Fornyelse av lydsystem - PA-anlegg i Maihaugsalen

Anskaffelsen gjelder fornyelse av PA-anlegg (lyd- og utstyrsanlegg) i Kulturhuset Maihaugsalen (Maihaugen) for Stiftelsen Lillehammer museum. Oppdraget omfatter demontering av eksisterende PA-anlegg og levering samt montering av nytt komplett hoved-høyttalersystem (inkl. fill-høyttalere og tilpasset sub-løsning), med opsjoner for sub-basshøyttalere (gulv eller flydd i senter). Leveransetidsrom: september–oktober 2026 etter avtale; ferdigstilling av komplett leveranse antas 1–2 uker. Kontraktsbestemmelser: Standard kontraktsvilkår for kjøp av varer inkludert montasje/innstallering, samt del II punkt B.2 (seriøsitetskrav). Se Del I punkt 1.1 og Del II A.2/C.1.2.

• Foretaket skal være lovlig registrert.

  Dokumentasjon: Norske firma: Firmaattest. Utenlandske firma: attester for registrering i faglige registre iht. lovgivningen i etableringslandet.

  Kilde: Del I, pkt. 5.2 (Vedlegg 1.1)
• Tilbyder skal sannsynliggjøre økonomisk kapasitet til å gjennomføre kontrakten. Minimumskrav: kredittverdighet (Kredittrating A eller tilsvarende).

  Dokumentasjon: Dokumentert gjennom kredittvurdering/rating (ikke eldre enn 12 måneder) basert på relevante regnskapstall. Rating skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon (Vedlegg 1.2).

  Kilde: Del I, pkt. 5.3 (Vedlegg 1.2)
• Kvalitetssikrings-/styringssystem som er tilstrekkelig til å gjennomføre leveransen.

  Dokumentasjon: Redegjørelse for kvalitetssikrings-/styringssystem (f.eks. ISO 9000 eller tilsvarende), evt. rutiner og tiltak ved manglende tredjepartssertifisering. (Vedlegg 1.6).

  Kilde: Del I, pkt. 5.4 (Vedlegg 1.6)
• Miljøstyringssystem tilstrekkelig til å gjennomføre leveransen (også hos produsenten).

  Dokumentasjon: Beskrivelse av hvordan miljøledelsessystemet fungerer, og dokumentasjon av bærekraftig miljøpolitikk (f.eks. ISO 14001 eller tilsvarende). Evt. rutiner og tiltak dersom det ikke finnes tredjepartssertifisert system. (Vedlegg 1.7).

  Kilde: Del I, pkt. 5.4 (Vedlegg 1.7)
• HMS-system og dokumentasjon på opplæring av montører innen sikkerhet for monteringsarbeider.

  Dokumentasjon: Dokumentasjon på tilbyders HMS-system og dokumentasjon på at montører har gjennomgått nødvendig opplæring. (Vedlegg 1.9).

  Kilde: Del I, pkt. 5.4 (Vedlegg 1.9)
• Avvisningsgrunner etter FOA § 24-2 (norske, samt ESPD nasjonale avvisningsgrunner), herunder rettskraftig dom/vedtatt forelegg for angitte forhold og andre alvorlige feil i yrkesutøvelsen (norsk utvidelse).

  Dokumentasjon: Egenerklæring/ESPD som foreløpig dokumentasjon (ingen ytterligere konkret dokumentasjon angitt i utdraget for disse punktene), samt krav om at valgt leverandør leverer skatteattest (manglende levering medfører avvisning).

