er basert på de tre lokasjonene i Vedlegg D (Haakonsvern, Ramsund, Kystvaktstasjon Sortland) med angitt vekting (60/20/20), og hvordan dere scorer dersom leverandøren oppgir ulike ledetider for varelinjer som inngår i utvalget?

    Hvorfor det er verdt å spørre: Sikrer at leverandøren forstår evalueringsmekanismen for ledetid og kan prise og planlegge lager/bemanning for å maksimere uttelling.

    Kilde: Del 1 pkt. 5.1-5.2 og Del 2 Vedlegg D (ledning/vekting og gule felt)