  Kilde: Del I, pkt. 5.1 og avsnitt om skatteattest/Egenerklæring

• Tilbudet skal organiseres med datert tilbudsbrev med tilbudssum (inkl. mva.) signert av bemyndiget person.Kilde: Del I, pkt. 4.1 (organisering av tilbudsdokumentene, punkt 1)
• Dersom det eksisterende PA-anlegget kan kjøpes/gjenbrukes/salg, skal dette komme frem i tilbudsbrevet.Kilde: Del I, pkt. 4.1 (organisering, punkt 2 og Del I pkt. 4.1.1.2-omtale)
• Dokumentasjon vedrørende kvalifikasjonskrav: ESPD-skjema + bare de særskilt etterspurte opplysninger lastes opp i KGV (jfr. pkt. 5).Kilde: Del I, pkt. 4.1 (organisering, punkt 3)
• Dokumentasjon vedrørende tildelingskriterier.Kilde: Del I, pkt. 4.1 (organisering, punkt 4)
• Eventuelle avvik og forbehold skal være presise/entydige og framgå samlet i tilbudet, og framgå i tilbudsbrevet.Kilde: Del I, pkt. 4.1 (organisering punkt 5) og pkt. 4.2 (Avvik og forbehold)
• Tilbudet skal inneholde dokumentert simuleringer av salen (forventet lyddekning og SPL i publikumsområdet), samt systembeskrivelse (oppbygning, komponenter og funksjonsnivå).Kilde: Del I, pkt. 4.1 (organisering, punkt 7)
• Dokumentasjon iht. klima- og miljøhensyn i del II, pkt. C.1.4, punkt 1 og 2.Kilde: Del I, pkt. 4.1 (organisering, punkt 8)
• Tilbyderen skal utforme tilbudet på norsk.Kilde: Del I, pkt. 4.1 (Språk)
• Sladdet utgave av tilbudet må leveres (unntak for opplysninger underlagt lovbestemt/lovhjemlet taushetsplikt).Kilde: Del I, pkt. 4.4 (Levering av tilbudet)
• Tilbudet skal leveres elektronisk på KGV innen tilbudsfrist 30.07.2026 kl. 12:00.Kilde: Del I, pkt. 4.5
• Tilbudet skal være datert og tilbudsbrevet signert av representant med fullmakt.Kilde: Del I, pkt. 4.4

Innleveringsvilkår fra kunngjøringen

Frist for forespørsel/tilbud

30.07.2026

Språk

norsk, English

Elektronisk katalog

Tillatt

• Leveranse skal være fritt levert (DDP Incoterms 2020) til oppdragsgivers leveringssted; levering ledsages av pakkseddel signert av oppdragsgiver.Kilde: Standard kontraktsvilkår, pkt. 2.1
• Levering anses skjedd når montasje/installering og/eller funksjonsprøver er ferdig, dersom dette er avtalt.Kilde: Standard kontraktsvilkår, pkt. 4
• Pris omfatter alt som er nødvendig for å tilfredsstille kravet til gjennomføring av tilbudet (inkl. frakt/omkostninger med mindre annet avtales).Kilde: Standard kontraktsvilkår, pkt. 5.1 og Del II D.1
• Betalingsvilkår: betaling per 30 kalenderdager; betalingsfrist løper ikke før levering er skjedd og godkjent faktura mottatt. Faktura som E-faktura (EHF) til ELMA/EHF (org.nr. 955 378 024).Kilde: Standard kontraktsvilkår, pkt. 5.2-5.3 og Del II D.2
• Dagbot ved forsinket levering eller mangel som medfører at varen ikke kan benyttes etter formål og ikke rettes innen leveringsfrist: 0,15% av avtalt pris eks. mva. for den del som ikke kan tas i bruk, minimum kr 1.000 per virkedag, inntil 100 virkedager. Leverandørens samlede dagbotansvar begrenset til 15% av total kontraktsum (med unntak ved forsett/grov uaktsomhet).Kilde: Standard kontraktsvilkår, pkt. 7.2
• Krav om lønns- og arbeidsvilkår iht. allmenngjort tariffavtale og/eller forskrift for offentlige kontrakter; dokumentasjonsplikt ved forespørsel; oppdragsgiver kan holde tilbake beløp og ha heving-/utskiftningsmuligheter ved vesentlig mislighold.Kilde: Del II B.3.1
• Krav om obligatorisk tjenestepensjon (OTP) for ansatte hos leverandør/underleverandør som direkte medvirker; dokumentasjonsplikt; dagbot ved brudd (ikke mindre enn kr 1.500 per dag frem til dokumentasjon).Kilde: Del II B.3.2
• Krav til etisk handel: produksjon/leveranse skal følge ILOs 8 kjernekonvensjoner, FNs barnekonvensjon og FNs menneskerettighetserklæring i leverandørens egen virksomhet og hos underleverandører.Kilde: Del II B.3.3
• Krav til informasjons- og språkferdigheter: arbeidstakere/inleine skal kunne kommunisere uten sikkerhetsrisiko; minst én utførende skal ved behov kunne forstå/gjøre seg forstått på språk oppdragsgiver forstår.Kilde: Del II B.3.4
• Rapporteringsplikt til Sentralskattekontoret for utenlandssaker ved kontrakt med utenlandsk leverandør/underleverandør; dokumentasjonsplikt på forespørsel.Kilde: Del II B.3.5
• Internkontroll HMS: leverandør skal ha internkontroll iht. gjeldende regelverk; rapport på forespørsel.Kilde: Del II B.3.6
• Krav om betaling til bank: lønn og godtgjørelser skal utbetales til konto i bank.Kilde: Del II B.3.7
• Leverandør skal rapportere status/plan for oppfølging av miljø- og sosiale hensyn nedover i leveransekjeden og utarbeide handlingsplan ved uregelmessigheter (kan gi heving).Kilde: Del II B.3.9
• For prosjektet: eksisterende PA-anlegg skal demonteres, og leverandør skal levere/montere nytt PA-anlegg i henhold til kontraktsgrunnlaget del II.Kilde: Del II A.2 og C.1.1-C.1.2 (hovedinnhold)

• Dokumentutdraget viser ikke detaljer om nøyaktig oppstart-/ferdigstillelsesdatoer innen perioden september–oktober 2026 (kun at det avtales), eller eventuelle konkrete milepæler i kontraktens frist-/dagmulktsdel (del II kap. E er bare oppført i innholdsfortegnelsen).
• Konkretisering av «avvik og forbehold» og eventuelle konkrete kontraktsmessige rettigheter/plikter utover det som er gjengitt i del I/standardvilkår er ikke inkludert i teksten (Del II øvrige punkter utover B.2/C.1/D/E er ikke gjengitt i utdraget).
• Oppgitte kvalifikasjonskrav har vedlegg-nummer, men selve vedleggsbeskrivelsene (1.1/1.2/1.6/1.7/1.9) er ikke inkludert, så full omfangsdokumentasjon og formkrav utover beskrivelsen er usikkert.
• Tildelingskriteriet «Løsningsbeskrivelse» henviser til «punkt Vurdering og tilstrekkelig dokumentasjon» og vedlegg, men ytterligere detaljer om vurderingsprosessen er ikke fullstendig gjengitt utover stikkpunktene.

Punkter der konkurransedokumentene åpner for tolkning, og der en presisering fra oppdragsgiver kan ha betydning for prising og risiko. Spørsmål kan stilles innen fristene som er angitt i konkurransegrunnlaget.

1. Kan oppdragsgiver bekrefte hvilke konkrete opplysninger som må fremgå av "datert tilbudsbrev" for at avvik og forbehold skal være "presise og entydige" (jf. pkt. 4.1.1.5), og hvordan oppdragsgiver ønsker at eventuelle forutsetninger om gjenbruk av eksisterende PA skal formuleres?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må sikre at eventuelle forbehold/forutsetninger som kan påvirke pris og risiko blir presentert på en måte som ikke utløser avvisning eller uheldig "worst case"-prising.

   Kilde: Del I, pkt. 4.1 Tilbudets utforming (punktliste inkl. 4.1.1.5) og pkt. 4.2 Avvik og forbehold

2. I del II er det angitt at ferdigstillelse "anses å kunne være utført på en til en (1) til to (2) uker" og at leveransetidsrommet er september–oktober 2026 "etter nærmere avtale". Kan oppdragsgiver utdype forventet oppstartdato og/eller eventuelle milepæler i E-punktet "Frister og dagmulkter" (dagmulktsdel), og hvordan disse virker inn ved forsinkelser?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må prise inn rigg/ressursbehov og vurdere kontraktsrisiko knyttet til frister/dagmulkter, men del II-punktet om frister/dagmulkter er ikke vist i utdraget.

   Kilde: Del I, pkt. 1.1 Kort om anskaffelsen (leveransetidsrom og ferdigstilling) og Del I innholdsfortegnelse (Del II kap. E) / Del II, E (ikke gjengitt)

3. Kan oppdragsgiver bekrefte hvilke krav til lydberegninger/verifisering som skal dokumenteres ved tilbud (før installasjon), herunder om innsendte utskrifter skal være produsentspesifikke rapporter i "SMAART/Ease" eller om andre målemetoder/alternativ programvare kan aksepteres, så lenge de oppfyller kravene i del II pkt. C.1.2?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Tildelingskriteriet og krav til dokumentasjon kan påvirke både kostnad og risiko. Leverandøren trenger avklaring av hva som faktisk aksepteres som dokumentasjon.

   Kilde: Del II, C.1.2 Nytt PA-anlegg (absolutte ytelseskrav og simulering/lydberegninger) samt Del I, pkt. 6 Tildelingskriterier ("Verifisering...")

4. Ved montering og oppheng: det står at "Hver kjettingtalje er i dag godkjent for 500 kg" og at dersom vekt av tilbudt høyttalerflate overstiger dette, må "nye punkter og taljer regnes med bekostet og etablert". Kan oppdragsgiver angi om eksisterende taljer/punkter kan vurderes/gjenbrukes uten etablering av nye punkter, og hvilke beslutningsgrunnlag/tekniske data som ligger til grunn for at tilbyder kan dimensjonere innenfor 500 kg-grensen?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette er en direkte kostnadsdriver og styrer hvor mye rigg/innfesting leverandøren må ta risikoen for. Leverandøren må forstå hvilke data og vurderingspremisser som gjelder for rigging.

   Kilde: Del II, C.1.2.1 Vekt, innfestning og montering

5. Opsjoner: kan oppdragsgiver presisere hvordan opsjonene (C.1.3 a og b) skal prises og evalueres, og om "pris på opsjoner" (fast/bindende frem til 31.12.2027) gjelder både eventuelle endringsordrer og eventuelle variasjoner i omfang som måtte følge av valg av under/over sceneplassering?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Opsjonsprising og evalueringsmekanikk påvirker både økonomi og kommersiell risiko. Leverandøren må sikre at opsjonsprisene blir sammenlignbare og ikke feilpriset.

   Kilde: Del II, C.1.3 Opsjoner (a og b) og Del I, pkt. 6 Tildelingskriterier (Pris/kostnad inkl. opsjoner 30%)

6. Serviceavtale som opsjon (C.1.2.2) skal prises, og det er klima-/miljøkrav knyttet til responstid 8 timer samt tilgang på reservedeler. Kan oppdragsgiver bekrefte hvilke deler av serviceavtalen som forventes dokumentert i tilbudet (konkurransedokumenter/vedlegg) og hvordan oppdragsgiver vil vurdere "responstid" og "reservedeler innen rimelig tid"?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Serviceavtalen inngår i tilbudsevaluering og påvirker både leveransedyktighet og kost. Leverandøren trenger avklaring av evalueringsprinsipp og dokumentasjonskrav.

   Kilde: Del II, C.1.2.2 Support og service samt C.1.4 pkt. 2; Del I, pkt. 6 Tildelingskriterier (kvalitetskriterier og del om bærekraft/vedlegg 2.3)

7. Kvalifikasjonskrav til vedlegg 1.1/1.2/1.6/1.7/1.9 er referert til, men selve innholdet i vedleggene (utover oversiktsbeskrivelsene) er ikke vist i utdraget. Kan oppdragsgiver bekrefte hvilke konkrete skjema/format som må lastes opp i KGV (og om oppdragsgiver fyller ut ESPD først), samt om det er særskilte krav til tredjepartsdokumentasjon (ISO e.l.) ved HMS og miljø?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Feil opplastingsformat eller mangelfull dokumentasjon kan gi avvisning eller gi leverandøren unødvendig arbeid. Leverandøren må vite nøyaktig hva som skal leveres i KGV.

   Kilde: Del I, pkt. 5 Kvalifikasjonskrav (vedlegg nr. 1.1/1.2/1.6/1.7/1.9 og ESPD-prosess)

8. Tildelingskriteriet "Løsning av oppdrag – Løsningsbeskrivelse" (55%) viser til "Vurdering og tilstrekkelig dokumentasjon". Kan oppdragsgiver utdype hvordan de ulike stikkpunktene (lyddekning/verifikasjon, artist-ridere/brukervennlighet, lydlekkasje, gjennomføringsplan, resirkulering/gjenbruk osv.) vektes eller rangeres internt, og om oppdragsgiver vil gi poeng på enkeltdeler eller kun samlet?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Leverandøren må allokere tid og kvalitet i løsningsbeskrivelsen for å treffe evalueringslogikken. Utdraget sier ikke hvordan vurderingen faktisk operasjonaliseres.

   Kilde: Del I, pkt. 6 Tildelingskriterier (55%/Vedlegg 2.2 og tilhørende stikkpunkter) samt Del I, avsnitt "Vurdering og tilstrekkelig dokumentasjon"

9. Til leveranseomfang: oppdragsgiver ønsker at eksisterende PA skal demonteres og "tenkt omsatt i bruktmarkedet". Kan oppdragsgiver avklare hvordan økonomisk oppgjør skal håndteres dersom leverandør selv selger/innløser (og hva som skal fremgå av tilbudsbrevet), og om oppdragsgiver forutsetter en minimum gjenbruks-/salgsverdi eller at eventuelt salg er fullt leverandørstyrt?

   Hvorfor det er verdt å spørre: Dette påvirker tilbudsbrevet, prising av demontering og risiko for restverdi. Leverandøren må forstå hvordan verdien skal estimeres og eventuelt gjøres opp.

   Kilde: Del I, pkt. 1.1 (organiseringen av tilbudet: punkt om eksisterende PA hvis kan kjøpes/gjenbrukes) og Del II, C.1.1 Eksisterende PA-anlegg